Process Mining Software hat die Rechnungsprüfung erheblich verändert und bietet neue Möglichkeiten für Einblicke, Genauigkeit und Compliance. Dieser Artikel bietet einen umfassenden Überblick über diese beiden Bereiche und vermittelt Ihnen die wichtigsten Informationen, die jeder Unternehmensleiter kennen muss.
Was genau ist Process Mining?
Das ist der Kern, Process Mining ist eine Möglichkeit, den Zustand von Geschäftsprozessen auf der Grundlage von Daten aus den verschiedenen IT-Systemen eines Unternehmens zu ermitteln. Man kann es sich als den Einsatz von Data-Mining-Techniken im Bereich der Geschäftsprozessmanagement (BPM).
Process Mining bietet Führungskräften in wissensintensiven Bereichen wie der Rechnungsprüfung erweiterte Analysefunktionen. Durch die Nutzung von Ereignisprotokollen aus verschiedenen IT-Systemen bietet es Echtzeiteinblicke in Prozessabläufe und hilft dabei, potenzielle Prozessabweichungen, potenzielle Compliance-Probleme und Verbesserungsmöglichkeiten aufzudecken.
Warum Process Mining in der Rechnungsprüfung verwenden?
Die Rechnungsprüfung ist ein Bereich, der eine sorgfältige Prüfung von Geschäftsvorgängen, Jahresabschlüssen und Aufzeichnungen erfordert. Herkömmliche Prüfungsmethoden sind zwar effektiv, können aber mühsam und zeitaufwändig sein.
Process Mining Hier kommen die Algorithmen ins Spiel, die nicht nur eine effiziente, sondern auch eine sehr zuverlässige Lösung bieten. Im Gegensatz zu manuellen Ansätzen bietet Process Mining eine höhere Geschwindigkeit und Genauigkeit bei der Analyse von Unternehmensdaten und -prozessen.
Ein Röntgenblick auf die Gesundheit von Unternehmen
Process Mining ist keine neue Technologie, wird aber zunehmend auf dem Gebiet der datengesteuerten Rechnungsprüfung eingesetzt. EY schätzt, dass prüfungs- und kontrollbezogene Tätigkeiten 19 % der allgemeinen Möglichkeiten zur Nutzung von Process Mining ausmachen.1
Die Synergie zwischen Process Mining und Auditing ist ziemlich tiefgreifend. Man kann sich beides als eine Art Röntgenaufnahme der Gesundheit einer Organisation vorstellen. Beide zielen darauf ab, die betriebliche Landschaft eines Unternehmens zu bewerten, zu analysieren und zu verbessern.
Durch die Integration der Techniken von Process Mining in die Rechnungsprüfung können die Prüfer wirksamere Bewertungen mit einem höheren Maß an Detailgenauigkeit und Präzision durchführen.
Wo Process Mining Ihr internes Audit-Team unterstützen kann
Mit Process Mining wird die Rechnungsprüfung von einem überwiegend manuellen Prozess zu einem weitgehend automatisierten Prozess. Prüfer und interne Audit-Spezialisten können einen gesamten Prozess von Anfang bis Ende auswerten, was ihnen hilft, Anomalien zu erkennen, Betrug aufzudecken und die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und gesetzlichen Standards sicherzustellen.
Schnelleres Erkennen der Grundursachen
Process Mining kann ein unschätzbares Hilfsmittel für Prüfer sein, die versuchen, die Ursachen von Problemen in den Abläufen einer Organisation aufzudecken.
Durch die Abbildung des gesamten Prozesses auf der Grundlage von Ereignisprotokollen aus IT-Systemen bietet Process Mining eine klare Visualisierung von Arbeitsabläufen, Transaktionen und Betriebsabläufen. So können Prüfer Diskrepanzen, Engpässe und Unregelmäßigkeiten erkennen, die auf tiefergehende Probleme hinweisen könnten.
Darüber hinaus kann die Echtzeit-Datenanalyse von Process Mining Anomalien aufzeigen, sobald sie auftreten, und liefert sofortige Einblicke in deren Ursprung. Durch die Analyse von Mustern und Abweichungen innerhalb dieser umfassenden Prozesslandkarten können die Prüfer daher alle betrieblichen Probleme effizient bis zu ihren Ursachen zurückverfolgen und so die Genauigkeit und Wirksamkeit ihrer Prüfungsverfahren verbessern.
Erhöhung der Genauigkeit und Transparenz in der Finanzberichterstattung
Process Mining verbessert die Genauigkeit und Transparenz der Finanzberichterstattung erheblich, indem es einen detaillierten, datengesteuerten Überblick über die Geschäftsprozesse bietet. Es nutzt Algorithmen zur Analyse von Ereignisprotokollen aus verschiedenen Systemen, die an Finanztransaktionen beteiligt sind, und ermöglicht so eine umfassende Überprüfung aller durchgeführten Maßnahmen.
Das bedeutet, dass jede Transaktion, jeder Arbeitsablauf und jede Finanzoperation bis zu ihrem Ursprung zurückverfolgt werden kann, wodurch das Risiko von Fehlern, Betrug oder Unstimmigkeiten verringert wird. Außerdem wird sichergestellt, dass jeder an der Finanzberichterstattung beteiligte Prozess transparent und überprüfbar ist.
Darüber hinaus hilft der Echtzeit-Charakter von Process Mining dabei, etwaige Probleme sofort zu erkennen und zu beheben, wodurch deren Auswirkungen auf die Jahresabschlüsse minimiert werden. Insgesamt trägt Process Mining zu einer genaueren, zuverlässigeren und transparenteren Finanzberichterstattung bei, was zu größerem Vertrauen bei den Beteiligten führt.
Prüfung der Finanzkontrolle
Process Mining unterstützt Prüfer bei der Prüfung der Finanzkontrolle in einem Unternehmen, indem es einen vollständigen, datengesteuerten Überblick über die Finanzabläufe bietet. Es nutzt reale Geschäftstransaktions- und Aktivitätsdaten aus Unternehmenssystemen, um den gesamten Finanzprozess abzubilden, von der Einleitung der Transaktion bis zur abschließenden Berichterstattung. Auf diese Weise können die Prüfer jeden Schritt genau unter die Lupe nehmen und Abweichungen von den erwarteten Kontrollen feststellen, die auf Kontrollschwächen oder Probleme bei der Nichteinhaltung von Vorschriften hinweisen könnten.
Darüber hinaus unterstützt Process Mining die kontinuierliche Prüfung, indem es Einblicke in Echtzeit liefert und es den Prüfern ermöglicht, laufende Kontrollbewertungen anstelle periodischer Überprüfungen durchzuführen. Diese umfassende Echtzeit-Ansicht der Finanzkontrollen hilft den Prüfern sicherzustellen, dass das Unternehmen die internen Richtlinien und externen Vorschriften einhält, und stärkt so die Integrität der Finanzoperationen.
Vorteile von Process Mining in der Rechnungsprüfung
Process Mining bringt viele Vorteile für den Bereich der Rechnungsprüfung mit sich, darunter:
- Günstigere und schnellere Prüfungen. Durch den Wegfall der manuellen Datenerfassung bei der Einhaltung von Vorschriften kann Process Mining Audits sowohl kostengünstiger als auch wesentlich schneller machen.
- Höhere Effizienz und Genauigkeit. Durch die Prüfung des gesamten Prozesses können Prüfer das Risiko von Fehlern und Ungenauigkeiten verringern. Prüfer können Prozesse schnell abbilden und visualisieren und so Zeit und Ressourcen sparen.
- Bessere Einhaltung der Vorschriften. Process Mining hilft Auditoren, das Unternehmensrisiko zu verringern und die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten, indem sie Abweichungen von den Standardverfahren erkennen, z. B. in Form von Einzelkäufen oder Schatten-IT.
- Datengesteuerte Entscheidungsfindung. Unternehmensleiter können Kontrollmaßnahmen selbst in die Hand nehmen, indem sie kontinuierlich überwachen, schneller auf potenzielle Risiken reagieren und die Einhaltung von Prozessen sicherstellen.
Herausforderungen und Lösungen bei der Implementierung von Process Mining für die Rechnungsprüfung
Die Vorteile liegen auf der Hand, doch die Implementierung von Process Mining für die Rechnungsprüfung birgt auch einige Herausforderungen. Dazu gehören:
- Datenqualität: Eine schlechte Datenqualität kann die Genauigkeit der Ergebnisse von Process Mining beeinträchtigen. Dies kann durch die Implementierung robuster Datenbereinigungsmethoden behoben werden.
- Komplexität: Die Komplexität der Prozesse kann das Verständnis der Ergebnisse von Process Mining erschweren. Schulungen und Weiterbildungen können den Prüfern helfen, diese Ergebnisse effektiv zu interpretieren.
- Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes: Process Mining kann potenziell sensible Informationen preisgeben. Es sollten geeignete Datenschutzmaßnahmen ergriffen werden, um die Privatsphäre und die Vertraulichkeit zu gewährleisten.
- Langsame Implementierung: Wenn Sie Process Mining in einem Unternehmen mit vielen Quellsystemen und Geschäftsanwendungen einsetzen möchten, kann die Process Mining Technologie langsam implementiert werden.
Wenn Sie auf der Suche nach einer einfach zu implementierenden process intelligence Lösung sind, die speziell für die Bedürfnisse von Wirtschaftsprüfern entwickelt wurde, sollten Sie sich Work API von Workfellow.
Wie Process Mining externen Rechnungsprüfern helfen kann
Process Mining kann auch Wirtschaftsprüfungsgesellschaften und externen Prüfern bei der Verbesserung ihrer eigenen Prozesse und Prüfungsabläufe erheblich helfen.
Identifizierung von Ineffizienzen
Process Mining Technologie bietet Wirtschaftsprüfungsgesellschaften als potenziellen Kunden viele der gleichen Vorteile, angefangen bei der vollständigen, durchgängigen Transparenz von Geschäftsabläufen, Prozessen und der Nutzung von IT-Systemen.
Process Mining visualisiert die wichtigsten Arbeitsabläufe in der Wirtschaftsprüfung und zeigt Engpässe, unnötige Schritte oder Abweichungen von den Standardverfahren auf. Durch das Aufspüren dieser Ineffizienzen können Wirtschaftsprüfungsunternehmen ihre Abläufe rationalisieren, die Effizienz der Arbeitsabläufe verbessern und Zeit und Ressourcen sparen.
Rationalisierung und Verbesserung der Abläufe
Prüfungsprozesse erfordern ein hohes Maß an Fachwissen, Zeit und Ressourcen, um den hohen Anforderungen der Kunden gerecht zu werden. Die Tools von Process Mining können den Prüfern dabei helfen, Rationalisierungsmöglichkeiten zu erkennen, die sowohl die Prüfungszeit als auch die Kosten reduzieren können.
Indem sie neue Erkenntnisse über ihre Abläufe gewinnen, können Wirtschaftsprüfungsunternehmen Process Mining auch zur Förderung von Innovationen nutzen. Sie können Bereiche für technologische Fortschritte oder die Umgestaltung von Prozessen identifizieren, was zu verbesserten Dienstleistungen und Wettbewerbsvorteilen führt.
Verbesserung der Genauigkeit
Durch Process Mining können Wirtschaftsprüfungsunternehmen jeden Vorgang bis zu seinem Ursprung zurückverfolgen und so das Risiko von Fehlern und Ungenauigkeiten in den Prüfungsverfahren verringern. Dies gewährleistet ein hohes Maß an Genauigkeit bei den Prüfungsergebnissen und verbessert die Zuverlässigkeit der von ihnen angebotenen Prüfungsdienste.
Mit der Datenanalyse in Echtzeit erleichtert Process Mining eine kontinuierliche Prüfung. Die Prüfer können sofort auf potenzielle Probleme reagieren, so dass der Prüfungsprozess eher proaktiv als reaktiv abläuft.
Bessere Einhaltung der Vorschriften
Process Mining hilft den Prüfern, die Einhaltung von Industriestandards und -vorschriften besser zu gewährleisten, indem Abweichungen von den vorgeschriebenen Verfahren festgestellt werden. Dies kann zu verbesserten internen Kontrollen und zur Einhaltung der Compliance-Anforderungen führen.
In stark regulierten Branchen wie der Wirtschaftsprüfung kann die Technologie von Process Mining die Einhaltung von Vorschriften verbessern, indem sie frühzeitig Hinweise darauf gibt, wenn Prozesse nicht eingehalten werden oder Bereiche, in denen zusätzliche Konformitätsprüfungen erforderlich sind.
Die nächsten Schritte zum digitalen Compliance Management
Die Zukunft von Process Mining in der Wirtschaftsprüfung scheint vielversprechend. Mit der fortschreitenden Digitalisierung der Unternehmen wird die Nachfrage nach innovativen Prüfungslösungen steigen. Process Mining Mit seiner Fähigkeit, umfassende und genaue Einblicke in betriebliche Abläufe zu geben, wird zu einem unverzichtbaren Instrument im Werkzeugkasten des Prüfers werden.
Die Verschmelzung von Process Mining und Auditing stellt einen grundlegenden Wandel in der Art und Weise dar, wie Unternehmen ihre betrieblichen Prozesse bewerten und verbessern. Sie bietet mehr Effizienz, Genauigkeit und Einblicke und ebnet damit den Weg für einen sachkundigeren, proaktiven Ansatz bei internen und externen Prüfungen.
