La automatización inteligente está cambiando el funcionamiento de las empresas al aumentar la productividad, la eficacia y la precisión. Sin embargo, no está exenta de desafíos. La implantación de soluciones de automatización puede ser compleja y es necesario superar varios obstáculos para aprovechar todas sus ventajas. En este artículo exploraremos algunos de los principales retos de la automatización de procesos a los que se enfrentan las empresas y ofreceremos soluciones prácticas para superarlos.
¿Qué es la automatización de procesos?
La automatización de procesos implica el uso de la tecnología para realizar tareas y procesos repetitivos de forma automática, reduciendo la necesidad de intervención humana. La automatización puede aplicarse a diversos procesos empresariales, como finanzas, RRHH, cadena de suministro y atención al cliente.
Tres razones principales por las que fracasan los proyectos de automatización de procesos
Podría haber sido perfecto si las empresas supieran exactamente por qué necesitan la automatización en el lugar de trabajo, qué resultados finales quieren y esperan, y qué camino tomar para conseguirlo. Por supuesto, la realidad dista mucho de eso, y hay otros factores exógenos que influyen en el proceso de transformación de una organización.
1. Fatiga por el cambio organizativo
La primera y principal razón que frena los esfuerzos de transformación digital de las empresas es la vieja fatiga del cambio. Bueno, el miedo al cambio está inherentemente presente en los seres humanos, pero unido a las "infructuosas" experiencias pasadas de cambios de gestión, puede convertirse en una completa pesadilla.
Lo que más asusta a la gente es la incertidumbre asociada a esa etapa de transición. Una forma de afrontarla podría ser comunicar a los empleados todos los cambios que se avecinan. Es vital que todos en la empresa reconozcan el valor que los cambios aportan a la organización. Cuando la gente no sabe "por qué" lo está haciendo, no está dispuesta a hacerlo en primer lugar, ¿verdad?
¿Qué puede hacer entonces el liderazgo para suavizar ese proceso? Podrían presentar adecuadamente todos los grandes acontecimientos con antelación, implicando a todas y cada una de las personas afectadas por el cambio. Planificar los próximos cambios, orientar a las personas en cada etapa, pedirles su opinión y garantizar la seguridad mental general puede parecer básico, pero ayuda mucho a que las iniciativas de automatización sean más fáciles de llevar a cabo.
2. Procesos empresariales desarticulados
Otro gran obstáculo que resta eficacia a los intentos de automatización es la fragmentación de los procesos. Cuando las empresas ponen a prueba e incluso aplican ideas de automatización, los departamentos y unidades actúan como entidades separadas. Si bien esto es razonable cuando se realizan cambios específicos en un departamento, la falta de unificación de procesos en toda la organización convierte todo el proceso de automatización en un gran lío. Utilizar herramientas completamente aleatorias y automatizar "aquí y allá" puede dar lugar a lagunas aún mayores en el sistema.
Como solución de alto nivel, las empresas deberían descubrir primero cómo se hace realmente el trabajo en la actualidad. Es más fácil elegir la dirección cuando se sabe al menos dónde se está. Una vez que se tiene una imagen clara de todas las operaciones existentes con los mayores problemas detectados, es más fácil ver qué cambios deben priorizarse por producir el mayor impacto.
3. Falta de preparación para una nueva realidad laboral
Un factor bastante obvio, aunque un poco más difícil, es la falta de preparación para los cambios. El nuevo entorno de trabajo, en el que las personas colaboran con robots e IA, requiere un enfoque y una mentalidad diferentes tanto por parte de los directivos como de los empleados. Muy pronto, cada equipo o unidad moderna contará con personal tradicional y digital, que trabajarán juntos en proyectos y complementarán sus capacidades. Eso significaría que los empleados tendrían que ser adaptables y aprender rápido, pero también que las nuevas contrataciones para proyectos de automatización serían lentas y difíciles de adquirir.
Es muy importante señalar que los robots no sustituyen a los humanos, al menos en un futuro previsible, sino que les ayudan y asisten. Las máquinas y los robots harían trabajo transaccional de bajo nivel, que no requiere inteligencia humana. Esto significaría que las personas tendrían más tiempo para trabajos no manuales y más creativos e innovadores.
Obviamente, esto requiere un conjunto de habilidades ligeramente diferente por parte de los empleados, por lo que actualizar las cualificaciones de los trabajadores sería un paso necesario para prepararlos para estos grandes cambios en los lugares de trabajo. Además, muchas aplicaciones de software requieren ciertas cualificaciones y amplios programas de formación, por lo que la apertura de mente, la agilidad y la alta tolerancia a la ambigüedad serían muy valoradas en los empleados.
Superar los retos de la automatización de procesos
Superar los retos de la automatización de procesos requiere un enfoque holístico, que aborde diversos aspectos del proceso de implantación. Algunas soluciones prácticas son:
Comunicación y colaboración
La comunicación y la colaboración eficaces son fundamentales para el éxito de los proyectos de automatización. Las empresas deben comprometerse con las principales partes interesadas y los empleados para crear consenso y reducir la resistencia al cambio. Además, deben formarse equipos multifuncionales para garantizar la colaboración y la alineación entre departamentos.
Planificación y ejecución adecuadas
Una planificación y ejecución adecuadas son fundamentales para el éxito de los proyectos de automatización. Las empresas deben desarrollar una hoja de ruta y un calendario claros, identificando los riesgos y retos potenciales. Además, deben priorizar las iniciativas de automatización en función de su impacto potencial y del retorno de la inversión. El softwareProcess intelligence puede ayudarle a identificar oportunidades de automatización de procesos y a realizar un seguimiento de los avances a lo largo de sus iniciativas.
Adoptar la gestión del cambio
Un tercer aspecto crucial para superar la fatiga de la automatización de procesos es un esfuerzo persistente en la gestión del cambio. Muchas personas pueden sentirse amenazadas o frustradas porque la automatización les quite tareas de trabajo. Es importante comunicar las ventajas de la automatización de procesos, así como educar e informar a los empleados sobre las formas en que la automatización puede liberar tiempo y recursos para un trabajo más significativo.
El cambio es inevitable, pero la resistencia y la agilidad son imprescindibles
Independientemente del sector y de la zona geográfica, cualquier empresa que tenga empleados que realicen tareas relacionadas con el conocimiento tendrá que recurrir a la automatización de procesos empresariales en los próximos años. Ya no se trata sólo de algo que conviene tener. Es una herramienta asombrosa que facilita el trabajo a las personas y hace que las empresas sean más competitivas si se aplica correctamente. La automatización es mucho más que robots que ayudan a las personas; es una forma totalmente nueva de trabajar que garantiza mejores sistemas y flujos de trabajo automatizados.
Sin embargo, el factor clave aquí es la velocidad. Es esencial tener un plan estratégico y un camino claro de los resultados que se esperan, para que la empresa persiga la automatización con un objetivo, y no porque todos los demás lo hagan. Sin embargo, como las cosas son inciertas y cambian con tanta rapidez, la velocidad sería necesaria no sólo para estar a la vanguardia de los competidores de la empresa, sino incluso para simplemente mantener su crecimiento.
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