Immer mehr Unternehmen setzen auf intelligente Automatisierungstechniken und -werkzeuge, um sich in einem unbeständigen Markt einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen. In diesem Artikel gehen wir auf eine beliebte Lösung namens RPA ein und betrachten einige der wichtigsten Fallstricke und Herausforderungen bei der Einführung dieser Lösung.
Was ist Robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA)?
Robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA) ist der Einsatz von Software-Robotern oder -Agenten zur Automatisierung von Geschäftsprozessen. RPA kann zur Automatisierung sich wiederholender, zeitaufwändiger Aufgaben, wie z. B. der Dateneingabe, verwendet werden, um die Produktivität und Effizienz zu steigern. RPA kann zur Kostensenkung, Verbesserung der Genauigkeit und Erhöhung der Kundenzufriedenheit eingesetzt werden. Sie können auch zur Automatisierung von Prozessen eingesetzt werden, die andernfalls manuelle Eingriffe erfordern würden.
Der weltweite Markt für RPA erreichte im vergangenen Jahr 2,65 Mrd. USD und wird voraussichtlich noch weiter wachsen. Die Mehrheit der Fortune-500-Unternehmen hat sie in gewissem Umfang eingesetzt, und selbst KMU ebnen ihren Weg zur Automatisierung durch den Einsatz von Bots.
Wenn Unternehmen mit RPA beginnen, wollen sie ihre Arbeitsplätze verändern - eine höhere Effizienz erreichen, die Prozesse harmonisieren und vor allem besser auf die Kunden eingehen. Allerdings sind RPA Roboter keine Zauberpillen, die alle Probleme lösen können. In diesem Artikel befassen wir uns mit den wesentlichen Fallstricken von RPA , die verhindern, dass die Fähigkeiten des Systems auf das gesamte Unternehmen ausgeweitet werden.
Herausforderungen bei der Umsetzung von RPA
1. Plötzliche Änderungen machen die Bots kaputt.
RPA Bots reagieren sehr empfindlich auf Änderungen in Geschäftsanwendungen und benötigen eine relativ statische Umgebung. Für Menschen ist es einfach, sich an kleine Layoutänderungen und neue Schnittstellen anzupassen. Roboter hingegen benötigen eine gründliche Neukonfiguration. Die meisten Bots verlassen sich auf die Erkennung von UI-Elementen oder Screen-Scraping-Techniken. Diese regelbasierten Navigationspfade funktionieren nicht mehr, da die Roboter bei jeder Änderung der Benutzeroberfläche oder des Layouts verwirrt werden und zusammenbrechen.
RPA Die Technologie wird definitiv robuster und ausgefeilter, da die Anbieter die Anpassungsfunktionen ihrer Roboter weiterentwickeln. Gleichzeitig werden immer mehr Anwendungen in die Cloud verlagert, wo Änderungen der Benutzeroberfläche ein neuer Standard sind und häufig vorkommen. Die Roboter von RPA sind jedoch noch weit davon entfernt, unabhängig oder intelligent zu sein. Wenn sich Änderungen in einer Geschäftsanwendung ergeben, kann sich das auf die Arbeit des Roboters auswirken. Da der Roboter Teil eines größeren Arbeitsablaufs ist, der aus Hunderten von Schritten besteht, kann selbst die kleinste Änderung größere Auswirkungen auf die gesamte Arbeit haben.
So kann ein Unternehmen beispielsweise 100 verschiedene Geschäftsanwendungen haben, und jede seiner Websites kann bis zu 50 Webseiten für verschiedene Aufgaben enthalten. Das summiert sich schnell zu 5000 verschiedenen Bildschirmen, die Menschen bei der Ausführung von Arbeitsabläufen verwenden. Wenn jedes dieser Fenster 20 bewegliche/anklickbare UI-Elemente wie Schaltflächen und Dropdown-Menüs hat, sind das 100000 mögliche Fehlerpunkte, die den Roboter beschädigen könnten.
2. Schwierigkeiten bei der Suche nach den besten RPA Fällen
RPA ist nicht Plug-and-Play; man kann Bots nicht über Nacht entwickeln. Der PwC-Bericht zeigt, dass RPA Projekte, für die 4-6 Wochen veranschlagt wurden, am Ende 4-6 Monate dauern, wobei die Unternehmen die Einführungszeit erheblich unterschätzen.
Obwohl die Zeit bis zur Wertschöpfung bei RPAkürzer ist als bei anderen IT-Projekten, durchläuft es dennoch verschiedene Phasen der IT-Projektimplementierung. Daher müssen die Fälle und Arbeitsabläufe, für die die Roboter gebaut werden, sorgfältig ausgewählt werden, und ihre Auswirkungen müssen vor dem gesamten mehrstufigen Prozess verstanden werden. Darüber hinaus müssen die Unternehmen sicherstellen, dass sich das, woran sie ein halbes Jahr lang arbeiten, auch auszahlt und einen guten Lebenszeitwert hat.
Unternehmen auf der ganzen Welt erleben eine Krise nach der anderen, wobei sich die Veränderungen auf jeden Aspekt des Unternehmens auswirken. In einem so schnelllebigen Umfeld ist es schwer, geeignete RPA Fälle zu finden. Was Sie vor drei Monaten aufgebaut haben, wird vielleicht nicht mehr benötigt, weil sich der Prozess, die IT-Systeme oder das gesamte Management geändert haben.
Ein weiteres Problem ergibt sich, wenn Menschen das Potenzial von RPAmanuell bewerten und nicht genügend Automatisierungsfälle finden. Die Ergebnisse können jedoch völlig anders ausfallen, wenn sie von einer speziellen Software analysiert werden. Die meisten Teams haben viele manuelle und sich wiederholende Aufgaben, die automatisiert werden könnten, auch wenn sie manchmal nicht so offensichtlich sind.
3. Messung der tatsächlichen Unternehmensleistung
Obwohl RPA einfacher zu implementieren ist und in kürzerer Zeit einen Mehrwert bringt als viele andere IT-Projekte, handelt es sich dennoch um eine Investition, und zwar in der Regel um eine große. Gute Ergebnisse sind bei all den eingegangenen Verpflichtungen von entscheidender Bedeutung.
Unternehmen setzen RPA in verschiedenen Geschäftsbereichen und Shared Service Centern ein, und die Wirksamkeit wird in der Regel in eingesparten Stunden oder Vollzeitäquivalenten gemessen. Dies ist jedoch nicht immer die beste Messgröße. Was ist schließlich das Ziel des Einsatzes von Software-Robotern - die Verringerung der Durchlaufzeit oder die Verbesserung der Kundenerfahrung? Daher ist das Fehlen der richtigen Messziele einer der Gründe, warum RPA nicht schnell skalieren kann.
4. Identifizierung des Bedarfs an RPA
Die Automatisierung wird überbewertet. Die meisten Automatisierungsprojekte scheitern, und die Unternehmen unterschätzen den Investitionsbedarf für RPA Projekte erheblich. In Anbetracht dessen sollten Sie sich fragen: Ist dies der richtige Zeitpunkt und Ort, um den ersten Roboter einzusetzen?
Eine der Hauptfallen von RPA ist, dass die Unternehmen oft einfach noch nicht für die Automatisierung bereit sind. Die meisten Organisationen arbeiten völlig unstrukturiert, was es schwierig macht, RPA Fälle zu finden, die Vorteile bringen und die Arbeit wesentlich verändern. Die Hauptfrage lautet: Wie kann man die Arbeit rationalisieren und die derzeitigen Praktiken so ändern, dass Automatisierungsprojekte von vornherein einfacher umgesetzt werden können?
Manchmal ist die Automatisierung nicht unbedingt das Beste, was man tun kann. Es ist sinnvoll, den gesamten Prozess zu überdenken und ihn aus einer neuen Perspektive zu betrachten - ist er unverzichtbar oder muss er geändert werden?
RPA ist nur ein Teil des großen Ganzen. Sie ist kein magisches Werkzeug, das alles allein lösen kann. Stattdessen ist es eine der Technologien, die Dinge einfacher machen können, wenn sie für geeignete Fälle eingesetzt werden und mit der Gesamtstrategie übereinstimmen.
Wie kann process intelligence bei Ihren RPA Projekten helfen?
Die Gründe für den Start mit RPA können vielfältig sein - Steigerung der Arbeitseffizienz, Verbesserung der Kundenerfahrung, Senkung der Personalkosten oder sogar schnellere Skalierung des Unternehmens. Unabhängig von den Motiven kann die Softwareprocess intelligence Ihnen helfen.
- Identifizieren Sie genau, wo die Kette von Unterbrechungen begann und welche UI- oder Layout-Änderungen sie verursachten. Workfellow kann feststellen, wie signifikant die Auswirkungen waren - welche Bots betroffen waren, wie viele Vollzeitäquivalente die Arbeit ausmachte und wie sie sich auf die allgemeinen KPIs auswirkten.
- Überwachen Sie alle Arbeitsabläufe und erhalten Sie einen Rückstand gültiger RPA Fälle in einer nach Prioritäten geordneten Reihenfolge. Vor allem aber erhalten Sie all diese Informationen in Echtzeit.
- Messen Sie Ihre Automatisierungsquote und kennen Sie die Auswirkungen der Automatisierung auf bestimmte KPIs. Anstatt die eingesparten Stunden zu maximieren, was die hilfreichste Messung sein kann oder auch nicht, können Sie die tatsächlichen Auswirkungen der Automatisierung auf wichtigere Kriterien erkennen.
- Erhalten Sie datengestützte Begründungen, wann und wo Sie als nächstes in Bots investieren sollten.
Um mehr darüber zu erfahren, wie process intelligence RPA unterstützen kann, laden Sie das Whitepaper zur Work API herunter.
