L'eccellenza dei processi è un termine comunemente usato nell'ambito Cos'è Business Process Management (BPM). Può avere significati diversi per persone diverse. In questo articolo esaminiamo le diverse prospettive e riassumiamo ciò che i leader aziendali devono sapere.
Che cos'è l'eccellenza dei processi?
L'eccellenza dei processi è la pratica di migliorare continuamente l'efficienza, l'efficacia e la qualità dei processi e delle operazioni aziendali attraverso un quadro di eccellenza operativa. Si tratta di una combinazione di tecniche di miglioramento, progettazione e gestione dei processi che mirano a ottimizzare le prestazioni organizzative. L'eccellenza dei processi consente alle organizzazioni di ottenere risultati migliori e di promuovere la crescita.
Perché l'eccellenza dei processi è importante?
L'eccellenza dei processi è uno sforzo continuo per migliorare il modo in cui le aziende operano e creare valore per clienti, dipendenti e stakeholder. Le organizzazioni utilizzano l'eccellenza dei processi per identificare le opportunità di miglioramento e creare soluzioni innovative. L'eccellenza dei processi si concentra su una serie di attività diverse basate sui processi, come process mapping, l'automazione dei processi e la loro reingegnerizzazione. L'eccellenza dei processi è uno strumento potente per le organizzazioni che vogliono migliorare la qualità, la velocità e i costi delle loro operazioni. Aiuta le organizzazioni a identificare i punti deboli dei processi e a progettare soluzioni migliori.
Eccellenza dei processi vs Eccellenza operativa vs Eccellenza commerciale
L'eccellenza dei processi, l'eccellenza operativa e l'eccellenza aziendale sono concetti correlati che si concentrano sul miglioramento delle prestazioni organizzative.
- L'eccellenza dei processi (PEX) è la pratica di migliorare continuamente l'efficienza, l'efficacia e la qualità dei processi e delle operazioni aziendali.
- L'eccellenza operativa (OpEX) si concentra sulla razionalizzazione e sull'ottimizzazione delle attività e delle operazioni quotidiane.
- L'eccellenza aziendale (BEX) si concentra sulla creazione di valore per il cliente e sul raggiungimento di obiettivi organizzativi a lungo termine. Tutti e tre gli approcci sono essenziali per raggiungere l'eccellenza organizzativa e creare un vantaggio competitivo.
I 10 principali strumenti e metodologie per l'eccellenza dei processi
L'eccellenza dei processi non è né un'arte né una scienza. In realtà, è una combinazione di entrambe. Per raggiungere l'eccellenza dei processi sul posto di lavoro si può ricorrere a una serie di metodologie o sistemi diversi, ma non esiste un unico modo standard per ottenere risultati. I 10 principali strumenti di eccellenza dei processi da prendere in considerazione sono:
- Six Sigma: Six Sigma è una metodologia basata sui dati e incentrata sulla riduzione della variabilità dei processi e dei difetti. Utilizza l'analisi statistica per identificare le cause dei problemi e implementare miglioramenti. La metodologia segue due schemi di gestione dei progetti: DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control) per i processi esistenti e DMADV (Define, Measure, Analyze, Design, Verify) per i nuovi processi.
- Lean: la metodologia Lean mira a massimizzare il valore del cliente riducendo al minimo gli sprechi. Cerca di creare più valore con meno risorse eliminando le attività o i processi che non aggiungono valore. I principi del Lean includono: il miglioramento continuo, il rispetto per le persone, il lavoro standardizzato, la produzione su base pull e la produzione just-in-time.
- Kaizen: Kaizen è un termine giapponese che significa miglioramento continuo. Comporta piccoli cambiamenti incrementali volti a ottimizzare i processi e a eliminare gli sprechi. Il Kaizen incoraggia il coinvolgimento dei dipendenti e il lavoro di squadra, favorendo una cultura di apprendimento e miglioramento continuo.
- Gestione della qualità totale (TQM): Il TQM è un approccio gestionale che mira a raggiungere il successo a lungo termine attraverso la soddisfazione del cliente. Si concentra sul miglioramento continuo, sulla responsabilizzazione dei dipendenti e sull'efficienza dei processi. I principi chiave del TQM includono un approccio incentrato sul cliente, l'impegno del management, il miglioramento continuo e il coinvolgimento dei dipendenti.
- Reingegnerizzazione dei processi aziendali (BPR): Il BPR comporta una riprogettazione radicale dei processi di un'organizzazione per ottenere miglioramenti significativi delle prestazioni, come la riduzione dei costi, la velocità e la qualità. Richiede un'analisi approfondita dei processi esistenti e lo sviluppo di nuovi processi più efficienti.
- Mappatura del flusso di valore (VSM): Il VSM è uno strumento Lean utilizzato per rappresentare visivamente il flusso di materiali e informazioni all'interno di un processo. Aiuta a identificare i colli di bottiglia, gli sprechi e le opportunità di miglioramento. Il VSM consente alle organizzazioni di ottimizzare i processi concentrandosi sulle attività che aggiungono valore e riducendo al minimo quelle che non ne aggiungono.
- 5S: le 5S sono una metodologia di organizzazione del lavoro nata in Giappone. Si compone di cinque fasi: Ordinare, Mettere in ordine, Far brillare, Standardizzare e Sostenere. L'obiettivo è creare un ambiente di lavoro pulito, organizzato ed efficiente che favorisca la produttività e la sicurezza.
- PDCA (Plan-Do-Check-Act): Il PDCA è un ciclo di miglioramento continuo utilizzato per risolvere i problemi e migliorare i processi. Comporta la pianificazione del cambiamento (Plan), l'implementazione del cambiamento (Do), la verifica dei risultati (Check) e gli aggiustamenti necessari (Act). Il ciclo viene poi ripetuto per garantire un miglioramento continuo.
- Balanced Scorecard (BSC): La BSC è uno strumento di gestione strategica che traduce la visione e la strategia di un'organizzazione in una serie di misure di performance. Fornisce una visione completa delle prestazioni di un'organizzazione considerando quattro prospettive: finanziaria, dei clienti, dei processi interni e di apprendimento e crescita.
- Gemba Walk: Il Gemba Walk è una pratica di Lean management che prevede che manager e leader visitino il luogo di lavoro (gemba) per osservare i processi, confrontarsi con i dipendenti e identificare le aree di miglioramento. Promuove il miglioramento continuo, il coinvolgimento dei dipendenti e una migliore comprensione dell'ambiente di lavoro.
Eccellenza dei processi sul posto di lavoro
L'eccellenza dei processi può essere considerata una parte fondamentale del sistema complessivo di gestione delle prestazioni di un'organizzazione.
Sempre più aziende riconoscono l'eccellenza dei processi come un elemento importante del successo organizzativo. Aiuta le organizzazioni ad allineare i processi agli obiettivi strategici, a migliorare il servizio ai clienti e ad aumentare l'efficienza.
Fasi chiave di un quadro di eccellenza dei processi
Sebbene l'eccellenza dei processi sia un termine ampio che può avere significati diversi per persone diverse, ci sono otto fasi o passaggi chiave dell'attività che rientrano nel quadro dell'eccellenza dei processi:
- Process mapping: Identificare le fasi, le risorse e gli obiettivi di un processo.
- Miglioramento dei processi: Identificare le opportunità per ridurre i costi e migliorare l'efficienza.
- Progettazione dei processi: Creare processi ideali 'happy path' ideale per soddisfare le esigenze dei clienti e gli obiettivi organizzativi.
- Monitoraggio dei processi: Monitoraggio dei processi per garantire il raggiungimento degli obiettivi e l'ottenimento di risultati di qualità.
- Ottimizzazione dei processi: Valutazione e miglioramento dei processi per massimizzare l'efficienza e l'efficacia.
- Automazione dei processi: Utilizzo di software o altre tecnologie per automatizzare le attività manuali.
- Standardizzazione dei processi: Stabilire processi coerenti in tutta l'organizzazione.
- Governance dei processi: Stabilire standard, politiche e linee guida per la gestione dei processi.
In alcune organizzazioni aziendali, può esistere un dipartimento di eccellenza dei processi o manager dedicati all'eccellenza dei processi o esperti di materia. Costruendo una cultura dell'eccellenza dei processi, le organizzazioni possono promuovere l'innovazione, migliorare le prestazioni e creare un vantaggio competitivo.
Le aziende avanzate utilizzano un software dedicato per sfruttare le implementazioni di eccellenza dei processi. Guardate il caso di studio di come un'azienda di outsourcing dei processi aziendali ha trovato 2 milioni di euro di sprechi nei processi grazie al software process intelligence .
Il prossimo passo: leggete come l'Object-Centric Task Mining rende intelligente l'analisi e l'ottimizzazione dei processi. Leggete l'ebook OCTM.
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Domande e risposte sull'eccellenza dei processi
Il raggiungimento dell'eccellenza dei processi comporta l'identificazione, l'analisi e l'ottimizzazione dei processi di un'organizzazione per migliorare l'efficienza, la qualità e la soddisfazione dei clienti. Questo può essere fatto implementando varie metodologie di eccellenza dei processi, come Six Sigma, Lean e Kaizen, tra le altre. Per raggiungere l'eccellenza dei processi, le organizzazioni devono stabilire una cultura del miglioramento continuo, coinvolgere i dipendenti a tutti i livelli, utilizzare un processo decisionale basato sui dati e rivedere e perfezionare regolarmente i processi.
L'eccellenza dei processi è importante perché aiuta le organizzazioni a ridurre i costi, minimizzare gli sprechi, migliorare l'efficienza e fornire prodotti e servizi di alta qualità. Raggiungendo l'eccellenza dei processi, le organizzazioni possono migliorare la soddisfazione dei clienti, ottenere un vantaggio competitivo e garantire un successo a lungo termine. Inoltre, l'eccellenza dei processi contribuisce a migliorare l'ambiente di lavoro, ad aumentare il coinvolgimento dei dipendenti e a creare una cultura di apprendimento e miglioramento continuo.
Non esiste un insieme universalmente condiviso di quattro fasi di eccellenza dei processi. Tuttavia, un quadro generale potrebbe includere le seguenti fasi:
a. Valutazione: Valutare lo stato attuale dei processi di un'organizzazione, identificare le aree di miglioramento e stabilire gli obiettivi.
b. Implementazione: Applicare metodologie e strumenti di eccellenza dei processi, come Lean o Six Sigma, per ottimizzare i processi, eliminare gli sprechi e migliorare l'efficienza.
c. Monitoraggio: Monitorare costantemente le prestazioni dei processi ottimizzati utilizzando indicatori chiave di prestazione (KPI) per garantire che i miglioramenti siano sostenuti e che i risultati desiderati siano raggiunti.
d. Miglioramento continuo: Rivedere e perfezionare regolarmente i processi in base ai risultati della fase di monitoraggio, promuovendo una cultura di apprendimento e miglioramento continuo.
Un team o un dipartimento di eccellenza dei processi è responsabile di facilitare e promuovere l'adozione di metodologie e strumenti di eccellenza dei processi in tutta l'organizzazione. I loro compiti possono includere la fornitura di formazione e risorse ai dipendenti, la guida di progetti di miglioramento dei processi, l'analisi e il monitoraggio delle prestazioni dei processi e la promozione di una cultura del miglioramento continuo. Inoltre, il reparto può lavorare a stretto contatto con altre aree funzionali per identificare le opportunità di miglioramento, collaborare a iniziative interfunzionali e garantire che gli obiettivi di eccellenza dei processi siano allineati con la strategia generale dell'organizzazione.
