Che cos'è l'analisi delle cause profonde?

L'analisi delle cause profonde è un efficace strumento di problem solving che aiuta a identificare la causa principale di un problema. Nella scienza dei dati e nell'ingegneria viene utilizzata per identificare la causa di fondo di un problema ed elaborare una soluzione efficace. In questa guida di semplice comprensione, esamineremo le fasi dell'analisi delle cause profonde, forniremo esempi e discuteremo le insidie più comuni.

Che cos'è l'analisi delle cause profonde?

L'analisi delle cause profonde è il processo di scoperta delle cause principali dei problemi, al fine di individuare soluzioni adeguate. È ampiamente utilizzata nelle operazioni IT e aziendali, nella produzione e in process mining.

Importanza dell'analisi delle cause profonde in BPM

L'analisi delle cause profonde è una componente chiave di Cos'è Business Process Management (BPM) (BPM) perché aiuta le organizzazioni a identificare e affrontare le questioni di fondo che causano problemi nei loro processi. Individuando le cause principali, le aziende possono apportare miglioramenti duraturi che portano a una maggiore efficienza, efficacia e redditività.

Ecco alcuni motivi per cui l'RCA è importante in BPM:

• Identificare e risolvere i problemi principali. La RCA aiuta a identificare i problemi fondamentali che possono influire su un processo aziendale, anziché concentrarsi sui sintomi o sui problemi superficiali. Ciò consente una comprensione più approfondita della situazione e dei fattori che contribuiscono al problema.
• Prevenire guasti e colli di bottiglia. Identificando le cause alla radice dei problemi, le organizzazioni possono implementare azioni correttive che impediscono il ripetersi di problemi simili in futuro. Questo approccio proattivo contribuisce a migliorare la stabilità e l'efficienza complessiva dei processi aziendali.
• Miglioramento continuo. La RCA è un aspetto essenziale del miglioramento continuo, che è un principio chiave di BPM. Analizzando costantemente i processi alla ricerca delle cause dei problemi, le organizzazioni possono apportare modifiche incrementali che portano a significativi miglioramenti a lungo termine delle prestazioni e della produttività.
• Riduzione dei costi. Affrontare le cause dei problemi alla radice spesso porta a un risparmio sui costi, in quanto riduce la necessità di soluzioni temporanee, di rilavorazioni o di risorse aggiuntive per gestire i problemi in corso. Ottimizzando i processi ed eliminando gli sprechi, le aziende possono ottenere di più con meno.
• Migliorare la soddisfazione dei clienti. Migliorare i processi aziendali affrontando le cause principali può portare a una migliore esperienza del cliente. Processi efficienti si traducono in una consegna tempestiva di prodotti e servizi, in una riduzione degli errori e in un miglioramento della qualità, tutti fattori che contribuiscono ad aumentare la soddisfazione dei clienti.
• Identificare le fonti di vantaggio competitivo. Le aziende che eseguono costantemente l'analisi delle cause profonde e affrontano i problemi sottostanti sono meglio posizionate per rimanere davanti ai loro concorrenti. Migliorando continuamente i processi e risolvendo i problemi, le aziende possono adattarsi più rapidamente alle mutevoli condizioni di mercato e mantenere un vantaggio competitivo.
• Migliorare la soddisfazione dei dipendenti. Quando i dipendenti comprendono l'importanza della RCA e partecipano al processo, è più probabile che si sentano coinvolti e impegnati nel successo dell'organizzazione. Il coinvolgimento dei dipendenti nelle attività di risoluzione dei problemi può favorire una cultura del miglioramento continuo e della responsabilità condivisa.

In sintesi, l'analisi delle cause profonde è un aspetto essenziale di Cos'è Business Process Management (BPM), in quanto aiuta le organizzazioni a identificare e affrontare i problemi di fondo che interessano i loro processi. Questo porta a una maggiore efficienza, a risparmi sui costi, a una maggiore soddisfazione dei clienti e a un vantaggio competitivo sul mercato.

Fasi dell'analisi delle cause principali

L'analisi delle cause principali può essere suddivisa in sei fasi.

1. Identificare il problema: il primo passo è definire chiaramente il problema. Questo deve essere fatto in modo conciso, per delineare chiaramente il problema.

2. Raccolta di dati: la fase successiva consiste nel raccogliere i dati relativi al problema. Si può trattare di documenti, interviste o qualsiasi altro dato che possa aiutare a identificare la causa principale.

3. Analizzare i dati: una volta raccolti, i dati devono essere analizzati per identificare modelli o tendenze che possono essere correlati al problema.

4. Identificazione delle cause profonde: una volta analizzati i dati, è possibile identificare le cause profonde. Questa è la fase chiave del processo, poiché è la causa principale che deve essere affrontata per risolvere il problema.

5. Sviluppare soluzioni: una volta identificate le cause principali, è possibile sviluppare soluzioni per risolvere il problema.

6. Implementazione delle soluzioni: la fase finale consiste nell'implementare le soluzioni e garantire che il problema sia stato completamente risolto.

Metodo dei 5 perché per l'analisi delle cause principali

Il metodo dei 5 perché è una tecnica di analisi delle cause semplice ed efficace, spesso utilizzata nelle iniziative di problem solving e di miglioramento continuo. È stato sviluppato da Sakichi Toyoda, il fondatore di Toyota Industries, e in seguito è diventato una parte essenziale del Toyota Production System. La tecnica si basa sul principio di chiedere cinque volte "Perché?" per identificare la causa principale di un problema.

Il metodo dei 5 perché segue questi passi fondamentali:

1. Definire il problema: indicare chiaramente la questione che si sta cercando di risolvere. È importante avere una dichiarazione del problema ben definita per garantire che tutti i partecipanti all'analisi comprendano l'ambito dell'indagine.
2. Chiedere "Perché?": Una volta definito il problema, chiedete "Perché è successo?" per determinare la causa immediata del problema. Questa prima domanda "Perché?" deve concentrarsi sulla comprensione della causa diretta del problema.
3. Continuare a chiedere "Perché?": Dopo aver identificato la causa immediata, chiedete di nuovo "Perché?" per scoprire le cause sottostanti. Continuate a chiedere "Perché?" e a trovare le risposte finché non raggiungete la causa principale del problema. Di solito questo avviene entro cinque iterazioni, ma potrebbero essere di più o di meno, a seconda della complessità del problema.
4. Identificare la causa principale: La causa principale è la ragione fondamentale che sta alla base del problema, e affrontarla eviterà che il problema si ripresenti. Tenete presente che le cause principali possono essere molteplici, a seconda della complessità del problema.
5. Implementare le azioni correttive: Una volta identificata la causa o le cause principali, sviluppare e implementare azioni correttive per risolvere il problema ed evitare che si ripeta. Monitorate l'efficacia di queste azioni correttive e modificatele se necessario per garantire la completa risoluzione del problema.

Il metodo dei 5 perché può essere un approccio semplice all'analisi delle cause profonde che può essere applicato a un'ampia gamma di problemi. È particolarmente utile per problemi relativamente semplici, ma può anche essere utilizzato come punto di partenza per indagini più complesse. Chiedendo ripetutamente "Perché?" e cercando le risposte, il metodo aiuta le organizzazioni a identificare le cause alla base dei problemi e a implementare soluzioni durature.

Esempi di analisi delle cause principali

L'analisi delle cause profonde può essere utilizzata in diversi settori e contesti. Ecco alcuni esempi:

• Sanità: L'analisi delle cause profonde può essere utilizzata nel settore sanitario per identificare le cause degli errori medici e sviluppare soluzioni per prevenirli.
• Produzione: L'analisi delle cause profonde può aiutare a identificare la causa dei problemi di produzione e a sviluppare soluzioni per aumentare l'efficienza.
• Servizi: L'analisi delle cause principali può essere utilizzata per identificare e risolvere i problemi legati ai servizi IT, come quelli relativi al software o all'hardware.

Insidie comuni dell'analisi delle cause profonde

Sebbene l'analisi delle cause profonde sia un potente strumento di risoluzione dei problemi, ci sono alcune insidie comuni da tenere presenti.

• Concentrarsi sui sintomi. È importante evitare di concentrarsi sui sintomi del problema e concentrarsi invece sulla causa principale.
• Non raccogliere dati sufficienti. è importante raccogliere dati sufficienti per garantire l'identificazione accurata della causa principale.
• Troppa fretta nell'implementare le soluzioni. È importante prendersi il tempo necessario per sviluppare soluzioni efficaci che affrontino la causa principale.
• Troppa attenzione a happy path. Nel miglioramento dei processi aziendali, spesso si ha un "happy path " idealizzato che descrive come i processi dovrebbero funzionare e che non è legato alla realtà delle organizzazioni aziendali complesse.

Conclusione

L'analisi delle cause profonde è un potente strumento di problem solving che può aiutare le organizzazioni a identificare e risolvere rapidamente i problemi. Suddividendo il processo in sei fasi, le organizzazioni possono assicurarsi di identificare e affrontare efficacemente la causa principale del problema. Inoltre, è importante essere consapevoli delle insidie più comuni, come concentrarsi sui sintomi, non raccogliere abbastanza dati e implementare troppo velocemente le soluzioni. Seguendo questi passaggi ed evitando le insidie più comuni, le organizzazioni possono assicurarsi di utilizzare efficacemente l'analisi delle cause profonde per risolvere i problemi.

Il prossimo passo: leggere come il sito task mining (OCTM), incentrato sugli oggetti, apre un modo semplice per condurre l'analisi delle cause principali. Leggete l'ebook OCTM.