Tout comme les navigateurs utilisent des cartes pour traverser de vastes étendues de mer, les entreprises peuvent utiliser des cartes de processus comme étape clé de l' analyse des processus pour naviguer dans des processus et des relations complexes.
Les entreprises cartographient les processus pour mieux comprendre leurs opérations. La cartographie des processus aide les entreprises à visualiser le flux de travail, à identifier les goulets d'étranglement et les possibilités d'amélioration. Process mapping peut également aider les entreprises à identifier les risques et les problèmes de conformité, à optimiser les ressources et les flux de travail et à améliorer l'expérience des clients. En outre, le site process mapping peut être utilisé pour développer des initiatives d'amélioration des processus et identifier les domaines potentiels d' automatisation intelligente.
Qu'est-ce que process mapping?
Business process mapping est une technique utilisée pour représenter visuellement la façon dont le travail est effectué dans les étapes du flux de travail, du début à la fin. Un diagramme de processus peut également être appelé par différents noms, tels que diagramme de flux, diagramme de processus fonctionnel ou diagramme de flux de travail.
Process mapping aide les organisations à comprendre et à améliorer leurs processus de travail en affichant une représentation visuelle de leur flux de travail. En cartographiant les processus, les équipes communiquent facilement sur les questions prioritaires et identifient les pertes de temps et de ressources.
Avec une carte de processus détaillée, les équipes doivent identifier et comprendre les étapes individuelles, concevoir des calendriers précis et identifier les responsables des tâches. Le site process mapping apporte de nombreuses informations utiles, mais n'est qu'une étape de l'objectif global de l' analyse des processus.
Process mapping étapes
1. Identification du processus
Au cours de la phase d'identification du processus métier, les organisations définissent leur processus métier. Il s'agit d'identifier les objectifs de l'entreprise, les acteurs et les domaines de travail.
2. Collecte d'informations
Comme son nom l'indique, la collecte d'informations consiste à obtenir des informations pertinentes sur les processus métier auprès des personnes qui effectuent le travail. Il s'agit de répondre aux questions "comment", "quoi" et "pourquoi" afin d'élaborer une carte des processus précise et bien documentée.
3. Process mapping
Après avoir obtenu les informations correctes auprès des bonnes personnes, il est temps de lancer l'activité process mapping. Process mapping peut être réalisé simplement sur papier, dans le cadre d'une présentation, ou à l'aide d'un logiciel dédié à l'activité process mapping .
4. L'analyse
La phase d'analyse consiste à travailler sur la carte pour identifier les possibilités d'amélioration. Les bonnes questions à poser lors de l'analyse sont les suivantes : des étapes peuvent-elles être éliminées ? Les tâches peuvent-elles être accomplies plus efficacement ? Existe-t-il des goulets d'étranglement potentiels qui ralentissent le temps de traitement ?
5. Développer de nouvelles méthodes de travail
Une fois que vous avez identifié les points à améliorer dans les processus de travail, il est temps d'éliminer les actions inutiles et le travail manuel, de réorganiser ou d'automatiser les étapes du processus de travail et de développer des flux de travail plus efficaces.
6. Gestion des processus
Cette dernière phase consiste à maintenir des processus efficaces en procédant à des révisions régulières et en contrôlant les progrès réalisés. La carte des processus la plus efficace est celle qui est maintenue à jour et utilisée activement.
Les plus grands avantages de process mapping
1. Partager des informations visuelles, des données et des idées
Process mapping permet aux équipes de communiquer plus efficacement des informations complexes. En créant des représentations visuelles des processus, il devient plus facile de transmettre des informations, de partager des idées et de discuter des améliorations potentielles. Les cartes visuelles permettent aux parties prenantes de saisir les étapes du flux de travail et de comprendre les relations entre les différentes tâches, ce qui favorise la collaboration et le partage des connaissances.
2. Fournir des informations digestes pour une résolution efficace des problèmes
Les processus complexes peuvent souvent être accablants, ce qui rend difficile l'identification des goulets d'étranglement ou des domaines à améliorer. Business process mapping décompose ces flux de travail complexes en symboles et étapes facilement compréhensibles. Cette simplification aide les parties prenantes à comprendre clairement le processus, ce qui leur permet d'identifier les inefficacités et de proposer des solutions plus efficacement.
3. Décomposer des processus complexes en symboles universellement compréhensibles
Process mapping utilise des symboles et des notations universellement reconnus, ce qui facilite la compréhension du flux de travail par les personnes des différents services et équipes. Quelle que soit leur expertise ou leur formation, les employés peuvent comprendre le processus représenté sur la carte, ce qui facilite la collaboration interfonctionnelle et favorise une compréhension commune des opérations de l'organisation.
4. Fournir une représentation visuelle du processus du début à la fin
L'un des principaux avantages du site process mapping est sa capacité à fournir une représentation visuelle complète d'un processus, depuis son lancement jusqu'à son achèvement. Ce site en résumé de bout en bout aide les parties prenantes à identifier les dépendances, les redondances et les domaines potentiels d'optimisation. Il leur permet également de suivre l'avancement des tâches, garantissant ainsi la responsabilité et l'achèvement dans les délais.
5. Alignement et hiérarchisation des priorités entre les différents individus et les équipes
Business process mapping rassemble les individus et les équipes en leur donnant une compréhension commune des objectifs et des processus de l'organisation. En visualisant le flux de travail, les parties prenantes peuvent aligner leurs efforts, identifier les interdépendances et hiérarchiser les tâches en conséquence. Cet alignement renforce la collaboration, minimise les malentendus et améliore l'efficacité globale.
.png)
Qui établit la cartographie des processus ?
Dans la plupart des entreprises, la tâche de cartographier les processus est généralement confiée aux analystes commerciaux ou aux équipes d'amélioration des processus. Ces équipes disposent des connaissances et de l'expertise nécessaires pour comprendre les complexités des différents processus d'entreprise et les transformer en représentations visuelles.
Les analystes d'entreprise travaillent en étroite collaboration avec les parties prenantes des différents services, en menant des discussions, des entretiens et en recueillant des données afin de bien comprendre les processus existants. À l'aide de ces informations, ils peuvent créer des cartes de processus d'entreprise qui montrent avec précision les étapes, les dépendances et les interactions impliquées dans chaque processus.
Process mapping est un effort de collaboration qui implique la participation de personnes qui ont une connaissance approfondie des processus à cartographier. Cela permet de s'assurer que les cartes de processus reflètent réellement la manière dont le travail est effectué dans l'organisation. Bien que les analystes d'entreprise ou les équipes d'amélioration des processus prennent généralement l'initiative, l'implication et la contribution des parties prenantes des différents départements sont cruciales pour garantir la précision et la pertinence des cartes des processus d'entreprise.
Process Mapping vs. modélisation des processus
Process mapping est une technique précieuse utilisée pour acquérir une compréhension globale des processus établis au sein d'une organisation. Elle consiste à créer des diagrammes visuels qui décrivent chaque activité, en fournissant une représentation claire et tangible de l'ensemble des processus de l'entreprise. Cette approche permet aux équipes d'identifier l'état actuel des processus, en mettant en évidence leur séquence et leurs dépendances.
D'autre part, la modélisation des processus adopte une perspective plus large en se concentrant sur l'état souhaité des processus au sein de l'ensemble de l'organisation. Elle permet aux équipes d'envisager et de concevoir un flux de travail optimisé qui prend en charge le cycle de vie des processus et favorise l'amélioration continue. La modélisation des processus d'entreprise va au-delà de la simple cartographie des processus existants ; elle vise à créer une représentation idéale de la manière dont les processus devraient être, en tenant compte de facteurs tels que l'efficience, l'efficacité et l'allocation des ressources.
En termes simples, le site process mapping fournit un aperçu visuel de l'état actuel des processus d'entreprise, tandis que la modélisation des processus entre dans le domaine de l'optimisation et de la simulation. Process mapping et la modélisation des processus d'entreprise sont des techniques complémentaires. La première fournit une base pour comprendre les processus existants, tandis que la seconde permet aux organisations d'optimiser et de simuler des flux de travail améliorés. Les deux méthodes s'inscrivent dans le cadre d'un le Gestion des Processus Métier (BPM) Les deux méthodes s'inscrivent dans le cadre d'un effort plus large.
6 types de diagrammes de processus
- Organigrammes
Commencez par les bases. Les organigrammes sont des cartes visuelles faciles à suivre que presque tout le monde peut comprendre. Les organigrammes fournissent des détails de base sur le processus, tels que les entrées et les sorties.
- Cartes de déploiement
Les cartes de déploiement (ou organigrammes interfonctionnels) sont idéales pour repérer les goulets d'étranglement. Les cartes de déploiement affichent les relations entre les différentes équipes et utilisent des diagrammes de flux pour illustrer la façon dont un processus circule dans votre organisation.
- Cartes détaillées des processus
Comme leur nom l'indique, les cartes de processus détaillées présentent une version plus approfondie d'un processus et contiennent des informations sur les sous-processus.
- Cartes de processus de haut niveau
Les cartes de processus de haut niveau permettent d'avoir une vue d'ensemble. Également connues sous le nom de cartes de la chaîne de valeur ou de cartes descendantes, les cartes de processus de haut niveau comprennent les éléments clés du processus, tels que le fournisseur, le processus, l'extrant, l'intrant ou le client.
- Cartes de processus rendues
Les cartes de processus rendues montrent les processus actuels et/ou futurs. Ces informations mettent en évidence les domaines à améliorer.
- Cartes de flux de valeur
La dernière étape consiste à documenter les étapes nécessaires au développement de produits et de services destinés à un utilisateur final.
Process mapping les symboles et leur signification
Les symboles de processus sont une représentation d'éléments individuels dans un diagramme de processus. Également appelés symboles d'organigramme, formes d'organigramme ou symboles de diagramme de flux, les symboles de processus ont des significations spécifiques. Comme les notes de musique imprimées sur les partitions de piano, les symboles de processus sont universels et ont des significations spécifiques.
.png)
5 outils populaires process mapping
Il existe de nombreux outils pour les entreprises process mapping , mais les cinq outils les plus populaires sont les suivants :
Microsoft Visio
Faisant désormais partie du pack Microsoft Office, Visio est une application de création de diagrammes et de graphiques vectoriels lancée en 1992. Microsoft Visio est largement utilisé pour créer des organigrammes et des cartes de processus.
Carte lucide
Une application populaire de création de diagrammes basée sur le web pour la collaboration visuelle et le dessin. Les utilisateurs peuvent réviser et partager des graphiques et des diagrammes afin d'améliorer les processus, les systèmes et les structures organisationnelles.
Diagrammes.net
Cet outil de conception gratuit peut s'intégrer à Google Documents et à d'autres outils en ligne, offrant ainsi des options flexibles de visualisation de diagrammes. Bien qu'il n'offre pas de fonctionnalités de collaboration aussi avancées, sa facilité d'utilisation et sa gratuité en font un choix populaire pour les débutants.
Gliffy
Les utilisateurs créent des diagrammes via une application HTML5 basée sur le cloud et peuvent créer des diagrammes UML, des plans d'étage, des diagrammes de Venn, des organigrammes, etc. Les utilisateurs peuvent partager et modifier les diagrammes en temps réel.
Cacoo
Lancé en 2009, ce logiciel en ligne permet de concevoir et de dessiner des diagrammes. Il permet de créer des organigrammes, des wireframes, des diagrammes organisationnels, etc.
SmartDraw
Les équipes utilisent cet outil de diagramme collaboratif basé sur le web pour travailler sur des organigrammes, des cartes mentales et de nombreux autres visuels d'entreprise.
En bref
Process mapping aide les entreprises à devenir plus efficaces grâce à une vision claire et à des objectifs définis afin d'économiser du temps, de l'argent et du personnel. Mais l'entreprise process mapping était souvent une entreprise complexe qui prenait beaucoup de temps. Heureusement, les choses ont changé.
Avec Workfellowvous pouvez suivre automatiquement les processus sans les inconvénients d'un travail lent et manuel. De plus, vous obtiendrez des informations exploitables en temps réel dès le premier jour grâce au logiciel process intelligence basé sur l'IA.
Orientez donc dès aujourd'hui votre entreprise dans la bonne direction en réservant une réunion, et faites de process mapping un jeu d'enfant.
