Con la crescente digitalizzazione del lavoro, le aziende di tutto il mondo sono alla ricerca di modi più avanzati per raggiungere l'eccellenza operativa.
Task mining Il software è diventato uno dei settori più caldi per gli investimenti degli ultimi anni. In questo articolo spieghiamo cos'è task mining , come funziona e cosa devono sapere i leader aziendali.
Che cos'è task mining?
Task mining è una tecnologia che cattura automaticamente le interazioni degli utenti nelle applicazioni aziendali per analizzare come vengono svolte le diverse attività e aiutare le persone a individuare come migliorare il lavoro.
In parole povere, task mining aiuta le aziende a capire meglio come viene svolto il lavoro dai dipendenti. In questo modo hanno la possibilità di capire dove viene speso il tempo e come può essere migliorato.
Task mining può aiutarvi a rispondere a domande come:
- I vostri dipendenti sono in grado di svolgere i compiti loro assegnati con gli strumenti e le risorse a disposizione?
- Quanto tempo viene speso per i diversi compiti e dove si trovano i maggiori colli di bottiglia nella gestione dei compiti?
- Quali sono le attività che rallentano i vostri processi importanti o che creano rielaborazioni nei vostri flussi di lavoro?
- I diversi team o individui svolgono le attività in modo diverso e ci sono best practice che possono essere condivise?
Quali sono i principali vantaggi di task mining?
Task mining è una soluzione flessibile che copre una serie di casi d'uso chiave per le aziende. I sei principali vantaggi di task mining includono:
- Visibilità dei flussi di lavoro. La tecnologia Task mining offre trasparenza sul modo in cui viene svolto il lavoro, consentendo di eliminare i colli di bottiglia, migliorare i tempi di consegna e identificare le opportunità di automazione.
- Maggiore efficienza. La tecnologia identifica i colli di bottiglia per accelerare il miglioramento dei processi. Quando i problemi che rallentano i processi e le persone vengono individuati e risolti rapidamente, i dipendenti possono dimenticarsi del lavoro noioso e ripetitivo e concentrarsi sulle attività che contano.
- Misurazione trasparente delle prestazioni. Task mining non è, come alcuni temono, uno strumento per "spiare" i dipendenti. Tuttavia, si concentra sulle singole attività piuttosto che sui processi end-to-end, fornendo ai manager preziose informazioni sulle prestazioni del personale.
- Benchmarking operativo. I dati raccolti si sommano per dare alle organizzazioni una visione più ampia dei loro processi. Per esempio, i manager potrebbero scoprire che molte persone trovano impegnativo un particolare nuovo compito, il che indica la necessità di migliorare la formazione e le sessioni di recupero a livello aziendale.
- Migliore gestione della conformità e del rischio. Un approccio basato sui dati aiuta le organizzazioni a garantire una migliore governance dei processi.
- Risparmio sui costi. Poiché lo scopo principale delle tecnologie di task mining è quello di individuare le operazioni di risparmio che possono essere effettuate in tempi rapidi, esse aiutano le organizzazioni a risparmiare rapidamente sui costi.
Come funziona questa tecnologia?
Task mining è un sottoinsieme del software process intelligence e può essere considerato strettamente correlato a process discovery e process mining. Il suo obiettivo principale è quello di consentire l'analisi dei dati digitali relativi al lavoro e all'interazione con l'utente per permettere a team e individui di migliorare l'efficienza operativa.
Sul mercato esistono diverse soluzioni software task mining con approcci leggermente diversi. In generale, il software monitora ciò che viene fatto sui computer degli utenti, estrae le informazioni necessarie e le analizza per ottenere informazioni significative. Utilizza vari algoritmi e tecniche di cattura delle attività per identificare modelli e tendenze all'interno dei dati di interazione degli utenti. Infine, i dati chiave vengono presentati in un kit di strumenti di business intelligence con vari cruscotti e metriche che possono essere monitorati nel tempo.
Task mining La tecnologia si concentra sull'analisi delle singole attività piuttosto che dei processi end-to-end. In questo contesto, un'attività è una piccola fase di un processo aziendale. Un esempio di interazioni dell'utente sui computer può essere rappresentato dai clic del mouse, dalle scorciatoie da tastiera, ecc.
Esempi di attività tipiche registrate in task mining:
- copia-incollare le informazioni,
- caricare/scaricare i documenti,
- scorrendo i sistemi,
- clic del mouse.
Le prime forme di software task mining si basavano sui dati di interazione dell'utente provenienti da immagini e registrazioni video, ma sempre più spesso la tecnologia di acquisizione delle attività coinvolge il riconoscimento avanzato dei caratteri degli oggetti (OCR) e altre tecniche di intelligenza artificiale per acquisire automaticamente le informazioni dalla postazione di lavoro o dalle applicazioni aziendali, proteggendo al contempo la privacy dei dati dei dipendenti.
Quali sono i casi d'uso tipici di task mining?
Task mining può essere utilizzato per varie esigenze aziendali, dal miglioramento dei processi a diversi scenari di monitoraggio dei dipendenti e di valutazione delle prestazioni. Anche se i casi d'uso possono essere sia ampi che specifici per l'azienda, ci sono cinque usi comuni nelle operazioni aziendali.
1. Ottimizzazione delle operazioni commerciali o delle approvazioni
Task mining è ampiamente adottata nei servizi condivisi e nelle operazioni aziendali, concentrandosi su attività ripetitive come la gestione dei casi e le approvazioni. Ottimizza l'elaborazione delle fatture identificando le inefficienze e le opportunità di automazione, riducendo gli errori, i tempi di elaborazione e migliorando le relazioni con i fornitori.
In ambito HR, task mining migliora gli indicatori di performance chiave, l'onboarding dei dipendenti, le valutazioni delle prestazioni e i processi, con il risultato di semplificare le risorse umane, migliorare le esperienze e ridurre il turnover.
2. Accelerazione Intelligent Automation
Un altro caso d'uso di task mining è quello di catalizzatore per la creazione di un sistema di gestione delle risorse. intelligent automationTask mining aiuta a identificare le attività di routine e ripetitive e i flussi di lavoro che possono essere automatizzati, ad esempio, utilizzando strumenti e tecnologie. robotic process automation strumenti e tecnologie.
Task mining può anche aiutare a quantificare il rapporto costi-benefici dell'adattamento del software intelligent automation .
3. Razionalizzazione del servizio clienti
Task mining aiuta le funzioni di assistenza clienti a individuare i colli di bottiglia analizzando le interazioni degli agenti e gli strumenti software. Identifica gli schemi, consentendo alle organizzazioni di intraprendere azioni correttive, riorganizzare i flussi di lavoro, implementare nuove tecnologie o fornire una formazione aggiuntiva agli agenti per ottenere interazioni più efficaci ed efficienti con i clienti. Questo porta a un onboarding più rapido, a una maggiore produttività e a una maggiore soddisfazione dei clienti.
4. Migliorare i processi di vendita e marketing
Nelle operazioni di vendita e marketing, task mining ottimizza la generazione di lead analizzando le attività dei rappresentanti di successo. Aumenta l'efficienza, favorisce la crescita dei ricavi e informa le strategie di fidelizzazione dei clienti, riducendo il turn over, aumentando il valore dei clienti e rafforzando la reputazione del marchio.
5. Migliorare il supporto e la gestione informatica
Task mining Le soluzioni possono migliorare la risoluzione degli incidenti identificando gli schemi nei dati dei ticket di assistenza, come i problemi comuni, i tempi di risoluzione e i colli di bottiglia per la risoluzione dei ticket.
Può anche fornire indicazioni preziose per risolvere in modo proattivo i reclami e i problemi più comuni dei clienti, fornendo indicazioni sui problemi più comuni che possono essere affrontati nella base di conoscenza e nel servizio clienti uno-a-molti.
Task mining strumenti
Task mining è ancora una tecnologia relativamente nuova, ma le aziende hanno già iniziato a seguire questa tendenza. Esistono diversi Cos'è Business Process Management (BPM) vendor e le aziende di software process discovery hanno acquisito sempre più spesso anche le aziende di task mining . Alcuni dei fornitori più popolari sono Nintex, Pega, UiPath, Kofax e Abbyy.
L'ecosistema sta crescendo ulteriormente, dando vita a molte startup innovative che stanno portando maggiore profondità e modi migliori di scoprire i dati aziendali. Per una visione più dettagliata, consultare un elenco completo dei migliori software task mining .
Esistono diverse tecnologie che sono molto simili tra loro in termini di obiettivi raggiunti e che quindi vengono spesso confuse con task mining. Le più vicine sono process mining e process discovery.
Task mining vs process mining
Process mining e task mining sono due tecnologie strettamente allineate che è facile confondere l'una con l'altra.
Una delle principali differenze tra il processo e task mining è la provenienza dei dati. Nel caso del software process mining , esso utilizza i dati di log generati da sistemi e tecnologie, ad esempio i sistemi di pianificazione delle risorse aziendali. D'altro canto, task mining ricava i dati dall'uso effettivo che le persone fanno di tutti i sistemi e le applicazioni inseriti nella whitelist.
Un'altra differenza fondamentale è, naturalmente, il livello di granularità. Process mining aiuta a registrare tutte le fasi principali del processo per cui i log degli eventi producono i dati. Ad esempio, nel processo di contabilità fornitori le fasi potrebbero essere:
- La fattura è stata ricevuta,
- La fattura viene esaminata,
- La fattura è approvata,
- L'importo viene pagato ai fornitori.
Task miningIl sistema di gestione delle attività, invece, aiuta a vedere cosa succede tra queste fasi più grandi attraverso istantanee, registrazioni o altre tecniche di cattura delle attività.
Entrambe le tecnologie sono molto efficaci e sono in grado di aiutare i manager a ottenere informazioni preziose sui flussi di lavoro. A seconda dei casi d'uso, una delle due o entrambe potrebbero essere un buon punto di partenza per i miglioramenti digitali.
Combinare l'intelligenza dei processi e delle attività con Work API
Mentre i software process mining e task mining funzionano in modi diversi, Work API , sviluppato da Workfellow , combina le funzionalità chiave di entrambe le funzioni di process intelligence e task intelligence in un'unica soluzione. Per saperne di più, leggete il whitepaper Work API.
Per saperne di più task mining
Scegliete tra gli articoli correlati qui sotto come continuare il vostro viaggio su task mining :
-> Come funziona la tecnologia di acquisizione delle attività
-> 6 vantaggi chiave del software task mining
-> Task mining vs process mining
-> Ricerca sui compiti ripetitivi sul lavoro (2023)
-> Confronto tra i software e gli strumenti di task mining
