Process Mining vs Task Mining

Process mining e task mining sono strumenti analitici correlati utilizzati in Cos'è Business Process Management (BPM). In questo articolo riassumiamo le definizioni fondamentali, i casi d'uso comuni e le differenze principali tra le soluzioni.

Che cos'è process mining?

Process mining è un potente strumento di process mapping utilizzato per l'analisi e l'ottimizzazione dei processi end-to-end. Utilizza i dati dei registri degli eventi disponibili nei sistemi IT. Sulla base di questi dati, costruisce il processo attuale e lo confronta con il processo "desiderato". Grazie a questo controllo di conformità, le aziende possono individuare le deviazioni del processo e quindi le opportunità di miglioramento.

Casi d'uso tipici di process mining :

Process mining può essere utilizzato in molti campi diversi per vari scopi, ma ecco alcuni dei casi d'uso più popolari.

• Auditing e conformità: Process mining può essere utilizzato per analizzare i registri degli eventi generati dai sistemi informativi per identificare deviazioni dalle procedure standard, violazioni delle politiche o potenziali frodi. Visualizzando i flussi di processo effettivi e confrontandoli con le regole e le best practice predefinite, gli auditor possono individuare attività non conformi, inefficienze o colli di bottiglia. Process mining può anche aiutare ad automatizzare il processo di audit, riducendo il tempo e le risorse necessarie per le indagini manuali e fornendo un meccanismo di monitoraggio continuo della conformità.
• Gestione degli ordini: Process mining può essere applicato ai processi di gestione degli ordini per identificare colli di bottiglia, inefficienze o deviazioni dal processo ottimale. Esaminando il flusso di dati relativi agli ordini attraverso vari sistemi (ad esempio, CRM, ERP), le organizzazioni possono ottenere informazioni sul processo end-to-end, monitorare gli indicatori chiave di prestazione (KPI) e identificare le opportunità per snellire le operazioni, ridurre i tempi di consegna e migliorare la soddisfazione complessiva dei clienti.
• Purchase-to-Pay: Nel processo purchase-to-pay, process mining può essere utilizzato per analizzare l'intero ciclo di approvvigionamento, dalla creazione delle richieste e degli ordini di acquisto al ricevimento delle merci e all'elaborazione delle fatture. Visualizzando il flusso effettivo del processo e rilevando le deviazioni, le organizzazioni possono identificare inefficienze, colli di bottiglia o potenziali frodi. Queste informazioni possono essere utilizzate per snellire il processo di approvvigionamento, migliorare la gestione dei fornitori, imporre la conformità alle politiche di approvvigionamento e, infine, ottenere risparmi sui costi.
• Order-to-Cash: Process mining può aiutare le organizzazioni a ottimizzare il ciclo order-to-cash analizzando i log degli eventi da vari sistemi (ad esempio, CRM, ERP e contabilità) per capire come vengono elaborati ordini, consegne, fatturazione e pagamenti. Scoprendo le inefficienze o i colli di bottiglia, le organizzazioni possono implementare miglioramenti per ridurre i giorni di vendita in sospeso (DSO), aumentare il flusso di cassa e migliorare la soddisfazione dei clienti.
• Lead-to-Order: Nel processo lead-to-order, process mining può essere utilizzato per analizzare il ciclo di vendita dalla generazione del lead all'inserimento dell'ordine. Esaminando i dati provenienti dai sistemi di marketing, vendita e CRM, le organizzazioni possono ottenere informazioni sull'efficacia del loro imbuto di vendita, identificare le aree di miglioramento e ottimizzare il processo per ottenere tassi di conversione più elevati e una crescita dei ricavi.
• Logistica e fulfilment: Process mining può essere applicato ai processi logistici per scoprire inefficienze, ritardi o deviazioni in aree come il trasporto, lo stoccaggio e la gestione delle scorte. Analizzando i registri degli eventi provenienti da vari sistemi logistici, le organizzazioni possono ottenere informazioni sui processi effettivi, identificare modelli e implementare miglioramenti per ottimizzare le operazioni della supply chain, ridurre i tempi di consegna e minimizzare i costi della logistica.

Che cos'è task mining?

Task mining è un altro strumento di process mapping incentrato sull'ottimizzazione delle attività, in genere su desktop o workstation. Molto simile a process discoverymonitora le tracce digitali degli utenti. Utilizzando il riconoscimento dei caratteri, l'elaborazione del linguaggio naturale e altri strumenti, analizza i dati raccolti e trova modelli che possono essere interpretati come opportunità di miglioramento.

Casi d'uso tipici di task mining :

• Ridurre le attività manuali, ad esempio l'inserimento dei dati: Task mining può essere utilizzato per analizzare il modo in cui i dipendenti eseguono le attività di inserimento dei dati, catturando le loro interazioni con varie applicazioni e sistemi. Identificando le attività ripetitive, il lavoro manuale o i metodi di inserimento dati inefficienti, le organizzazioni possono implementare soluzioni di automazione, come robotic process automation (RPA), per ridurre l'inserimento manuale dei dati, eliminare gli errori umani e aumentare l'efficienza complessiva.
• Semplificare la fatturazione: Task mining può aiutare ad analizzare il processo di fatturazione monitorando il modo in cui i dipendenti interagiscono con gli strumenti e i sistemi di fatturazione. Questa analisi può rivelare colli di bottiglia, inefficienze o duplicazioni. Le organizzazioni possono utilizzare queste informazioni per semplificare il processo di fatturazione, implementare l'automazione dove necessario e garantire che le fatture siano generate ed elaborate in modo tempestivo e accurato.
• Velocizzare il reporting: Task mining può essere utilizzato per analizzare le attività di creazione e distribuzione dei report all'interno di un'organizzazione. Acquisendo il modo in cui i dipendenti interagiscono con gli strumenti e i sistemi di reporting, task mining può aiutare a identificare le attività ripetitive o che richiedono tempo che possono essere automatizzate o semplificate. Questo può portare a una generazione più rapida dei report, a una riduzione dello sforzo manuale e a un migliore accesso a informazioni accurate e aggiornate per il processo decisionale.
• Ottimizzare i processi di riconciliazione: Task mining può aiutare ad analizzare le fasi coinvolte nei processi di riconciliazione finanziaria, come la corrispondenza delle transazioni, l'identificazione delle discrepanze e la risoluzione dei problemi. Comprendendo il modo in cui i dipendenti svolgono queste attività e interagiscono con i sistemi finanziari, le organizzazioni possono identificare le inefficienze o le aree soggette a errori. Queste informazioni possono essere utilizzate per ottimizzare il processo di riconciliazione, implementare soluzioni di automazione ove necessario e migliorare l'accuratezza e l'efficienza complessive.
• Migliorare il servizio clienti: Task mining può essere applicato ai processi del servizio clienti per analizzare il modo in cui i dipendenti interagiscono con i clienti e gli strumenti che utilizzano per risolvere i problemi o rispondere alle richieste. Identificando le attività ripetitive, le inefficienze o le aree in cui i dipendenti hanno difficoltà, le organizzazioni possono implementare miglioramenti dei processi, automazione o formazione per migliorare l'esperienza del servizio clienti. Questo può portare a tempi di risoluzione più rapidi, a una maggiore soddisfazione dei clienti e a una loro maggiore fidelizzazione.

Qual è la differenza tra process mining e task mining?

In parole povere, process mining prevede l'analisi dei processi aziendali sulla base dei dati di log degli eventi del sistema informatico, mentre task mining prevede l'analisi delle attività del flusso di lavoro a partire dalle interazioni con l'interfaccia utente. In pratica, process mining e task mining sono entrambi aspetti strettamente correlati del softwareprocess intelligence che si differenziano per il modo in cui vengono raccolti i dati, l'ambito di analisi dei dati e l'obiettivo finale dell'analisi dei dati.

Differenza 1: come vengono raccolti i dati

‍

Process mining tipicamente comporta la raccolta di registri di eventi da sistemi di origine IT, come i sistemi di pianificazione delle risorse aziendali (ERP) o di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) utilizzati dalle aziende. In pratica, il softwareprocess mining è configurato per integrare ed estrarre i registri degli eventi da ogni diverso sistema sorgente e gli algoritmi process mining sono utilizzati per unire e visualizzare i processi e le variazioni dei processi in un cruscotto di business intelligence.

Task mining Il software di solito raccoglie le attività dei flussi di lavoro e delle attività dall'interfaccia utente dei dipendenti, in genere da un agente su un computer desktop o, in alcuni casi, da estensioni dei browser web utilizzati per accedere alle applicazioni aziendali. Alcune delle soluzioni task mining più diffuse utilizzano algoritmi di cattura delle immagini per registrare automaticamente i dati sulle attività, che vengono poi visualizzati in dashboard di analisi delle attività e dei flussi di lavoro.

Differenza 2: ambito di analisi dei dati

‍

Process mining L'analisi dei processi aziendali e dei flussi di lavoro su larga scala, come ad esempio i processi di contabilità, order-to-cash o il ciclo di vita del cliente. D'altro canto, l'analisi delle attività può entrare nel dettaglio delle singole attività all'interno di un flusso di lavoro o di un processo specifico, delineando i singoli passaggi effettuati, ad esempio, per creare un ordine di acquisto.

Differenza 3: obiettivo dell'analisi dei dati

La terza differenza evidente nell'ambito di process mining e task mining è l'obiettivo finale dell'analisi. Come ampia generalizzazione, task mining può essere utilizzato in team e unità aziendali con molto lavoro ripetitivo per misurare e confrontare le prestazioni dei dipendenti, mentre process mining è spesso utilizzato in relazione a iniziative di reingegnerizzazione dei processi o di eccellenza operativa.

In conclusione

In definitiva, process mining e task mining sono aree del software Cos'è Business Process Management (BPM) altamente correlate. Si può considerare che process mining fornisca la "vista a volo d'uccello" delle tendenze macro di alto livello, mentre task mining fornisce la "vista della formica" degli elementi micro e dettagliati dei processi aziendali. In diversi scenari si può trovare la necessità di una visione ad alto livello o dettagliata, o una combinazione di entrambe.

Alcuni fornitori di software possono offrire le soluzioni process mining e task mining separatamente come parte della stessa piattaforma process intelligence e Workfellow è un nuovo fornitore di software che offre una soluzione ibrida process intelligence che combina entrambi i metodi in modo nativo in un'unica soluzione. Per ulteriori informazioni, consultare il whitepaperWork API .

‍