Come creare un piano di miglioramento dei processi in 4 semplici passi

Con la crescente digitalizzazione e complessità delle aziende, la capacità di snellire le operazioni e migliorare l'efficienza è un superpotere segreto. Un modo efficace per raggiungere questo obiettivo è creare e attuare un piano di miglioramento dei processi. Ciò comporta l'esame degli attuali processi aziendali, l'identificazione delle aree di miglioramento e l'implementazione delle modifiche per aumentare l'efficienza.

Vediamo come creare un piano di miglioramento dei processi in 4 semplici passi, ma prima di tutto esaminiamo alcuni fondamenti di Cos'è Business Process Management (BPM).

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I vantaggi di un piano di miglioramento dei processi ben implementato

I piani di miglioramento dei processi possono produrre molti vantaggi, tra cui la riduzione dei costi, l'aumento della produttività, il miglioramento del controllo della qualità, la maggiore soddisfazione dei clienti e l'incremento della redditività. Inoltre, consentono alle aziende di rimanere competitive facilitando l'innovazione e il miglioramento continuo.

Chi deve far parte di un team di miglioramento dei processi

Il miglioramento dei processi è uno sport di squadra. Se volete ottenere risultati a lungo termine, dovrete costruire un team efficace e collaborativo composto da ruoli diversi:

• un team di gestione del progetto guidato da un Project Manager per l'eccellenza o il miglioramento dei processi,
• sponsor esecutivi dalla leadership della business unit o dalla direzione aziendale,
• esperti di materia e process owner che sono gli esperti del lavoro da svolgere.

La pianificazione del miglioramento dei processi richiede capacità di comunicazione e pianificazione interfunzionali, quindi è necessario tenere presente anche il giusto mix di competenze ed esperienze per coordinare ed eseguire con successo i progetti in tutte le attività aziendali.

Cosa deve includere un piano di miglioramento dei processi

Un piano di miglioramento dei processi ben strutturato dovrebbe comprendere diversi elementi chiave.

Una sfida di processo SMART

In primo luogo, l'obiettivo del miglioramento del processo è fondamentale. Può trattarsi di una serie di obiettivi, dalla riduzione dei costi all'aumento dell'efficienza o al miglioramento della soddisfazione dei clienti. Una direzione chiara assicura che tutti gli sforzi di miglioramento dei processi abbiano uno scopo definito.

Un buon obiettivo può essere descritto in una dichiarazione di sfida del processo. Questo è idealmente descritto sotto forma di obiettivo intelligente, cioè (s) specifico, (m) misurabile, (a) raggiungibile, (r) rilevante e (t) limitato nel tempo. Ad esempio, potrebbe essere: "Per migliorare il nostro NPS, intendiamo ridurre del 30% il tempo di esecuzione del nostro processo di inserimento dei nuovi clienti entro la fine del prossimo trimestre".

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Affari Process discovery

Il prossimo viene process discovery. È fondamentale avere una conoscenza approfondita dello stato attuale dei processi. Esaminando meticolosamente le operazioni esistenti, è possibile evidenziare le inefficienze, le ridondanze o i colli di bottiglia da correggere.

Esistono diversi modi per diagnosticare e scoprire lo stato di salute dei processi esistenti, sia attraverso il software task mining o process mining che attraverso un workshop o un'analisi process discovery . Qualunque sia il metodo scelto, tenete a mente queste process discovery migliori pratiche.

Mappa del processo

Il terzo elemento chiave dei piani di miglioramento dei processi è process mapping. Una mappa dei processi è una rappresentazione visiva del processo, creata utilizzando diagrammi di flusso o strumenti diagrammatici simili, che aiuta a identificare le cause principali delle inefficienze. Il processo viene rappresentato passo per passo, facilitando l'individuazione dei problemi e l'elaborazione di soluzioni.

Process mapping consente di documentare e comunicare lo stato di salute dei processi esistenti e le loro prestazioni. Possono anche essere utilizzati per documentare i processi inefficienti e l'aumento dell'efficienza delle risorse derivante dalla riprogettazione degli attuali flussi di processo.

Strategia di implementazione e comunicazione

A questo punto si passa alla strategia di implementazione e al piano di comunicazione, in cui si definiscono i cambiamenti necessari e li si comunica ai principali stakeholder. A seconda delle esigenze specifiche dell'azienda, le modifiche possono variare da piccoli aggiustamenti a revisioni complete.

Una strategia di comunicazione efficace è fondamentale per garantire che tutte le parti interessate siano al corrente. Tutti i soggetti coinvolti devono essere a conoscenza dei cambiamenti imminenti, comprendere le ragioni per cui vengono attuati ed essere preparati a svolgere il proprio ruolo nella transizione. Se i miglioramenti richiedono ai dipendenti l'apprendimento di nuove competenze o strumenti, è necessario pianificare ed eseguire programmi di formazione.

Misurazione e standardizzazione dei processi

Infine, è necessario impostare la misurazione delle prestazioni per valutare il successo dei miglioramenti del processo. La misurazione regolare di questi indicatori chiave di prestazione (KPI) aiuta a determinare l'efficacia delle modifiche e a guidare gli aggiustamenti necessari. Il percorso di miglioramento dei processi non si esaurisce con l'implementazione delle modifiche; il processo migliorato deve essere riesaminato periodicamente per individuare ulteriori potenziali miglioramenti.

Con una misurazione efficace è possibile garantire la standardizzazione dei processi. Ciò consente di confermare che i diversi team e le parti interessate sono tutti conformi al piano di miglioramento dei processi e alle mappe dei processi concordate.

Ricordate che l'obiettivo finale di un piano di miglioramento dei processi è quello di migliorare le prestazioni aziendali affinando i processi cruciali. Non si tratta di un progetto una tantum, ma deve promuovere una cultura di miglioramento continuo.

Guida passo passo alla creazione di un piano di miglioramento dei processi

Con gli ingredienti giusti, potete eseguire il vostro piano di miglioramento dei processi attraverso un semplice schema a quattro "D":

1. Scoprire
2. Definire
3. Sviluppare
4. Consegnare

Fase 1: Scoprire lo stato di fatto attraverso process discovery

Process discovery è la fase iniziale della creazione di un piano di miglioramento dei processi. Questa fase prevede l'identificazione dei processi aziendali esistenti che devono essere migliorati. Alcune tecniche per raggiungere questo obiettivo sono l'osservazione, l'analisi dei documenti, le interviste e i workshop. L'obiettivo è comprendere appieno lo stato attuale del processo e identificare le aree di miglioramento.

Punti di decisione chiave PER Process Discovery

Il modo in cui si realizza il sito process discovery avrà un impatto notevole sulla quantità di informazioni e di valore che si otterranno da questa fase chiave.

In passato, process discovery è stato realizzato attraverso workshop, interviste ai principali stakeholder o studi sul tempo e sul movimento osservando i dipendenti mentre lavorano. Questo metodo collaudato è la pietra miliare dell'analisi dei processi aziendali, ma presenta dei limiti a supporto dei piani di miglioramento dei processi. In genere, la scoperta manuale richiede tempo e risorse per l'esecuzione e, se effettuata come progetto, process discovery non fornisce spunti per mantenere un piano di miglioramento continuo.

Oggi le soluzioni automatizzate process discovery come process mining e task mining rendono la fase di scoperta del processo molto più dettagliata, efficiente e scientifica. Inoltre, molti strumenti che offrono funzionalità process discovery automatizzate forniscono opportunità di miglioramento, controllo della conformità e simulazione del processo.

Fase 2: Definizione di "dovrebbe" attraverso process mapping

Dopo aver scoperto i processi, la fase successiva è process mapping. Si tratta di creare rappresentazioni visive dei processi identificati nella fase di scoperta. Le mappe di processo possono aiutare a visualizzare la sequenza degli eventi, a identificare i colli di bottiglia e a scoprire le inefficienze che potrebbero non essere evidenti a prima vista.

Elementi chiave di Process Mapping

Process mapping è parte integrante del miglioramento dei processi e può essere realizzato in diversi modi. La forma più semplice è il Diagramma di flusso di base, che rappresenta un processo in modo lineare utilizzando forme diverse per i compiti, le decisioni e i punti di inizio/fine.

I processi più complessi possono utilizzare un diagramma di flusso a corsie, in cui le diverse corsie rappresentano i diversi stakeholder o dipartimenti, visualizzando in modo efficace non solo le attività, ma anche chi ne è responsabile.

Le mappe del flusso del valore sono particolarmente utili per i processi di produzione; mappano non solo le fasi del processo, ma anche il flusso di materiali e informazioni, evidenziando dove viene aggiunto il valore.

Il Business Process Model and Notation (BPMN) è un metodo standardizzato per process mapping, che fornisce una visualizzazione dettagliata che include la sequenza, i messaggi, gli eventi e persino il tipo specifico di attività.

Infine, i diagrammi di flusso dei dati (DFD) si concentrano sul modo in cui i dati si muovono attraverso un sistema, mostrando dove hanno origine, dove vanno e come vengono modificati. Scegliendo il metodo più adatto, le aziende possono creare una mappa dei processi che fornisce una comprensione chiara e visiva delle loro operazioni e apre la strada a miglioramenti efficaci.

Fase 3: Sviluppare miglioramenti attraverso l'implementazione di processi collaborativi.

Una volta create le mappe dei processi, la fase successiva è l'implementazione dei processi. Si tratta di apportare le modifiche necessarie individuate durante la fase di mappatura. È fondamentale comunicare efficacemente queste modifiche a tutti gli stakeholder e fornire la formazione necessaria per garantire una transizione senza intoppi.

Tecniche efficaci per l'implementazione dei processi

Per ottenere un impatto significativo, il miglioramento dei processi richiede un approccio globale e strategico. Ecco alcuni aspetti chiave che possono contribuire al successo dell'implementazione.

Coinvolgere le parti interessate: Per garantire una transizione senza intoppi, è essenziale coinvolgere tutte le parti interessate fin dalle prime fasi del processo. Ciò include non solo coloro che saranno direttamente coinvolti nei cambiamenti, ma anche tutti coloro che ne saranno interessati. Il coinvolgimento delle parti interessate aiuta a raccogliere il sostegno, a incoraggiare la cooperazione e a identificare tempestivamente i potenziali problemi.

Comunicazione efficace: Una comunicazione chiara e coerente è fondamentale durante tutto il processo di implementazione. Tutti i soggetti coinvolti devono capire quali cambiamenti si stanno apportando, perché sono importanti e qual è il loro ruolo nel processo. È necessario fornire aggiornamenti regolari per tenere tutti informati sui progressi e sulle eventuali modifiche al piano.

Formazione: Se le modifiche ai processi richiedono nuove competenze o conoscenze, è fondamentale fornire una formazione. A seconda della complessità dei cambiamenti e degli stili di apprendimento dei dipendenti, si possono prevedere corsi di formazione individuali, workshop o risorse online.

Fase 4: ottenere risultati attraverso la standardizzazione dei processi

La fase finale della creazione di un piano di miglioramento dei processi è la loro standardizzazione. Ciò garantisce coerenza e continuità nel modo in cui i processi vengono eseguiti all'interno dell'organizzazione. La standardizzazione contribuisce inoltre a ridurre le variazioni e gli errori, migliorando così l'efficienza operativa complessiva.

La standardizzazione dei processi, in termini semplici, si riferisce alla pratica di stabilire procedure uniformi per le diverse operazioni aziendali. In questo modo si garantisce che i compiti vengano svolti in modo coerente, indipendentemente da chi li esegue o dal momento in cui vengono eseguiti.

Perché la standardizzazione è fondamentale per i processi?

Stabilendo processi chiari e ripetibili, le aziende possono eliminare le variazioni, migliorare l'efficienza e garantire la prevedibilità dei risultati.

• Coerenza dei risultati. La standardizzazione dei processi garantisce la coerenza dei risultati, indipendentemente da chi svolge il lavoro. Ciò consente di migliorare la qualità dei prodotti o dei servizi e la soddisfazione dei clienti.
• Riduzione degli errori e aumento della qualità. Riducendo la variabilità dei processi, la standardizzazione contribuisce a diminuire gli errori, migliorando la qualità dei risultati.
• Maggiore efficienza. I processi standardizzati eliminano i passaggi inutili, riducono la ridondanza e snelliscono i flussi di lavoro, portando a una maggiore efficienza operativa.
• Maggiore conformità. La standardizzazione semplifica la conformità ai requisiti normativi, poiché i processi sono chiaramente definiti e facilmente verificabili.

Le migliori pratiche per ottimizzare il piano di miglioramento dei processi

È importante ricordare che il miglioramento dei processi è un'attività continua. È fondamentale monitorare e analizzare costantemente i processi migliorati per individuare eventuali miglioramenti. Il coinvolgimento dei membri del team nel processo e la creazione di una cultura del miglioramento continuo sono altre strategie chiave per ottimizzare il piano di miglioramento dei processi.

Utilizzare i giusti KPI per il miglioramento dei processi

Quando si sviluppa un piano di miglioramento dei processi, è importante utilizzare obiettivi e traguardi misurabili che definiscano operazioni più efficienti.

10 indicatori chiave di prestazione (KPI) che possono essere utilizzati per misurare il successo del miglioramento dei processi:

1. Tempo di ciclo: misura il tempo totale dall'inizio alla fine del processo. Riducendo questo tempo, è possibile migliorare la produttività.
2. Costo per transazione: Questo KPI aiuta a determinare l'efficacia dei costi di un processo, misurando quanto costa ogni transazione in termini di risorse.
3. Efficienza dei processi: Questo KPI misura il rapporto tra output e input nei vostri processi. Un'efficienza elevata indica che un processo produce un output elevato con scarti minimi.
4. Tasso di errore: Il monitoraggio del numero di errori o difetti può aiutare a valutare la qualità di un processo e il suo miglioramento nel tempo.
5. Soddisfazione dei clienti: Conducendo sondaggi o raccogliendo feedback, è possibile misurare il grado di soddisfazione dei clienti per un determinato processo.
6. Produttività dei dipendenti: Questo KPI misura la quantità di lavoro che ogni dipendente è in grado di completare. I miglioramenti in quest'area potrebbero indicare il successo delle modifiche ai processi.
7. Tasso di conformità: Se i vostri processi devono essere conformi a normative o standard specifici, questo KPI può monitorare il vostro tasso di successo nel soddisfare tali requisiti.
8. Tasso di esecuzione corretta al primo tentativo: Questo KPI valuta l'efficacia di un processo misurando la frequenza con cui le attività vengono completate correttamente al primo tentativo.
9. Tasso di completamento in tempo: Misura la frequenza con cui i processi vengono completati entro i tempi previsti.
10. Riduzione dei rifiuti: In un contesto manifatturiero o di produzione, questo KPI può essere utilizzato per misurare la quantità di rifiuti prodotti in un processo e come questa diminuisce nel tempo con i miglioramenti.

Conclusione

La creazione di un piano di miglioramento dei processi può sembrare un compito scoraggiante, ma con l'approccio e le tecniche giuste può incrementare significativamente l'efficienza e la produttività della vostra azienda. Ricordate che il piano di miglioramento dei processi è uno strumento strategico che aiuta l'innovazione continua e la competitività nel mercato dinamico di oggi. Dal sito process discovery, alla mappatura e all'implementazione, fino alla standardizzazione, ogni fase svolge un ruolo fondamentale nel perfezionare e migliorare i processi aziendali.

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