La réingénierie des processus est un aspect important de l'analyse des processus qui peut contribuer à rationaliser les opérations, à améliorer l'efficacité et à réduire les coûts. La réingénierie des processus consiste à analyser les processus existants et à apporter des changements significatifs pour les optimiser. Il peut s'agir de rationaliser les processus, d'éliminer les étapes inutiles et d'introduire des technologies d'automatisation.
Qu'est-ce que la réingénierie des processus ?
La réingénierie des processus d'entreprise (BPR) est une stratégie visant à redéfinir les processus d'entreprise fondamentaux. Elle permet d'optimiser les processus de bout en bout, d'identifier les tâches inefficaces et d'aider les équipes à atteindre des objectifs spécifiques.
Le BPR peut apporter des améliorations radicales sur des aspects tels que la qualité, le coût ou la rapidité par rapport à l'amélioration incrémentale des processus d'entreprise (BPI). Toutefois, elle peut également perturber les flux de travail et modifier fondamentalement les activités de l'entreprise. Par conséquent, avant de remanier vos processus d'entreprise, assurez-vous que tout le monde comprend le statu quo qu'ils modifient et leurs principaux objectifs.
Pourquoi redéfinir vos processus d'entreprise ?
Pourquoi pensez-vous au BPR maintenant ? Pourquoi ne pas le faire dans six mois ou même dans un an ?
Un rapide coup d'œil à l'environnement macroéconomique actuel vous fournira de nombreuses raisons. La guerre, une pandémie et des restrictions à la libre circulation des marchandises ont fait entrer le monde dans une nouvelle ère de démondialisation.
L'augmentation des prix de l'énergie, la faiblesse des chaînes d'approvisionnement, les interdictions commerciales et les pénuries de main-d'œuvre en sont les conséquences. Les entreprises peuvent survivre à ces problèmes grâce à des processus mieux adaptés à l'évolution du paysage commercial. En d'autres termes, la remise à plat des processus peut être une solution radicale lorsque des perturbations externes menacent des opérations clés.
Avantages du BPR
Pendant de nombreuses années, les processus d'entreprise ont été menés dans des silos individuels et souvent oubliés. Aujourd'hui, alors que la technologie facilite l'intégration des informations et des services, de nombreuses organisations n'ont toujours pas atteint une vision numérique unifiée.
Mais les experts peuvent introduire de nouvelles technologies et des flux de travail automatisés pour améliorer tous les aspects de l'entreprise. La réingénierie des processus d'entreprise permet aux stratèges d'analyser de nombreux domaines d'activité, tels que l'expérience client, les chaînes d'approvisionnement, etc. Elle permet également aux équipes des différents départements de se réunir et d'identifier les processus qui doivent être améliorés afin de développer de nouveaux objectifs commerciaux.
Avantages de la réorganisation des processus d'entreprise :
Clarté de l'objectif
La plupart des organisations ne documentent pas leurs processus de bout en bout et ne peuvent probablement pas les décrire non plus. Avant toute chose, vous devez donc vous assurer que vous comprenez tous les aspects de votre entreprise, de votre mission à votre clientèle.
Des opérations rationalisées
Le BPR permet de supprimer les processus inutiles et de rationaliser les flux d'opérations commerciales, ainsi que de donner un sens clair à l'exécution. Le chemin entre le début et la fin d'un projet devient beaucoup plus court. Des méthodes de travail simples et efficaces augmentent la productivité et la satisfaction des employés.
Efficacité accrue
Une efficacité accrue permet d'accélérer les activités quotidiennes et de supprimer les formalités administratives afin de rendre le travail plus utile. L'amélioration des processus donne aux employés plus de temps pour améliorer les produits et les services. En d'autres termes, le BPR fait ressortir le meilleur de chacun.
Des bénéfices plus importants
La mise en œuvre de méthodes de travail efficaces et de flux de travail plus fluides signifie que les employés sont mieux informés et se concentrent sur la maximisation des profits et l'augmentation de la productivité.
Les 5 étapes de la planification de la réingénierie des processus d'entreprise
Première étape : cartographier vos processus opérationnels actuels
Recueillez des informations sur toutes les ressources, des outils logiciels aux parties prenantes, afin de comprendre les performances actuelles de votre processus. process mapping.
Deuxième étape : identifier les erreurs dans les processus actuels
Avant d'améliorer vos processus, vous devez identifier et analyser les erreurs et les retards actuels dans les flux de processus. Vérifiez tous les détails qui peuvent être trouvés dans les étapes respectives pour aider les parties prenantes à prendre des décisions rapides et faciles.
Troisième étape : vérifier la nécessité des opportunités
Identifier les étapes et juger de leur nécessité. Les étapes inutiles peuvent être supprimées ou automatisées. Par exemple, un employé peut perdre du temps à rédiger et à envoyer manuellement des courriels de suivi. L'automatisation de petites tâches peut faire gagner beaucoup de temps et d'argent aux organisations.
Quatrième étape : concevoir les futurs processus
Maintenant que vous avez identifié les bons et les mauvais processus, il est temps de créer une nouvelle carte des processus avec de nouveaux objectifs. À ce stade, il est essentiel de mesurer les étapes du processus à l'aide d'indicateurs de performance clés.
Cinquième étape : Informer et mettre à jour les employés
Sensibilisez les équipes aux nouveaux processus et tenez tout le monde informé et aligné tout au long du processus. Continuez à suivre ce processus à l'aide d'indicateurs de performance clés.
Les étapes de la réussite du BPR
Sensibiliser les employés aux changements à long terme
Le BPR n'est pas un exercice ponctuel qui réduit les coûts comme par magie et rend tout plus efficace. En fait, la réduction des coûts est un sous-produit de processus efficaces qui doivent être analysés, communiqués et compris en permanence. Les employés doivent être formés aux nouvelles méthodes de travail pour qu'une entreprise puisse prospérer.
Ne laisser aucun département de côté
Les organisations peuvent évaluer les processus d'un département tout en laissant les autres continuer à fonctionner normalement. C'est une mauvaise idée. Chaque département est connecté, donc chaque processus doit être évalué.
Constituer une équipe BPR
Une équipe BPR est un groupe de décideurs capables de recommander des changements et de communiquer sur les avantages de la BPR. Une équipe de BPR typique comprend des cadres supérieurs, des groupes techniques, des experts financiers et des groupes d'utilisateurs de processus. Veillez à ce que la taille de votre équipe BPR soit suffisamment réduite pour être gérée. Trop de cuisiniers gâtent le bouillon.
S'inspirer des concurrents
De nombreuses organisations ne s'intéressent qu'à leurs propres processus. Pourtant, elles devraient aussi voir ce que font leurs concurrents et se tenir au courant des tendances du secteur. Vous pouvez même établir vos critères de référence sur la base des meilleures pratiques de vos concurrents.
Ford : Un exemple de BPR réussi
Un exemple célèbre de refonte réussie des processus d'entreprise est celui de la Ford Motor Company. Ford disposait autrefois d'un processus de comptabilité fournisseurs inefficace, qui nécessitait l'attention d'environ 500 personnes.
Cependant, Mazda, le concurrent de Ford, avait mis en place un système bien meilleur. Ce système a incité Ford à analyser son processus de comptabilité fournisseurs inefficace, qui provoquait des goulets d'étranglement et nécessitait l'attention de nombreux travailleurs.
Au début du processus, le service des achats rédigeait le bon de commande avant d'en envoyer manuellement une copie à la comptabilité fournisseurs.
Ensuite, la personne chargée de l'allocation des ressources recevra les marchandises nécessaires pour envoyer une copie du document correspondant à la comptabilité fournisseurs.
Enfin, le fournisseur a envoyé un reçu pour les marchandises à la comptabilité fournisseurs.
L'organigramme ci-dessous illustre l'ancien processus de comptabilité fournisseurs de Ford.
Grâce aux nouvelles technologies, Ford a adopté un processus sans facture. L'entreprise dispose désormais d'un processus plus efficace mené par une centaine d'employés. Les paiements sont effectués automatiquement et l'on perd moins de temps à attendre les factures des fournisseurs.
L'organigramme ci-dessous illustre le processus simplifié des comptes fournisseurs de Ford.
Le bilan
La réingénierie des processus d'entreprise peut améliorer considérablement les processus organisationnels, la productivité des employés, le retour sur investissement et la satisfaction des employés.
Un plan de réingénierie des processus d'entreprise doit être efficace pour que la phase de mise en œuvre des processus d'entreprise soit un succès. La procédure nécessite de la planification, de la communication et de l'engagement. Pour en savoir plus sur la mise en œuvre des processus métier, cliquez ici .
