I migliori software Task Mining da confrontare nel 2024

Secondo l'Everest Group, task mining è una delle aree in più rapida crescita di intelligent automation , con una crescita annua del 75-85% negli ultimi anni.¹ Ma molti leader aziendali si chiedono ancora cosa sia task mining e cosa possa fare per la loro azienda. 

Analizziamo questa opportunità e diamo un'occhiata ad alcune delle migliori opzioni per il software task mining .

Cos'è il software task mining ?

Task mining aiuta le aziende ad analizzare automaticamente il modo in cui viene svolto il lavoro tra le varie attività dei dipendenti e dei team. In genere funziona raccogliendo dati come sequenze di tasti, clic, screenshot o registrazioni dello schermo da computer desktop o postazioni di lavoro di utenti diversi.

L'obiettivo del software task mining è quello di migliorare l'efficienza operativa, ad esempio snellendo i processi chiave, identificando modi per ridurre i tempi di gestione o automatizzando le attività principali. In questo senso, funziona in modo molto simile al softwareprocess mining . La differenza principale è che task mining offre una prospettiva sui flussi di lavoro che avvengono in diverse applicazioni aziendali e fornisce un livello di dettaglio molto più approfondito rispetto a process mining.

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A cosa servono gli strumenti di task mining ?

Task mining si occupa di analizzare le attività all'interno dei processi aziendali per aumentare la produttività e gestire il lavoro digitalizzato in modo più efficiente. Si può pensare che si tratti di un'ingegneria inversa di ogni dettaglio dei flussi di lavoro digitali ad alte prestazioni, per valutare la velocità, l'accuratezza e l'efficienza con cui le attività possono essere eseguite con i metodi della scienza dei dati.

I processi e i sottoprocessi sono costituiti da numerose piccole fasi, ma, nonostante l'era digitale, molti dipendenti sprecano ancora tempo nel lavoro manuale. In effetti, oggi un impiegato medio esegue più di 1000 copia-incolla alla settimana e spende metà del suo tempo in attività ripetitive. Fortunatamente, task mining aumenta la trasparenza generale e identifica le attività che possono essere automatizzate. 

Task mining non è, come alcuni temono, uno strumento per monitorare o spiare i dipendenti. La tecnologia analizza l'attività dei dipendenti per eliminare i colli di bottiglia e i flussi di lavoro inefficienti. In alcuni casi, task mining fornisce report individuali che possono aiutare a bilanciare il carico di lavoro della gestione dei casi e a ridurre il burnout. In altri casi, le informazioni vengono rese anonime e condivise a livello di team per garantire che le informazioni vengano utilizzate per ottimizzare i processi invece di monitorare le prestazioni dei singoli dipendenti.

Come funziona il software task mining in poche parole 🌰

Task mining Gli strumenti tracciano i comportamenti degli utenti per capire come i dipendenti svolgono il loro lavoro. Questo avviene sia attraverso la tecnologia di acquisizione delle attività, come il software di registrazione del desktop, sia attraverso diverse forme di intelligenza artificiale.

• Il software Legacy task mining raccoglie informazioni su clic, scorrimenti e altre azioni, insieme a schermate e orari. A volte questi registratori devono essere attivati e messi in pausa quando task mining ha luogo.
• Il software avanzato task mining utilizza tecnologie AI come il riconoscimento dei caratteri degli oggetti (OCR) o agenti desktop avanzati per analizzare l'attività della workstation alla ricerca di attività chiave all'interno delle applicazioni aziendali.

I dati delle attività acquisite vengono armonizzati, elaborati e visualizzati in dashboard di business intelligence con un metodo simile agli algoritmi di process mining , in quanto i dati vengono mostrati su base temporale e di movimento, mostrando in ordine cronologico come si sono svolte le attività chiave all'interno di un processo aziendale. A differenza di process mining, task mining è in grado di raggiungere un livello di dettaglio che identifica le attività lavorative che non producono registri di eventi; ad esempio, può tracciare i passaggi da un'applicazione all'altra o il tempo di lavorazione di un caso, anche quando gli eventi non sono specificamente registrati nel software del flusso di lavoro.

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Cosa rende un buon strumento task mining ? 

Ogni azienda avrà esigenze, casi d'uso e vantaggi diversi per il software task mining . Ad esempio, le esigenze delle aziende e delle PMI possono essere molto diverse.

Secondo Gartner²uno strumento di task mining dovrebbe supportare le seguenti funzionalità: 

• Preparazione dei dati - Esplora, combina, pulisce e trasforma i dati grezzi in un set di dati curati su scala.
• Visualizzazione dei dati - Rappresentazione grafica di informazioni che offre approfondimenti evidenziando modelli e tendenze.
• Sicurezza dei dati - Protegge le informazioni sensibili con crittografia, mascheramento, cancellazione, resilienza e privacy dell'utente finale.
• OCR - I dati vengono estratti automaticamente dal testo stampato o scritto a mano da un documento scansionato o da un file di immagini utilizzando la tecnologia di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR). Trasforma il testo in un formato leggibile dalla macchina, in modo da poterlo utilizzare per operazioni di elaborazione dei dati, come la modifica o la ricerca. È anche utile per decifrare l'interazione con gli oggetti a livello di interfaccia utente.
• Approfondimenti automatizzati - fornisce ai team indicazioni sulla natura automatizzabile dei compiti e dei sottoprocessi. Ciò fornisce raccomandazioni significative in merito alla difficoltà di esecuzione dei compiti, nonché simulazioni e visualizzazioni specifiche che delineano intuizioni significative per i responsabili delle decisioni.
• Computer vision - la computer vision utilizza foto o filmati digitali per ricavare conoscenze approfondite. Dal punto di vista ingegneristico, mira a comprendere e automatizzare le operazioni che il sistema visivo umano è in grado di compiere. 

L'elenco precedente descrive alcune caratteristiche tecniche. È importante ricordare che un buon strumento di task mining è facile da implementare e svolge efficacemente il compito di catturare le attività e fornire approfondimenti per i casi d'uso aziendali. A questo proposito, esistono molte soluzioni diverse che rispondono alle esigenze di organizzazioni grandi, medie e piccole.

Qui di seguito sono elencate alcune delle opzioni più popolari.

I principali strumenti di task mining da considerare per la vostra azienda

1. Workfellow Process Intelligence

Una nuova soluzione emergente per l'analisi automatizzata delle attività si chiama Workfellow Process Intelligence . Funziona come la soluzione task mining ma fornisce ulteriori approfondimenti sui processi end-to-end grazie a un nuovo metodo alimentato dall'intelligenza artificiale chiamato Work API.

Work API analizza i processi in tutti i sistemi IT e le applicazioni aziendali in modo più rapido e semplice, senza ricorrere a risorse IT o di integrazione. Fornisce informazioni su attività, processi e sistemi per fornire una visione a 360 gradi dell'eccellenza operativa. Per ulteriori informazioni, consultare il Whitepaper Work API.

L'esclusiva tecnologia plug-and-play fornisce informazioni dettagliate sulle attività per aiutare a trovare opportunità di miglioramento e consiglia automaticamente come raggiungerle. Inoltre, Workfellow non raccoglie alcun dato personale, per cui i dipendenti sono esenti da preoccupazioni legate al GDPR.

Workfellow lavora con aziende di diversi settori, ma si concentra in particolare sul lavoro digitale ad alta intensità di conoscenza, come le operazioni finanziarie, le assicurazioni e le banche. Per maggiori informazioni, leggete il caso di studio su come un'azienda di medie dimensioni di outsourcing dei processi aziendali (BPO) ha scoperto oltre 2 milioni di euro (2,17 milioni di dollari) di sprechi nei processi.

Caratteristiche principali di Workfellow:

• Implementazione plug-and-play che non richiede integrazioni,
• L'API di lavoro personalizzabile consente di inserire nella whitelist le applicazioni e le applicazioni web da monitorare,
• Tecnologia priva di GDPR che non tratta dati di identificazione personale,
• Ottenete informazioni utili entro 30 giorni, combinando sia le informazioni sulle attività che quelle sui processi.

2. Acquisizione di attività UIPath

Un'altra importante soluzione di task mining è quella di UiPath, leader nel settore robotic process automation .

UiPath Task Mining impiega una metodologia basata sui dati per ottenere una comprensione più approfondita delle attività svolte dai dipendenti sui loro desktop, per scoprire potenziali aree di miglioramento dei processi e candidati all'automazione.

La tecnologia individua le variazioni di alcune attività e le combina per fornire una visione completa, oppure utilizza un'analisi basata sull'intelligenza artificiale per esplorare le aree inesplorate e trovare attività ripetute.

Caratteristiche principali di UiPath Task Mining:

• Task Capture per registrare le azioni dei dipendenti
• Integrazione con la piattaforma UiPath RPA
• Analisi e visualizzazione avanzate
• Funzioni di collaborazione per i team

3. Celonis Task Mining 

Celonis è il leader di mercato nel settore process mining e come tale ha sviluppato anche le capacità del sito task mining .

Celonis Task Mining viene eseguito in background sui desktop per vedere numerose azioni, come i clic e le scorciatoie da tastiera. Progettata nel rispetto della privacy, la tecnologia si attiva solo quando i dipendenti utilizzano un'applicazione inserita nella whitelist.  

Con Celonis, un registro di eventi grezzi di clic, scorrimenti e altre azioni viene generato da un'applicazione desktop utilizzando le API di Windows. Gli utenti hanno la possibilità di registrare schermate in formato png. Gli analisti possono visualizzare i messaggi di stato e gli errori nel pannello di amministrazione.

Caratteristiche principali di Celonis Task Mining:

• Client Windows di Task Miner che viene eseguito in background e che viene eseguito sulle applicazioni inserite nella whitelist,
• Cattura i clic, le scorciatoie da tastiera e altre attività dell'utente,
• Visualizzazione in tempo reale di attività e processi collegata al modello di processo Celonis,
• Può acquisire informazioni aggiuntive come metadati di eventi e screenshot.

4. ABBYY Task Mining

Un'altra suite intelligent automation , ABBYY, è nota per le sue capacità in task mining con la soluzione ABBYY Timeline.

ABBYY Task Mining può essere suddiviso in tre fasi: registrazione, analisi e raccomandazioni. La tecnologia cattura le variazioni nel modo in cui vengono eseguite le attività in un ampio periodo di tempo per consentire a grandi team di utenti desktop di vedere le variazioni nei percorsi di interazione degli utenti. 

ABBYY Task Mining protegge anche la privacy grazie alla tecnologia OCR che rimuove le informazioni sensibili. Dopo aver raccolto e analizzato le informazioni, la tecnologia consiglia le attività da automatizzare in base alla durata, alla ripetizione e alla complessità. In questo modo, ABBYY Timeline aiuta le aziende a scalare l'automazione ad alto valore e a costruire piani di trasformazione.

Caratteristiche principali di ABBYY Task Mining / Timeline:

• Acquisizione di attività basata sulla registrazione dello schermo con tecnologia OCR,
• Visualizzazione dei compiti e dei processi,
• Integrazione con la tecnologia OCR per l'elaborazione dei documenti,
• Dashboard e report personalizzabili.

5. ActiveOps 

ActiveOps è uno strumento di gestione della forza lavoro utilizzato soprattutto nella gestione dei casi e nell'analisi della produttività dei dipendenti. Offre tre soluzioni complementari: Controliq per la gestione della forza lavoro, WorkQ per l'analisi della produttività dei dipendenti e CaseworkQ per la gestione attiva dei casi.

ActiveOps è in grado di tracciare le attività delle workstation dai desktop e dalle macchine virtuali (Citrix), fornendo trend storici e in tempo reale sulle prestazioni di dipendenti e team.

Caratteristiche principali di ActiveOps:

• Tracciamento delle workstation per dipendenti, macchine virtuali e mainframe,
• Focus unico sull'ottimizzazione della gestione dei casi,
• Funzionalità di automazione dei processi del livello di gestione,
• Funzionalità di benchmarking della forza lavoro.

6. IBM Task Mining 

IBM Task Mining è uno strumento di analisi delle attività su schermo per computer desktop. Tiene traccia, esamina e produce approfondimenti sulle interazioni degli utenti e si integra con IBM Process Mining.

Per acquisire, raccogliere, archiviare ed elaborare i dati, l'architettura IBM Task Mining è composta da quattro componenti: TM Web, TM Agent, TM Backend e Persistency Layer. L'architettura garantisce la crittografia con chiave a 256 bit e la sicurezza dei dati del livello di persistenza. Per fornire una perfetta interoperabilità tra i due programmi, traduce e carica i dati da IBM Task Mining a IBM Process Mining. 

Caratteristiche principali di IBM Task Mining:

• Misurazione del tempo, compresa la capacità di tenere traccia dei tempi di inattività e dei ritardi dovuti a cambi di contesto o a rilavorazioni.
• Individuazione delle cause delle inefficienze e miglioramento della produttività dei dipendenti,
• Stime e confronti dei costi a supporto dell'identificazione delle opportunità di automazione,
• Simulazione dei modelli di lavoro per identificare il potenziale di automazione e i vantaggi in termini di costi.

6. ActivTrak

ActivTrak è un software di analisi della forza lavoro e della produttività basato su cloud. ActivTrak aiuta le organizzazioni a monitorare e analizzare le attività dei propri dipendenti per capire come impiegano il loro tempo, migliorare la produttività e ottimizzare il luogo di lavoro.

ActivTrak è in grado di analizzare la forza lavoro sia a distanza che in ufficio e aiuta a valutare la capacità di bilanciare i carichi di lavoro. Funziona con un agente di raccolta dati desktop che analizza le tendenze lavorative e la produttività dei dipendenti. Fornisce dashboard ai manager per misurare e allenare i dipendenti all'efficienza e al miglioramento della produttività.

Caratteristiche principali di ActivTrak:

• Tracciamento dell'agente desktop di Windows che non esamina i tasti premuti o registra l'attività del desktop,
• Funzionalità di coaching per i responsabili operativi per ridurre il burnout e migliorare la produttività,
• Capacità di misurare e gestire la produttività della forza lavoro in ufficio, a distanza o ibrida,
• Cruscotti di produttività per manager e dipendenti per monitorare la produttività.

7. Ultimate.suite

Ultimate.suite è una soluzione on-premise di task mining utilizzata per la gestione delle prestazioni e il miglioramento continuo, oltre che per identificare le opportunità di automazione. La soluzione viene utilizzata per la gestione delle prestazioni in attività chiave, ad esempio l'elaborazione delle fatture, e identifica i colli di bottiglia e i problemi di produttività.

Ultimate.suite non fornisce la funzionalità di process mining , ma ha una partnership con Apromore per un'offerta combinata.

Caratteristiche principali di Ultimate.suite:

• Copertura dei diversi tipi di casi d'uso di task mining ,
• Implementazione rapida e semplice,
• Più privacy come anonimizzazione dei dati,
• Possibilità di installazione on premise.

8. Mimica

Mimica è una soluzione task mining che si concentra su process discovery e supporta le iniziative di automazione. Le sue soluzioni principali, Mimica Miner e Mimica Mapper, offrono le funzionalità di process mining con la tecnologia di acquisizione delle attività sul desktop. L'obiettivo principale di Mimica è identificare e favorire le opportunità di automazione, ad esempio attraverso RPA.

Mimica ha una partnership con UiPath per supportare l'identificazione delle opportunità di automazione e la condivisione dei modelli di processo BPMN tra i due sistemi.

Caratteristiche principali di Mimica:

• Funzionalità desktop task mining che può dare risultati entro 1-2 settimane,
• Può creare documenti di progettazione delle procedure (PDD) per fornire dettagli per l'automazione,
• Integrazione diretta con UiPath per la gestione dei progetti RPA ,
• Focus su RPA e sui casi d'uso dell'automazione.

9. Sapience Analytics

Sapience è un'azienda di analisi della forza lavoro focalizzata sulla trasformazione delle operazioni aziendali. È in grado di monitorare l'attività della forza lavoro in ufficio e di quella remota o contingente.

Sapience offre due soluzioni complementari di analisi della forza lavoro. Il caso d'uso principale della soluzione Enterprise Workforce è la gestione della capacità nei servizi ad alta intensità di lavoro per i dipendenti. La soluzione Contingent Workforce viene utilizzata per gestire i fornitori, fornendo stime dei tempi di lavoro e analisi sulla produttività del lavoro contingente.

• Esclusiva funzionalità di abbinamento a tre vie di TransparenSEE per il monitoraggio e l'approvazione delle spese per la forza lavoro contingente,
• Tiene traccia solo delle applicazioni legate al lavoro e non utilizza il keylogging, lo screen scraping o l'acquisizione di immagini,
• Fornisce analisi di utilizzo per monitorare la produttività e le perdite di tempo in tutta l'organizzazione,
• Fornisce cruscotti per il monitoraggio e la gestione della produttività dei dipendenti.

10. StereoLOGICA

Con StereoLOGIC avete accesso a tutti gli strumenti necessari per esaminare e migliorare le vostre operazioni aziendali. Potete utilizzare rapidamente tutte le funzionalità analitiche, tra cui Operational Intelligence, Process Mining, e Task Mining, senza spendere ulteriore lavoro in un'unica piattaforma di modellazione automatizzata.

La tecnologia estrae e mappa con precisione le attività dei dipendenti senza richiedere l'installazione del desktop. Anche se i dipendenti interrompono regolarmente questi lavori mentre passano da uno all'altro, StereoLOGIC fornirà comunque una documentazione precisa e dati analitici per ogni attività.

Caratteristiche principali di StereoLogic

• Dettagliati e specifici su ogni compito
• Eliminazione del rumore, comprese le interruzioni e le distrazioni da parte dei dipendenti, che spesso influenzano la qualità del lavoro. task mining
• Individuazione delle inefficienze e delle attività che non offrono valore
• Cancellazione dei dati riservati dei clienti e del personale

11. Microsoft Process Advisor 

Microsoft dispone di un'ampia suite di soluzioni Cos'è Business Process Management (BPM) e di automazione. All'interno di questa offerta di servizi rientrano sia la soluzione Process Mining acquisita da Minit sia le funzionalità di task mining .

Task mining in Microsoft Process Advisor consente di acquisire le fasi precise di qualsiasi processo dell'organizzazione per capire meglio dove ottimizzare i flussi di lavoro. È possibile svolgere questa attività da soli o con la collaborazione di colleghi. 

Process Advisor genera automaticamente una mappa del processo che illustra la procedura di check-in. È possibile osservare quali azioni richiedono più tempo, in quanti modi diversi viene implementato il processo di check-in e in quanti modi diversi viene implementato.

Funzionalità di Key Process Advisor task mining :

• Cattura e analizza l'attività del desktop di Microsoft Windows,
• Analizzare i processi e visualizzare le mappe di processo in modo simile al software process mining ,
• Possibilità di analizzare l'utilizzo delle applicazioni sulla base di un registratore di attività,
• Raccomandazioni di automazione che mostrano quali connettori utilizzare in base ai flussi di lavoro.