Intelligent automation sta cambiando il modo di operare delle aziende, aumentando la produttività, l'efficienza e l'accuratezza. Tuttavia, non è priva di sfide. L'implementazione di soluzioni di automazione può essere complessa e per trarne tutti i vantaggi è necessario superare diversi ostacoli. In questo articolo esploreremo alcune delle principali sfide dell'automazione dei processi che le aziende devono affrontare e forniremo soluzioni pratiche per superarle.
Che cos'è l'automazione dei processi?
L'automazione dei processi prevede l'uso della tecnologia per eseguire automaticamente attività e processi ripetitivi, riducendo la necessità di intervento umano. L'automazione può essere applicata a diversi processi aziendali, quali finanza, risorse umane, supply chain e servizio clienti.
Tre motivi principali per cui i progetti di automazione dei processi falliscono
Sarebbe stato perfetto se le aziende avessero saputo esattamente perché hanno bisogno dell'automazione sul posto di lavoro, quali risultati finali vogliono e si aspettano e quale percorso intraprendere per raggiungerli. Naturalmente, la realtà è ben lontana da questo e ci sono altri fattori esogeni che influenzano il processo di trasformazione di un'organizzazione.
1. Stanchezza da cambiamento organizzativo
La prima e principale ragione che rallenta gli sforzi di trasformazione digitale delle aziende è la cara vecchia fatica del cambiamento. La paura del cambiamento è intrinsecamente presente negli esseri umani, ma unita alle esperienze passate "fallimentari" di cambiamenti di gestione, può trasformarsi in un vero e proprio incubo.
Ciò che spaventa maggiormente le persone è l'incertezza associata a questa fase di transizione. Un modo per affrontarla potrebbe essere quello di comunicare ai dipendenti tutti i cambiamenti imminenti. È fondamentale che tutti in azienda riconoscano il valore che i cambiamenti apportano all'organizzazione. Se le persone non sanno "perché" lo stanno facendo, non sono disposte a farlo, giusto?
Che cosa può fare la leadership per rendere più fluido il processo? Potrebbero introdurre in anticipo tutti i grandi eventi, coinvolgendo ogni singola persona interessata dal cambiamento. Pianificare i cambiamenti imminenti, guidare le persone in ogni fase, chiedere il loro feedback e garantire una sicurezza mentale generale può sembrare elementare, ma questo aiuta molto a rendere le iniziative di automazione più facili da portare avanti.
2. Processi aziendali disgiunti
Un'altra grande barriera che rende meno efficaci i tentativi di automazione è la frammentazione dei processi. Quando le aziende sperimentano e implementano idee di automazione, i reparti e le unità agiscono come entità separate. Sebbene ciò sia ragionevole quando si apportano modifiche specifiche al reparto, la mancanza di un'unificazione dei processi a livello di organizzazione trasforma l'intero processo di automazione in un enorme pasticcio. L'uso di strumenti completamente casuali e l'automazione "qua e là" possono portare a lacune ancora più grandi nel sistema.
Come soluzione di alto livello, le aziende dovrebbero innanzitutto scoprire come viene svolto il lavoro attualmente. È più facile scegliere la direzione, quando si sa almeno dove ci si trova! Una volta che si ha un quadro chiaro di tutte le operazioni esistenti con i maggiori problemi individuati, è più facile capire quali cambiamenti dovrebbero essere prioritari per ottenere l'impatto più elevato.
3. Mancanza di disponibilità per una nuova realtà lavorativa
Un fattore abbastanza ovvio, ma un po' più impegnativo, è la mancanza di preparazione ai cambiamenti. Il nuovo ambiente di lavoro, in cui le persone lavorano insieme a robot e IA, richiede un approccio e una mentalità diversi sia da parte della leadership che dei dipendenti. Molto presto ogni team o unità moderna avrà sia forza lavoro tradizionale che digitale, che lavoreranno insieme su progetti e completeranno le rispettive capacità. Ciò significa che i dipendenti dovranno essere adattabili e imparare velocemente, ma anche che le nuove assunzioni per i progetti di automazione saranno lente e difficili da acquisire.
È molto importante notare che i robot non sostituiscono l'uomo, almeno nel prossimo futuro, ma lo aiutano e lo assistono. Le macchine e i robot svolgeranno lavori transazionali di basso livello, che non richiedono l'intelligenza umana. Ciò significa che le persone avranno più tempo da dedicare a lavori innovativi non manuali e più creativi.
Ovviamente, ciò richiede competenze leggermente diverse da parte dei dipendenti, per cui l'aggiornamento dei lavoratori sarebbe un passo necessario per prepararli a questi grandi cambiamenti sul posto di lavoro. Inoltre, molte applicazioni software richiedono determinate qualifiche e programmi di formazione approfonditi, per cui l'apertura mentale, l'agilità e l'elevata tolleranza all'ambiguità saranno molto apprezzate dai dipendenti.
Superare le sfide dell'automazione dei processi
Per superare le sfide dell'automazione dei processi è necessario un approccio olistico, che affronti i vari aspetti del processo di implementazione. Alcune soluzioni pratiche sono:
Comunicazione e collaborazione
Una comunicazione e una collaborazione efficaci sono fondamentali per il successo dei progetti di automazione. Le aziende devono coinvolgere i principali stakeholder e i dipendenti per creare consenso e ridurre la resistenza al cambiamento. Inoltre, è necessario formare team interfunzionali per garantire la collaborazione e l'allineamento tra i vari reparti.
Pianificazione ed esecuzione adeguate
Una pianificazione e un'esecuzione adeguate sono fondamentali per il successo dei progetti di automazione. Le aziende devono sviluppare una tabella di marcia e una tempistica chiare, identificando i rischi e le sfide potenziali. Il softwareProcess intelligence può aiutarvi a identificare le opportunità di automazione dei processi e a monitorare i progressi nel corso delle vostre iniziative.
Abbracciare la gestione del cambiamento
Un terzo aspetto cruciale per superare la fatica dell'automazione dei processi è uno sforzo persistente nella gestione del cambiamento. Molte persone possono sentirsi minacciate o frustrate dal fatto che l'automazione sottragga compiti lavorativi. È importante comunicare i vantaggi dell'automazione dei processi, nonché educare e informare i dipendenti sui modi in cui l'automazione può liberare tempo e risorse per un lavoro più significativo.
Il cambiamento è inevitabile, ma la resilienza e l'agilità sono d'obbligo
Indipendentemente dal settore e dall'area geografica, qualsiasi azienda che abbia dipendenti che svolgono lavori di conoscenza dovrà rivolgersi all'automazione dei processi aziendali nei prossimi anni. Non è più solo un bene da avere. È uno strumento straordinario che facilita il lavoro delle persone e rende le aziende più competitive se implementato correttamente. L'automazione è molto più di un semplice robot che assiste le persone; è un modo completamente nuovo di lavorare che garantisce sistemi migliori e flussi di lavoro automatizzati.
Tuttavia, il fattore chiave è la velocità. È essenziale avere un piano strategico e un percorso chiaro dei risultati attesi, in modo che l'azienda persegua l'automazione con un obiettivo e non perché tutti gli altri lo fanno. Tuttavia, con l'incertezza e i cambiamenti così rapidi, la velocità sarebbe necessaria non solo per essere all'avanguardia rispetto ai concorrenti dell'azienda, ma anche solo per sostenerne la crescita.
Cercate uno strumento per supportare l'automazione dei processi? Scaricate il whitepaper diWork API .
