Process discovery est un aspect clé de le Gestion des Processus Métier (BPM) et un facteur important d'excellence opérationnelle. Dans ce guide, nous passons en revue ce que les dirigeants d'entreprise doivent savoir sur process discovery - y compris les définitions, les exemples et les meilleures pratiques.
Qu'est-ce que process discovery?
Process discovery est une série de techniques et d'outils utilisés pour définir, décrire et analyser les processus d'entreprise. Elle permet de comprendre de manière mesurable la manière dont les personnes effectuent les opérations et les processus quotidiens sur le lieu de travail.
La découverte des processus est l'une des étapes les plus importantes pour comprendre le fonctionnement de l'organisation et, franchement, c'est une condition préalable à la réussite de tout projet d'automatisation ou de transformation des processus.
Plus loin dans ce guide, nous verrons comment l'entreprise process discovery peut être réalisée par le biais d'entretiens, dans le cadre de la refonte des processus, et par le biais d'un logiciel automatisé process discovery . Selon les différentes approches, process discovery offre un certain nombre d' avantages clés :
- Visibilité du processus
- Amélioration des processus
- Augmentation du rapport coût-efficacité
- Améliorer la numérisation
- Augmenter l'automatisation
Qui est impliqué dans une process discovery
Process discovery peuvent être utilisés par toute unité commerciale, fonction ou secteur d'activité dont les processus clés peuvent être mesurés et améliorés.
Elle est généralement menée dans les entreprises par une équipe d'experts ou de consultants externes. Les personnes impliquées dans un projet process discovery sont généralement les suivantes :
- Ingénieurs de processus - responsables de la compréhension et de l'optimisation de l'efficacité et de la qualité des processus d'entreprise.
- Experts en la matière - personnes ou experts possédant des connaissances spécialisées dans un domaine ou un processus.
- Les analystes de données - les scientifiques qui analysent les données et créent des solutions et des rapports de veille stratégique.
- Les analystes d'entreprise - un expert dans l'utilisation des données et de l'analyse pour atteindre les buts et objectifs de l'entreprise.
En fonction de la nature du processus, d'autres parties prenantes peuvent être les gestionnaires de produits ou de projets, le personnel informatique et les dirigeants. Toutes ces parties prenantes travailleront ensemble pour comprendre l'état actuel du processus d'entreprise, identifier les domaines d'amélioration et élaborer des recommandations pour l'optimiser.
Points de douleur communs révélés par process discovery
En analysant la manière dont un processus est réellement exécuté, les organisations peuvent découvrir des inefficacités, des goulets d'étranglement et d'autres domaines susceptibles d'être améliorés. Parmi les points douloureux les plus courants mis en évidence par process discovery , on peut citer
- Tâches manuelles et répétitives: Ces tâches ne sont pas seulement chronophages, elles sont aussi sujettes à l'erreur humaine. L'identification de ces tâches peut ouvrir la voie à l'automatisation, à la réduction des erreurs et à l'amélioration de l'efficacité globale.
- Déviations de processus: Dans de nombreux cas, les employés ne suivent pas le processus prescrit ou utilisent des solutions de contournement, ce qui entraîne des incohérences et un manque d'efficacité. Business process discovery peut aider à identifier ces écarts et à résoudre les problèmes sous-jacents.
- Goulets d'étranglement et retards: Certaines étapes d'un processus commercial peuvent prendre plus de temps que prévu ou retarder d'autres tâches, ce qui crée un goulet d'étranglement. L'identification de ces goulets d'étranglement peut aider les entreprises à restructurer leurs processus afin d'éliminer les retards.
- Manque de visibilité et de transparence: Il peut être difficile pour la direction de comprendre l'état actuel d'un processus, en particulier s'il implique plusieurs départements ou équipes. Business process discovery peut fournir des informations précieuses sur le processus, en mettant en évidence les domaines qui doivent être améliorés ou faire l'objet d'une attention particulière.
- Questions de conformité : Process discovery peut aider à identifier les étapes où une organisation pourrait ne pas suivre les directives réglementaires, aidant ainsi à atténuer les risques potentiels et à assurer la conformité.
- Utilisation inefficace des ressources: il est possible d'identifier les domaines dans lesquels les ressources, telles que les employés, l'équipement ou le budget, ne sont pas utilisées efficacement, et d'aider les organisations à allouer les ressources de manière plus efficiente.
- Mauvaise intégration entre les systèmes: De nombreuses organisations utilisent plusieurs systèmes logiciels, ce qui peut poser des problèmes lorsque des informations doivent être transférées entre eux. Process discovery peut identifier ces problèmes d'intégration et aider les organisations à trouver des moyens d'améliorer la connexion entre leurs systèmes.
Process discovery entretiens
Process discovery est un aspect reconnu d'une stratégie efficace d'analyse des processus depuis des décennies.
Avant l'apparition du logiciel spécialisé process discovery , les entreprises réalisaient des études de temps et de mouvement, des ateliers commerciaux process discovery et des entretiens avec les principales parties prenantes afin de cartographier les processus actuels et de trouver manuellement les incohérences ou les goulets d'étranglement.
Le site process discovery est efficace, mais il a ses limites. Il faudrait beaucoup de temps et de ressources, mais la plupart des décisions resteraient fondées sur des hypothèses et des intuitions. Les entretiens menés par les analystes des processus d'entreprise (BPA) sont des moyens longs mais efficaces d'obtenir une compréhension de la part des experts en la matière (PME).
Les audits existent encore aujourd'hui, mais ils sont de plus en plus remplacés par des solutions logicielles avancées.
Exemples de questions posées lors d'un entretien sur process discovery
- Qu'est-ce qui déclenche généralement ce processus ou ce flux de travail ? Existe-t-il d'autres éléments déclencheurs susceptibles d'enclencher ce processus ?
- Quelle est la première étape du processus ? Quel résultat est créé par le lancement de cette étape ?
- Qui réalise cette étape ? Quels sont les applications / systèmes informatiques utilisés pour réaliser cette étape ?
- À quelle fréquence cette étape est-elle réalisée chaque jour/semaine/mois ?
- Pouvez-vous identifier les défis commerciaux liés à cette étape spécifique du processus ? Que fait-on pour résoudre ces problèmes ?
- Comment cette étape du processus est-elle mesurée ? Existe-t-il des indicateurs clés de performance (ICP) ?
- Combien de temps faut-il pour réaliser cette étape du processus commercial ?
De process discovery à la mise en œuvre
L'une des façons de considérer process discovery est d'adopter la perspective de l'amélioration continue et de l'optimisation des processus. En d'autres termes, l'objectif de process discovery est d'explorer méthodologiquement l'état actuel des processus"tels quels" et de mettre en œuvre un modèle amélioré"à venir". Cette méthode process discovery peut être décomposée en neuf étapes concrètes.
La méthode en 9 étapes, de process discovery à la mise en œuvre effective
Les étapes clés de process discovery sont les suivantes :
- Définir les objectifs et le champ d'application: Définir clairement les objectifs du projet business process discovery , tels que l'identification des inefficacités ou la préparation de l'automatisation. Déterminez les processus qui seront examinés et la portée de l'analyse.
- Recueillir des informations: Recueillir des informations sur les processus opérationnels examinés à partir de diverses sources, telles que la documentation, les schémas de processus existants, les journaux de système et les entretiens avec les employés impliqués dans le processus. Ces informations aideront à créer une compréhension initiale du processus.
- Observer et documenter: Observer le processus d'entreprise en action pour voir comment il est réellement exécuté. Il peut s'agir d'observer des employés, d'organiser des ateliers ou d'utiliser les outils process mining pour analyser les journaux du système. Documentez les étapes observées, les participants et le déroulement du processus.
- Analyser les données du processus: Analyser les données collectées pour identifier les inefficacités, les goulets d'étranglement, les déviations et les domaines potentiels d'amélioration. L'analyse du processus d'entreprise devrait également inclure l'examen de l'utilisation des ressources, telles que le personnel et la technologie, et l'évaluation de la performance globale du processus.
- Valider les résultats: Valider le processus opérationnel découvert avec les parties prenantes et les experts en la matière afin d'en garantir l'exactitude et l'exhaustivité. Cette étape peut impliquer d'affiner la documentation du processus ou de procéder à des ajustements en fonction du retour d'information.
- Identifier les possibilités d'amélioration: Sur la base de l'analyse et de la validation, identifier les domaines dans lesquels les processus peuvent être améliorés, rationalisés ou automatisés. Élaborer des recommandations et les classer par ordre de priorité en fonction de leur impact potentiel et de leur faisabilité.
- Mettre en œuvre les changements: Travailler avec les parties prenantes pour mettre en œuvre les améliorations recommandées. Cela peut impliquer la mise à jour de la documentation des processus, l'ajustement des flux de travail, la réaffectation des ressources ou la mise en œuvre de nouvelles technologies.
- Contrôler et évaluer: Après avoir mis en œuvre les changements, contrôlez les processus opérationnels pour vous assurer que les améliorations souhaitées ont été apportées. Évaluez les résultats et identifiez toute autre possibilité d'optimisation.
- Amélioration continue: Business process discovery doit être un effort continu, avec des révisions et des mises à jour régulières pour s'assurer que les processus restent efficaces et efficients au fur et à mesure que l'organisation évolue.
Dans cette méthode, l'objectif est de découvrir et de documenter clairement le fonctionnement des processus actuels et la manière d'introduire et de mettre en œuvre des améliorations dans un cycle continu.
Avantages de la process discovery
On peut dire que process discovery offre à une entreprise une radiographie de la santé de ses processus. Voici quelques-uns des principaux avantages de process discovery :
- Visibilité des processus. Process discovery offre une transparence sur l'état des tâches, des flux de travail et des processus de bout en bout au sein d'une unité commerciale ou d'une organisation.
- Amélioration des processus d'entreprise. Business process discovery constitue souvent la base des initiatives d' optimisation ou de refonte des processus, en fournissant des informations fondées sur des données dans les domaines à améliorer.
- Augmentation de la rentabilité. Process discovery peut identifier le coût et l'étendue des travaux inutiles, ainsi que les moyens d'améliorer l'efficacité des processus.
- Numérisation avancée. La découverte peut vous permettre d'analyser la manière dont vos équipes exploitent les outils et les logiciels disponibles et peut servir de catalyseur pour la transition des systèmes informatiques existants vers de nouveaux flux de travail numériques.
- Augmentation de l'automatisation. Discovery peut vous fournir une feuille de route pour l'automatisation et identifier les domaines clés où l'automatisation des processus d'entreprise peut apporter la plus grande amélioration en termes de débit ou de performance.
Outils automatisés process discovery
Différents outils process discovery utilisés
Contrairement à d'autres outils process mapping , process discovery couvre tout un spectre de systèmes d'information avec lesquels il peut travailler - des outils CRM/ERP aux applications de productivité telles que Calendar et Slack. En collectant les données des traces numériques des utilisateurs, business process discovery les analyse et les structure à l'aide d'algorithmes avancés de vision artificielle et d'apprentissage automatique. Ces analyses permettent de trouver des variations ou des modèles de processus qui pourraient servir de base à la recherche d'un potentiel d'automatisation.
Quels sont les processus qui peuvent être automatisés sur la base de la découverte ? Les processus doivent être répétitifs ou cycliques, très manuels, basés sur des règles avec peu ou pas d'exceptions et, de préférence, comporter des données structurées.
Process discovery ne nécessite aucun développement préalable avant de commencer à fonctionner. Il ne nécessite que l'installation de plug-ins logiciels qui fonctionnent en arrière-plan sur les ordinateurs des utilisateurs, sans les interrompre ni affecter leur travail de quelque manière que ce soit.
Process discovery vs process mining
Process mining et process discovery sont deux termes qui se confondent souvent ; ils sont même parfois utilisés de manière interchangeable. Cela est raisonnable si l'on considère l'objectif ultime qu'ils visent à atteindre : fournir aux entreprises des informations sur la manière de rendre le travail plus fluide.
La demande pour ces deux approches a explosé au cours des dernières années et devrait encore augmenter avec la croissance de RPA. Malgré une position aussi similaire au sein des outils facilitant la transformation numérique, les outils process discovery et process mining présentent quelques différences significatives qu'il ne faut pas négliger.
D'où proviennent les données ?
Process mining obtient les données des journaux d'événements et utilise différents points de données pour réorganiser le processus métier et le comparer au processus cible idéal par le biais d'un contrôle de conformité. Si les journaux d'événements ne capturent pas tous les points critiques ou comportent de nombreux enregistrements inexacts, le modèle de processus créé risque de ne pas être aussi fiable et de s'écarter de la réalité. En d'autres termes, process mining s'appuie sur des étapes distinctes au sein du processus métier. Certains systèmes, tels que Slack ou Teams, ne produisent tout simplement pas de journaux, ce qui limite l'utilisation de process mining et, par conséquent, ne tient pas compte des interactions des personnes avec les systèmes.
Process discoveryEn revanche, le travail humain ad hoc peut provenir d'un certain nombre de sources, notamment d'entretiens, d'enquêtes ou d'enregistrements d'interactions avec les utilisateurs. Business process discovery enregistre le travail humain ad hoc tout au long du processus et le décompose ensuite. Grâce à cette approche inverse, process discovery peut documenter même le "travail de l'ombre" et l'"espace blanc" qui passent généralement inaperçus dans le cadre de l'approche du journal des événements. Comme process discovery fournit une approche plus continue de l'observation du travail, même les parties apparemment sans importance du processus commercial sont reconnues et ajoutent de la valeur à l'analyse.
Efforts de développement avant l'utilisation
Une autre différence importante est la nécessité de procéder à des intégrations avec les systèmes d'information pour démarrer avec process mining. Cela nécessite des intégrations initiales avec différents logiciels et applications qui seront contrôlés dans le processus d'exploitation minière. Process discovery ne nécessite aucune intégration, de sorte que les utilisateurs peuvent rapidement installer les agents logiciels sur les ordinateurs des utilisateurs de manière ininterrompue.
Cela dit, process discovery et process mining peuvent et doivent être utilisés conjointement pour obtenir les meilleurs résultats en matière de collecte de toutes les informations nécessaires.
Process discovery vs task mining
Dans le monde de la technologie, tout évolue très rapidement et la terminologie est donc très souvent modifiée, confuse et remplacée.
Alors que nous avons discuté des différences entre process mining et process discovery, task mining est un autre terme très similaire qui est souvent confondu. Bien qu'il s'agisse de technologies très proches, ce sont les objectifs finaux et la manière dont ils sont utilisés par les utilisateurs finaux qui les distinguent. Pour comprendre cela, il suffit de jeter un coup d'œil aux fournisseurs les plus importants du secteur. Le modèle commun est que les entreprises process mining ont task mining comme service complémentaire, tandis que process discovery est utilisé par les vendeurs RPA .
Les deux technologies tracent les empreintes numériques des utilisateurs au-delà des journaux d'événements dans les systèmes et applications informatiques. Alors que task mining le fait pour identifier les inefficacités des processus d'entreprise, process discovery a besoin de ces données pour trouver des opportunités d'automatisation plus efficaces. Par conséquent, bien qu'elles soient très proches l'une de l'autre, elles peuvent légèrement différer en termes de résultats.
Cas d'utilisation des outils process discovery
Avec l'émergence des outils automatisés process discovery , les entreprises ont trouvé un certain nombre de cas d'utilisation pour conduire des affaires process discovery avec un logiciel dédié.
- Améliorer les processus opérationnels
Si l'entreprise arrive à un point où elle sait que quelque chose doit être amélioré dans ses activités liées à l'entreprise, c'est là que process discovery peut s'avérer utile. C'est une première étape très efficace pour voir la réalité du travail dans l'entreprise et mieux comprendre les processus actuels avant de s'engager dans des projets d'automatisation de plusieurs millions.
- Automatiser les processus d'entreprise
Process discovery aide à trouver le potentiel d'automatisation d'une manière impartiale et axée sur les données. Les données sont le nouveau pétrole ; des données précieuses et de haute qualité qui en disent long sont un véritable trésor. Process discovery Les techniques de collecte de données robustes d'EMCS aident à trouver de meilleurs cas d'automatisation.
- Améliorer la satisfaction et l'efficacité des employés
Les tâches manuelles et répétitives peuvent être très fastidieuses et entraîner une diminution de la satisfaction au travail et une perte de productivité. Cependant, il est difficile de les identifier lorsqu'elles sont intégrées dans une routine et qu'elles sont liées à divers processus commerciaux. Process discovery peut être l'œil de votre entreprise et cartographier les processus commerciaux pour les rendre plus transparents.
- Faciliter l'automatisation de RPA
Les entreprises ont utilisé process discovery comme une "radiographie" dans leurs initiatives RPA . RPA est un outil logiciel qui automatise les tâches répétitives basées sur des règles en créant des "bots" qui imitent les actions des personnes et les exécutent dans le cadre d'une tâche particulière. Il permet d'identifier les processus qui sont des candidats idéaux pour RPA en termes d'automatisation et de retour sur investissement. Il crée également des flux de travail automatisés, ce qui réduit considérablement le temps de mise en œuvre de RPA .
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