Cada vez son más las empresas que recurren a técnicas y herramientas de automatización inteligente para obtener una ventaja competitiva en un mercado volátil. En este artículo analizaremos una solución muy popular llamada RPA y veremos algunos de los principales escollos y retos que plantea su adopción.
¿Qué es Automatización Robótica de Procesos (RPA)?
Automatización Robótica de Procesos (RPA) es el uso de robots o agentes informáticos para automatizar procesos empresariales. RPA puede utilizarse para automatizar tareas repetitivas que requieren mucho tiempo, como la introducción de datos, para mejorar la productividad y la eficiencia. RPA puede utilizarse para reducir costes, mejorar la precisión y aumentar la satisfacción del cliente. También puede utilizarse para automatizar procesos que, de otro modo, requerirían intervención manual.
El mercado mundial de RPA alcanzó los 2.650 millones de dólares el año pasado y se prevé que crezca aún más. La mayoría de las empresas de Fortune 500 lo han utilizado en alguna medida, e incluso las pymes están allanando su camino hacia la automatización mediante el uso de bots.
Al empezar con RPA, las organizaciones pretenden cambiar los lugares de trabajo: lograr una mayor eficiencia, armonizar los procesos y, lo que es más importante, conseguir una capacidad de respuesta al cliente más excelente. Sin embargo, los robots de RPA no son píldoras mágicas que puedan resolver todos los problemas. En este artículo, examinamos los importantes escollos de RPA que le impiden ampliar sus capacidades a toda la organización.
Retos de la aplicación de RPA
1. Los cambios repentinos rompen los robots.
RPA Los bots son muy sensibles a los cambios en las aplicaciones empresariales y requieren un entorno relativamente estático. Para los humanos, es fácil adaptarse a pequeños cambios de diseño y a nuevas interfaces. Los robots, sin embargo, necesitan una reconfiguración exhaustiva. La mayoría de los robots se basan en la detección de elementos de la interfaz de usuario o en técnicas de screen-scraping. Estas rutas de navegación basadas en reglas ya no funcionan, porque cada vez que hay cambios en la interfaz de usuario o en el diseño, los robots se confunden y se rompen.
RPA La tecnología es cada vez más robusta y sofisticada, y los proveedores mejoran las funciones de adaptación de sus robots. Al mismo tiempo, cada vez más aplicaciones se trasladan a la nube, donde los cambios de interfaz de usuario son un nuevo estándar y se producen con frecuencia. Sin embargo, los robots de RPA aún están lejos de ser independientes o inteligentes. Cuando se producen cambios en una aplicación empresarial, eso puede reflejarse en el trabajo del robot. Al formar parte de un flujo de trabajo más amplio compuesto por cientos de pasos, incluso el más mínimo cambio podría tener consecuencias más importantes para todo el trabajo.
Por ejemplo, una empresa puede tener 100 aplicaciones empresariales diferentes, y cada uno de sus sitios web puede tener hasta 50 páginas web para diversas tareas. Eso suma rápidamente 5.000 pantallas diferentes que la gente utiliza cuando ejecuta flujos de trabajo. Si cada una de esas ventanas tiene 20 elementos de interfaz de usuario que se pueden mover o pulsar, como botones y menús desplegables, eso equivaldrá a 100.000 posibles puntos de avería que podrían dañar el robot.
2. Dificultad para encontrar los mejores casos RPA
RPA no es plug-and-play; no se pueden construir bots de la noche a la mañana. Según un informe de PwC, los proyectos de RPA que se esperaba que durasen entre 4 y 6 semanas acaban tardando entre 4 y 6 meses, y las empresas subestiman considerablemente el tiempo de implantación.
Aunque el plazo de creación de valor de RPAes más corto que el de otros proyectos informáticos, sigue pasando por distintas fases de ejecución de proyectos informáticos. Por lo tanto, los casos y flujos de trabajo para los que se construyen los robots deben seleccionarse cuidadosamente, y su impacto debe comprenderse antes de todo el proceso de varias fases. Además, las empresas deben asegurarse de que aquello en lo que trabajan durante medio año sea rentable y aporte un buen valor de por vida.
Las empresas de todo el mundo experimentan crisis tras crisis, con cambios que afectan a todos los aspectos del negocio. Es difícil encontrar casos adecuados en RPA en un entorno tan cambiante. Lo que empezaste a construir hace tres meses puede que ya no sea necesario debido a cambios en el proceso, los sistemas informáticos o la gestión general.
Otro problema surge cuando se evalúa manualmente el potencial de RPAy no se encuentran suficientes casos de automatización. Sin embargo, los resultados pueden ser completamente distintos si se analizan con un software especial. La mayoría de los equipos tienen muchas tareas manuales y repetitivas que podrían automatizarse, aunque a veces no sean tan evidentes.
3. Medición del rendimiento empresarial real
Aunque RPA es más fácil de implantar y aporta valor en menos tiempo que muchos otros proyectos informáticos, no deja de ser una inversión, y suele ser grande. Obtener buenos resultados es fundamental con todos los compromisos adquiridos.
Las organizaciones implantan RPA en distintas unidades de negocio y centros de servicios compartidos, y su eficacia suele estimarse en horas ahorradas o ETC. Sin embargo, eso no siempre es lo mejor que se puede medir. Después de todo, ¿cuál es el objetivo final del uso de robots de software: reducir el tiempo de producción o mejorar la experiencia del cliente? Por lo tanto, no tener los objetivos adecuados para medir es una de las razones por las que RPA no puede escalar rápidamente.
4. Identificar la necesidad de RPA
La automatización está sobrevalorada. La mayoría de los proyectos relacionados con la automatización fracasan, y las empresas subestiman considerablemente las inversiones necesarias para los proyectos de RPA . Teniendo esto en cuenta, pregúntese: ¿es este el momento y el lugar adecuados para desplegar el primer robot?
Uno de los principales escollos de RPA es que muchas veces las empresas simplemente no están preparadas para la automatización. La mayoría de las organizaciones trabajan de forma totalmente fracturada, lo que dificulta encontrar en RPA casos que aporten beneficios y cambios sustanciales al trabajo. La cuestión principal es: ¿cómo agilizar el trabajo y cambiar las prácticas actuales para permitir una implantación más sencilla de los proyectos de automatización en primer lugar?
A veces, la automatización no es necesariamente lo mejor. Es significativo reconsiderar todo el proceso y verlo desde una nueva perspectiva: ¿es vital o necesita modificaciones?
RPA es sólo una parte del panorama general. No es una herramienta mágica que pueda resolverlo todo por sí sola. Por el contrario, es una de las tecnologías que pueden facilitar las cosas siempre y cuando se utilice para los casos adecuados y se alinee con la estrategia general.
¿Cómo puede process intelligence ayudarle en sus proyectos RPA ?
Las razones iniciales para empezar con un RPA pueden ser muchas: aumentar la eficacia del trabajo, mejorar la experiencia del cliente, reducir los costes de personal o incluso escalar la empresa más rápidamente. Independientemente de los motivos, así es como el softwareprocess intelligence puede ayudarle.
- Identifique exactamente dónde comenzó la cadena de interrupciones y qué cambios en la interfaz de usuario o en el diseño las provocaron. Workfellow puede identificar la importancia del impacto: qué robots se vieron afectados, cuántos ETC de trabajo supuso y sus efectos en los KPI generales.
- Supervise todos los flujos de trabajo y obtenga una lista de casos válidos en RPA por orden de prioridad. Y lo que es más importante, obtenga toda esa información en tiempo real.
- Mida su ratio de automatización y conozca el impacto de la automatización en los KPI especificados. En lugar de maximizar las horas ahorradas, que puede ser o no la medida más útil, puedes ver el impacto real de la automatización en criterios más importantes.
- Obtenga justificaciones basadas en datos sobre cuándo y dónde debe invertir en bots.
Para obtener más información sobre process intelligence puede apoyar RPA, descargue el documento técnico Work API.
