Immaginate di poter sbirciare all'interno del reparto finanziario della vostra azienda e vedere l'intricata rete di attività e processi che regolano ogni transazione, approvazione e report. Process intelligence è una tecnologia all'avanguardia che vi permette di fare proprio questo, ed è appena diventata ancora più adatta alle esigenze dei responsabili finanziari.
Finance process intelligence una nuova tecnica analitica che estrae i dati da varie applicazioni aziendali e flussi di lavoro per scoprire, monitorare e migliorare i processi aziendali. La soluzione combina i migliori elementi di task e process mining per soddisfare le complesse esigenze dei dipartimenti finanziari digitalizzati di oggi.
Prima di passare in rassegna i principali casi d'uso del sito process intelligence, esaminiamo alcune nozioni fondamentali.
Quali sono i processi finanziari fondamentali?
Nel cuore di ogni azienda si trova il suo essenziale dipartimento finanziario, che detiene le chiavi del successo e della stabilità finanziaria dell'organizzazione. I dipartimenti finanziari svolgono un ruolo cruciale nella salute e nella crescita generale di un'azienda. Hanno la responsabilità di gestire le risorse finanziarie dell'azienda, di prendere decisioni informate e di fornire informazioni preziose che contribuiscono a plasmare il futuro dell'organizzazione.
Un dipartimento di finanza e contabilità può assumere un'ampia serie di responsabilità che vanno dalla contabilità, alla fatturazione, all'approvazione delle spese, al budgeting e alle previsioni. Più in generale, i team finanziari sono spesso in grado di facilitare le strategie di go-to-market attraverso investimenti CAPEX e OPEX e di gestire i rischi e le responsabilità nei confronti dei fornitori e delle autorità fiscali.
I processi finanziari fondamentali sono semplicemente le attività e i flussi di lavoro gestiti dal reparto finanziario e contabile per gestire le risorse finanziarie dell'azienda e raggiungere gli obiettivi aziendali.
Sei processi finanziari fondamentali
Ogni dipartimento finanziario è diverso. Se si chiedesse a sei CFO un elenco dei loro processi principali, si otterrebbero sei risposte diverse. Tuttavia, è possibile distillare i processi operativi chiave della finanza nel seguente elenco.
- Acquisto
- Debiti
- Fatturazione e crediti
- Conformità fiscale e reporting
- Gestione dei viaggi e delle spese
- Rendicontazione finanziaria
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Chi è responsabile dei processi finanziari?
La responsabilità dei processi finanziari spetta a un team dedicato di professionisti, dal direttore finanziario all'amministratore delle paghe. In alcune grandi organizzazioni questo può includere dipartimenti dedicati a singole funzioni, come la contabilità, la contabilità fornitori e la contabilità clienti, mentre in organizzazioni più piccole può trattarsi semplicemente di un team di responsabili finanziari e controllori che si assumono la responsabilità di un'ampia serie di compiti, flussi di lavoro e processi.
Più in generale, tutti dovrebbero assumersi la responsabilità delle operazioni finanziarie e dei controlli della propria organizzazione. Praticamente tutti i dipendenti interagiscono in qualche modo con il team finanziario, sia che si tratti di budgeting per le operazioni aziendali, di buste paga o semplicemente di approvazioni per le richieste di rimborso delle spese di viaggio. Se ci sono problemi con le risorse o le capacità del team finanziario, è probabile che tutti ne risentano. I processi manuali o le fasi inefficienti del processo di approvazione si sommano rapidamente e sottraggono tempo e risorse preziose all'intera organizzazione.
Cosa c'è di solito di sbagliato nei processi finanziari di base?
Sebbene la realtà fiscale delle aziende sia diversa, in genere la salute delle transazioni finanziarie non è un problema fondamentale del processo finanziario. La maggior parte delle aziende è in grado di compilare bilanci in ordine, di registrare le entrate commerciali in modo appropriato e di gestire il flusso di cassa.
La sfida più grande per i processi dei team finanziari risiede tipicamente nella gestione della capacità del team finanziario in un gran numero di controlli e flussi di lavoro dei processi finanziari, dove i processi chiave e i colli di bottiglia dei processi possono essere difficili da gestire in un gran numero di diversi sistemi IT e applicazioni aziendali.
In media, un'azienda di grandi dimensioni utilizza oltre 170 applicazioni aziendali diverse. I team finanziari possono utilizzare diverse applicazioni per gestire le richieste di pagamento, la pianificazione strategica, le approvazioni dei fornitori, le spese di viaggio e così via. Inoltre, i dati finanziari devono spesso essere consolidati o riportati in diversi tipi di cruscotti gestionali, il che comporta una grande quantità di inserimento manuale dei dati e di passaggio da un sistema all'altro. Una recente ricerca di Workfellow ha rilevato che un tipico dipendente di un team finanziario trascorre 90 minuti alla settimana passando da un'applicazione all'altra e il 50% del suo tempo di lavoro in attività ripetitive.
Come si fa a sapere che ci sono problemi nei processi finanziari?
La natura dei dipartimenti finanziari è spesso frenetica e ad alto ritmo. Tuttavia, alcuni sintomi comuni separano i processi finanziari sani dal fallimento cronico dei processi finanziari:
- Approvazione ritardata o lenta - se i pagamenti vengono regolarmente ritardati o i processi di approvazione sono inefficienti.
- Mancanza di chiarezza dei ruoli: quando non è chiaro chi è responsabile di metriche o attività chiave nei processi e nei flussi di lavoro.
- Difficoltà a gestire il carico di lavoro - quando il team finanziario è costantemente in sovraccarico e fa gli straordinari per soddisfare i processi di chiusura mensile o altre attività regolari.
- Mancanza di visibilità - quando la leadership non è in grado di misurare e di incidere sui processi end-to-end che avvengono tra le diverse funzioni aziendali e i sistemi IT.
Come process intelligence può identificare e risolvere i problemi dei processi finanziari
Finance process intelligence è una nuova soluzione software che combina le parti migliori delle soluzioni process mining e task mining per dare visibilità end-to-end a tutti i processi finanziari fondamentali e alle operazioni finanziarie. La soluzione è stata costruita da zero per soddisfare le esigenze dei professionisti delle operazioni aziendali che hanno l'obiettivo di eliminare i processi inefficienti, snellire le attività ridondanti e automatizzare il lavoro manuale.
Finance process intelligence offre una visibilità immediata sullo stato di salute dei processi esistenti e fornisce informazioni utili sulle opportunità di migliorare l'efficienza, sostituire i sistemi obsoleti e rimuovere il lavoro manuale attraverso il software di automazione. È un software plug-and-play che aiuta a prendere decisioni aziendali migliori e a ottimizzare le operazioni finanziarie con dati affidabili.
In che modo process intelligence è vantaggioso per sei processi finanziari fondamentali
Acquisto
Process intelligence dà nuova vita alla funzione acquisti, snellendo i flussi di lavoro e automatizzando le attività di routine. Consente ai team finanziari di prendere decisioni informate sulla base di dati accurati e aggiornati, favorendo un senso di fiducia e di controllo sui processi di approvvigionamento. Eliminando le inefficienze e riducendo il rischio di errori, il software process intelligence contribuisce a rendere la funzione acquisti più efficiente in termini di costi e più reattiva, con un impatto emotivo positivo sulla salute finanziaria complessiva dell'organizzazione.
Debiti
La gestione della contabilità fornitori può essere un processo impegnativo e carico di emozioni, in quanto implica il mantenimento di buoni rapporti con i fornitori e la garanzia di pagamenti tempestivi e accurati. Il software Process intelligence semplifica questa funzione automatizzando l'elaborazione dei pagamenti e fornendo visibilità in tempo reale sulle fatture in sospeso. Questa migliore supervisione non solo riduce il rischio di ritardi nei pagamenti e di sanzioni, ma favorisce anche un senso di fiducia e affidabilità tra i fornitori, contribuendo in ultima analisi a rendere più fluide e armoniose le relazioni commerciali.
Fatturazione e crediti
Process intelligence rivoluziona la funzione di fatturazione e di gestione dei crediti identificando i colli di bottiglia, riducendo gli errori e semplificando l'elaborazione dei pagamenti. Consente ai team finanziari di gestire in modo proattivo le fatture in sospeso e di migliorare il flusso di cassa, alleviando lo stress emotivo associato alla gestione delle risorse finanziarie dell'organizzazione. Migliorando l'efficienza e l'efficacia di questa funzione fondamentale, il software process intelligence contribuisce a rendere l'azienda più stabile e finanziariamente sicura.
Conformità fiscale e reporting
Navigare nel complesso mondo della conformità e della rendicontazione fiscale può essere un compito scoraggiante e carico di emozioni. Il software Process intelligence semplifica questa funzione automatizzando la raccolta dei dati, monitorando le leggi e le normative fiscali pertinenti e garantendo che l'organizzazione rimanga conforme. Riducendo il rischio di non conformità e di potenziali sanzioni, il software process intelligence offre ai team finanziari un senso di sicurezza e tranquillità, consentendo loro di concentrarsi sulle iniziative strategiche che favoriscono la crescita del business.
Gestione dei viaggi e delle spese
La gestione delle trasferte e delle spese dei dipendenti può essere un processo lungo ed emotivamente impegnativo, in quanto richiede di bilanciare il controllo dei costi con la soddisfazione dei dipendenti. Il software Process intelligence semplifica questa funzione automatizzando la rendicontazione delle spese, monitorando la conformità alle politiche aziendali e fornendo visibilità in tempo reale sulle spese. Il reporting finanziario è un processo emotivamente carico, in quanto fornisce agli stakeholder un'istantanea della salute finanziaria dell'organizzazione e influenza le decisioni aziendali critiche.
Rendicontazione finanziaria
Process intelligence supporta questa funzione fondamentale automatizzando la raccolta dei dati, garantendo l'accuratezza e la coerenza dei report finanziari e fornendo approfondimenti in tempo reale sulle performance finanziarie. Questa maggiore visibilità e controllo consentono ai team finanziari di produrre report tempestivi e accurati, favorendo la fiducia degli stakeholder e contribuendo al successo complessivo dell'azienda.
In conclusione
In conclusione, il software process intelligence è uno strumento potente che può rivoluzionare le funzioni finanziarie principali, snellendo i flussi di lavoro, aumentando la visibilità dei dati e migliorando il processo decisionale. Affrontando gli aspetti emotivi di queste funzioni, le aziende possono coltivare un reparto finanziario più efficiente, resiliente ed emotivamente equilibrato, in grado di guidare il successo finanziario dell'organizzazione. Questa migliore supervisione consente ai team finanziari di prendere decisioni basate sui dati che contribuiscono a una gestione più efficiente ed economica dei viaggi e delle spese, favorendo in ultima analisi un ambiente di lavoro positivo e sostenendo il benessere dei dipendenti.
Il prossimo passo: scoprire come migliorare i processi finanziari con il software Object-centric Task Mining (OCTM). Leggete il nuovo ebook OCTM.
