L'efficacité n'est pas synonyme de productivité. Process mining Les vendeurs ont essayé de promouvoir l'idée selon laquelle les entreprises devraient d'abord comprendre les processus au sein du système informatique central et ensuite seulement les tâches. Cependant, cette approche ne fonctionne pas avec les processus à forte intensité de tâches, et vous découvrirez pourquoi dans cet article.
Un scénario typique dans un processus global
Examinons le scénario suivant d'une opération mondiale à laquelle participent trois équipes. Imaginons que les trois équipes soient situées dans des régions différentes. Chacune des équipes est responsable d'une certaine partie du processus, et l'équipe suivante poursuit le travail sur la base de ce qui a été produit par l'équipe précédente.
Après quelques mois de fonctionnement du même processus, l'équipe bleue semble être plus efficace que les deux autres équipes, d'après les conclusions de process mining . Leur temps de traitement est très court et l'efficacité du travail est élevée par rapport aux équipes jaune et rose. Sur la base de ces critères, elle reçoit tous les éloges et est récompensée. L'équipe rose a le temps de traitement le plus long et est donc reconnue comme le goulot d'étranglement du processus.
La réalité est cependant très différente. L'équipe rose a eu du mal à traiter les cas provenant de l'équipe bleue. Elle a dû doubler son travail en raison de toutes les corrections, reprises et informations incomplètes. Il s'est avéré que l'équipe bleue n'a pas suivi les instructions correctement, ce qui a entraîné un surcroît de travail pour l'équipe rose et une augmentation de son temps de traitement, alors qu'elle a terminé ses pièces très rapidement.
La mise en œuvre séparée de task mining et process mining n'a pas de sens
Si nous n'examinons qu'un seul système informatique, nous ne connaîtrons pas la réalité des choses et nous supposerons que l'équipe bleue fait du bon travail. Mesurer la conformité au sein d'un seul système informatique n'a pas de sens. Pourtant, c'est exactement de cette manière que les entreprises ont mené des activités liées aux processus et à task mining ces dernières années.
Tout d'abord, ils utilisent process mining pour analyser le processus au sein d'un système informatique central tel que SAP et identifier un goulot d'étranglement (dans notre cas, l'équipe Pink). Ensuite, ils mettent en œuvre task mining sur la "partie défaillante du processus" (l'équipe rose) et observent leur efficacité, en surveillant et en microgérant chaque tâche qu'ils effectuent. Sur la base des conclusions de task mining , ils poussent l'équipe rose à travailler plus vite et à être plus efficace, alors qu'à grande échelle, l'équipe rose n'était même pas un problème. Optimiser le travail de l'équipe rose reviendrait à optimiser le mauvais problème.
Mauvais problème - mauvaise solution
L'analyse d'un seul système informatique cloisonné ne fonctionne pas dans les scénarios réels, car il ne représente qu'une petite partie d'un processus de bout en bout. Il est tentant d'extraire les journaux d'événements d'un système et de tirer des conclusions sur le déroulement du processus. Cependant, la réalité est très différente et cette approche conduira toujours à des décisions sous-optimisées ou erronées.
Après tout, l'équipe Pink s'est sentie démoralisée par des conditions de travail injustes et a fini par quitter l'entreprise. La nouvelle équipe qui la remplacera connaîtra probablement le même scénario, alors que l'entreprise ne connaîtra toujours pas la véritable raison du travail "inefficace" de l'équipe rose. L'équipe bleue, en revanche, bénéficiera d'une augmentation de salaire et d'un voyage d'affaires annuel payé. À plus grande échelle, l'entreprise subira toujours la perte tangible de processus inefficaces sous la forme de processus très coûteux et d'un taux élevé de rotation du personnel.
Résultat final
Des cas comme celui-ci se produisent régulièrement dans le monde entier. Les dirigeants finissent par apporter de mauvaises solutions à des problèmes insignifiants et passent à côté des questions les plus critiques. Les technologies Process mining et task mining ne doivent pas être utilisées isolément, l'une après l'autre. Les processus et les tâches doivent être analysés simultanément afin d'apporter une visibilité totale sur les processus d'entreprise. L'une de ces technologies est Work APItask mining , une solution hybride qui combine de manière inhérente les processus et dans une plateforme unique et facile à utiliser. Prenez rendez-vous avec les experts de Workfellow pour en savoir plus sur cette approche innovante.
