Che cos'è l'analisi dei processi?

L'analisi dei processi è l'esercizio di analisi dei processi aziendali per migliorare il modo in cui viene svolto il lavoro. L'analisi dei processi aziendali (BPA) consente di individuare problemi, colli di bottiglia e opportunità di miglioramento.

In parole povere, l'analisi dei processi è un modo per ottenere informazioni e visibilità sui passaggi che i dipendenti e le organizzazioni eseguono per raggiungere i loro obiettivi. Facendo un'immersione profonda nei vostri processi attuali, vedrete cosa funziona bene, cosa deve essere migliorato e come ottenere risultati aziendali migliori.

Analisi del processo in 6 fasi

Esistono molti modi per condurre un'analisi dei processi aziendali, dai progetti di consulenza ai software dedicati. process intelligence software. Alcuni metodi seguono le popolari metodologie Six Sigma o Lean Six Sigma, mentre altri possono adottare un approccio meno rigidamente definito per le esigenze dell'organizzazione analizzata.

Le sei fasi comuni del ciclo di vita dell'analisi dei processi possono comprendere:

Identificare gli obiettivi. Iniziare con l'identificare il perché, il quando e il cosa nel vostro business case. caso aziendale per process intelligence.‍
Scoprire lo stato di fatto. Valutate lo stato attuale dei vostri processi attraverso process discovery.‍
Mappare i processi. Visualizzate il modo in cui i vostri processi sono pianificati e progettati attraverso business process mapping.‍
Riprogettare i processi. Valutare come i processi possano essere adattati in modo incrementale attraverso la reingegnerizzazione dei processi.‍
Implementare i cambiamenti. Allineate i vostri processi con il modello e i piani "che dovrebbero essere" tramite l'implementazione dei processi.‍
Monitoraggio e adeguamento. Assicurarsi che i team rispettino e si conformino ai processi concordati tramite il monitoraggio dei processi.

Una volta ripetuto questo ciclo, è possibile rivedere gli obiettivi e lo stato dei processi per riavviare il processo ancora una volta.

Fase 1: identificazione del processo e degli obiettivi

La maggior parte delle iniziative strategiche inizia con un'attenta pianificazione e preparazione. Prima di intraprendere l'analisi dei processi, è necessario partire dagli elementi chiave dell'identificazione dei processi e degli obiettivi attraverso un quadro di riferimento a 4 W:

Perché - Esiste un'esigenza organizzativa o un obiettivo aziendale individuato in relazione al miglioramento dei processi?
Cosa - Avete chiaro quali unità aziendali, team o organizzazioni saranno coperte dall'ambito di analisi?
Quando - avete un calendario chiaro di quando deve avvenire l'analisi e, se utilizzate i dati, quanto tempo vi serve per l'analisi?
Chi: disponete di un team in grado di condurre l'analisi, valutare i risultati e avere la capacità e la motivazione per implementare i cambiamenti?

Dopo aver risposto a queste domande chiave, siete pronti a passare al sito process discovery.

Fase 2: Process discovery

Process discovery è una serie di tecniche e strumenti utilizzati per definire, delineare e analizzare i processi aziendali esistenti. L'obiettivo della scoperta è sviluppare una comprensione profonda del modo in cui le persone svolgono i processi operativi quotidiani.

La scoperta dei processi è una delle fasi più critiche per comprendere il funzionamento dell'organizzazione e, in tutta franchezza, è un prerequisito per qualsiasi progetto di automazione di successo.

Esempi di domande process discovery

Una delle forme più comuni di process discovery è rappresentata dalle interviste o dai workshop di scoperta. L'obiettivo della conduzione di interviste è quello di ottenere il punto di vista di esperti in materia sullo stato reale dei processi.

Potete descrivere in dettaglio le fasi di esecuzione di questo compito e/o processo?
Perché abbiamo bisogno di questo processo?
Qual è il risultato desiderato di questo processo?
Ci sono fasi o compiti di questo processo che possono essere eliminati?
Quali sono le sfide più comuni per completare questo processo nel vostro lavoro quotidiano?

La sfida delle interviste di scoperta

La sfida principale del sito process discovery basato sulle interviste è la soggettività. Gli analisti devono condurre più workshop e interviste con diversi team per mappare gli attuali processi aziendali e individuare manualmente eventuali incongruenze o colli di bottiglia. Ciò richiede una notevole quantità di tempo e di risorse, ma la maggior parte delle decisioni si baserebbe comunque su ipotesi e intuizioni. In questo modo, la soggettività dell'intervistato e dell'analista può influenzare il risultato finale.

Le aziende avevano bisogno di un modo migliore per visualizzare i processi all'interno di diversi sistemi e applicazioni, per capire quali attività devono essere automatizzate e quali prioritarie. Rispetto ad altri metodi di mappatura più tradizionali, process discovery presenta chiari vantaggi su diversi fronti.

Come funziona il software process discovery ?

Process discovery software osserva tutte le azioni eseguite dall'uomo nel suo lavoro quotidiano all'interno di diversi sistemi. Registra tutto ciò che gli utenti fanno e lo analizza per trovare i processi adatti all'automazione, al miglioramento o alla sostituzione dei processi.

A differenza di altre tecniche di process mapping , process discovery copre un intero spettro di sistemi informativi con cui può lavorare, dagli strumenti CRM/ERP alle app di produttività come Calendar e Slack. Raccogliendo i dati dalle tracce digitali degli utenti, process discovery li analizza e li struttura utilizzando algoritmi avanzati di computer vision e machine learning. Queste analisi aiutano a trovare variazioni o schemi di processo che potrebbero essere la base per individuare il potenziale di automazione.

Quali processi si qualificano come automatizzabili in base alla scoperta? I processi devono essere: ripetitivi o ciclici, altamente manuali, basati su regole con poche o nessuna eccezione e preferibilmente con dati strutturati.

Process discovery non necessita di alcuno sviluppo preliminare prima di poter iniziare a funzionare. Richiede solo l'installazione di plug-in software che vengono eseguiti in background sui computer delle persone senza interromperle o influenzare in alcun modo il loro lavoro.

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‍Process discovery caso-studio 💡- leggete come un'azienda di medie dimensioni di outsourcing dei processi aziendali (BPO) ha scoperto oltre 2 milioni di euro (2,17 milioni di dollari) di sprechi nei processi.

Fase 3: Process mapping

Process mapping è una tecnica utilizzata per visualizzare visivamente come viene svolto il lavoro in fasi del flusso di lavoro, dall'inizio alla fine. Una mappa dei processi può essere chiamata anche con nomi diversi, come ad esempio:

Un diagramma di flusso

Un diagramma di processo funzionale

Un diagramma del flusso di lavoro.

Process mapping aiuta le organizzazioni a comprendere e migliorare i processi di lavoro visualizzando una rappresentazione visiva del flusso di lavoro. Grazie alla mappatura dei processi, i team comunicano facilmente le priorità e identificano gli sprechi di tempo e risorse.

Con una mappa dettagliata dei processi, i team devono identificare e comprendere le singole fasi, definire tempistiche precise e identificare i proprietari dei compiti. Process mapping porta molti spunti utili, ma è solo una fase dell'obiettivo generale di un'analisi dei processi aziendali.

Process mapping passi

1. Identificazione del processo. Durante la fase di identificazione dei processi, le organizzazioni definiscono i loro processi aziendali. Si tratta di identificare gli obiettivi aziendali, gli attori e le aree di lavoro.

2. Raccolta di informazioni. Come suggerisce il nome, la raccolta di informazioni consiste nell'ottenere informazioni rilevanti sul processo dalle persone che svolgono il lavoro. Si tratta di rispondere alle domande come, cosa e perché per sviluppare una mappa dei processi accurata e informata.

3. Process mapping. Dopo aver ottenuto le informazioni corrette dalle persone giuste, è il momento di iniziare process mapping. Process mapping può essere fatto semplicemente su carta, come parte di una presentazione, o con un software dedicato process mapping .

4. Analisi. La fase di fase di analisi consiste nell'analizzare la mappa per individuare le opportunità di miglioramento. Buone domande da porre nell'analisi: è possibile eliminare delle fasi? È possibile completare i compiti in modo più efficiente? Ci sono potenziali colli di bottiglia che rallentano il tempo di lavorazione?

5. Sviluppare nuovi metodi di lavoro. Una volta individuate le aree di miglioramento dei processi di lavoro, è il momento di eliminare le azioni inutili, riorganizzare o automatizzare le fasi del processo e sviluppare flussi di lavoro più efficaci.

6. Gestione dei processi. Questa fase finale riguarda il mantenimento di processi efficaci con revisioni regolari e monitoraggio dei progressi. La mappa dei processi più efficace è quella che viene mantenuta fresca e utilizzata attivamente.

I maggiori vantaggi di process mapping

Condividere informazioni visive, dati e idee.

Fornisce informazioni digeribili per una soluzione efficace dei problemi.

Scomposizione di processi complessi in simboli universalmente comprensibili.

Fornisce una rappresentazione visiva del processo dall'inizio alla fine.

Costruisce l'allineamento e la definizione delle priorità tra i vari individui e team.

6 tipi di mappe di processo tipiche

Diagrammi di flusso. I diagrammi di flusso sono mappe visive facili da seguire e comprensibili a tutti. I diagrammi di flusso forniscono i dettagli di base del processo, come gli input e gli output.

Mappe di distribuzione. Le mappe di distribuzione (o diagrammi di flusso interfunzionali) sono ideali per trovare quei fastidiosi colli di bottiglia. Le mappe di distribuzione visualizzano le relazioni tra i diversi team e utilizzano diagrammi a corsie per illustrare il flusso di un processo all'interno dell'organizzazione.

Mappe di processo dettagliate. Come suggerisce il nome, le mappe di processo dettagliate mostrano una versione più approfondita di un processo e contengono informazioni sui sottoprocessi.

Mappe di processo di alto livello. Le mappe dei processi di alto livello sono una visione d'insieme. Conosciute anche come mappe della catena del valore o mappe top-down, le mappe dei processi di alto livello includono gli elementi chiave del processo, come il fornitore, il processo, l'output, l'input o il cliente.

Mappe di processo renderizzate. Le mappe dei processi renderizzati mostrano lo stato attuale e/o futuro dei processi. Queste informazioni evidenziano le aree di miglioramento.

Una mappa del flusso di valore. La fase finale consiste nel documentare i passaggi necessari per sviluppare prodotti e servizi per un utente finale.

Fase 4: riprogettazione del processo

Riprogettazione dei processi (talvolta chiamata reingegnerizzazione dei processi) è una strategia per riprogettare i processi aziendali principali. La riprogettazione dei processi può ottimizzare i processi aziendali end-to-end, identificare le attività inefficaci e aiutare i team a raggiungere obiettivi aziendali specifici.

La riprogettazione dei processi può apportare miglioramenti radicali in aspetti quali la qualità, i costi o la velocità rispetto al miglioramento incrementale dei processi aziendali (BPI). Tuttavia, la riprogettazione dei processi può anche interrompere i flussi di lavoro e cambiare radicalmente le operazioni aziendali. Quindi, prima di riprogettare i processi aziendali, assicuratevi che tutti comprendano lo status quo che stanno modificando e gli obiettivi principali.

Vantaggi della riprogettazione dei processi aziendali

Chiarezza dello scopo. La maggior parte delle organizzazioni non documenta i propri processi end-to-end e probabilmente non è nemmeno in grado di descriverli. Quindi, prima di fare qualsiasi altra cosa, assicuratevi di aver compreso ogni aspetto della vostra attività, dalla dichiarazione della missione alla base di clienti.
Operazioni semplificate. La riprogettazione dei processi può tagliare quelli inutili e offrire flussi operativi aziendali più snelli e un chiaro senso di esecuzione. Il percorso tra l'inizio e la fine di un progetto diventa molto più breve. Metodi di lavoro semplici ed efficaci aumentano la produttività e la soddisfazione dei dipendenti.
Maggiore efficienza. Una maggiore efficienza accelera le attività quotidiane ed elimina la burocrazia per rendere il lavoro più significativo. I processi migliorati danno ai dipendenti più tempo per migliorare prodotti e servizi. In poche parole, il BPR fa emergere il meglio di ognuno.
Migliorare la redditività. Implementare stili di lavoro efficienti e flussi di lavoro più fluidi significa avere dipendenti più informati che si concentrano sulla massimizzazione dei profitti e sull'aumento della produttività.

Fasi della riprogettazione dei processi per il successo

Educare i dipendenti ai cambiamenti a lungo termine Il BPR non è un esercizio una tantum che riduce magicamente i costi e rende tutto più efficiente. In realtà, la riduzione dei costi è un sottoprodotto di processi efficienti che devono essere continuamente analizzati, comunicati e compresi. I dipendenti devono essere formati ai nuovi metodi di lavoro perché l'azienda possa prosperare.

Non lasciare indietro nessun reparto

Le organizzazioni potrebbero valutare i processi di un reparto lasciando che gli altri proseguano normalmente. Questa è una cattiva idea. Ogni reparto è collegato, quindi ogni processo deve essere valutato.

Costruire un team BPR

Un team BPR è un gruppo di decisori in grado di raccomandare cambiamenti e comunicare i vantaggi del BPR. Un tipico team BPR coinvolge il top management, i gruppi tecnologici, gli esperti di finanza e i gruppi di utenti dei processi. Assicuratevi di mantenere le dimensioni del vostro team BPR abbastanza piccole da poter essere gestite. Troppi cuochi rovinano il brodo.

Fase 5: implementazione del nuovo processo

L'implementazione dei processi aziendali è il momento di mettere in pratica il processo migliorato o reingegnerizzato. L'implementazione è un'attività continua che richiede un'attenta pianificazione e tempo sufficiente per garantire che gli attori del processo siano ben formati, informati e soddisfatti dei cambiamenti proposti.

Le aziende implementano processi nuovi o migliorati per una serie di motivi, come lo snellimento dei flussi di lavoro, la promozione dell'efficienza, la riduzione degli errori o semplicemente per consentire la crescita aziendale. Si può anche considerare l'implementazione dei processi come un passo fondamentale sulla strada della reingegnerizzazione dei processi.

Migliori pratiche di implementazione dei nuovi processi

L'analisi e la riprogettazione dei processi è un'ottima cosa, ma spesso il lavoro più difficile arriva durante l'implementazione.

Ecco alcune best practice per implementare nuovi processi nella vostra organizzazione.

1. Seguire un percorso felice e infelice

I percorsi felici aiutano i proprietari dei processi e i team a verificare se i nuovi processi funzionano senza problemi.
Seguire un happy path significa dimostrare le azioni pensate nella fase di reingegnerizzazione, come ad esempio adottare facilmente la nuova tecnologia, acquistare il nuovo processo, ecc.
Individuare un percorso infelice non desiderato aiuta i proprietari dei processi a prepararsi per gli inevitabili inconvenienti e deviazioni che incontreranno lungo il percorso, come ad esempio:

I dipendenti non hanno ricevuto una formazione adeguata sul nuovo sistema.

È necessario reclutare persone con esperienza in una particolare tecnologia e con un insieme specifico di competenze, e il reclutamento richiede molto tempo.

I dipendenti ritengono che il nuovo processo abbia influito negativamente sulla cultura aziendale e sulle dinamiche di squadra.

2. Garantire l'allineamento con una comunicazione e un feedback chiari

All'inizio del processo di implementazione, il top management deve essere d'accordo e allineato con la nuova visione.

la direzione deve spiegare chiaramente il motivo per cui si stanno apportando cambiamenti per allineare il personale
Quando si implementa un nuovo processo, è meglio comunicare con aggiornamenti regolari.
I dipendenti devono poter porre domande, esprimere dubbi e condividere idee.

3. Preparatevi ad affrontare le asperità della strada

Una piccola resistenza organizzativa è normale
Questo è il momento di affrontare qualsiasi dubbio e di apportare le modifiche necessarie al piano originale.

4. Fornire una formazione adeguata

Un responsabile delle paghe, ad esempio, dovrebbe essere la persona ideale per gestire in modo efficiente un nuovo sistema di paghe fin dal primo giorno di implementazione.
Al responsabile delle paghe devono essere assegnati tempo e risorse sufficienti per farli entrare in azienda e pagare gli stipendi agli altri dipendenti.
Il responsabile delle paghe non deve vedersi imporre un nuovo metodo di lavoro durante la fase di implementazione. Qualsiasi modifica deve essere concordata durante la fase di BPR.

5. Utilizzare un software di intelligence efficace

Un software efficace aiuta a ridurre le interruzioni
I team trovano l'implementazione più facile con un software che segnala i progressi in tempo reale.
I dipendenti il cui lavoro è influenzato da un processo in evoluzione devono comunque fornire gli stessi risultati ai clienti.
Durante il processo di cambiamento, le persone sono impegnate e talvolta ansiose nel tentativo di ottenere una comprensione obiettiva di ciò che funziona e di ciò che non funziona.

Fase 6: monitoraggio del processo

Il monitoraggio dei processi aziendali è la revisione e l'analisi proattiva delle prestazioni dei processi per identificare potenziali colli di bottiglia, verificare la conformità e trovare opportunità di miglioramento. Un monitoraggio diligente aiuta a capire se tutto sta andando secondo i piani, a identificare gli errori e ad apportare le modifiche necessarie lungo il percorso.

I vantaggi del monitoraggio dei processi aziendali

Identificare ed evitare potenziali colli di bottiglia

Misurare e garantire la conformità dei processi

Risparmiare tempo e denaro con attività semplificate

Migliorare l'allineamento tra le funzioni

Suggerimenti per un monitoraggio efficace dei processi aziendali

Stabilire un obiettivo finale chiaro

Prima di monitorare i processi, assicuratevi di avere ben chiaro l'obiettivo che volete raggiungere. Forse gestite un negozio online e volete evitare di rimanere senza un determinato prodotto durante una stagione intensa.

Un obiettivo vago, come il supporto ai team di distribuzione durante i periodi di punta, non è abbastanza chiaro. Stabilendo obiettivi precisi, come l'automatizzazione del processo di ordinazione dell'iPhone 13 durante il periodo dello shopping natalizio, il processo si svolge senza intoppi.

Confrontare i processi con i KPI

La definizione di KPI (key performance indicators) aiuta a capire quali obiettivi vengono raggiunti e a individuare eventuali problemi nel processo.

I KPI stabiliti durante la fase di implementazione possono essere utilizzati dai dipendenti per definire obiettivi personali. La definizione di KPI sia a lungo che a breve termine aiuta i dipendenti a monitorare i progressi, ad acquisire conoscenze e ad apportare miglioramenti. È importante utilizzare KPI quantitativi e qualitativi per ottenere una visione equilibrata.

Ottenere il meglio dagli strumenti di monitoraggio

Un buon strumento di monitoraggio dei processi aziendali vi aiuterà a scoprire le opportunità nascoste e a prevenire i colli di bottiglia analizzando i vostri processi. Tutti gli strumenti di monitoraggio dei processi aziendali sono efficaci perché notano cose a cui l'uomo generalmente non pensa. Tuttavia, Workfellow è l'unico software che vede il lavoro manuale necessario per fornire un servizio.

Immaginate un tipico aeroporto durante un evento imprevedibile come una carenza di personale. A causa della mancanza di personale, le file in aeroporto si allungano, molte persone perdono il volo e l'orario di decollo viene ritardato. Tutti questi colli di bottiglia si sommano a cattive relazioni con i clienti o addirittura a una vera e propria crisi di pubbliche relazioni.

Tuttavia, comprendendo il lavoro manuale necessario per gestire i nuovi biglietti durante i picchi e gli eventi imprevisti, l'aeroporto può mettere in atto un sistema. Il monitoraggio dei processi mostra l'accumulo di lavoro aggiuntivo durante questi eventi, in modo da essere al corrente della situazione e poter reagire immediatamente e secondo i piani.

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