Nelle odierne condizioni di mercato volatili e incerte, le aziende di tutto il mondo devono affrontare una pressione senza precedenti per aumentare l'efficienza operativa. Allo stesso tempo, le organizzazioni di procurement devono affrontare la sfida di digitalizzare i complessi processi source-to-pay, lasciando poco spazio agli errori. Di fronte a queste sfide complesse, i responsabili degli acquisti si rivolgono sempre più spesso al softwareprocess mining per trasformare le prestazioni delle loro organizzazioni di approvvigionamento.
In questo articolo, esaminiamo le opportunità in process mining con definizioni, esempi e best practice che ogni CPO e leader degli acquisti deve conoscere.
Che cos'è process mining?
Process mining è una tecnica per estrarre dati dai registri degli eventi dei sistemi informativi al fine di individuare, monitorare e migliorare i processi aziendali del mondo reale. Process mining è una tecnica che può essere utilizzata per individuare i colli di bottiglia o le inefficienze dei processi, fornire informazioni su come vengono eseguiti i processi e, infine, migliorare le prestazioni dei processi.
Process mining può essere considerato uno strumento automatico e avanzato per l'analisi dei processi aziendali. In questo modo, le organizzazioni di approvvigionamento beneficiano di cinque aree chiave di analisi e ottimizzazione dei processi:
- Process discovery - dall'identificazione del vero stato "as-is" dei vostri processi procure-to-pay o source-to-pay.
- Process mapping - definire e comunicare lo stato desiderato dei processi all'interno dell'organizzazione e con i principali stakeholder.
- Monitoraggio dei processi: tenere traccia della conformità ai processi e alle fasi di approvazione concordate tra i team o l'organizzazione.
- Reingegnerizzazione dei processi - la riprogettazione sistematica dei processi chiave per aumentare l'efficienza.
- Trasformazione digitale - i processi di approvvigionamento sono spesso manuali e richiedono molto tempo, process mining può essere utilizzato per accelerare la digitalizzazione o la trasformazione digitale.
Domande chiave a cui process mining può rispondere nel P2P
Una volta applicata una mentalità di analisi dei processi al procure-to-pay, si può iniziare a rispondere a domande chiave che hanno un impatto sulle prestazioni dell'organizzazione. Alcune domande chiave possono includere:
- Quanto tempo occorre per elaborare le richieste di approvvigionamento?
- Qual è l'accuratezza con cui vengono elaborati gli ordini di acquisto tra i vari team o unità aziendali?
- Quali sono le fasi del processo per aumentare il lead time degli acquisti?
- Quali sono le aree in cui sono necessari più errori o rilavorazioni negli acquisti?
- In che misura la vostra organizzazione rispetta il modello P2P concordato?
- Quanta parte della vostra spesa è gestita dal procurement?
Casi d'uso tipici di process mining per gli acquisti
I processi di approvvigionamento possono essere tra i più complessi e manuali delle operazioni aziendali. In genere coinvolgono molti reparti e comportano numerose fasi di approvazione da parte di vari stakeholder. I processi di approvvigionamento possono comportare grandi quantità di transazioni, per le quali anche gli esperti più accreditati sono soggetti a errori umani.
Ogni organizzazione di approvvigionamento avrà sfide specifiche e aree di miglioramento. In generale, i casi d'uso tipici di process mining negli acquisti includono:
- Identificare i colli di bottiglia con la visibilità del processo end-to-end. In genere l'80% dei problemi legati ai processi di approvvigionamento deriva dal 20% dei casi. Il problema è che è difficile risolvere i problemi senza prima misurarli.
- Armonizzare i processi tra i team e le unità aziendali. Una volta mappato lo stato reale dei processi di approvvigionamento tra i diversi team, è possibile effettuare benchmark, armonizzare e allineare i processi in base alle best practice desiderate.
- Riduzione dei tempi di consegna e della necessità di processi fondamentali. Ridurre la necessità di lavoro manuale all'interno degli ordini di acquisto, ad esempio riducendo le richieste di testo libero o le approvazioni necessarie.
- Migliorare il livello di digitalizzazione e automazione. Riducete il tempo di revisione manuale e di approvazione, ad esempio aumentando le percentuali di PO touchless o le approvazioni automatiche.
- Massimizzare il capitale circolante. Process mining può essere utilizzato per misurare e armonizzare i termini di pagamento, assicurando che i pagamenti vengano effettuati alle scadenze ottimali o attraverso termini di pagamento migliori negoziati.
Il business case per process mining negli appalti
È possibile adottare un processo in cinque fasi per sviluppare un business case credibile per process mining negli appalti.
1. Determinare le aree di maggiore miglioramento. Analizzare i dati e condurre ricerche per individuare le aree in cui il processo di acquisto deve essere migliorato e in cui è possibile eliminare i passaggi inutili.
2. Calcolare i risparmi sui costi. Descrivete i possibili risparmi che si possono ottenere eliminando i processi manuali, tagliando le spese e snellendo le operazioni.
3. Esplorare altri benefici misurabili. Esplorare altre metriche di performance che possono avere un impatto, ad esempio la riduzione dei tempi di consegna, l'eliminazione delle rilavorazioni, il tasso di pagamenti puntuali, la riduzione del numero di errori, la riduzione delle spese eccessive, ecc.
4. Stimare il costo totale di gestione e il possibile ROI. Per creare un business case per process mining, determinare il costo totale dell'implementazione e il possibile ritorno sull'investimento (ROI) derivante dalle modifiche al processo, compresi i risparmi sui costi e altri benefici misurabili.
5. Argomentate in modo realistico e a lungo termine. Per ottenere l'approvazione, fornite alla leadership e ai principali stakeholder il business case di process mining con benefici concreti e tempi realistici.
Process mining Le migliori pratiche per le organizzazioni di approvvigionamento
Con un business case efficace, siete già partiti con il piede giusto. Ecco alcune best practice per garantire che le vostre iniziative su process mining abbiano un impatto a lungo termine.
- Iniziare con un obiettivo e una strategia chiari. Prima di intraprendere un'iniziativa process mining , definite una strategia e assicuratevi che gli obiettivi del progetto process mining siano allineati con gli obiettivi aziendali generali.
- Definire chiare metriche di successo. Stabilite modi chiari e misurabili per valutare il successo in metriche che abbiano benefici aziendali concreti.
- Identificare il software più adatto. Sul mercato esistono più di 30 process intelligence soluzioni software, tra cui process mining, task mining e opzioni ibride avanzate. Esplorate e identificate gli strumenti che soddisfano le vostre esigenze attraverso un proof-of-concept o una process intelligence RFP.
- Includere le parti interessate. Identificare e costruire il team vincente per affrontare l'implementazione di process mining all'interno e all'esterno dell'organizzazione di approvvigionamento.
- Sviluppare un solido programma di formazione. Ricordate che process mining non è una pallottola d'argento, ma richiede l'apprendimento e la formazione dei principali stakeholder.
- Puntate a guadagni a lungo termine. Process mining può portare benefici sia a breve che a lungo termine, ma raramente si tratta di una soluzione unica. Costruite una roadmap di iniziative che prevedano miglioramenti operativi incrementali.
Esempio di come process mining può essere utilizzato negli acquisti
Process mining è un fattore di miglioramento dei processi. Per i team che si occupano di acquisti, è possibile individuare tre tipi di ottimizzazioni che possono derivare da process mining e dall'analisi che utilizza il framework ESA:
Eliminare - la rimozione di fasi di approvazione o controllo degli acquisti per snellire i flussi di lavoro chiave.
Standardizzare - allineare i diversi team al modello P2P concordato, assicurando il controllo del rischio e riducendo gli acquisti irregolari.
Automatizzare - utilizzando robotic process automation (RPA) e altre tecniche di automazione per eliminare completamente l'intervento umano dalle attività di approvvigionamento ripetitive.
Limitazioni di process mining per gli appalti
- Non è possibile valutare l'intero costo del lavoro. Un tipico team di approvvigionamento ha bisogno di accedere a oltre 25 diverse applicazioni aziendali, report Excel, portali di terze parti e altri sistemi di dati. Process mining non dà piena visibilità all'impegno manuale richiesto nell'elaborazione.
- Mancanza di dati (di qualità). Poiché le tecniche di process mining dipendono dai file di log degli eventi, sono limitate ai dati disponibili, quindi potrebbero non essere in grado di scoprire tutte le informazioni sul processo di approvvigionamento che avviene al di fuori dei sistemi di risorse aziendali (ERP).
- Costo totale di implementazione. Process mining può essere costoso da configurare, in quanto richiede la raccolta e l'archiviazione dei dati per un certo periodo di tempo da diversi sistemi di origine dei dati; inoltre, la manutenzione delle risorse di process mining aumenta il costo totale di proprietà.
- Gli approfondimenti automatici non sono impeccabili. Process mining non è sempre in grado di rilevare le inefficienze dei processi, quindi potrebbe non essere in grado di identificare tutti i potenziali problemi.
- Mancanza di agilità. Le soluzioni di Process mining possono richiedere molto tempo per essere configurate in un'organizzazione di approvvigionamento o in molte unità aziendali.
Considerate un'alternativa: l'ibrido process intelligence
Se avete già utilizzato process mining o se state ancora valutando le vostre opzioni, il software ibrido potrebbe essere process intelligence potrebbe essere un'opzione da prendere in considerazione. Questo nuovo metodo offre il livello di dettaglio del software task mining e l'ampiezza della copertura del software process mining . Inoltre, può essere implementato 10 volte più velocemente rispetto alla nota soluzione process mining .
