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Process discovery è una componente cruciale di Cos'è Business Process Management (BPM) e intelligent automation. La comprensione della sua essenza e l'impiego delle migliori pratiche possono migliorare significativamente l'efficienza operativa dell'organizzazione e garantire l'eccellenza dei processi.
Che cos'è esattamente process discovery?
Process discovery è un insieme di tecniche utilizzate in Cos'è Business Process Management (BPM) per identificare, apprendere e comprendere i processi reali all'interno di un'organizzazione. Si tratta di identificare eventi, fattori scatenanti, attività e risultati per creare una visione "as-is" dei processi aziendali al fine di migliorarli.
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Process discovery svolge un ruolo fondamentale nel migliorare l'efficienza aziendale. Identificando colli di bottiglia, ridondanze e inefficienze, fornisce spunti per il miglioramento e l'ottimizzazione, fungendo da base per l'automazione dei processi e le iniziative di trasformazione.
Le migliori pratiche in Process Discovery
L'adozione delle best practice in process discovery può fare la differenza tra una trasformazione di successo e una non riuscita. Eccone alcune da considerare:
1. Sfruttare un quadro di riferimento process discovery
I migliori risultati di un esercizio di process discovery si ottengono quando si pianifica in anticipo e si utilizza un quadro di riferimento process discovery per stabilire come le intuizioni vengono trasformate in miglioramenti del processo. Nell'infografica qui sopra abbiamo un esempio di struttura a quattro fasi process discovery che include le quattro fasi "D" di "discover", "define", "develop" e "deliver", ispirate ai più diffusi modelli di scoperta dei prodotti.
2. Abbracciare gli strumenti di automazione della scoperta
L'automazione è il vostro alleato in process discovery. Esistono oltre 20 opzioni disponibili per il softwareprocess discovery che consentono di mappare automaticamente i processi e di risparmiare tempo, ridurre gli errori e fornire una visione olistica delle operazioni aziendali. Questi strumenti offrono molti vantaggi che vanno oltre l'analisi dei processi allo stato attuale. Inoltre, consentono aggiornamenti in tempo reale, assicurando che le mappe dei processi rimangano accurate e pertinenti.
3. Impegnarsi attivamente con tutte le parti interessate
Process discovery è uno sforzo di collaborazione. È essenziale coinvolgere tutte le parti interessate, dai dipendenti che svolgono le mansioni quotidiane ai manager che supervisionano le operazioni. Un errore fondamentale è quello di non includere i punti di vista e le opinioni delle persone che svolgono effettivamente il lavoro. Le loro intuizioni possono fornire una comprensione più approfondita dei processi, aiutando a identificare le aree di miglioramento.
4. Concentrarsi sui giusti indicatori di prestazione chiave (KPI)
Un vecchio detto dell'eccellenza operativa recita: "Non si può gestire ciò che non si può misurare". La definizione dei giusti KPI o obiettivi misurabili è fondamentale per il successo del sito process discovery . Essi aiutano a misurare l'efficienza e l'efficacia dei processi, guidando il processo decisionale e facilitando il miglioramento continuo. Allineate sempre gli sforzi di process discovery con i KPI e gli obiettivi aziendali chiave dell'organizzazione.
5. Non scoprire e dimenticare
Process discovery non è un compito da svolgere una volta sola. Richiede un monitoraggio e aggiornamenti regolari per riflettere i cambiamenti nelle operazioni aziendali. Mantenere aggiornate le mappe dei processi garantisce che rimangano una risorsa preziosa per il processo decisionale e il miglioramento dei processi. Meglio ancora, utilizzate il softwareprocess intelligence per avere una visione accurata delle attività, dei processi e dell'uso dei sistemi IT in tempo reale.
Le insidie più comuni di Process Discovery e come evitarle
Sebbene il sito process discovery possa offrire notevoli vantaggi, è anche soggetto a errori comuni. Eccone alcuni comuni a cui prestare attenzione:
Trappola 1: trascurare i dettagli
La mancanza di dettagli minimi può portare a mappe e modelli di processo imprecisi. Per evitarlo, è necessario garantire una revisione approfondita dei processi, coinvolgendo tutti gli stakeholder e utilizzando strumenti automatizzati come task mining o process mining che catturano ogni evento nei minimi dettagli.
Trappola 2: resistenza al cambiamento
I dipendenti possono opporsi ai cambiamenti derivanti da process discovery per paura o incertezza. Affrontate questo problema promuovendo una comunicazione aperta, fornendo formazione e sottolineando i vantaggi dei cambiamenti. Prendete in considerazione l'idea di inserire dei "campioni del cambiamento" all'interno dei team che svolgono il lavoro vero e proprio, che mantengano i progressi e la responsabilità del miglioramento dei processi.
Trappola 3: trascurare il miglioramento continuo
Process discovery non è un progetto una tantum, ma un impegno continuo. Trascurare il miglioramento continuo può portare a mappe di processo obsolete e a perdere opportunità di ottimizzazione. Evitate questo inconveniente stabilendo revisioni e aggiornamenti periodici, oppure mantenete un controllo continuo della conformità attraverso strumenti di analisi dei processi.
Prospettive future: oltre il 2024
Secondo l'analisi completa di Allied Market Research, il mercato globale dell'analisi dei processi è destinato a crescere nei prossimi anni, raggiungendo i 18,6 miliardi di dollari entro il 2031. Sebbene process discovery rappresenti un piccolo segmento di questo mercato, ha sempre mostrato promettenti segnali di crescita. Finora l'uso degli strumenti di process discovery è avvenuto soprattutto in Nord America, ma si prevede che l'Asia e il Pacifico cresceranno e assumeranno posizioni di primo piano in questo ambito.
In conclusione
Process discovery può essere parte integrante di qualsiasi azienda che punti all'eccellenza operativa. Comprendendo cosa comporta e adottando best practice come l'automazione, il coinvolgimento degli stakeholder, l'attenzione ai KPI e il miglioramento continuo, le organizzazioni possono ottimizzare i loro processi, migliorare l'efficienza e guidare la crescita.
