L'analisi dei processi può aiutare le aziende a capire come funzionano i loro processi, a identificare i colli di bottiglia e le inefficienze e a ottimizzare le operazioni per migliorare l'efficienza e risparmiare sui costi. L'analisi dei processi può anche aiutare le aziende a identificare le opportunità di automazione e a creare valore per i clienti. Inoltre, l'analisi dei processi può essere utilizzata per identificare i rischi e i problemi di conformità, migliorare il servizio clienti e garantire la conformità alle normative.
Che cos'è esattamente l'analisi dei processi aziendali?
L'analisi dei processi aziendali è un metodo di analisi delle operazioni e dei processi aziendali per individuare problemi e opportunità di miglioramento. Spesso si basa su una struttura a più fasi per identificare, mappare e migliorare i processi all'interno di un'unità aziendale o di un'intera organizzazione.
In poche parole, l'analisi dei processi aziendali è un modo per ottenere informazioni e visibilità sulle fasi che i dipendenti e le organizzazioni eseguono per raggiungere i loro obiettivi.
Facendo un'immersione profonda nei vostri processi attuali, capirete cosa funziona bene, cosa deve essere migliorato e come ottenere risultati aziendali migliori.
La BPA è un aspetto essenziale di Cos'è Business Process Management (BPM) (BPM), un framework ampiamente utilizzato per analizzare, mantenere e migliorare i processi di un'organizzazione.
Analisi dei processi aziendali vs. analisi di business: chi fa cosa?
Un BPA è spesso condotto in un'azienda da un analista di processi aziendali, un ruolo da non confondere con un analista aziendale. La differenza fondamentale è che gli analisti di processo si concentrano sull'analisi e sul miglioramento dei processi, mentre gli analisti di business guardano all'azienda nel suo complesso.
Un altro ruolo chiave nell'analisi dei processi è quello dell'architetto di processo, la cui responsabilità può essere quella di progettare, riprogettare e ottimizzare il modo in cui vengono gestiti i processi e i sistemi aziendali, indipendentemente da chi conduce l'analisi dei processi.
Analisi dei processi aziendali in 7 fasi
Esistono molti modi per condurre un'analisi dei processi aziendali. Alcuni metodi seguono le popolari metodologie Six Sigma o Lean Six Sigma, mentre altri possono adottare un approccio meno rigido. Le sette fasi comuni del ciclo di vita dell'analisi dei processi possono includere:
Fase 1: identificazione del processo e degli obiettivi
Un buon punto di partenza per l'analisi dei processi aziendali è l'identificazione degli obiettivi dei processi e la valutazione del loro inserimento negli obiettivi complessivi dell'organizzazione. Questo vi aiuterà a definire il modo in cui misurate il successo, il valore e la priorità dei miglioramenti.
Gli obiettivi misurabili per l'analisi dei processi includono:
- Costi ridotti
Una riduzione dei costi non deve mai significare una riduzione della qualità.
- Velocità migliorata
Migliorare la velocità del processo mantenendo la qualità.
- Qualità migliorata
Il miglioramento della qualità consiste nell'individuare e ridurre i processi che richiedono molto tempo e che causano esiti negativi.
Fase 2: Process discovery
La fase process discovery consiste nel creare un modello di processo as-is dello stato attuale dei processi dell'organizzazione. Process discovery iniziative possono essere sia manuali che automatiche.
Gli approcci manuali possono prevedere la somministrazione di questionari o interviste ai principali stakeholder, mentre il sito process discovery automatizzato prevede l'estrazione automatica di dati dai processi o dai sistemi informatici. In entrambi i casi, il risultato è solitamente una visualizzazione o un diagramma dei processi chiave sotto forma di mappa dei processi. È meglio concentrarsi su un solo processo alla volta, perché la mappatura e l'analisi dei processi richiedono molto lavoro.
Fase 3: Analisi del processo
L'analisi dei processi inizia con l'identificazione dei processi da analizzare e la raccolta di informazioni sul processo. Poi è il momento di analizzare il processo originale prima di sviluppare processi nuovi e migliorati. Esistono molte tecniche di analisi dei processi da scoprire.
- Analisi del valore aggiunto
L'analisi del valore aggiunto è un metodo per esaminare ogni fase del processo per identificare le fasi che aggiungono valore e quelle che non lo aggiungono. Esaminando le singole fasi del processo, i team possono vedere e separare le fasi che aggiungono valore da quelle che non lo aggiungono.
- Analisi GAP
L'analisi dei gap è un modo per confrontare le prestazioni attuali di un'organizzazione con quelle desiderate. Conducendo un'analisi dei gap, i team possono verificare se l'organizzazione sta utilizzando le proprie risorse in modo efficace e se sta rispettando le aspettative.
- Analisi delle cause principali
L'analisi delle cause profonde aiuta a identificare la vera causa di un problema aziendale. Solo identificando i problemi reali e spesso sconosciuti, i team possono pensare a soluzioni per risolverli.
- Analisi delle osservazioni
Un'analisi di osservazione offre una visione di prima mano e in tempo reale di un processo. L'osservazione dei processi in tempo reale mette in luce le fasi del processo trascurate e/o sottovalutate e mostra le attività documentate ma assenti.
- Analisi dell'esame dell'esperienza
Durante un'analisi dell'esperienza, i dipendenti di lunga data condividono la loro conoscenza dei processi e le lezioni che hanno imparato. Le conoscenze degli esperti sono spesso sottoutilizzate, ma i dipendenti veterani possono condividere i segreti di una produttività di alto livello e discutere di precedenti processi difettosi.
Fase 4: riprogettazione del processo
La riprogettazione dei processi è una revisione completa dei processi aziendali chiave per migliorare le misure di performance come il ritorno sugli investimenti, una migliore qualità del servizio e la riduzione dei costi. Per riprogettare i processi, disegnate un nuovo diagramma dei processi e condividetelo con la vostra organizzazione. Il diagramma dovrebbe:
- Mostrare come vengono risolti i problemi
- Mostrare i nuovi processi
- Informare i team su come realizzare i cambiamenti proposti
- Indicare i costi stimati, i tempi e il personale associati a questa modifica.
Fase 5: implementazione del processo
L'implementazione dei processi consiste nel trovare ciò che è necessario cambiare e cambiarlo. Si tratta di stabilire le istruzioni, coordinare e definire i passi da compiere e fissare gli obiettivi. È possibile farlo attraverso:
- Informare i team dei cambiamenti.
- Spiegate cosa accadrà, come accadrà e perché.
- Assegnate nuovi compiti, nuovi software e nuove priorità.
- Preparatevi a vedere la trasformazione di team, management e persino di intere organizzazioni.
- Misurare i cambiamenti per capirne l'efficacia. Ogni cambiamento significativo deve comprendere un piano ben congegnato.
Fase 6: Monitoraggio e controllo del processo
Il monitoraggio e l'analisi dei processi consentono di comprendere le modifiche e i miglioramenti da apportare e di identificare i processi ombra.
I processi ombra possono essere identificati da:
- Guardare oltre i compiti e i flussi di lavoro e comprendere i dettagli delle attività lavorative quotidiane.
- Una visione olistica dei processi impedisce di sprecare tempo, risorse e opportunità.
Fase 7: Tornare all'inizio e fare un altro giro
Tenete presente che l'analisi dei processi aziendali deve concentrarsi sul miglioramento continuo, anziché essere una soluzione una tantum.
Esaminare e migliorare periodicamente i processi aiuta le organizzazioni a tenere sotto controllo i colli di bottiglia, a utilizzare i software più nuovi ed efficaci e ad adottare metodi di lavoro efficienti. Questa fase consente alle organizzazioni di riprendersi da shock finanziari come una crisi bancaria, variazioni imprevedibili del valore delle valute ed eventi globali negativi come la pandemia di coronavirus.
Vantaggi dell'analisi dei processi aziendali
Ma perché è importante l'analisi dei processi aziendali? Identificare e migliorare i processi che portano risultati significa ridurre i colli di bottiglia, i problemi di performance, i costi e un flusso di lavoro più fluido. Quando le organizzazioni ottengono informazioni sulle cosiddette piccole attività quotidiane, diventano più forti grazie a un livello di comprensione più elevato. Altri motivi importanti per condurre un'analisi dei processi sono:
- Scoprire i dettagli nascosti
L'analisi dei processi aiuta a individuare e ridurre il numero di attività inutili che ostacolano l'attività e causano colli di bottiglia.
- Allineamento efficace di KPI e comunicazione
Processi ben compresi e ben gestiti aiutano il management a ottenere migliori risultati aziendali.
- Trasparenza dai dati storici
L'analisi dei processi aiuta a monitorare l'attività del team e a identificare l'impatto delle azioni sull'azienda.
- Miglioramento della comprensione e del funzionamento a tutto tondo
Documentando i processi, tutti, dai dipendenti veterani ai nuovi assunti, capiscono meglio cosa devono fare.
- Miglioramento e innovazione continui
Gli approfondimenti aziendali in tempo reale offrono innumerevoli opportunità di miglioramento. Ad esempio, l'eliminazione di processi inutili consente di risparmiare tempo e denaro senza investimenti o formazione.
- Processo decisionale più informato ed efficace
Quando i manager prendono decisioni basate sui dati, possono essere certi di prendere la decisione giusta. Per esempio, lavorando solo d'istinto, i manager possono licenziare personale per risparmiare, salvo poi rendersi conto di aver perso collaboratori di grande talento.
Il bilancio
L'analisi dei processi aziendali offre alle organizzazioni una visione dei loro processi interni per identificare quelli che garantiscono l'efficienza e per migliorare o eliminare quelli che fanno perdere tempo, denaro e risorse.
Il processo spesso cambia tutto, dall'intera organizzazione agli stili di lavoro individuali, quindi i decisori informati devono condurlo correttamente. Ma la consulenza di un esperto aiuta a rendere semplici i cambiamenti complessi. Seguire i consigli riportati in questo articolo è un ottimo punto di partenza.
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