L'analyse des processus peut aider les entreprises à comprendre le fonctionnement de leurs processus, à identifier les goulets d'étranglement et les inefficacités, et à optimiser leurs opérations en vue d'une meilleure efficacité et d'une réduction des coûts. L'analyse des processus peut également aider les entreprises à identifier les possibilités d'automatisation et à créer de la valeur pour les clients. En outre, l'analyse des processus peut être utilisée pour identifier les risques et les problèmes de conformité, améliorer le service à la clientèle et garantir le respect des réglementations.
Qu'est-ce que l'analyse des processus d'affaires ?
L'analyse des processus d'entreprise est une méthode d'analyse des opérations et des processus d'entreprise visant à identifier les problèmes et les possibilités d'amélioration. Elle est souvent basée sur un cadre en plusieurs étapes pour identifier, cartographier et améliorer les processus au sein d'une unité opérationnelle ou d'une organisation.
En termes simples, l'analyse des processus d'entreprise est un moyen d'obtenir des informations et de la visibilité sur les étapes que les employés et les organisations franchissent pour atteindre leurs objectifs.
En examinant en profondeur vos processus actuels, vous verrez ce qui fonctionne bien, ce qui doit être amélioré et comment obtenir de meilleurs résultats.
Un BPA est un aspect essentiel de le Gestion des Processus Métier (BPM) (BPM), un cadre largement utilisé pour analyser, maintenir et améliorer les processus d'une organisation.
Analyse des processus d'entreprise vs. analyse d'entreprise - qui fait quoi ?
Un BPA est souvent réalisé dans une entreprise par un analyste de processus - un rôle à ne pas confondre avec celui d'un analyste d'entreprise. La différence essentielle réside dans le fait que les analystes de processus se concentrent sur l'analyse et l'amélioration des processus, tandis que les analystes d'entreprise considèrent l'entreprise dans son ensemble.
Un autre rôle clé dans l'analyse des processus est celui de l'architecte des processus, dont la responsabilité peut être de concevoir, de repenser et d'optimiser la manière dont les processus et les systèmes d'entreprise sont gérés, quel que soit l'auteur de l'analyse des processus.
L'analyse des processus d'affaires en 7 étapes
Il existe de nombreuses façons de mener une analyse des processus d'entreprise. Certaines méthodes suivent les méthodologies populaires Six Sigma ou Lean Six Sigma, tandis que d'autres peuvent adopter une approche moins rigide. Les sept étapes courantes du cycle de vie de l'analyse des processus peuvent être les suivantes :
Étape 1 : Identification du processus et des objectifs
Un bon point de départ pour l'analyse d'un processus d'entreprise est d'identifier les objectifs de ce processus et d'évaluer comment ils s'intègrent dans l'ensemble des objectifs de l'organisation. Cela vous aidera à définir la manière dont vous mesurez le succès, la valeur et l'ordre de priorité des améliorations.
Les objectifs mesurables de l'analyse des processus sont les suivants
- Réduction des coûts
La réduction des coûts ne doit jamais être synonyme de réduction de la qualité.
- Amélioration de la vitesse
Améliorer la vitesse du processus tout en maintenant la qualité.
- Amélioration de la qualité
L'amélioration de la qualité consiste à repérer et à réduire les processus qui prennent du temps et qui aboutissent à des résultats négatifs.
Étape 2 : Process discovery
La phase process discovery consiste à créer un modèle de processus de l'état actuel des processus de l'organisation. Les initiatives Process discovery peuvent être à la fois manuelles et automatiques.
Les approches manuelles peuvent impliquer des questionnaires ou des entretiens avec les principales parties prenantes, tandis que les approches automatisées process discovery impliquent généralement l'exploration automatique des données des processus ou des systèmes informatiques. Dans les deux cas, le résultat est généralement une visualisation ou un diagramme des processus clés sous la forme d'une carte des processus. Il est préférable de s'en tenir à un processus cible à la fois, car la cartographie et l'analyse des processus demandent beaucoup de travail.
Étape 3 : Analyse du processus
Une analyse de processus commence par l'identification des processus à analyser et la collecte d'informations sur le processus. Il est ensuite temps d'analyser le processus original avant de développer de nouveaux processus améliorés. Il existe de nombreuses techniques d'analyse des processus à découvrir.
- Analyse de la valeur ajoutée
L'analyse de la valeur ajoutée est une méthode qui consiste à examiner chaque étape du processus afin d'identifier celles qui ajoutent de la valeur et celles qui n'en ajoutent pas. En examinant chaque étape du processus, les équipes peuvent voir et séparer les étapes qui ajoutent de la valeur de celles qui n'en ajoutent pas.
- Analyse des écarts
Une analyse des écarts est un moyen de comparer les performances actuelles d'une organisation avec les performances souhaitées. En effectuant une analyse des écarts, les équipes peuvent voir si leur organisation utilise ses ressources de manière efficace et répond aux attentes.
- Analyse des causes profondes
L'analyse des causes profondes permet d'identifier la véritable cause d'un problème commercial. Ce n'est qu'en identifiant les problèmes réels et souvent inconnus que les équipes peuvent réfléchir à des solutions pour les résoudre.
- Analyse des observations
Une analyse d'observation offre une vue de première main et en temps réel d'un processus. L'observation des processus en temps réel met en lumière les étapes négligées et/ou sous-évaluées et montre les activités documentées mais absentes.
- Analyse de l'examen de l'expérience
Au cours d'une analyse de l'examen de l'expérience, les employés de longue date partagent leur connaissance des processus et les leçons qu'ils en ont tirées. Les connaissances des experts sont souvent sous-utilisées, mais les employés chevronnés peuvent partager les secrets d'une productivité de haut niveau et discuter des processus défectueux antérieurs.
Étape 4 : Redéfinition des processus
La refonte des processus est un remaniement complet des principaux processus opérationnels de votre entreprise afin d'améliorer les mesures de performance telles que le retour sur investissement, une meilleure qualité de service et la réduction des coûts. Pour redéfinir vos processus, dessinez un nouveau diagramme de processus et partagez-le avec votre organisation. Ce diagramme doit
- Montrer comment les problèmes sont résolus
- Montrer les nouveaux processus
- Informer les équipes de la manière dont elles peuvent mettre en œuvre les changements proposés
- Indiquez les coûts estimés, le temps et le personnel associés à ce changement.
Étape 5 : Mise en œuvre du processus
La mise en œuvre d'un processus consiste à trouver ce qu'il faut changer et à le changer. Il s'agit de fixer des instructions, de coordonner et de définir des étapes réalisables et de fixer des objectifs. Pour ce faire, vous pouvez
- Informer les équipes des changements.
- Expliquez ce qui va se passer, comment cela va se passer et pourquoi.
- Attribuer de nouvelles tâches, de nouveaux logiciels et de nouvelles priorités.
- Préparez-vous à assister à la transformation des équipes, de la direction et même d'organisations entières.
- Mesurer les changements pour comprendre leur efficacité. Tout changement important doit être accompagné d'un plan bien conçu.
Étape 6 : Suivi et contrôle du processus
Le suivi et l'analyse des processus vous permettent de comprendre les ajustements et les améliorations que vous pourriez devoir apporter et d'identifier les processus fantômes.
Vous pouvez identifier les processus fantômes de la manière suivante
- Aller au-delà des tâches et des flux de travail et comprendre les détails de vos activités professionnelles quotidiennes.
- Une vision globale des processus permet d'éviter les pertes de temps, de ressources et d'opportunités.
Étape 7 : Revenir au début et faire le tour de la question
Gardez à l'esprit qu'une analyse des processus d'entreprise doit être axée sur l'amélioration continue plutôt que sur une solution ponctuelle.
L'examen et l'amélioration périodiques des processus aident les organisations à maîtriser les goulets d'étranglement, à utiliser les logiciels les plus récents et les plus efficaces et à adopter des méthodes de travail efficientes. Cette étape permet aux organisations de rebondir après des chocs financiers tels qu'une crise bancaire, des changements imprévisibles dans la valeur des devises et des événements mondiaux défavorables tels que la pandémie de coronavirus.
Avantages de l'analyse des processus d'entreprise
Mais pourquoi l'analyse des processus d'entreprise est-elle importante ? Identifier et améliorer les processus qui apportent des résultats signifie moins de goulets d'étranglement, moins de problèmes de performance, moins de coûts et un flux de travail plus fluide. Lorsque les organisations obtiennent des informations sur les tâches quotidiennes les plus petites, elles deviennent plus autonomes grâce à un niveau de compréhension plus élevé. Voici quelques autres raisons importantes de procéder à une analyse des processus :
- Découvrir les détails cachés
L'analyse des processus vous aide à trouver et à réduire le nombre de tâches inutiles qui vous freinent et provoquent des goulets d'étranglement.
- Alignement efficace des indicateurs clés de performance et de la communication
Des processus bien compris et bien gérés aident la direction à obtenir de meilleurs résultats.
- Transparence des données historiques
L'analyse des processus permet de contrôler l'activité de l'équipe et d'identifier l'impact des actions sur l'entreprise.
- Amélioration de la compréhension et du fonctionnement général
En documentant les processus, tous les employés, des plus anciens aux nouveaux venus, comprennent mieux ce qu'ils doivent faire.
- Amélioration continue et innovation
Les informations commerciales en temps réel offrent d'innombrables possibilités d'amélioration. Par exemple, l'élimination des processus inutiles permet d'économiser du temps et de l'argent sans investissement ni formation.
- Une prise de décision mieux informée et plus efficace
Lorsque les managers prennent des décisions basées sur des données, ils peuvent être sûrs de prendre la bonne décision. Par exemple, en se fiant uniquement à leur instinct, ils peuvent licencier du personnel pour économiser de l'argent, avant de se rendre compte qu'ils ont perdu des membres très talentueux de leur équipe.
Le bilan
L'analyse des processus d'entreprise permet aux organisations de mieux comprendre leurs processus internes afin d'identifier ceux qui sont efficaces et d'améliorer ou d'éliminer les processus qui font perdre du temps, de l'argent et des ressources.
Le processus modifie souvent tout, de l'ensemble de l'organisation aux styles de travail individuels, c'est pourquoi les décideurs informés doivent le mener correctement. Mais l'avis d'un expert permet de simplifier les changements complexes. Les conseils donnés dans cet article constituent un excellent point de départ.
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