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minería de procesos se ha convertido en una herramienta esencial para las empresas que buscan optimizar sus procesos, mejorar la eficiencia y reducir costes. Sin embargo, no todos los proyectos de minería de procesos son un éxito.
En este artículo analizaremos los cinco fallos más comunes de los proyectos de minería de procesos y cómo superarlos. Si comprendes estos retos y pones en práctica las soluciones sugeridas, podrás mejorar en gran medida las posibilidades de éxito de tus iniciativas de minería de procesos .
¿Qué es minería de procesos?
minería de procesos es una técnica avanzada de process intelligence que utiliza los conocimientos extraídos de los registros de eventos de los sistemas informáticos de las empresas para obtener información sobre cómo se ejecutan los procesos y flujos de trabajo en una empresa. Esto ayuda a las organizaciones a comprender su rendimiento operativo actual, identificar ineficiencias y encontrar oportunidades de mejora.
minería de procesos combina la minería de datos, el modelado de procesos y el análisis de procesos para ofrecer una visión completa de los procesos empresariales. Se puede considerar minería de procesos como la aplicación de la ciencia de datos al arte de Gestión de Procesos Empresariales (BPM). minería de procesos utiliza algoritmos deminería de procesos para analizar y reconstruir el flujo real de los procesos, lo que permite a las organizaciones comprender cómo funcionan realmente sus procesos.
minería de procesos desempeña un papel crucial en muchos sectores competitivos del trabajo digital, ya que ayuda a las organizaciones a identificar cuellos de botella, ineficiencias y problemas de cumplimiento. Al abordar estos retos, las empresas pueden agilizar sus procesos, reducir costes y mejorar el rendimiento general.
Aumento de la popularidad de minería de procesos en la empresa
minería de procesos es la solución de softwareprocess intelligence más ampliamente adaptada, y se ha hecho cada vez más popular en las empresas. Según un reciente estudio de Deloitte, el 63% de las empresas de todo el mundo han empezado a utilizar minería de procesos y la mayoría de las empresas mundiales tienen previsto realizar al menos una prueba piloto de minería de procesos en un futuro próximo.
El entusiasmo por minería de procesos está ampliamente justificado. Una importante encuesta realizada por HFS Research entre los responsables de la toma de decisiones en las empresas reveló recientemente que más del 90% de los encuestados consideran que process intelligence (combinación de minería de procesos y process discovery) como enormemente valiosa para impulsar el valor empresarial.
A pesar de sus beneficios potenciales, muchos proyectos de minería de procesos fracasan por diversas razones. El mismo estudio de HFS Research reveló que más de 2 de cada 3 soluciones de process intelligence impulsadas por minería de procesos y el descubrimiento habían dado lugar a resultados decepcionantes, o no habían cumplido lo prometido.
Ventajas e inconvenientes de minería de procesos
Para un líder empresarial, minería de procesos suele ser una solución avanzada a una necesidad empresarial bien reconocida. La mayoría de las empresas utilizan alguna forma de análisis de procesos para respaldar la excelencia operativa y Gestión de Procesos Empresariales (BPM). Estos métodos más tradicionales incluyen talleres process discovery , auditorías de análisis de procesos o estudios de tiempo y movimiento realizados por consultores expertos o analistas de procesos empresariales.
En comparación con el análisis manual de procesos, minería de procesos ofrece muchas ventajas y presenta algunos inconvenientes.
Ventajas de minería de procesos
- Visibilidad detallada de los procesos: minería de procesos proporciona una visualización clara y precisa del flujo real de los procesos, lo que ayuda a las organizaciones a comprender mejor sus procesos e identificar áreas de mejora.
- Análisis automatizado de cuellos de botella: Mediante el análisis de los registros de eventos, minería de procesos puede detectar cuellos de botella e ineficiencias en el flujo de procesos, lo que permite a las empresas centrarse en las áreas que necesitan mejoras.
- Medición del rendimiento en tiempo real: minería de procesos ofrece métricas cuantitativas, como el tiempo de ciclo, el rendimiento y la utilización de recursos, para medir el rendimiento de los procesos. Esto ayuda a las organizaciones a seguir el progreso y evaluar la eficacia de las mejoras de los procesos.
- Control del cumplimiento: minería de procesos puede detectar desviaciones de los procedimientos estándar, garantizando el cumplimiento de las políticas internas y las normativas externas.
- Toma de decisiones objetiva: A diferencia del análisis de procesos basado en encuestas u opiniones de expertos, minería de procesos utiliza información basada en datos para apoyar la toma de decisiones, reduciendo la dependencia de opiniones subjetivas y presentimientos.
Desventajas de minería de procesos
- Calidad y disponibilidad de los datos: minería de procesos depende en gran medida de la existencia de datos precisos y completos en los sistemas fuente de la empresa. Si los datos son de mala calidad o no están disponibles, los resultados de minería de procesos pueden ser engañosos o incompletos.
- Complejidad de la integración: minería de procesos puede ser complejo, sobre todo cuando se trata de procesos grandes e intrincados que abarcan más de un sistema informático. Esto puede requerir conocimientos avanzados de integración, lo que puede suponer un obstáculo para algunas organizaciones.
- Coste de explotación: Implantar soluciones minería de procesos puede resultar caro, sobre todo para las pequeñas y medianas empresas. Los costes pueden incluir licencias de software, integración, mantenimiento y servicios de consultoría.
- Alcance del análisis: minería de procesos ofrece una visión detallada de los datos de procesos de sistemas empresariales como ERP o CRM, pero carece de la capacidad de supervisar la actividad de procesos y flujos de trabajo en la amplia gama de aplicaciones empresariales que se utilizan hoy en día. Para paliar esta limitación, muchas soluciones de minería de procesos incluyen task mining funcionalidad.
Si desea combinar minería de procesos y task mining en su solución process intelligence , consulte el artículo técnicoWork API .
Fallos comunes en los proyectos de minería de procesos
Según una famosa investigación de McKinsey, el 70% de los programas de transformación fracasan. El fracaso no es infrecuente en el software de automatización inteligente y en minería de procesos.
He aquí algunas razones habituales de los fracasos en los proyectos de minería de procesos :
1. Calidad insuficiente de los datos
La mala calidad de los datos es una de las principales razones del fracaso de los proyectos de minería de procesos . Los datos inexactos o incompletos pueden conducir a resultados erróneos, haciendo que todo el proyecto resulte ineficaz. Una de las razones habituales por las que la calidad de los datos es deficiente es que los datos de registro de eventos no están disponibles o no son fiables en todos los sistemas empresariales utilizados por la empresa. Este es especialmente el caso de las empresas que no utilizan SAP como sistema ERP principal.
2. Falta de participación de las partes interesadas
minería de procesos a menudo implican un cambio organizativo significativo que requiere la participación de los directivos de la empresa y de TI. Si los principales interesados no están de acuerdo, el proyecto puede encontrar resistencia y, en última instancia, fracasar. También puede ocurrir que minería de procesos cuente con el apoyo de algunos aspectos de la dirección operativa durante una prueba de concepto, pero que, para tener pleno éxito, necesite la aceptación de todos para implantarse con eficacia en toda la empresa.
3. Expectativas y plazos desajustados
Muchos directivos de empresas han señalado que la implantación de minería de procesos requiere mucho tiempo y recursos. No es infrecuente que la implantación de minería de procesos lleve de 12 a 24 meses, e incluso más en las grandes organizaciones. Unas expectativas poco realistas sobre los resultados de los proyectos de minería de procesos pueden llevar a la decepción y al fracaso del proyecto.
4. Alcance del proyecto mal definido
Muchas iniciativas de minería de procesos comienzan con una prueba de concepto en un caso de uso empresarial claramente definido, por ejemplo, en el análisis de procesos P2P o incluso de procesos específicos dentro de la contratación. Aunque estos proyectos de "ganancia rápida" ofrecen resultados inmediatos, a algunos líderes empresariales les resulta difícil ampliar el alcance del análisis a otros flujos de trabajo y funciones principales. La falta de objetivos y alcance claros puede dar lugar a un proyecto desenfocado que no consiga resultados significativos.
5. Competencias y recursos inadecuados
minería de procesos requiere una combinación de conocimientos técnicos, analíticos y de dominio. La falta de estos conocimientos necesarios puede hacer fracasar un proyecto, por lo que muchas grandes empresas recurren a la contratación de equipos de científicos de datos en un centro de excelencia (CdE) específico. Una investigación reciente de Deloitte reveló que el CoE medio de minería de procesos constaba de 15 ETC (equivalentes a tiempo completo) y que el mayor CoE de minería de procesos constaba de más de 150 empleados cualificados.
Cómo superar los fracasos de los proyectos minería de procesos
Al abordar las causas comunes de fracaso, las organizaciones pueden aumentar significativamente la probabilidad de éxito de sus proyectos minería de procesos .
Mejorar la calidad de los datos
Garantizar que sus datos son precisos, completos y están actualizados es esencial para el éxito del proyecto minería de procesos . Invierta tiempo y recursos en la limpieza y validación de datos, y establezca un marco sólido de gobernanza de datos.
Obtener el apoyo de las partes interesadas
Colaborar con las partes interesadas desde el principio del proyecto y mantener una comunicación abierta durante todo el proceso. Exponga claramente las ventajas de minería de procesos y demuestre cómo puede resolver problemas concretos de la organización. Esto ayudará a conseguir la aceptación y el apoyo de las partes interesadas.
Alinear expectativas y plazos
Establezca expectativas realistas para su proyecto minería de procesos definiendo claramente el alcance, los objetivos y los resultados deseados. Comunique estas expectativas a todas las partes interesadas y revise periódicamente los avances para garantizar la coherencia.
Aclarar el alcance y los objetivos del proyecto
Elabore un alcance del proyecto bien definido que describa los procesos específicos que deben analizarse, los resultados esperados y los recursos necesarios. Esto ayudará a mantener el proyecto centrado y encaminado, aumentando las probabilidades de éxito.
Desarrollar las competencias necesarias
Invierta en dotar a su equipo de los conocimientos técnicos, analíticos y especializados necesarios. Ofrezca oportunidades de formación y desarrollo para ayudar a su equipo a adquirir las habilidades necesarias para el éxito de los proyectos de minería de procesos .
Considere una alternativa híbrida process intelligence
Si le preocupa el fuerte compromiso necesario para el éxito de los proyectos de minería de procesos , quizá le interese saber que existe una alternativa.
Hybrid process intelligence es una nueva opción desarrollada por Workfellow que combina minería de procesos task mining de forma que es 10 veces más rápida y hasta 3 veces menor en coste total de propiedad que la convencional minería de procesos.
Hybrid process intelligence es especialmente popular en trabajos digitales intensivos en conocimiento, por ejemplo, reclamaciones de seguros, operaciones financieras y banca. Por lo general, los clientes empresariales obtienen un ahorro del 20% en los 30 días siguientes a la instalación plug-and-play de Workfellow.
Lea un estudio de caso sobre cómo una mediana empresa de contabilidad descubrió más de 2 millones de euros (2,17 millones de dólares) en residuos de procesos.
Conclusión
minería de procesos pueden reportar importantes beneficios a las organizaciones cuando se aplican correctamente. Si comprenden y abordan las causas habituales de fracaso, las empresas pueden aumentar considerablemente sus posibilidades de éxito en las iniciativas de minería de procesos . Al mejorar la calidad de los datos, obtener el apoyo de las partes interesadas, alinear las expectativas, aclarar el alcance del proyecto y desarrollar las competencias necesarias, las organizaciones pueden superar los retos que a menudo conducen al fracaso de los proyectos de minería de procesos y liberar todo el potencial de esta poderosa técnica.
Preguntas frecuentes
¿Qué es minería de procesos?
minería de procesos es una técnica que analiza los procesos empresariales extrayendo conocimientos de los registros de eventos, que son registrados por los sistemas informáticos durante la ejecución de los procesos.
¿Por qué es importante minería de procesos ?
minería de procesos ayuda a las organizaciones a detectar cuellos de botella, ineficiencias y problemas de conformidad en sus procesos, lo que les permite agilizar las operaciones, reducir costes y mejorar el rendimiento general.
¿Cuáles son las razones más comunes de los fracasos de los proyectos de minería de procesos ?
La calidad insuficiente de los datos, la falta de implicación de las partes interesadas, las expectativas desalineadas, el alcance mal definido del proyecto y las competencias inadecuadas son razones comunes de los fracasos de los proyectos de minería de procesos .
¿Cómo pueden las organizaciones superar los fracasos de los proyectos de minería de procesos ?
Las organizaciones pueden superar los fracasos de los proyectos de minería de procesos mejorando la calidad de los datos, obteniendo el apoyo de las partes interesadas, alineando las expectativas, aclarando el alcance del proyecto y desarrollando las competencias necesarias.
¿Qué competencias son necesarias para el éxito de los proyectos de minería de procesos ?
El éxito de los proyectos de minería de procesos requiere una combinación de conocimientos técnicos, analíticos y especializados. Invertir en oportunidades de formación y desarrollo puede ayudar a crear estas competencias necesarias en su equipo.
