Chaque fonction commerciale et chaque entreprise s'appuient sur des centaines, voire des millions de processus. Chaque employé a ses propres processus et tâches, qu'ils soient documentés ou non. Pendant des décennies, ces fonctions ont été analysées et améliorées grâce à différentes formes d' analyse des processus.
Ces dernières années, des technologies de pointe sont apparues pour porter l'analyse des processus à un niveau supérieur en adaptant des méthodologies éprouvées d'intelligence économique. En conséquence, le logiciel process intelligence est devenu l'un des sujets les plus brûlants dans le domaine des opérations commerciales. Dans ce guide, nous passons en revue les concepts clés, les meilleures pratiques ainsi que les sujets avancés.
Pourquoi le site process intelligence est-il si populaire et à quoi peut-il servir ? Nous y reviendrons, mais commençons d'abord par quelques définitions de base.
Qu'est-ce que process intelligence?
Process intelligence est l'utilisation de méthodes et d'outils d'intelligence économique sur le site le Gestion des Processus Métier (BPM). Process intelligence peut éliminer les goulets d'étranglement, améliorer l'efficacité opérationnelle et guider la refonte des processus d'entreprise.
Pour un analyste de processus, l'activité process intelligence consiste à collecter et à analyser les données relatives aux processus opérationnels afin d'identifier les goulets d'étranglement et les possibilités d'amélioration. L'objectif de process intelligence est d'améliorer l'excellence opérationnelle, de rationaliser les flux de travail ou d'accélérer le rythme de la numérisation.
Les cinq étapes de l'analyse process intelligence
Process intelligence L'analyse des processus est l'analyse technologique des données relatives aux processus et la fourniture d'informations exploitables en vue de l'amélioration des processus. Elle trouve son origine dans l' analyse des processus d'entreprise, l'un des aspects fondamentaux de le Gestion des Processus Métier (BPM).
À un niveau élevé, l'analyse des processus peut être segmentée en un certain nombre d'étapes individuelles, telles que
- Découverte des processus et des tâches - exploration et documentation de l'état actuel des processus au sein d'une équipe ou d'une organisation.
- Process mapping - la représentation visuelle des processus sur la base d'entretiens avec des experts ou d'analyses de logiciels.
- Réingénierie des processus - la documentation sur la manière dont les processus devraient être améliorés pour atteindre les résultats commerciaux fixés.
- Mise en œuvre du processus - l'étape importante qui consiste à apporter des améliorations aux processus au sein des équipes et des systèmes.
- Suivi des processus - l'évaluation continue ou répétable de la manière dont les équipes se conforment aux processus convenus.
Dans le passé, l'analyse des processus était le domaine d'analystes de processus spécialisés qui effectuaient l'analyse manuellement sur la base d'entretiens avec des experts, d'enquêtes ou en recueillant des informations sur les processus en fonction des besoins. Chaque entreprise et chaque analyste ayant ses propres méthodes, l'analyse elle-même n'était pas aussi standardisée. Il n'est pas rare que l'analyse prenne jusqu'à six mois et, en raison de la nature manuelle de la méthode, les entreprises passent de trois à cinq ans entre les audits process discovery .
Pourquoi analyser les processus d'entreprise ?
Parmi les raisons les plus courantes d'utiliser l'analyse des données relatives aux processus d'entreprise, on peut citer
- Process discovery. Découvrez l'état réel des processus au sein d'une équipe ou d'une organisation,
- Analyse des processus. Approfondissez les tâches individuelles ou les étapes des processus au sein de flux de travail complexes,
- Analyse des flux de travail. Explorer et analyser plus en détail les flux de travail de bout en bout dans les opérations commerciales,
- Vérification de la conformité. Visualiser les variations des processus clés afin de déterminer la conformité aux processus convenus,
- Analyse des causes profondes. Explorer les causes profondes des processus inefficaces,
- Optimisation des processus. Suivre les progrès réalisés dans le cadre des principales initiatives d'amélioration des processus et des objectifs de l'entreprise.
L'analyse des processus est une pratique bien définie - et nous verrons bientôt comment elle a été portée à un niveau supérieur grâce au logiciel process intelligence .
Pourquoi process intelligence est-il important ?
Pour comprendre pourquoi process intelligence est important pour les entreprises, nous pouvons nous pencher sur une nouvelle étude publiée par HFS Research.
Selon une enquête menée auprès de dirigeants de grandes entreprises (Global 2000), 91 % des personnes interrogées considèrent que le site process intelligence joue un rôle extrêmement important dans la création de valeur pour l'entreprise. Près de 86 % des personnes interrogées ont également ressenti l'impact de process intelligence dans leur entreprise aujourd'hui.
Cependant, la même étude met en évidence les défis posés par la technologie et les projets process intelligence . Plus de deux répondants sur trois ont été déçus par des projets process intelligence antérieurs et plus de deux répondants sur trois estiment que la technologie process intelligence est trop complexe pour être mise en œuvre efficacement.
Une conclusion à laquelle sont parvenus de nombreux chercheurs du HFS et d'ailleurs est que process intelligence est extrêmement important pour les entreprises efficaces afin de maintenir leur compétitivité, tandis que les retardataires en matière d'investissements dans process intelligence risquent de se voir de plus en plus distancés dans la création de valeur.
Comment fonctionne le site process intelligence ?
Bien qu'il existe de nombreuses façons différentes de mettre en œuvre process intelligence , depuis les outils automatisés process discovery jusqu'aux outils d' analyse de processus auto-construits. Ils suivent généralement un flux d'extraction-transformation-chargement (ETL) familier aux solutions de veille stratégique, où les données brutes des processus sont organisées automatiquement en vue d'une analyse avancée des données.
- Extraction - les données sont collectées à partir des systèmes de ressources de l'entreprise ou des employés effectuant des tâches sur des postes de travail.
- Transformation - les données brutes collectées sont traitées et transformées en vue de leur analyse, par exemple en les nettoyant et en les dédoublant.
- Chargement - les données sont transférées vers une base de données ou un entrepôt de données où elles peuvent être analysées et visualisées dans des tableaux de bord.
Une fois que les données collectées sont disponibles dans une base de données, les algorithmes process mining sont souvent appliqués pour produire une vue du temps et du mouvement qui peut être visualisée sous la forme d'un graphique à suivi direct. En d'autres termes, les étapes du processus et de la tâche peuvent être horodatées et affichées dans une séquence, ce qui aide l'analyste de processus à comprendre le flux de travail.
Dans la plupart des cas, process intelligence est réalisé automatiquement grâce à des solutions logicielles dédiées qui peuvent fournir une analyse en temps réel ou presque à l'aide d'un navigateur web.
Process intelligence vs process mining
Process intelligence et process mining sont facilement confondus, mais ce n'est pas la même chose. Alors que le logiciel process mining est une méthode pour réaliser le "comment" de l'exploration de données, process intelligence est le "quoi" de l'adaptation des méthodes d'intelligence économique aux processus d'entreprise.
Le graphique ci-dessous permet de le visualiser.
Process mining est l'un des moyens les plus courants de collecter automatiquement des données de processus pour process intelligence. Parmi les autres méthodes, citons task mining et Work API.
Aujourd'hui, de nombreux fournisseurs de process mining utilisent également des capacités de capture des tâches et de nombreux cabinets d'analystes ont reconnu les différentes offres de solutions appartenant au même cas d'utilisation de l'analyse des processus d'entreprise. Toutefois, les solutions ne s'excluent pas mutuellement. Il est possible pour les entreprises d'utiliser plus d'une solution process intelligence .
Avantages pour les entreprises process intelligence
Chaque organisation aura des exigences et des résultats attendus uniques pour process intelligence. Parmi les avantages les plus courants, on peut citer
- Amélioration de l'efficacité: Business process intelligence peut aider à identifier les processus inefficaces ou inefficients et permettre une exécution plus rapide et plus efficace des processus.
- Atténuation des risques: Business process intelligence peut aider à identifier les risques et à alerter les organisations sur les problèmes potentiels avant qu'ils ne deviennent critiques.
- Amélioration de la visibilité: Business process intelligence peut fournir une en résumé de l'ensemble du processus commercial, ce qui permet aux organisations de mieux comprendre leurs opérations et de prendre des décisions plus éclairées.
- Amélioration de la conformité: Business process intelligence peut aider les organisations à s'assurer qu'elles respectent les réglementations et les normes du secteur.
- Augmentation de la productivité: Business process intelligence peut aider les organisations à optimiser leurs processus, ce qui se traduit par une augmentation de la productivité et une réduction des coûts.
Process intelligence aide les dirigeants d'entreprise à découvrir l'état réel des tâches, des processus et des flux de travail aujourd'hui afin d'améliorer l'excellence opérationnelle à l'avenir.
Process intelligence est important parce qu'il fournit un moyen systématique et fondé sur des données d'apporter des améliorations aux processus opérationnels en éliminant les goulets d'étranglement, en identifiant les possibilités d'automatisation et en améliorant l'efficacité opérationnelle.
Découvrez dans une étude de cas comment un cabinet comptable de taille moyenne a découvert plus de 2 millions d'euros (2,17 millions de dollars) de pertes de processus grâce à l'automatisation du site process intelligence.
Outils et logiciels utilisés pour process intelligence
Si vous cherchez un outil process intelligence , vous n'avez que l'embarras du choix. Il existe aujourd'hui sur le marché plus de 35 solutions logicielles process intelligence différentes - et de nombreuses autres solutions offrant task mining ou différentes formes d'analyse et de gestion des processus. En gros, vous avez le choix entre
- Des analyses de processus auto-construites fonctionnant sur des plateformes de business intelligence (telles que Microsoft PowerBI, Qlik Sense ou Tableau).
- Logiciel dédié process mining qui extrait process intelligence des journaux d'événements dans les systèmes de ressources d'entreprise.
- Task mining logiciel qui recueille des informations sur les processus à partir des postes de travail d'équipes ou de groupes d'employés spécifiques.
- Process discovery logiciel qui se concentre sur l'élément de découverte du processus et task mining.
- Les solutions hybrides process intelligence qui combinent process mining et task mining dans la même solution.
Téléchargez le livre blanc sur la manière de combiner process mining et task mining par le biais d'une nouvelle méthode appelée Work API.
Process intelligence vs intelligence économique
Bien que process intelligence puisse être utilisé avec des outils de veille stratégique tels que PowerBI ou Tableau, de nombreux dirigeants d'entreprise choisissent d'opter pour un logiciel dédié.
Le principal avantage des logiciels process intelligence est la rapidité de la prise de conscience, car les solutions dédiées peuvent adapter des modèles, des capacités d'intégration et process mapping qui tirent parti de l'expérience tacite accumulée par les professionnels expérimentés le Gestion des Processus Métier (BPM) .
Un autre avantage des outils process intelligence est que process discovery et la mesure de la performance des processus peuvent être rapidement configurés sur la base de modèles préexistants. Par exemple, de nombreux outils process intelligence offrent des configurations prêtes à l'emploi pour des cas d'utilisation clés, tels que les opérations financières ou l'approvisionnement, ou des secteurs clés tels que la banque, les services financiers et l'assurance.
Exemples de tableaux de bord process intelligence
Vous trouverez ci-dessous un exemple concret du logiciel process intelligence sous la forme d'une analyse des variantes de processus d'un flux de travail de la comptabilité fournisseurs. Dans ce type populaire de visualisation process intelligence , vous voyez comment un processus standard est exécuté de différentes manières ou chemins de processus du début à la fin avec les durées moyennes de chaque étape du processus.
Vous trouverez ci-dessous un autre exemple de process intelligence sous la forme d'un tableau de bord du processus en résumé comprenant des informations sur les processus et les tâches identifiant les indicateurs de performance clés pour une compagnie d'assurance, tels que le coût du travail et le temps de traitement.
Un troisième exemple de tableaux de bord process intelligence est la vue de travail, qui permet de voir les interactions entre les différents systèmes informatiques au sein d'un processus. Vous pouvez également voir plus en détail où l'information a été transférée (par exemple par copier-coller) d'un système à l'autre.
Comment monter un dossier pour process intelligence
La meilleure façon de créer une analyse de rentabilité pour process intelligence est d'identifier les avantages et les économies potentiels qui peuvent être réalisés grâce à la mise en œuvre d'un système process intelligence . Ces avantages et économies peuvent être quantifiés en termes de temps, d'argent et de ressources. En outre, il est important d'identifier les risques potentiels associés à la mise en œuvre d'un système process intelligence , afin de les mettre en balance avec les avantages et les économies potentiels. Enfin, il est important d'évaluer le coût de la mise en œuvre du système, ainsi que les coûts permanents liés à la maintenance et à l'assistance.
Voici quelques éléments d'une bonne analyse de rentabilité pour process intelligence:
- Alignez vos objectifs clés sur la stratégie et les objectifs de l'entreprise.
- Faire participer les bonnes personnes.
- Expliquez en termes simples les avantages que vous escomptez.
- Établir le dossier sur la base de coûts et de résultats réalistes.
Cas d'utilisation pour les processus d'entreprise intelligents
Lors de l'élaboration d'une analyse de rentabilité pour process intelligence, vous pouvez réfléchir aux facteurs de valeur commerciale que vous souhaitez communiquer aux principales parties prenantes.
Une étude récente menée par Deloitte et HFS Research a mis en évidence un certain nombre de cas d'utilisation de process mining (et plus largement de process intelligence).
- Créer une source unique de vérité / un système d'enregistrement pour les processus et les flux de travail.
- Aider à établir des priorités dans l'arriéré de développement des processus d'une manière mesurable et fondée sur des données.
- Développement et gestion de techniques et d'outils d'automatisation des processus.
- Surveillance continue de l'état de santé en temps réel de vos processus, de vos flux de travail et de l'efficacité de votre travail.
- Développement de méthodes agiles d'optimisation des processus et aide à la gestion du changement dans le cadre de la numérisation du travail.
Ces cas d'utilisation peuvent être appliqués à une variété de secteurs (par exemple, l' assurance ou la banque) ou de fonctions (par exemple, la finance ou l' approvisionnement). Pour plus d'informations sur vos cas d'utilisation, demandez une démonstration.
Quand demander un appel d'offres ?
Lorsque vous évaluez vos options, vous pouvez envisager de lancer un appel d'offres pour le logiciel process intelligence . Un appel d'offres peut vous aider à affiner les cas et les exigences au sein de votre organisation et à identifier les fournisseurs potentiels de logiciels ou de solutions qui peuvent répondre à vos besoins.
Quelques critères de notation typiques de l'appel d'offres process intelligence à prendre en compte :
- Vous recherchez une solution process mining, task mining, ou une solution complète process intelligence qui couvre les systèmes, les processus et le travail ?
- Vous recherchez une solution clé en main nécessitant une mise en œuvre limitée ou des ressources de déploiement plus importantes ?
- Avez-vous ou devez-vous avoir les capacités nécessaires pour déployer la solution dans votre organisation, ou aurez-vous besoin d'un soutien important de la part du fournisseur ou de l'un de ses partenaires ?
- Quel est le calendrier et l'urgence du projet ? Dans les semaines, les mois ou les années à venir ?
- Recherchez-vous une solution que vous pourrez piloter et étendre au fil du temps à l'ensemble de votre organisation, ou attendez-vous à des résultats clairs et mesurables dès le départ ?
- Quelle est l'importance de l'état actuel de la solution et quel poids accordez-vous à la vision et à la feuille de route future du partenaire que vous avez choisi ?
- Pouvez-vous estimer le coût total de possession de la solution sur la base des réponses à la proposition, et cette solution répondra-t-elle à vos exigences budgétaires ?
L'avenir de la process intelligence
Process intelligence est un domaine technologique en plein essor où l'on s'attend à des innovations et à des investissements accrus dans les années à venir. D'après les résultats des entretiens avec les experts du site Workfellow , voici cinq domaines dans lesquels process intelligence joue un rôle majeur dans l'avenir du travail.
- Démocratisation de l'analyse et de la connaissance. Les solutions process intelligence de plus en plus autonomes réduiront la nécessité de recourir aux solutions tactiques process mining et task mining. La direction de l'entreprise et les parties prenantes auront ainsi accès aux données les plus précieuses sur les processus, sans avoir à investir massivement dans la science des données.
- Des opérations commerciales radicalement transparentes. Comme de plus en plus de solutions process intelligence combinent les données relatives aux processus, aux tâches et aux systèmes dans les flux de travail de bout en bout, les dirigeants d'entreprise peuvent mesurer et améliorer les opérations de manière radicalement transparente au sein des unités et des équipes de l'entreprise.
- BPM piloté par les données et l'intelligence décisionnelle. L'augmentation de process intelligence permet aux équipes d'excellence opérationnelle de passer d'une gestion des processus basée sur les données à une optimisation des processus basée sur les données.
- La main-d'œuvre augmentée par l'IA. Process intelligence découvre comment l'automatisation capture et améliore l'expertise en la matière de la main-d'œuvre, lui permettant de consacrer plus de temps à des tâches à valeur ajoutée.
- L'entreprise entièrement automatisée. Process intelligence accélère l'adoption de l' automatisation intelligenteet de la technologie de l'information. Automatisation des processus par la robotique et aboutit à l'entreprise ultimement automatisée.
Process Intelligence FAQ
Pourquoi process intelligence est-il important ?
De plus en plus de chefs d'entreprise considèrent process intelligence comme un outil essentiel pour l'excellence des processus, car il aide les organisations à comprendre et à optimiser leurs processus opérationnels. Dans le paysage commercial actuel, qui évolue rapidement et qui est régi par le numérique, les organisations doivent être flexibles, efficaces et adaptables. Process intelligence peut aider à identifier les goulets d'étranglement, les inefficacités et les risques dans les processus. Il peut fournir les informations basées sur les données nécessaires à la refonte et à la rationalisation des processus, ce qui permet d'améliorer l'efficacité opérationnelle, de réduire les coûts et d'améliorer l'expérience des clients. En outre, process intelligence soutient également la conformité en mettant en évidence les écarts par rapport aux procédures standard, ce qui contribue à la gestion des risques et au respect des réglementations.
Quelles sont les limites de process mining pour l'automatisation de process discovery?
Malgré ses nombreux avantages, process mining pour l'automatisation de process discovery présente certaines limites. L'une d'entre elles est que process mining dépend fortement de la qualité et de la disponibilité des données. Si les données sont incomplètes, inexactes ou indisponibles, les résultats de process mining en seront affectés. En outre, process mining peut être confronté à des processus complexes et flexibles. Dans le monde réel, les processus sont souvent non linéaires et impliquent de multiples activités parallèles. Process mining peut parfois simplifier à l'excès ces processus complexes, ce qui entraîne un manque de précision dans les résultats. En outre, si process mining peut identifier des modèles et fournir des informations sur les performances des processus, il ne prescrit pas nécessairement des solutions ou des stratégies d'amélioration des processus. Pour cela, l'implication d'experts du domaine est souvent nécessaire.
Comment pouvez-vous utiliser les outils process intelligence pour améliorer la performance des processus ?
Process intelligence peuvent être utilisés de différentes manières pour améliorer les performances des processus. Ils peuvent fournir des cartes visuelles des processus actuels, ce qui permet d'identifier les goulets d'étranglement, les retards et les inefficacités qui peuvent être rationalisés ou éliminés. Ces outils peuvent également générer des mesures et des indicateurs clés de performance (ICP) qui permettent aux organisations de suivre les performances des processus dans le temps et d'évaluer l'impact des changements. En outre, les outils process intelligence peuvent utiliser l'apprentissage automatique pour prédire les performances futures des processus sur la base des données historiques, ce qui permet une gestion proactive des problèmes potentiels. Process intelligence peut également soutenir une culture d'amélioration continue en permettant aux organisations de tester et d'évaluer l'impact des différentes options de conception des processus.
Quelle est la différence entre la façon dont process mining et la capture des tâches obtiennent des données sur les processus ?
Process mining et la capture des tâches acquièrent des données de processus de manière distincte. Process mining extrait des données des journaux d'événements stockés dans les systèmes d'information. Cela signifie qu'il utilise les données existantes des systèmes le Gestion des Processus Métier (BPM) , des systèmes de gestion des relations avec la clientèle et d'autres systèmes informatiques. Ces journaux fournissent un enregistrement détaillé des événements qui se sont produits dans le cadre d'un processus, y compris ce qui a été fait, quand et par qui. D'autre part, la capture des tâches, également connue sous le nom d'enregistrement des tâches ou d'enregistrement des processus, capture les données des processus en observant et en enregistrant directement les actions des personnes qui exécutent les tâches. Cela peut impliquer l'utilisation d'un logiciel d'enregistrement d'écran, l'enregistrement de la frappe au clavier ou d'autres technologies similaires. L'enregistrement des tâches peut fournir des informations sur les étapes spécifiques d'un processus, y compris sur les solutions de contournement ou les écarts par rapport à la procédure standard qui ne sont pas nécessairement consignés dans les journaux d'événements.
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