Spiegazione dell'analisi del flusso di lavoro - Metodi, fasi e strumenti

Che cos'è l'analisi del flusso di lavoro?

L'analisi del flusso di lavoro è il processo di studio, comprensione e valutazione della sequenza di compiti, attività e interazioni che costituiscono uno specifico processo aziendale o un'operazione all'interno di un'organizzazione.

L'obiettivo principale dell'analisi del flusso di lavoro è quello di identificare le inefficienze, i colli di bottiglia, le ridondanze e le aree di miglioramento del flusso di lavoro, per ottenere una maggiore efficienza, produttività e risparmio.

Metodi di analisi del flusso di lavoro

Diversi metodi popolari di analisi dei flussi di lavoro possono aiutare le organizzazioni a comprendere e ottimizzare i processi aziendali. Questi metodi forniscono diversi approcci allo studio, alla visualizzazione e alla valutazione dei flussi di lavoro per identificare le inefficienze e le opportunità di miglioramento. Tra i metodi di analisi dei flussi di lavoro più diffusi vi sono:

1. Diagrammi di flusso: I diagrammi di flusso sono semplici rappresentazioni visive della sequenza di attività e decisioni all'interno di un flusso di lavoro. Utilizzano simboli standardizzati per rappresentare diversi tipi di attività, decisioni e direzioni di flusso. I diagrammi di flusso possono aiutare le parti interessate a comprendere la struttura del processo e a identificare i colli di bottiglia o le aree da migliorare.
2. Business process mapping: Business process mapping è una forma più dettagliata di diagramma di flusso, che documenta le relazioni tra le diverse attività, i sottoprocessi, le risorse e le informazioni all'interno di un processo. Può aiutare a identificare le inefficienze, le ridondanze e le aree da razionalizzare o ottimizzare.
3. Mappatura del flusso di valore: La mappatura del flusso di valore è una tecnica di lean management utilizzata per analizzare e ottimizzare i flussi di lavoro, concentrandosi sul flusso di valore attraverso il processo. Identifica le attività che aggiungono e quelle che non aggiungono valore, aiutando le organizzazioni a eliminare gli sprechi e a migliorare l'efficienza complessiva dei processi.
4. Diagrammi a corsia di nuoto: I diagrammi a corsia di nuoto sono un tipo di mappa dei processi che organizza compiti e attività in "corsie" distinte in base alla funzione, al reparto o al ruolo responsabile. Questo aiuta a chiarire le responsabilità, a identificare i passaggi di consegne o le dipendenze tra gruppi diversi e a scoprire potenziali problemi di comunicazione o coordinamento.
5. Process mining: Process mining è un metodo di analisi dei flussi di lavoro basato sui dati che utilizza i registri degli eventi generati da vari sistemi, come le piattaforme ERP, CRM o BPM , per scoprire, analizzare e migliorare i processi aziendali. Può aiutare le organizzazioni a scoprire modelli nascosti, identificare i colli di bottiglia e ottimizzare le prestazioni dei processi.
6. Studi sul tempo e sul movimento: Gli studi sul tempo e sul movimento prevedono l'osservazione e la misurazione del tempo necessario per eseguire le attività all'interno di un flusso di lavoro, l'identificazione delle inefficienze e la proposta di miglioramenti. Questo metodo è particolarmente utile per analizzare processi manuali o ad alta intensità di lavoro.
7. Campionamento del lavoro: Il campionamento del lavoro è una tecnica statistica utilizzata per stimare la proporzione di tempo dedicata a diversi compiti o attività all'interno di un flusso di lavoro. Raccogliendo campioni casuali di lavoro in un periodo, gli analisti possono identificare modelli, inefficienze e opportunità di miglioramento.

Analisi del flusso di lavoro in 6 fasi

L'analisi del flusso di lavoro aziendale può essere condotta in sei fasi fondamentali.

1. Individuazione del processo e del flusso di lavoro: L'analisi del flusso di lavoro richiede la raccolta di dati su vari aspetti del processo, come la durata delle attività, l'allocazione delle risorse, i tempi di attesa e i tassi di completamento. Questi dati possono essere raccolti da varie fonti, come i registri di sistema, i contributi dei dipendenti o l'osservazione diretta.
2. Visualizzazione del flusso di lavoro: La prima fase dell'analisi del flusso di lavoro consiste nel creare una rappresentazione visiva del processo, in genere utilizzando diagrammi di flusso, mappe di processo o diagrammi a corsie. Questo aiuta gli stakeholder a comprendere chiaramente la sequenza delle attività, le loro dipendenze e la struttura complessiva del flusso di lavoro.
3. Misurare e quantificare le prestazioni: Utilizzando i dati raccolti, vengono calcolate le metriche delle prestazioni e gli indicatori chiave di prestazione (KPI) per valutare l'efficienza e l'efficacia del flusso di lavoro. Queste metriche possono includere tempi di ciclo, produttività, utilizzo delle risorse e tassi di errore.
4. Identificare le inefficienze: Sulla base delle metriche delle prestazioni e della rappresentazione visiva del flusso di lavoro, gli analisti possono identificare inefficienze, colli di bottiglia o ridondanze nel processo. Questi problemi possono includere passaggi inutili, ritardi, consumo eccessivo di risorse o deviazioni dalle best practice.
5. Fornire raccomandazioni per il miglioramento: Una volta identificate le inefficienze, si possono sviluppare raccomandazioni per il miglioramento. Queste raccomandazioni possono riguardare lo snellimento delle attività, la riallocazione delle risorse, l'automazione dei processi manuali o l'implementazione di nuove tecnologie per migliorare il flusso di lavoro.
6. Attuare i cambiamenti e monitorare i risultati: Dopo aver sviluppato le raccomandazioni, è necessario attuarle e monitorarle per garantirne l'efficacia. Ciò può comportare la definizione di obiettivi, la definizione di scadenze, l'assegnazione di responsabilità e il monitoraggio dei progressi. Per garantire che i miglioramenti del flusso di lavoro producano i risultati desiderati, potrebbero essere necessari un monitoraggio e degli aggiustamenti periodici.

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Strumenti di analisi del flusso di lavoro

Gli strumenti di analisi dei flussi di lavoro sono progettati per aiutare le organizzazioni a visualizzare, analizzare e migliorare i flussi di lavoro aziendali. Questi strumenti consentono alle aziende di identificare le inefficienze, snellire le operazioni e automatizzare le attività manuali. Ecco alcuni dei principali strumenti di analisi dei flussi di lavoro:

1. Workfellow: Workfellow è uno strumento di process intelligence che combina processi e task mining progettato appositamente per l'analisi dei flussi di lavoro nelle operazioni aziendali digitali.
2. Nintex: Nintex è una soluzione versatile per l'automazione dei flussi di lavoro e la gestione dei processi che consente alle organizzazioni di creare, gestire e ottimizzare i flussi di lavoro in vari sistemi e reparti. Grazie a un'ampia gamma di funzionalità, Nintex semplifica il processo di progettazione e implementazione dei flussi di lavoro, aiutando le aziende a migliorare l'efficienza e la produttività.
3. Kissflow: Kissflow è una piattaforma di automazione dei flussi di lavoro e Cos'è Business Process Management (BPM) basata sul cloud che consente alle organizzazioni di ottimizzare i processi attraverso flussi di lavoro, moduli e report personalizzabili. Grazie all'intuitiva interfaccia drag-and-drop, Kissflow consente agli utenti di creare e modificare facilmente i flussi di lavoro, anche senza competenze tecniche.
4. Trello: Trello è un popolare strumento di gestione dei progetti e di visualizzazione dei flussi di lavoro che utilizza tabelloni, elenchi e schede per aiutare i team a collaborare e organizzare il lavoro. La flessibilità e le opzioni di personalizzazione di Trello lo rendono una scelta adatta alla gestione dei flussi di lavoro in diversi settori e casi d'uso.
5. Asana: Asana è una piattaforma di gestione dei progetti e di monitoraggio del lavoro che consente ai team di pianificare, organizzare e gestire efficacemente i flussi di lavoro. Grazie alle sue numerose funzionalità, Asana aiuta le organizzazioni a snellire i flussi di lavoro, a migliorare la collaborazione e a rimanere in linea con i propri obiettivi.
6. Wrike: Wrike è una piattaforma di gestione collaborativa del lavoro che offre funzioni di automazione e visualizzazione dei flussi di lavoro. Grazie alle sue dashboard personalizzabili, Wrike consente alle organizzazioni di ottenere informazioni sui propri flussi di lavoro, di monitorare i progressi e di prendere decisioni basate sui dati.
7. Zapier: Zapier è una piattaforma di automazione che collega diverse app e servizi, consentendo agli utenti di creare flussi di lavoro automatizzati tra di loro. Automatizzando le attività ripetitive e integrando vari strumenti, Zapier aiuta le aziende a semplificare i flussi di lavoro e ad aumentare l'efficienza.
8. Flow: Microsoft Flow, ora chiamato Power Automate, è un servizio basato sul cloud che consente agli utenti di creare e automatizzare i flussi di lavoro tra più applicazioni e servizi. Grazie alla sua ampia libreria di connettori, Flow consente alle organizzazioni di automatizzare attività e processi, migliorando l'efficienza e riducendo il lavoro manuale.
9. Airtable: Airtable è un ibrido foglio di calcolo-database flessibile e potente che consente alle organizzazioni di creare flussi di lavoro personalizzati e automatizzare le attività. Grazie alla sua ricca serie di funzioni e integrazioni, Airtable offre una piattaforma versatile per la gestione e l'analisi dei flussi di lavoro.
10. Smartsheet: Smartsheet è una piattaforma di gestione e automazione del lavoro che combina un'interfaccia simile a un foglio di calcolo con funzioni di automazione del flusso di lavoro e di collaborazione. Aiuta le organizzazioni a snellire i processi, a migliorare la collaborazione e a prendere decisioni più informate.

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Linea di fondo

L'analisi del flusso di lavoro è il processo di studio e valutazione della sequenza di compiti, attività e interazioni all'interno di un processo aziendale per identificare le inefficienze e le aree di miglioramento. Esistono molti framework per l'analisi del flusso di lavoro, dall'analisi della swimlane alla mappatura del flusso di valore e a process mining. Conducendo un'analisi approfondita del flusso di lavoro in sei fasi, le organizzazioni possono ottimizzare i loro processi, migliorare la produttività e ottenere risparmi sui costi.

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