De nombreuses entreprises utilisent l' analyse des processus comme méthode clé pour comprendre et améliorer les processus opérationnels. Si l'analyse est simple, la valeur ajoutée d'un site le Gestion des Processus Métier (BPM) efficace provient d'une exécution réussie. Dans cet article, nous allons explorer les étapes et les pratiques clés d'une mise en œuvre réussie des processus.
Qu'est-ce que la mise en œuvre d'un processus ?
La mise en œuvre d'un processus d'entreprise est le moment de mettre en pratique votre processus amélioré ou remanié. La mise en œuvre est une tâche permanente qui nécessite une planification minutieuse et suffisamment de temps pour s'assurer que les acteurs du processus sont bien formés, informés et satisfaits des changements proposés.
La mise en œuvre de nouveaux processus peut apporter de nombreux avantages à une entreprise. En rationalisant les flux de travail, les entreprises peuvent optimiser l'affectation des ressources et réduire les étapes inutiles. La mise en œuvre de processus améliorés favorise l'efficacité en éliminant les goulets d'étranglement et en réduisant le travail manuel, ce qui permet de limiter les erreurs et d'améliorer la qualité des résultats. Enfin, les nouveaux processus peuvent soutenir la croissance de l'entreprise en permettant l'extensibilité et l'adaptabilité à l'évolution des demandes du marché.
%20(1).png)
La mise en œuvre des processus fait partie intégrante de l'effort plus large de réingénierie des processus. La réingénierie des processus consiste à redéfinir et à améliorer les processus existants afin d'obtenir des améliorations significatives des performances. Toutefois, le succès de la réingénierie des processus dépend fortement de la mise en œuvre efficace des nouveaux processus. Plus le plan de réingénierie et son exécution sont bons, plus la phase de mise en œuvre se déroulera sans heurts, surtout lorsqu'ils sont combinés aux cinq pratiques de mise en œuvre.
Quel est le plan de mise en œuvre du processus ?
Un plan de mise en œuvre des processus est une feuille de route complète qui décrit les étapes et les stratégies nécessaires pour introduire et exécuter avec succès des processus nouveaux ou améliorés au sein d'une organisation. Il sert de guide aux responsables des processus et aux parties prenantes impliquées dans la mise en œuvre, en garantissant une approche structurée et organisée.
Le plan comprend généralement des éléments clés tels que les buts et les objectifs de la mise en œuvre, le calendrier, l'affectation des ressources, les rôles et les responsabilités des membres de l'équipe, les stratégies de communication, les besoins en formation et les mesures d'évaluation. Le plan de mise en œuvre fournit un cadre clair pour l'exécution du processus de mise en œuvre, l'alignement des parties prenantes et l'obtention des résultats souhaités. Il constitue un outil précieux pour la gestion du projet et permet de gérer et de suivre efficacement les progrès réalisés tout au long du processus de mise en œuvre.
Cinq pratiques clés pour une mise en œuvre réussie des processus
1. Suivre un chemin heureux et malheureux
Comprendre la réalité et les écarts par rapport à votre processus d'entreprise souhaité avec des parcours heureux aide les propriétaires de processus et les équipes à voir si les nouveaux processus fonctionnent sans heurts. Un employé qui démontre les actions imaginées lors de la phase de réingénierie, telles que l'adoption facile d'une nouvelle technologie, l'adhésion au nouveau processus, etc., suit le site happy path.
Cependant, il est rare que les choses se passent bien au cours des grands projets. L'identification d'une trajectoire indésirable aide les responsables de processus à se préparer aux inévitables problèmes et déviations qu'ils rencontreront en cours de route :
- Les employés n'ont pas reçu une formation adéquate sur le nouveau système.
- Il faut recruter une personne ayant de l'expérience dans une technologie particulière et un ensemble de compétences spécifiques, et le recrutement prend du temps.
- Les employés estiment que le nouveau processus a eu un impact négatif sur la culture de l'entreprise et la dynamique de l'équipe.
Lorsque vous mettez en œuvre un nouveau processus, rappelez-vous le film de 1939, Le Magicien d'Oz. Le chemin de briques jaunes mène à la destination souhaitée, mais il est parsemé d'embûches qui peuvent vous faire dévier de votre route. Vous devez être prêt à réagir à ces défis pour rester sur le droit chemin.
2. Assurer l'alignement par une communication et un retour d'information clairs
Au début du processus de mise en œuvre, la direction générale doit accepter la nouvelle vision et s'y conformer. Pour obtenir l'adhésion des employés, la direction doit expliquer clairement pourquoi des changements sont apportés et pourquoi ils sont importants. La communication des changements par le biais d'une série de courriels, de communiqués de presse ou même d'explications vidéo approfondies ne suffira pas à garantir l'adhésion de tous les acteurs du processus.
Lors de la mise en œuvre d'un nouveau processus, il est préférable de communiquer en organisant régulièrement des séances de rattrapage, des réunions, des entretiens individuels et des sessions de retour d'information. Il s'agit d'un projet permanent, et les employés doivent pouvoir poser des questions, exprimer leurs préoccupations et partager leurs idées. Dicter des changements peut provoquer des tensions au sein des équipes, ce qui risque d'effriter la culture d'entreprise, de diminuer la satisfaction des employés et même d'augmenter le taux de rotation du personnel.
3. Préparez-vous à affronter les obstacles
La résistance au changement est fréquente lors de la mise en œuvre d'un processus. Les employés peuvent se sentir nerveux face aux changements de culture d'entreprise, à la stabilité de l'emploi ou à l'introduction d'une nouvelle technologie. Il est important de reconnaître qu'une petite résistance saine est normale et peut fournir des informations précieuses. C'est l'occasion de répondre aux préoccupations, d'apporter les ajustements nécessaires au plan et d'assurer une mise en œuvre plus harmonieuse. En anticipant et en s'attaquant aux obstacles potentiels, les entreprises peuvent atténuer les résistances et augmenter les chances de réussite de la mise en œuvre.
4. Fournir une formation adéquate
En théorie, le gestionnaire de paie est la personne idéale pour gérer efficacement un nouveau système de paie dès le premier jour de sa mise en œuvre. En réalité, le gestionnaire de paie doit disposer de suffisamment de temps et de ressources pour être intégré et payer les salaires des autres employés. N'oubliez pas que le gestionnaire de paie ne doit pas se voir imposer une nouvelle méthode de travail au cours de la phase de mise en œuvre. Tout changement doit faire l'objet d'un accord au cours de la phase de BPR.
5. Utiliser le logiciel process intelligence
Il existe de nombreux logiciels de mise en œuvre, et certains sont mieux adaptés à vos besoins que d'autres. Cependant, de nombreuses équipes trouvent la mise en œuvre plus facile avec le logiciel process intelligence qui rend compte des progrès en temps réel.
Si vous dirigez des projets de mise en œuvre de nouveaux processus, il est généralement difficile d'obtenir des informations sur leur fonctionnement réel. Les employés dont le travail est affecté par le changement de processus doivent toujours fournir les mêmes résultats à leurs clients. C'est pourquoi les gens sont occupés pendant le processus de changement et parfois anxieux, essayant d'acquérir une compréhension objective de ce qui fonctionne et de ce qui ne fonctionne pas.
Offrir de la transparence pendant la phase de déploiement, ainsi que des rapports automatiques et des recommandations facilement compréhensibles, permet à votre équipe d'être opérationnelle dès le départ. Voir les effets du changement en temps réel est crucial pour la gestion du changement.
Formation et implication des employés pour une mise en œuvre réussie des processus
L'adhésion des employés est absolument essentielle à la réussite de la mise en œuvre des processus. Tous les membres de l'entreprise sont directement impliqués dans l'exécution des processus, et leur engagement et leur soutien sont essentiels pour que les changements soient efficaces. L'implication des employés dans la phase de planification, une communication claire sur les raisons du changement et la prise en compte de leurs préoccupations contribuent à un niveau plus élevé d'adhésion et à la réussite de la mise en œuvre.
Il est important de créer un environnement dans lequel les employés se sentent habilités à fournir un retour d'information, à poser des questions et à partager des idées tout au long du processus de mise en œuvre. En donnant la priorité à la formation et à l'implication des employés, les entreprises peuvent augmenter leurs chances d'une mise en œuvre harmonieuse et réussie, ce qui se traduira en fin de compte par une amélioration des performances et des résultats.
Exemple : Mise à jour du système de paie d'Helsinki - lorsque de petits problèmes ont entraîné d'importantes difficultés
Récemment, de nombreux travailleurs de la ville d'Helsinki ont rencontré des problèmes de paiement de salaire en raison d'erreurs informatiques causées par une mise à jour du système de paie. Le service financier a invoqué des erreurs dans les nombreuses étapes de mise en œuvre nécessaires pour modifier un système responsable du paiement de près de 40 000 personnes.
Plusieurs petites erreurs de mise en œuvre ont entraîné l'envoi de 7 000 messages non lus signalant des problèmes de paiement et des travailleurs ayant contracté des prêts à taux d'intérêt élevé en raison de salaires impayés. Un travailleur a été choqué de voir un salaire de 370 000 euros au lieu de 3 700 euros sur son compte. Ce cas montre comment de petits problèmes et l'absence d'intelligence efficace pour contrôler la mise en œuvre peuvent causer, par exemple, des problèmes d'accès à l'information :
- Réputation entachée
- Temps et argent supplémentaires nécessaires pour corriger les erreurs
- Un rythme de travail plus lent
- Travailleurs et clients frustrés
- La nécessité de présenter des excuses officielles
- L'expérience négative de la mise en œuvre nuira probablement aux chances d'obtenir l'adhésion des employés pour les projets futurs.
- Les employés risquent de partir après avoir été frustrés par la gestion des points douloureux.
- Perte d'activité due à des clients frustrés ou à une réputation ternie.
Suivi et évaluation continus
La mise en œuvre des processus ne se termine pas une fois que les nouveaux processus sont mis en pratique. Un suivi et une évaluation continus sont essentiels pour mesurer l'efficacité des processus mis en œuvre et identifier les domaines à améliorer. Des indicateurs clés de performance (ICP) doivent être établis pour suivre la réussite de la mise en œuvre et évaluer si les résultats souhaités sont atteints. Une évaluation régulière permet aux entreprises de procéder à des ajustements fondés sur des données, de résoudre les problèmes ou de relever les défis qui se posent et d'optimiser les processus pour obtenir de meilleurs résultats.
En bref
La refonte et la mise en œuvre visent à améliorer l'état antérieur pour de meilleurs processus, un meilleur travail, de meilleurs systèmes et un meilleur service. Toutefois, il ne s'agit pas d'une tâche simple et elle nécessite une planification, un alignement et une formation minutieux. En suivant les étapes décrites et les meilleures pratiques, les entreprises peuvent augmenter les chances de réussite de la mise en œuvre des processus.
Une communication claire, un retour d'information continu et une formation adéquate sont des éléments clés pour obtenir l'adhésion des employés et assurer une transition en douceur. En outre, l'utilisation du logicielprocess intelligence fournit des informations précieuses et permet une gestion efficace du changement. Un suivi rigoureux et une amélioration continue sont essentiels pour maintenir les avantages des processus mis en œuvre.
