Proprio come i navigatori usano le mappe per attraversare mari immensi, le aziende possono usare le mappe di processo come fase chiave dell' analisi dei processi per navigare in processi e relazioni complesse.
Le aziende mappano i processi per ottenere una migliore comprensione delle loro operazioni. La mappatura dei processi aiuta le aziende a visualizzare il flusso di lavoro, a individuare i colli di bottiglia e a identificare le opportunità di miglioramento. Process mapping può anche aiutare le aziende a identificare i rischi e i problemi di conformità, a ottimizzare le risorse e i flussi di lavoro e a migliorare l'esperienza dei clienti Inoltre, process mapping può essere utilizzato per sviluppare iniziative di miglioramento dei processi e identificare potenziali aree per intelligent automation.
Che cos'è esattamente process mapping?
Business process mapping è una tecnica utilizzata per visualizzare visivamente come viene svolto il lavoro nelle fasi del flusso di lavoro dall'inizio alla fine. Una mappa dei processi può essere chiamata anche con nomi diversi, come diagramma di flusso, diagramma di processo funzionale o diagramma del flusso di lavoro.
Process mapping aiuta le organizzazioni a comprendere e migliorare i processi di lavoro visualizzando una rappresentazione visiva del flusso di lavoro. Grazie alla mappatura dei processi, i team comunicano facilmente le questioni prioritarie e identificano gli sprechi di tempo e risorse.
Con una mappa dettagliata dei processi, i team devono identificare e comprendere le singole fasi, definire tempistiche precise e identificare i proprietari dei compiti. Business process mapping offre molti spunti utili, ma è solo una fase dell'obiettivo generale di un' analisi dei processi aziendali.
Process mapping passi
1. Identificazione del processo
Durante la fase di identificazione del processo aziendale, le organizzazioni definiscono il proprio processo aziendale. Si tratta di identificare gli obiettivi aziendali, gli attori e le aree di lavoro.
2. Raccolta di informazioni
Come suggerisce il nome, la raccolta di informazioni consiste nell'ottenere informazioni rilevanti sui processi aziendali dalle persone che svolgono il lavoro. Si tratta di rispondere alle domande come, cosa e perché per sviluppare una mappa dei processi accurata e informata.
3. Process mapping
Dopo aver ottenuto le informazioni corrette dalle persone giuste, è il momento di iniziare process mapping. Process mapping può essere fatto semplicemente su carta, come parte di una presentazione, o con un software process mapping dedicato.
4. Analisi
La fase di analisi consiste nell'analizzare la mappa per identificare le opportunità di miglioramento. Buone domande da porre nell'analisi: è possibile eliminare delle fasi? È possibile completare i compiti in modo più efficiente? Ci sono potenziali colli di bottiglia che rallentano il tempo di lavorazione?
5. Sviluppare nuovi metodi di lavoro
Una volta individuate le aree di miglioramento dei processi lavorativi, è il momento di eliminare le azioni inutili e il lavoro manuale, riorganizzare o automatizzare le fasi del processo aziendale e sviluppare flussi di lavoro più efficaci.
6. Gestione dei processi
Questa fase finale consiste nel mantenere i processi efficaci con revisioni regolari e monitoraggio dei progressi. La mappa dei processi più efficace è quella che viene mantenuta fresca e utilizzata attivamente.
I maggiori vantaggi di process mapping
1. Condividere informazioni visive, dati e idee
Process mapping permette ai team di comunicare informazioni complesse in modo più efficace. Creando rappresentazioni visive dei processi, diventa più facile trasmettere informazioni, condividere idee e discutere potenziali miglioramenti. Le mappe visive consentono agli stakeholder di comprendere le fasi del flusso di lavoro e le relazioni tra le diverse attività, favorendo la collaborazione e la condivisione delle conoscenze.
2. Fornire informazioni digeribili per un'efficace risoluzione dei problemi.
I processi complessi possono spesso risultare opprimenti, rendendo difficile l'identificazione dei colli di bottiglia o delle aree da migliorare. Business process mapping scompone questi intricati flussi di lavoro in simboli e fasi facilmente comprensibili. Questa semplificazione aiuta gli stakeholder a comprendere chiaramente il processo, consentendo loro di identificare le inefficienze e proporre soluzioni in modo più efficiente.
3. Scomposizione di processi complessi in simboli universalmente comprensibili.
Process mapping utilizza simboli e notazioni universalmente riconosciuti, facilitando la comprensione del flusso di lavoro da parte di persone appartenenti a reparti e team diversi. Indipendentemente dalle loro competenze o dal loro background, i dipendenti possono comprendere il processo rappresentato sulla mappa, facilitando la collaborazione interfunzionale e promuovendo una comprensione condivisa delle operazioni dell'organizzazione.
4. Fornire una rappresentazione visiva del processo, dall'inizio alla fine.
Uno dei principali vantaggi del sito process mapping è la capacità di fornire una rappresentazione visiva completa di un processo, dal suo avvio al suo completamento. Questa panoramica end-to-end aiuta gli stakeholder a identificare dipendenze, ridondanze e potenziali aree di ottimizzazione. Inoltre, consente di seguire l'avanzamento delle attività, garantendo la responsabilità e il completamento tempestivo.
5. Costruire l'allineamento e la definizione delle priorità tra i vari individui e team.
Business process mapping riunisce individui e team fornendo una comprensione condivisa degli obiettivi e dei processi dell'organizzazione. Visualizzando il flusso di lavoro, le parti interessate possono allineare i loro sforzi, identificare le interdipendenze e stabilire le priorità di conseguenza. Questo allineamento aumenta la collaborazione, riduce al minimo le incomprensioni e migliora l'efficienza complessiva.
.png)
Chi mappa i processi?
Nella maggior parte delle aziende, il compito di mappare i processi è solitamente affidato ai team di Business Analyst o di Process Improvement. Questi team dispongono delle conoscenze e delle competenze necessarie per comprendere le complessità dei diversi processi aziendali e trasformarle in rappresentazioni visive.
Gli analisti aziendali lavorano a stretto contatto con gli stakeholder di diversi reparti, discutendo, conducendo interviste e raccogliendo dati per comprendere appieno i processi esistenti. Utilizzando queste informazioni, possono creare mappe dei processi aziendali che mostrano accuratamente le fasi, le dipendenze e le interazioni coinvolte in ciascun processo.
Process mapping è uno sforzo collaborativo che prevede la partecipazione di persone che hanno una profonda conoscenza dei processi da mappare. Ciò garantisce che le mappe dei processi riflettano realmente il modo in cui il lavoro viene svolto nell'organizzazione. Sebbene gli analisti di business o i team di miglioramento dei processi assumano solitamente il ruolo di guida, il coinvolgimento e il contributo degli stakeholder dei vari reparti sono fondamentali per garantire che le mappe dei processi aziendali siano accurate e pertinenti.
Process Mapping rispetto alla modellazione dei processi
Process mapping è una tecnica preziosa utilizzata per ottenere una comprensione completa dei processi stabiliti all'interno di un'organizzazione. Si tratta di creare diagrammi visivi che raffigurano ogni attività, fornendo una rappresentazione chiara e tangibile del panorama complessivo dei processi aziendali. Questo approccio consente ai team di identificare lo stato attuale dei processi, evidenziandone la sequenza e le dipendenze.
D'altra parte, la modellazione dei processi assume una prospettiva più ampia, concentrandosi sullo stato desiderato dei processi all'interno dell'intera organizzazione. Consente ai team di immaginare e progettare un flusso di lavoro ottimizzato che supporti il ciclo di vita dei processi e favorisca il miglioramento continuo. La modellazione dei processi aziendali va oltre la semplice mappatura dei processi esistenti; mira a creare una rappresentazione ideale di come dovrebbero essere i processi, considerando fattori quali l'efficienza, l'efficacia e l'allocazione delle risorse.
In parole povere, process mapping fornisce un'istantanea visiva dello stato attuale dei processi aziendali, mentre la modellazione dei processi si addentra nel regno dell'ottimizzazione e della simulazione. Process mapping e la modellazione dei processi aziendali sono tecniche complementari. La prima fornisce una base per la comprensione dei processi esistenti, mentre la seconda consente alle organizzazioni di ottimizzare e simulare flussi di lavoro migliori. Entrambi i metodi rientrano nel più ampio Cos'è Business Process Management (BPM) sforzo.
6 tipi di mappe di processo tipiche
- Diagrammi di flusso
Iniziate dalle basi. I diagrammi di flusso sono mappe visive facili da seguire e comprensibili a tutti. I diagrammi di flusso forniscono i dettagli di base del processo, come gli input e gli output.
- Mappe di distribuzione
Le mappe di distribuzione (o diagrammi di flusso interfunzionali) sono ideali per trovare quei fastidiosi colli di bottiglia. Le mappe di distribuzione visualizzano le relazioni tra i diversi team e utilizzano diagrammi a corsie per illustrare il flusso di un processo all'interno dell'organizzazione.
- Mappe di processo dettagliate
Come suggerisce il nome, le mappe di processo dettagliate mostrano una versione più approfondita di un processo e contengono informazioni sui sottoprocessi.
- Mappe di processo di alto livello
Le mappe dei processi di alto livello sono una visione d'insieme. Conosciute anche come mappe della catena del valore o mappe top-down, le mappe dei processi di alto livello includono gli elementi chiave del processo, come il fornitore, il processo, l'output, l'input o il cliente.
- Mappe di processo renderizzate
Le mappe di processo renderizzate mostrano lo stato attuale e/o futuro dei processi. Queste informazioni evidenziano le aree di miglioramento.
- Mappe del flusso di valore
La fase finale consiste nel documentare i passaggi necessari per sviluppare prodotti e servizi per un utente finale.
Process mapping i simboli e i loro significati
I simboli di processo sono una rappresentazione dei singoli elementi di una mappa di processo. Altrimenti noti come simboli di diagrammi di flusso, forme di diagrammi di flusso o simboli di diagrammi di flusso, i simboli di processo hanno significati specifici. Come le note musicali stampate sugli spartiti del pianoforte, i simboli di processo sono universali e hanno significati specifici.
.png)
5 strumenti popolari di process mapping
Sono molti gli strumenti di process mapping che si possono scegliere, ma cinque sono quelli più popolari:
Microsoft Visio
Oggi parte del pacchetto Microsoft Office, Visio è un'applicazione di diagrammi e grafica vettoriale rilasciata inizialmente nel 1992. Microsoft Visio è ampiamente utilizzato per creare diagrammi di flusso e mappe di processo.
Lucidchart
Una popolare applicazione di diagrammi basata sul web per la collaborazione visiva e il disegno. Gli utenti possono rivedere e condividere grafici e diagrammi per migliorare processi, sistemi e strutture organizzative.
Diagrammi.net
Questo strumento di progettazione freeware può integrarsi con Google Documenti e altri strumenti online, fornendo opzioni flessibili di visualizzazione dei diagrammi. Sebbene non offra funzionalità di collaborazione avanzate, la facilità d'uso e l'assenza di costi lo rendono una scelta popolare per i principianti.
Gliffy
Gli utenti creano diagrammi tramite un'applicazione basata su cloud HTML5 e possono creare diagrammi UML, planimetrie, diagrammi di Venn, diagrammi di flusso e altro ancora. Gli utenti possono condividere e modificare i diagrammi in tempo reale.
Cacoo
Lanciato nel 2009, il software basato sul web serve a progettare e disegnare diagrammi. Lo strumento crea diagrammi di flusso, wireframe, organigrammi e altro ancora.
SmartDraw
I team utilizzano questo strumento di diagramma collaborativo basato sul Web per lavorare su diagrammi di flusso, mappe mentali e molte altre visualizzazioni aziendali.
In conclusione
Process mapping aiuta le aziende a diventare più efficienti con intuizioni chiare e obiettivi definiti per risparmiare tempo, denaro e personale. Ma il sito process mapping era spesso un'impresa lunga e complessa. Per fortuna, le cose sono cambiate.
Con Workfellowè possibile tracciare automaticamente i processi senza il fastidio di un lavoro lento e manuale. Inoltre, grazie al software process intelligence , dotato di intelligenza artificiale, otterrete in tempo reale informazioni utili fin dal primo giorno.
Per questo motivo, prenotate oggi stesso un incontro per indirizzare la vostra azienda nella giusta direzione e rendete il sito process mapping un gioco da ragazzi.
