Molte aziende utilizzano l' analisi dei processi come metodo chiave per comprendere e migliorare i processi aziendali. Sebbene l'analisi sia semplice, il valore aggiunto di Cos'è Business Process Management (BPM) deriva da un'esecuzione efficace. In questo articolo esploreremo le fasi e le pratiche chiave per un'implementazione di successo dei processi.
Che cos'è esattamente l'implementazione di un processo?
L'implementazione dei processi aziendali è il momento di mettere in pratica il processo migliorato o reingegnerizzato. L'implementazione è un'attività continua che richiede un'attenta pianificazione e tempo sufficiente per garantire che gli attori del processo siano ben formati, informati e soddisfatti dei cambiamenti proposti.
L'implementazione di nuovi processi può portare numerosi vantaggi a un'azienda. Semplificando i flussi di lavoro, le aziende possono ottimizzare l'allocazione delle risorse e ridurre i passaggi non necessari. L'implementazione di processi migliori promuove l'efficienza eliminando i colli di bottiglia e riducendo il lavoro manuale, contribuendo a ridurre gli errori e migliorando la qualità dei risultati. Infine, i nuovi processi possono supportare la crescita dell'azienda consentendo la scalabilità e l'adattabilità alle mutevoli richieste del mercato.
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L'implementazione dei processi è parte integrante del più ampio sforzo di reingegnerizzazione dei processi. La reingegnerizzazione dei processi comporta la riprogettazione e il miglioramento dei processi esistenti per ottenere miglioramenti significativi delle prestazioni. Tuttavia, il successo della reingegnerizzazione dei processi dipende in larga misura dall'efficace implementazione dei nuovi processi. Quanto migliori sono il piano di reengineering e la sua esecuzione, tanto più agevole sarà la fase di implementazione, soprattutto se combinata con le cinque pratiche di implementazione.
Qual è il piano di implementazione del processo?
Un piano di implementazione dei processi è una tabella di marcia completa che delinea le fasi e le strategie necessarie per introdurre ed eseguire con successo processi nuovi o migliorati all'interno di un'organizzazione. Serve come guida per i process owner e gli stakeholder coinvolti nell'implementazione, garantendo un approccio strutturato e organizzato.
Il piano di solito include elementi chiave come gli obiettivi e le finalità dell'implementazione, la tempistica, l'allocazione delle risorse, i ruoli e le responsabilità dei membri del team, le strategie di comunicazione, i requisiti di formazione e le misure di valutazione. Il piano di implementazione fornisce un quadro chiaro per l'esecuzione del processo di implementazione, l'allineamento degli stakeholder e il raggiungimento dei risultati desiderati. È uno strumento prezioso per la gestione del progetto e aiuta a gestire e monitorare efficacemente i progressi durante il percorso di implementazione.
Cinque pratiche chiave per un'implementazione di successo dei processi
1. Seguire un percorso felice e infelice
Comprendere la realtà e le deviazioni rispetto al processo aziendale desiderato con percorsi felici aiuta i proprietari dei processi e i team a verificare se i nuovi processi funzionano senza problemi. Un dipendente che dimostra le azioni pensate nella fase di reingegnerizzazione, come la facilità di adozione della nuova tecnologia, l'adesione al nuovo processo e così via, segue il sito happy path.
Tuttavia, raramente le cose scorrono bene durante i grandi progetti. Individuare un percorso indesiderato aiuta i proprietari dei processi a prepararsi agli inevitabili intoppi e deviazioni che incontreranno lungo il percorso, come ad esempio:
- I dipendenti non hanno ricevuto una formazione adeguata sul nuovo sistema.
- È necessario reclutare persone con esperienza in una particolare tecnologia e con un insieme specifico di competenze, e il reclutamento richiede molto tempo.
- I dipendenti ritengono che il nuovo processo abbia influito negativamente sulla cultura aziendale e sulle dinamiche di squadra.
Durante l'implementazione di un nuovo processo, ricordate il film del 1939 "Il mago di Oz". La strada di mattoni gialli conduce alla destinazione desiderata, ma è piena di cose che possono spingervi sul ciglio del marciapiede. Dovete essere pronti a reagire a queste sfide per rimanere sulla retta via.
2. Garantire l'allineamento con una comunicazione e un feedback chiari
All'inizio del processo di implementazione, il top management deve essere d'accordo e allineato con la nuova visione. Per ottenere l'allineamento e l'adesione dei dipendenti, il management deve spiegare chiaramente il motivo dei cambiamenti e la loro importanza. La comunicazione dei cambiamenti tramite una serie di e-mail, comunicati stampa o video esplicativi approfonditi non sarà sufficiente a garantire l'adesione di tutti gli attori del processo.
Quando si implementa un nuovo processo, è meglio comunicare con incontri regolari, riunioni, incontri individuali e sessioni di feedback. Si tratta di un progetto continuo e i dipendenti devono poter porre domande, esprimere dubbi e condividere idee. Imporre i cambiamenti può provocare disordini tra i team, con il rischio di sgretolare la cultura aziendale, diminuire la soddisfazione dei dipendenti e persino aumentare il tasso di turnover del personale.
3. Preparatevi ad affrontare le asperità della strada
La resistenza al cambiamento è comune durante l'implementazione dei processi. I dipendenti possono sentirsi nervosi per i cambiamenti alla cultura aziendale, alla stabilità del posto di lavoro o all'introduzione di nuove tecnologie. È importante riconoscere che una piccola e sana resistenza è normale e può fornire spunti preziosi. Offre l'opportunità di affrontare le preoccupazioni, apportare le necessarie modifiche al piano e garantire un'implementazione più agevole. Anticipando e affrontando i potenziali ostacoli, le aziende possono attenuare le resistenze e aumentare le probabilità di successo dell'implementazione.
4. Fornire una formazione adeguata
In teoria, un responsabile delle paghe è la persona ideale per gestire in modo efficiente un nuovo sistema di paghe fin dal primo giorno di implementazione. In realtà, al responsabile delle buste paga devono essere assegnati tempo e risorse sufficienti per essere inserito e pagare gli stipendi agli altri dipendenti. Ricordate che il responsabile delle paghe non deve vedersi imporre un nuovo metodo di lavoro durante la fase di implementazione. Qualsiasi modifica deve essere concordata durante la fase di BPR.
5. Utilizzare il software process intelligence
Esistono molti software di implementazione e alcuni sono più adatti alle vostre esigenze di altri. Tuttavia, molti team trovano l'implementazione più semplice con il software process intelligence che riporta i progressi in tempo reale.
Se siete alla guida di progetti di implementazione di nuovi processi, in genere è difficile capire come funzionano realmente. I dipendenti il cui lavoro è influenzato dal cambiamento del processo aziendale devono ancora fornire gli stessi risultati ai loro clienti. Per questo motivo, durante il processo di cambiamento le persone sono impegnate e talvolta ansiose, nel tentativo di ottenere una comprensione obiettiva di ciò che funziona e di ciò che non funziona.
L'offerta di trasparenza durante la fase di implementazione, insieme a report automatici e raccomandazioni di facile comprensione, aiuta il vostro team a partire subito. Vedere gli effetti del cambiamento in tempo reale è fondamentale per la gestione del cambiamento.
Formazione e coinvolgimento dei dipendenti per un'implementazione di successo del processo
Il coinvolgimento dei dipendenti è assolutamente essenziale per il successo dell'implementazione dei processi. Tutti i dipendenti dell'azienda sono direttamente coinvolti nell'esecuzione dei processi e il loro impegno e il loro sostegno sono fondamentali per l'efficacia dei cambiamenti. Coinvolgere i dipendenti nella fase di pianificazione, comunicare chiaramente le ragioni del cambiamento e rispondere alle loro preoccupazioni contribuisce ad aumentare il livello di adesione e il successo dell'implementazione.
È importante creare un ambiente in cui i dipendenti si sentano autorizzati a fornire feedback, porre domande e condividere idee durante il processo di implementazione. Dando la priorità alla formazione e al coinvolgimento dei dipendenti, le aziende possono aumentare le possibilità di un'implementazione fluida e di successo, che in ultima analisi porterà a un miglioramento delle prestazioni e dei risultati.
Esempio: Aggiornamento del sistema di paghe di Helsinki - quando piccoli intoppi hanno causato problemi significativi
Recentemente, molti lavoratori della città di Helsinki hanno avuto problemi con i pagamenti degli stipendi a causa di errori informatici dovuti all'aggiornamento del sistema di pagamento delle retribuzioni. Il dipartimento finanziario ha citato errori nelle numerose fasi di implementazione necessarie per modificare un sistema responsabile del pagamento di quasi 40.000 persone.
Diversi piccoli errori di implementazione hanno fatto sì che 7.000 messaggi non letti segnalassero problemi di pagamento e che i lavoratori ricorressero a prestiti ad alto interesse a causa di stipendi non pagati. Un lavoratore è rimasto scioccato nel vedere uno stipendio di 370.000 euro anziché 3.700 euro sul proprio conto. Questo caso mostra come piccoli problemi e la mancanza di un'efficace intelligence per monitorare l'implementazione possano causare, ad esempio:
- Reputazione danneggiata
- Tempo e denaro extra necessari per correggere gli errori
- Un ritmo di lavoro più lento
- Lavoratori e clienti frustrati
- La necessità di presentare scuse ufficiali
- Un'esperienza di implementazione negativa potrebbe compromettere le possibilità di ottenere l'adesione dei dipendenti ai progetti futuri.
- I dipendenti potrebbero andarsene dopo essersi sentiti frustrati dalla gestione dei punti critici.
- Perdita di attività a causa di clienti frustrati o di una reputazione danneggiata.
Monitoraggio e valutazione continui
L'implementazione dei processi non si esaurisce con la messa in pratica dei nuovi processi. Il monitoraggio e la valutazione continui sono essenziali per misurare l'efficacia dei processi implementati e identificare le aree di miglioramento. È necessario stabilire degli indicatori chiave di prestazione (KPI) per monitorare il successo dell'implementazione e valutare se i risultati desiderati sono stati raggiunti. Una valutazione regolare consente alle aziende di apportare modifiche basate sui dati, di affrontare eventuali problemi o sfide e di ottimizzare i processi per ottenere risultati migliori.
In conclusione
La riprogettazione e l'implementazione consistono nel migliorare lo stato precedente per ottenere processi migliori, un lavoro migliore, sistemi migliori e un servizio migliore. Tuttavia, non è un compito semplice e richiede un'attenta pianificazione, allineamento e formazione. Seguendo le fasi e le best practice descritte, le aziende possono aumentare le probabilità di successo dell'implementazione dei processi.
Una comunicazione chiara, un feedback continuo e una formazione adeguata sono elementi chiave per ottenere l'adesione dei dipendenti e garantire una transizione senza problemi. Inoltre, l'utilizzo del softwareprocess intelligence fornisce preziose informazioni e consente una gestione efficace del cambiamento. Il monitoraggio diligente e il miglioramento continuo sono essenziali per mantenere i benefici dei processi implementati.
