La reingegnerizzazione dei processi è un aspetto importante dell'analisi dei processi che può aiutare a snellire le operazioni, migliorare l'efficienza e ridurre i costi. La reingegnerizzazione dei processi comporta l'analisi dei processi esistenti e l'introduzione di modifiche significative per ottimizzarli. Ciò può includere lo snellimento dei processi, l'eliminazione dei passaggi inutili e l'introduzione di tecnologie di automazione.
Che cos'è esattamente la reingegnerizzazione dei processi?
La reingegnerizzazione dei processi aziendali (BPR) è una strategia per riprogettare i processi aziendali principali. Il BPR può ottimizzare i processi aziendali end-to-end, identificare le attività inefficaci e aiutare i team a raggiungere obiettivi aziendali specifici.
Il BPR può apportare miglioramenti radicali in aspetti come la qualità, il costo o la velocità rispetto al miglioramento incrementale dei processi aziendali (BPI). Tuttavia, il BPR può anche stravolgere i flussi di lavoro e cambiare radicalmente le operazioni aziendali. Quindi, prima di riprogettare i processi aziendali, assicuratevi che tutti comprendano lo status quo che stanno cambiando e gli obiettivi principali.
Perché state riprogettando i vostri processi aziendali?
Perché state pensando al BPR proprio ora? Perché non farlo tra sei mesi o addirittura tra un anno?
Un rapido sguardo all'attuale contesto macro vi fornirà molte ragioni. La guerra, una pandemia e le restrizioni alla libera circolazione delle merci hanno spinto il mondo in una nuova era di de-globalizzazione.
L'aumento dei prezzi dell'energia, la debolezza delle catene di approvvigionamento, i divieti commerciali e la carenza di manodopera sono le conseguenze. Le aziende possono sopravvivere a questi problemi con i processi più adatti al mutevole panorama aziendale. In poche parole, il BPR può essere una soluzione radicale quando le interruzioni esterne minacciano le operazioni chiave.
Vantaggi del BPR
Per molti anni i processi aziendali sono stati condotti in silos individuali e spesso dimenticati. Ora che la tecnologia rende più facile l'integrazione delle informazioni e dei reparti, molte organizzazioni non hanno ancora raggiunto una visione digitale unificata.
Ma gli esperti possono introdurre nuove tecnologie e flussi di lavoro automatizzati per migliorare ogni aspetto dell'azienda. La reingegnerizzazione dei processi aziendali è un'opportunità per gli strateghi di analizzare molte aree aziendali, come l'esperienza del cliente, le catene di fornitura, ecc. La reingegnerizzazione dei processi aziendali è un'occasione per gli strateghi di analizzare molte aree aziendali, come l'esperienza del cliente, le catene di fornitura ecc.
Vantaggi della reingegnerizzazione dei processi aziendali:
Chiarezza di intenti
La maggior parte delle organizzazioni non documenta i propri processi end-to-end e probabilmente non è nemmeno in grado di descriverli. Quindi, prima di fare qualsiasi altra cosa, assicuratevi di aver compreso ogni aspetto della vostra attività, dalla dichiarazione della missione alla base di clienti.
Operazioni semplificate
Il BPR può tagliare i processi inutili e offrire flussi di operazioni aziendali più snelli e un chiaro senso di esecuzione. Il percorso tra l'inizio e la fine di un progetto diventa molto più breve. Metodi di lavoro semplici ed efficaci aumentano la produttività e la soddisfazione dei dipendenti.
Maggiore efficienza
Una maggiore efficienza accelera le attività quotidiane ed elimina la burocrazia per rendere il lavoro più significativo. I processi migliorati danno ai dipendenti più tempo per migliorare prodotti e servizi. In poche parole, il BPR fa emergere il meglio di ognuno.
Maggiori profitti
Implementare stili di lavoro efficienti e flussi di lavoro più fluidi significa avere dipendenti più informati e concentrati sulla massimizzazione dei profitti e sull'aumento della produttività.
5 fasi di pianificazione della reingegnerizzazione dei processi aziendali
Primo passo: mappare gli attuali processi aziendali
Raccogliete informazioni su tutte le risorse, dagli strumenti software alle parti interessate, per comprendere le prestazioni del vostro processo attuale con process mapping.
Secondo passo: identificare gli errori nei processi attuali
Prima di migliorare i processi, è necessario identificare e analizzare gli errori e i ritardi attuali nei flussi di processo. Controllate tutti i dettagli che si possono trovare nelle rispettive fasi per aiutare gli stakeholder a prendere decisioni rapide e semplici.
Terzo passo: verificare la necessità di opportunità
Identificare i passaggi e valutarne la necessità. I passaggi non necessari possono essere eliminati o automatizzati. Ad esempio, un dipendente può perdere tempo a scrivere e inviare manualmente le e-mail di follow-up. L'automazione di piccoli compiti può far risparmiare alle organizzazioni molto tempo e denaro.
Quarto passo: progettare i processi futuri
Ora che avete identificato i processi buoni e cattivi, è il momento di creare una nuova mappa dei processi con nuovi obiettivi. In questa fase è fondamentale misurare le fasi del processo con i KPI.
Quinto passo: Informare e aggiornare i dipendenti
Istruire i team sui nuovi processi e tenere tutti aggiornati e allineati lungo il percorso. Continuate a monitorare questo processo con i KPI.
Le fasi del BPR per il successo
Educare i dipendenti sui cambiamenti a lungo termine
Il BPR non è un esercizio una tantum che riduce magicamente i costi e rende tutto più efficiente. In realtà, la riduzione dei costi è un sottoprodotto di processi efficienti che devono essere continuamente analizzati, comunicati e compresi. I dipendenti devono essere formati ai nuovi metodi di lavoro perché l'azienda possa prosperare.
Non lasciare indietro nessun reparto
Le organizzazioni potrebbero valutare i processi di un reparto lasciando che gli altri proseguano normalmente. Questa è una cattiva idea. Ogni reparto è collegato, quindi ogni processo deve essere valutato.
Costruire un team BPR
Un team BPR è un gruppo di decisori in grado di raccomandare cambiamenti e comunicare i vantaggi del BPR. Un tipico team BPR coinvolge il top management, i gruppi tecnologici, gli esperti di finanza e i gruppi di utenti dei processi. Assicuratevi di mantenere le dimensioni del vostro team BPR abbastanza piccole da poter essere gestite. Troppi cuochi rovinano il brodo.
Ispirarsi ai concorrenti
Molte organizzazioni guardano solo ai propri processi. Tuttavia, dovrebbero anche vedere cosa fanno i loro concorrenti e tenersi aggiornati sulle tendenze del settore. Potete anche costruire i vostri benchmark sulle best practice dei vostri concorrenti.
Ford: Un esempio di BPR di successo
Un famoso esempio di riprogettazione di successo dei processi aziendali viene dalla Ford Motor Company. Un tempo Ford aveva un processo di contabilità passiva inefficace, che richiedeva l'attenzione di circa 500 persone.
Tuttavia, Mazda, il concorrente di Ford, aveva un sistema molto migliore. Questo sistema ha ispirato Ford ad analizzare il suo inefficace processo di contabilità fornitori, che causava colli di bottiglia e richiedeva l'attenzione di molti lavoratori.
All'inizio del processo, l'ufficio acquisti scriveva l'ordine di acquisto prima di inviarne manualmente una copia alla contabilità fornitori.
Quindi, il responsabile dell'allocazione delle risorse riceverebbe i beni necessari per inviare una copia del relativo documento alla contabilità fornitori.
Infine, il venditore ha inviato una ricevuta per la merce alla contabilità fornitori.
Il diagramma di flusso sottostante illustra il vecchio processo di contabilità fornitori di Ford.
Grazie alle nuove tecnologie, Ford ha adottato un processo senza fatture. Ora l'azienda dispone di un processo più efficiente condotto da circa 100 dipendenti. I pagamenti vengono effettuati automaticamente e si perde meno tempo ad aspettare le fatture dei fornitori.
Il diagramma di flusso sottostante illustra l'attuale processo semplificato di contabilità fornitori di Ford.
Il bilancio
La reingegnerizzazione dei processi aziendali può migliorare notevolmente i processi organizzativi, la produttività dei dipendenti, il ritorno sugli investimenti e la soddisfazione dei dipendenti.
Un piano di reingegnerizzazione dei processi aziendali deve essere efficace per garantire il successo della fase di implementazione dei processi aziendali. La procedura richiede pianificazione, comunicazione e dedizione. Per saperne di più sull'implementazione dei processi aziendali, cliccate qui.
