Sempre più spesso le aziende si rivolgono a intelligent automation tecniche e strumenti per ottenere un vantaggio competitivo in un mercato volatile. In questo articolo analizzeremo una soluzione popolare chiamata RPA e vedremo alcune delle principali insidie e sfide per la sua adozione.
Che cos'è robotic process automation (RPA)?
Robotic process automation (RPA) è l'uso di robot o agenti software per automatizzare i processi aziendali. RPA può essere utilizzato per automatizzare attività ripetitive e che richiedono tempo, come l'inserimento di dati, per migliorare la produttività e l'efficienza. RPA può essere utilizzato per ridurre i costi, migliorare l'accuratezza e aumentare la soddisfazione dei clienti. Può anche essere utilizzato per automatizzare processi che altrimenti richiederebbero un intervento manuale.
Il mercato globale di RPA ha raggiunto lo scorso anno i 2,65 miliardi di dollari e si prevede che crescerà ulteriormente. La maggior parte delle aziende Fortune 500 lo ha utilizzato in qualche misura e anche le PMI stanno aprendo la strada all'automazione attraverso l'uso dei bot.
Quando iniziano a utilizzare RPA, le organizzazioni mirano a cambiare il posto di lavoro, a raggiungere una maggiore efficienza, ad armonizzare i processi e, soprattutto, a ottenere una risposta più eccellente da parte dei clienti. Tuttavia, i robot RPA non sono pillole magiche in grado di risolvere tutti i problemi. In questo articolo esaminiamo le principali insidie di RPA che gli impediscono di estendere le sue capacità all'intera organizzazione.
Sfide dell'implementazione di RPA
1. I cambiamenti improvvisi rompono i bot.
RPA I bot sono molto sensibili ai cambiamenti nelle applicazioni aziendali e richiedono un ambiente relativamente statico. Per gli esseri umani è facile adattarsi a piccole modifiche del layout e a nuove interfacce. I robot, invece, hanno bisogno di una riconfigurazione completa. La maggior parte dei bot si basa sul rilevamento degli elementi dell'interfaccia utente o su tecniche di screen-scraping. Questi percorsi di navigazione basati su regole non funzionano più, perché ogni volta che vengono apportate modifiche all'interfaccia utente o al layout, i robot si confondono e si rompono.
RPA La tecnologia sta diventando sempre più robusta e sofisticata, con i fornitori che migliorano le funzionalità di adattamento dei loro robot. Allo stesso tempo, sempre più applicazioni si stanno spostando nel cloud, dove le modifiche dell'interfaccia utente sono un nuovo standard e avvengono di frequente. Tuttavia, i robot di RPA sono ancora lontani dall'essere indipendenti o intelligenti. Quando si verificano cambiamenti in un'applicazione aziendale, ciò potrebbe riflettersi sul lavoro del robot. Essendo parte di un flusso di lavoro più ampio, composto da centinaia di passaggi, anche la più piccola modifica potrebbe avere conseguenze più significative per l'intero lavoro.
Ad esempio, un'azienda potrebbe avere 100 diverse applicazioni aziendali e ogni sito web potrebbe avere fino a 50 pagine web per varie attività. In questo modo si arriva rapidamente a 5000 schermate diverse che le persone utilizzano per eseguire i flussi di lavoro. Se ognuna di queste finestre ha 20 elementi dell'interfaccia utente mobili/cliccabili, come pulsanti e menu a discesa, ciò equivale a 100000 possibili punti di rottura che potrebbero danneggiare il robot.
2. Difficoltà nel trovare i casi migliori RPA
RPA non è plug-and-play; non si possono costruire bot da un giorno all'altro. Il rapporto di PwC rileva che i progetti di RPA che dovrebbero richiedere 4-6 settimane finiscono per richiedere 4-6 mesi, con le aziende che sottovalutano notevolmente i tempi di implementazione.
Sebbene il time-to-value di RPAsia più breve rispetto ad altri progetti IT, esso passa comunque attraverso diverse fasi di implementazione di un progetto IT. Pertanto, i casi e i flussi di lavoro per i quali vengono costruiti i robot devono essere selezionati con attenzione e il loro impatto deve essere compreso prima dell'intero processo a più fasi. Inoltre, le aziende devono assicurarsi che ciò su cui stanno lavorando per metà anno sia ben ripagato e porti un buon valore di vita.
Le aziende di tutto il mondo stanno vivendo una crisi dopo l'altra, con cambiamenti che interessano ogni aspetto dell'attività. È difficile trovare casi adatti a RPA in un ambiente così frenetico. Quello che avete iniziato a costruire tre mesi fa potrebbe non essere più necessario a causa di cambiamenti nei processi, nei sistemi IT o nella gestione generale.
Un altro problema sorge quando si valuta manualmente il potenziale di RPAe non si trovano abbastanza casi di automazione. Tuttavia, i risultati potrebbero essere completamente diversi se analizzati da un software speciale. La maggior parte dei team ha molte attività manuali e ripetitive che potrebbero essere automatizzate, anche se a volte non sono così evidenti.
3. Misurare la performance aziendale reale
Sebbene RPA sia più facile da implementare e porti valore in tempi più brevi rispetto a molti altri progetti IT, si tratta comunque di un investimento e di solito di un investimento importante. Avere buoni risultati è fondamentale per tutti gli impegni presi.
Le organizzazioni implementano il sito RPA in diverse unità aziendali e centri di servizi condivisi e la sua efficacia viene solitamente stimata in ore risparmiate o in FTE. Tuttavia, non è sempre la cosa migliore da misurare. Dopotutto, qual è l'obiettivo finale dell'utilizzo dei robot software: ridurre i tempi di lavorazione o migliorare l'esperienza del cliente? Pertanto, non avere gli obiettivi giusti da misurare è uno dei motivi per cui RPA non riesce a scalare rapidamente.
4. Identificare la necessità di RPA
L'automazione è sopravvalutata. La maggior parte dei progetti legati all'automazione fallisce e le aziende sottovalutano notevolmente gli investimenti necessari per i progetti RPA . Considerando questo, chiedetevi: è questo il momento e il luogo giusto per andare a distribuire il primo robot?
Una delle principali insidie di RPA è che molte volte le aziende non sono semplicemente pronte per l'automazione. La maggior parte delle organizzazioni lavora in modo completamente frammentato, rendendo difficile trovare RPA casi che portino benefici e apportino cambiamenti sostanziali al lavoro. La domanda principale è: come snellire il lavoro e cambiare le pratiche attuali per consentire un'implementazione più semplice dei progetti di automazione?
A volte, l'automazione non è necessariamente la cosa migliore da fare. È significativo riconsiderare l'intero processo e guardarlo da una nuova prospettiva: è vitale o ha bisogno di modifiche?
RPA è solo una parte del quadro generale. Non è uno strumento magico che può risolvere tutto da solo. È invece una delle tecnologie che possono semplificare le cose se e quando viene utilizzata per i casi adatti e allineata alla strategia generale.
In che modo process intelligence può aiutarvi con i vostri progetti RPA ?
Le ragioni iniziali per iniziare con un RPA possono essere molteplici: aumentare l'efficienza del lavoro, migliorare l'esperienza dei clienti, diminuire i costi del personale o anche scalare l'azienda più velocemente. Indipendentemente dalle motivazioni, ecco come il softwareprocess intelligence può aiutarvi.
- Identificare esattamente dove è iniziata la catena di rotture e quali modifiche all'interfaccia utente o al layout l'hanno causata. Workfellow può identificare quanto sia stato significativo l'impatto: quali bot sono stati colpiti, quanti FTE di lavoro ha comportato e gli effetti sui KPI complessivi.
- Monitorate tutti i flussi di lavoro e ottenete un arretrato di casi validi RPA in ordine di priorità. E soprattutto, ottenere tutte queste informazioni in tempo reale.
- Misurate il vostro rapporto di automazione e conoscete l'impatto dell'automazione su determinati KPI. Invece di massimizzare le ore risparmiate, che potrebbero essere o meno la misura più utile, potete vedere l'impatto reale dell'automazione su criteri più importanti.
- Ottenete giustificazioni supportate da dati su quando e dove investire nei bot.
Per saperne di più su come process intelligence può supportare RPA, scaricate il whitepaper Work API.
