Una sedia girevole è una sedia girevole diffusa in molti uffici e luoghi di lavoro. È anche un modo per descrivere processi inefficienti e opportunità di automazione in Cos'è Business Process Management (BPM). In questo breve articolo, analizziamo che cos'è una sedia girevole nel contesto di un'azienda.
Che cos'è il processo di una sedia girevole?
Un processo a sedia girevole descrive qualsiasi flusso di lavoro o attività aziendale in cui è necessario inserire manualmente gli stessi dati in sistemi diversi. Eliminare l'attività di swivel chair dai processi aziendali riduce il lavoro manuale, crea efficienza e migliora l'eccellenza operativa.
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La metafora della sedia girevole deriva dall'ambiente d'ufficio, dove si può immaginare di girare fisicamente da un'attività all'altra sulla sedia girevole mentre si ripetono compiti manuali. Una recente ricerca di Workfellow ha stimato che il 10% del tempo di un team operativo aziendale medio viene speso in attività di giostra.
Motivi della sedia girevole
I processi con sedia girevole sono abbastanza comuni sul posto di lavoro, ma possono essere difficili da misurare. In genere si tratta di flussi di lavoro legacy o di sistemi IT che richiedono un'elevata quantità di inserimento manuale dei dati o di attività.
Spesso le attività con sedia girevole si formano nel tempo, quando le persone implementano più attività in un flusso di lavoro o in un incarico. Può essere una pratica comune in aree come il reporting finanziario o il servizio clienti, dove è necessario passare da un tipo di applicazione aziendale all'altro per completare attività ripetitive. Ad esempio, in molte funzioni di servizi condivisi, la gestione dei record dei clienti tra i vari sistemi ERP e CRM può richiedere un copia-incolla manuale quando non sono state create integrazioni tra i diversi sistemi.
Perché dovreste eliminare la sedia girevole dai vostri processi di lavoro
- Eliminare l'errore umano - in genere le attività su sedia girevole comportano un lavoro manuale di copia-incolla in cui non è raro che si verifichi un errore umano.
- Accelerare i tempi di consegna: l'attività della poltrona girevole può rallentare i processi o i flussi di lavoro se dipende dall'intervento manuale di un dipendente.
- Riduzione dei costi operativi - anche se può essere difficile da misurare, il costo del lavoro manuale e ripetitivo nelle attività su sedia girevole può rapidamente accumularsi.
- Reingegnerizzazione dei processi - le attività della sedia girevole sono tipicamente dei buoni punti per migliorare l'eccellenza operativa attraverso una più ampia riprogettazione dei processi inefficienti.
Sedia girevole in automazione / RPA
Le attività di poltrona girevole nelle operazioni commerciali sono spesso aree ad alto potenziale per robotic process automation. Il caso d'uso principale è che le attività manuali e ripetitive che coinvolgono i sistemi digitali possono essere automatizzate, sia attraverso integrazioni dirette tra le diverse applicazioni aziendali, sia attraverso i bot di RPA che completano le attività digitali in modo più efficiente e preciso rispetto agli esseri umani.
Come scoprire e rimuovere l'attività della sedia girevole
Per molte aziende, process discovery gli esercizi mettono in evidenza i processi di giostra. Sempre più spesso le aziende competitive optano per il software automatizzato process mining che identifica continuamente i processi inefficienti e gli sprechi di lavoro tra le diverse attività, i processi e i sistemi IT.
Il prossimo passo: leggere un modo intelligente e senza sforzo per analizzare i processi delle sedie girevoli. Leggete l'ebook Object-Centric Task Mining (OCTM).
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Processo della sedia girevole Q&A
Un'interfaccia a sedia girevole descrive un ambiente di lavoro in cui un operatore deve interagire con più sistemi per svolgere la propria funzione lavorativa. Ciò potrebbe comportare l'inserimento degli stessi dati in più sistemi, oppure il recupero e il riferimento incrociato di informazioni tra sistemi diversi. Il termine "sedia girevole" è usato metaforicamente per descrivere l'operatore che passa fisicamente da un sistema (o terminale di computer) all'altro, anche se in realtà è più probabile che si tratti di passare da un'applicazione software all'altra sulla stessa macchina. Si tratta di un'operazione che si verifica spesso in settori come il servizio clienti, dove un agente può dover utilizzare un sistema per interagire con il cliente e un altro sistema per accedere ai dati del suo conto.
L'integrazione della sedia girevole è un termine che si riferisce a un approccio in cui un individuo integra manualmente i dati o i processi tra due o più sistemi che non sono direttamente collegati. Si tratta di una forma di integrazione manuale, che spesso si verifica perché i sistemi coinvolti non dispongono di un'interfaccia di programmazione delle applicazioni (API) o della capacità di comunicare direttamente tra loro. Invece di sincronizzare automaticamente i sistemi, i dati devono essere esportati manualmente da un sistema, convertiti in un formato adeguato, se necessario, e quindi importati in un altro sistema. L'operatore, in sostanza, diventa il ponte tra i sistemi.
Nel contesto dell'automazione, una "sedia girevole" si riferisce a un processo manuale in cui un operatore umano deve interagire con più sistemi per completare un compito. Questo processo può essere spesso noioso e richiede molto tempo, in quanto l'operatore "gira" tra i diversi sistemi, inserendo o estraendo dati ed essenzialmente colmando il divario in cui questi sistemi non riescono a comunicare direttamente tra loro. Questo comporta spesso processi inefficienti, può introdurre errori e rappresenta un'opportunità significativa per l'automazione di migliorare sia la velocità che l'accuratezza.
L'automazione dei processi può eliminare efficacemente le attività di giostra, integrando sistemi separati e automatizzando il trasferimento e la trasformazione dei dati. Ciò può comportare la creazione di API per consentire la comunicazione diretta tra i sistemi, l'utilizzo di robotic process automation (RPA) per imitare l'interazione umana con i sistemi e automatizzare le attività ripetitive, oppure l'impiego di algoritmi di apprendimento automatico più complessi per gestire attività più sofisticate. Automatizzando questi processi, non solo si riducono gli errori e si aumenta l'efficienza, ma i lavoratori possono essere liberati per concentrarsi su attività più complesse e di maggior valore che richiedono giudizio e creatività umana. Questo approccio può portare a significativi aumenti di produttività e risparmi sui costi ed è un aspetto chiave delle strategie di trasformazione digitale di molte organizzazioni.
