Avete bisogno di una process intelligence e volete trovare il fornitore giusto per le vostre esigenze? Allora è il momento di sviluppare una richiesta di offerta (RFP). Una RFP ben pianificata e scritta vi aiuterà a trovare le risposte e a confrontare i fornitori per trovare il vostro fornitore di software ideale. Ma come si scrive una RFP per il software process intelligence ?
In Workfellow, abbiamo decenni di esperienza combinata nello sviluppo, nell'implementazione e nel miglioramento dei processi aziendali. Ci piace pensare di essere all'incrocio tra automazione aziendale e process intelligence, e nel corso degli anni abbiamo visto la nostra parte di RFP, RFQ e RFI. Abbiamo scritto questa guida per aiutarvi a realizzare un'azienda perfettamente ottimizzata.
Quando richiedere una RFP?
Prima di iniziare, è essenziale decidere se un RFP è l'opzione migliore per le vostre esigenze process intelligence o process mining .
Una richiesta di offerta è un documento che si crea quando si cercano e si valutano più offerte per una o più soluzioni o articoli acquistati. In genere vengono utilizzate quando si ha bisogno di una soluzione con maggiori competenze tecniche o di un approccio specializzato per esigenze aziendali uniche.
Le RFP sono una pratica comune nel software aziendale, ma non sono l'unica opzione. Si possono anche esplorare prove gratuite o a pagamento, proof of concept o semplicemente richiedere informazioni direttamente a diversi fornitori. In alcune organizzazioni, le RFP sono semplicemente una parte comune del processo di approvvigionamento.
Prepararsi alla RFP
Lista ristretta di fornitori
Prima di iniziare la vostra RFP, stilate una lista ristretta di fornitori. L'elenco finale dovrebbe includere almeno due fornitori che siete sicuri siano adatti a voi. Per inserire i fornitori più interessanti nella lista ristretta è necessario fare una ricerca approfondita sul mercato e valutarli in base alle vostre esigenze. Leggendo le recensioni dei clienti, gli articoli sulle riviste e prenotando dimostrazioni gratuite sarà più facile fare la scelta giusta.
Ricordate, però, che la scelta non è solo vostra o del vostro reparto. La stesura di una RFP per il software process intelligence richiede un allineamento interno, soprattutto durante la ricerca del fornitore giusto.
Alcuni stakeholder chiave da includere nella stesura di un RFP per process intelligence:
- Eccellenza di processo/operativa
- Servizi condivisi / Servizi aziendali globali
- Finanza
- IT
- Approvvigionamento
- Strategia e trasformazione digitale delle imprese
Ricordate che solo voi e la vostra azienda sapete veramente cosa volete dal vostro software. Ponendo le domande giuste al fornitore, questi potrà farsi un'idea più precisa di ciò che desiderate e di come può aiutarvi. La risposta migliore da parte di un fornitore è quella che contiene abbastanza informazioni su cui riflettere, ma non così tante da rendere la revisione delle scelte troppo lunga.
Creare un criterio di valutazione
Anche in un mondo ideale, una RFP può richiedere molto tempo. Assicuratevi di avere un quadro chiaro dei punteggi fin dall'inizio: in questo modo, i tempi di valutazione saranno più agevoli.
È probabile che le risposte degli altri fornitori mostrino punti di forza e di debolezza diversi. Assicuratevi di definire e concordare i criteri di selezione prima di creare ed emettere la vostra RFP.
Alcuni criteri critici di valutazione delle RFP da considerare:
- Siete alla ricerca di un process mining, task miningo una soluzione completa process intelligence che copra sistemi, processi e lavoro?
- Siete alla ricerca di una soluzione chiavi in mano che richieda un'implementazione limitata o risorse di implementazione più ampie?
- Avete o avete bisogno delle capacità per implementare la soluzione in tutta la vostra organizzazione, o avrete bisogno di un ampio supporto da parte del fornitore o di uno dei suoi partner?
- Quali sono le tempistiche e l'urgenza del progetto? Si tratta di settimane, mesi o anni?
- Siete alla ricerca di una soluzione che possiate sperimentare ed espandere nel tempo all'interno della vostra organizzazione, oppure vi aspettate risultati chiari e misurabili fin dall'inizio?
- Quanto è importante lo stato attuale della soluzione e quanto peso dare alla visione e alla roadmap futura del partner scelto?
- È possibile stimare il costo totale di proprietà della soluzione in base alle risposte fornite nella proposta, e la soluzione soddisferà i requisiti di budget?
Strutturare la RFP
Offrire molte informazioni di base
Più informazioni fornite al fornitore, meglio il fornitore potrà soddisfare le vostre esigenze. Il fornitore deve comprendere la vostra situazione attuale, i problemi che volete risolvere, la tempistica del progetto e le ragioni specifiche per cui state conducendo una gara d'appalto.
Dare molte informazioni rilevanti nelle fasi iniziali vi farà evitare possibili ostacoli e vi eviterà di dover rispondere a tante piccole domande lungo il percorso. Un punto in tempo salva nove.
Offrire un'idea realistica della portata e del budget del progetto.
Poiché l'obiettivo finale di una RFP è capire quale fornitore soddisfa i vostri requisiti, potete scegliere di includere informazioni più specifiche per stimare le dimensioni del progetto e il prezzo. Queste potrebbero includere:
- Siete alla ricerca di una soluzione a prezzo fisso o variabile in base all'utilizzo?
- Avete una stima del budget o una fascia di prezzo che vi aspettate di vedere?
- Siete alla ricerca di un impegno a lungo termine o di un software da fornire come servizio?
- Quanti sistemi di origine dei dati si prevede di analizzare?
- Quanti utenti, team o reparti si intende includere nell'analisi?
- Se avete un caso d'uso aziendale specifico, ad esempio quanti dati sono in fase di analisi:
- Una stima del numero di fatture elaborate al mese.
- Quanti ordini di acquisto fanno parte di un'analisi.
- Quanti biglietti del servizio clienti vengono archiviati durante il processo.
- Un obiettivo misurabile per ridurre il tempo di lavorazione in un processo chiave.
- Un obiettivo per il livello di automazione o digitalizzazione misurato negli obiettivi della vostra organizzazione.
Dare istruzioni chiare
Date al fornitore una scadenza per la risposta alla vostra RFP, in modo da garantire che il progetto rimanga nei tempi previsti. Per mantenere la coerenza, potete anche indicare il formato preferito per la risposta, ad esempio un documento di Microsoft Word, pdf (in English), Google Drive, ecc.
Per quanto riguarda la coerenza, il modo più efficace per confrontare le risposte dei fornitori è stabilire un limite minimo e massimo di parole. È molto più facile confrontare tre documenti distinti di 500 parole piuttosto che due con contenuti molto diversi.
Tenete i vostri fornitori al corrente
Fate sapere al vostro fornitore come "valuterete" il suo lavoro, informatelo sulla durata del processo di selezione e, naturalmente, fategli sapere se avete deciso di passare al turno successivo.
Ricordate di fornire un feedback dettagliato e costruttivo a tutti i fornitori che non si sono aggiudicati l'RFP. Permettete ai fornitori di imparare dal processo: forse un giorno saranno i partner adatti alle vostre esigenze di sviluppo.
Domande RFP da fare e da non fare
Una volta stabilito il chi, il cosa e il quando della vostra RFP, potete entrare nel dettaglio delle domande e dei criteri di valutazione. Tenete a mente alcune best practice.
Organizzare le domande per argomenti
Spesso le RFP vengono condivise sotto forma di file Microsoft Excel. In questo caso, è opportuno creare fogli e/o argomenti separati per le diverse aree di domande. Una chiara gerarchia delle domande nel foglio di calcolo può rendere più rapida la ricerca delle risposte e più facile la valutazione delle stesse.
Le sezioni di una RFP di process intelligence potrebbero includere:
- Panoramica dell'azienda
- Funzionalità
- Attuazione
- Gestione dei dati
- Sicurezza
Definire i criteri di valutazione e selezione
Quando definite le domande per una RFP, tenete presente che non è intesa solo come un elenco di esigenze. È uno strumento che vi aiuta a presentare e a stabilire le aspettative con il vostro potenziale fornitore e partner.
Siate il più trasparenti possibile sul modo in cui valutate le risposte all'RFP. Comunicate in anticipo se ci sono domande chiave che squalificano le risposte o domande che richiedono una risposta più dettagliata. Se richiedete informazioni aggiuntive, siate chiari sul loro formato e sulla portata prevista.
Ottenere risposte chiare
Domande chiare portano a risposte chiare e concise da parte dei fornitori. Domande vaghe come "Come può la vostra soluzione far risparmiare tempo ai nostri dipendenti giorno per giorno?" daranno luogo a risposte molto diverse e in gran parte irrilevanti.
Ponete domande come: "In due paragrafi, spiegate come la vostra soluzione può far risparmiare tempo ai nostri dipendenti". Inoltre, ricordate di porre domande con un sì e un no. Le risposte di una sola parola sono dirette, efficienti in termini di tempo e facili da capire.
Modello di RFP per Process Intelligence
Siete pronti a creare la vostra RFP per le soluzioni di process intelligence ? Ci pensiamo noi! Abbiamo raccolto alcune delle principali domande e argomenti da includere in una RFP per process intelligence.
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