I principali casi d'uso di Task Mining per sbloccare l'automazione e la produttività

Nelle aziende, pochi argomenti sono così popolari e incompresi come task mining. Sebbene molti leader aziendali cerchino di sfruttare l'aumento di efficacia della task intelligence, rimangono ancora molti dubbi su dove questa possa dare il massimo valore.

Di seguito vi illustreremo i principali casi d'uso che fanno brillare task mining .

Che cos'è esattamente task mining?

Task mining è un metodo avanzato di scienza dei dati che utilizza tecnologie come l'apprendimento automatico e l'intelligenza artificiale per analizzare e capire come gli utenti interagiscono con varie applicazioni software. Esaminando il comportamento e i processi degli utenti, task mining identifica le aree di inefficienza, il potenziale di automazione e le opportunità per migliorare l'esperienza complessiva degli utenti.

Task mining viene spesso confuso con process mining. Si tratta di soluzioni process intelligence correlate, ma che funzionano in modo diverso. Task mining analizza le attività a livello superficiale, ovvero le attività sui desktop e sulle workstation dei dipendenti. Process mining analizza invece i registri degli eventi nei sistemi aziendali, come il CRM o l'ERP.

Perché task mining è così popolare?

Poiché le organizzazioni si affidano sempre più a strumenti e applicazioni digitali, è essenziale garantire che i dipendenti utilizzino queste risorse in modo efficace. Il softwareTask mining offre approfondimenti sul comportamento della forza lavoro, consentendo alle aziende di ottimizzare i processi e i flussi di lavoro per ottenere la massima efficienza e produttività.

Everest Group stima che gli investimenti in task mining aumenteranno tra il 75 e l'85% ogni anno.¹

In molti casi, l'investimento è ben giustificato. Task mining offre sei vantaggi chiave alle organizzazioni aziendali:

1. Visibilità dei flussi di lavoro. Task mining offre trasparenza sul modo in cui viene svolto il lavoro, consentendo di eliminare i colli di bottiglia, migliorare i tempi di consegna e identificare le opportunità di automazione laddove complessi gruppi di attività ripetitive richiedono un'attenzione particolare.

2. Maggiore efficienza. Task mining identifica i colli di bottiglia per accelerare il miglioramento dei processi. Quando i problemi che rallentano i processi e le persone vengono individuati e risolti rapidamente, i dipendenti possono dimenticarsi del lavoro noioso e ripetitivo e concentrarsi sulle attività che contano. Naturalmente, concentrarsi su un lavoro significativo aumenta il morale per una cultura aziendale positiva e un basso tasso di turnover.

3. Misurazione trasparente delle prestazioni. Quando si tratta di modificare o migliorare i processi, conoscere i punti di forza e di debolezza di un individuo è molto utile. Task mining mostra le aree in cui un dipendente eccelle e quelle in cui ha bisogno di ulteriore supporto o formazione.

4. Benchmarking operativo. I dati raccolti da task mining si sommano per dare alle organizzazioni una visione più ampia dei loro processi. Per esempio, i manager potrebbero scoprire che molte persone trovano impegnativo un particolare nuovo compito, il che indica la necessità di migliorare la formazione e le sessioni di recupero a livello aziendale.

5. Migliore gestione della conformità e del rischio. Un approccio basato sui dati aiuta le organizzazioni a garantire una migliore governance dei processi. Una maggiore visibilità sui processi aiuta i leader aziendali a identificare e interrompere le attività non conformi, per facilitare il rispetto dei rischi e dei requisiti normativi.  

6. Risparmio sui costi. Poiché lo scopo principale delle tecnologie di task mining è quello di individuare le operazioni di risparmio che possono essere effettuate in tempi rapidi, esse aiutano le organizzazioni a risparmiare rapidamente sui costi.

Casi d'uso chiave per task mining

Quando si cerca un caso d'uso per avviare un progetto task mining , i tre punti più ovvi sono l'automazione delle attività, il miglioramento dell'esperienza dei dipendenti e l'ottimizzazione della produttività della forza lavoro.

Leggete il caso di studio su come un'azienda di medie dimensioni di outsourcing dei processi aziendali (BPO) ha scoperto oltre 2 milioni di euro (2,17 milioni di dollari) di sprechi nei processi.

Automazione dei compiti

Task mining può aiutare le organizzazioni a identificare le attività ripetitive e dispendiose in termini di tempo che possono essere automatizzate, liberando i dipendenti per concentrarsi su attività più preziose e strategiche. Analizzando le interazioni degli utenti, task mining può individuare le attività candidate all'automazione, come l'inserimento di dati, la generazione di report o l'elaborazione di e-mail.

Dopo aver scoperto potenziali opportunità di automazione, task mining può fornire un'analisi approfondita di queste attività per determinare la loro idoneità all'automazione. L'analisi può includere la valutazione della complessità, della frequenza e del potenziale ritorno sull'investimento (ROI) dell'automazione di ogni attività, aiutando le organizzazioni a prendere decisioni informate sulle loro iniziative di automazione.

Migliorare l'esperienza dei dipendenti

Task mining può svolgere un ruolo cruciale nel migliorare la produttività dell'ambiente di lavoro digitale. Identificando le inefficienze e i colli di bottiglia nei flussi di lavoro dei dipendenti, task mining può aiutare le organizzazioni a snellire i processi e a eliminare i passaggi inutili. Ciò consente ai dipendenti di lavorare in modo più efficiente, con conseguente aumento della produttività e migliori risultati.

Oltre a migliorare la produttività, task mining può anche contribuire a ridurre il carico cognitivo dei dipendenti. Automatizzando le attività banali e ripetitive, i dipendenti possono dedicare più energia mentale alle attività creative, strategiche e complesse. Questo non solo migliora l'esperienza complessiva dei dipendenti, ma riduce anche il burnout e contribuisce a creare una forza lavoro più impegnata e soddisfatta.

Ottimizzazione della produttività della forza lavoro

Task mining può aiutare le organizzazioni a garantire che i loro team abbiano le risorse e gli strumenti necessari per prosperare. Analizzando il comportamento e i processi degli utenti, task mining può identificare le aree in cui potrebbe essere necessario un supporto o risorse aggiuntive, come la formazione, gli aggiornamenti del software o nuovi strumenti. In questo modo le organizzazioni possono effettuare investimenti mirati che hanno un impatto diretto sulla produttività della forza lavoro.

Oltre all'allocazione delle risorse, task mining può anche aiutare le organizzazioni a identificare le aree di miglioramento dei processi e dei flussi di lavoro. Individuando le inefficienze, task mining consente alle organizzazioni di apportare modifiche mirate che si traducono in una maggiore produttività e soddisfazione dei dipendenti. Questa mentalità di miglioramento continuo è essenziale per mantenere un vantaggio competitivo nel frenetico ambiente aziendale di oggi.

Migliorare l'esperienza del cliente

L'ultimo caso d'uso di questo elenco è il derivato diretto dei casi d'uso precedenti. Task mining aiuta a identificare i processi ripetitivi e lunghi, a trovare opportunità di automazione e a migliorare l'esperienza dei dipendenti. Questo, a sua volta, ha un impatto sul servizio offerto ai clienti, poiché i dipendenti avranno più tempo per concentrarsi sulle attività di valore rivolte ai clienti. Inoltre, l'ottimizzazione dei processi principali libera tempo per attività strategiche come la revisione e la strutturazione dei processi relativi ai clienti.

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La linea di fondo

Task mining ha il potenziale per rivoluzionare il modo in cui le organizzazioni aziendali affrontano l'automazione, l'esperienza dei dipendenti e l'ottimizzazione della produttività della forza lavoro. Sfruttando le informazioni ricavate da task mining, le aziende possono prendere decisioni basate sui dati che si traducono in processi semplificati, riduzione del carico cognitivo e una forza lavoro complessivamente più efficiente e produttiva.

Con l'avanzare della tecnologia e la crescente dipendenza delle organizzazioni dagli strumenti digitali, l'adozione di task mining sarà essenziale per rimanere all'avanguardia nel panorama competitivo. Adottando task mining, le organizzazioni possono aprire nuove opportunità di crescita, innovazione e successo.

Task mining Domande frequenti

1. Che cos'è esattamente task mining?

Task mining è una tecnologia che utilizza l'apprendimento automatico e l'intelligenza artificiale per analizzare le interazioni degli utenti con le applicazioni software, identificando le inefficienze, il potenziale di automazione e le opportunità per migliorare l'esperienza complessiva dell'utente.

2. Come funziona task mining ?

Task mining funziona raccogliendo dati sulle interazioni degli utenti, elaborando e strutturando questi dati, applicando algoritmi di apprendimento automatico per il riconoscimento dei modelli, analizzando i risultati e implementando miglioramenti sulla base delle conoscenze acquisite. Combina tecniche di data mining, apprendimento automatico e intelligenza artificiale per analizzare il comportamento degli utenti e identificare gli schemi delle attività.

3. Qual è la differenza tra task mining e process mining?

Process mining e task mining forniscono entrambi approfondimenti rilevanti per Cos'è Business Process Management (BPM), ma funzionano in modo leggermente diverso. Process mining raccoglie dati dai log degli eventi nei sistemi aziendali di origine, mentre task mining raccoglie informazioni dall'interfaccia utente delle workstation.

4. task mining è adatto a tutte le organizzazioni?

Task mining può essere vantaggioso per tutte le organizzazioni che si affidano in larga misura a strumenti e applicazioni digitali. Fornendo informazioni sul comportamento e sui processi degli utenti, task mining può aiutare le organizzazioni di tutte le dimensioni a ottimizzare i flussi di lavoro, a migliorare l'esperienza dei dipendenti e a prendere decisioni basate sui dati che portano a una maggiore produttività e a risultati migliori.