Notre vision d'une entreprise parfaitement optimisée.
Imaginons un instant ce que serait une entreprise "parfaitement optimisée".
C'est une organisation qui ne cesse d'améliorer les processus opérationnels et de rechercher les meilleurs moyens d'optimiser les opérations. Elle reconnaît l'évolution rapide du paysage et s'y adapte à chaque fois, tout comme l'océan se stabilise même après la tempête la plus violente.
Une telle organisation adopte une approche holistique de l'automatisation. Elle comprend le marché et les tendances et devance la concurrence grâce à sa recherche constante de l'excellence. Les trois piliers de l'organisation - les personnes, les processus et la technologie - sont tous "adaptés aux données" et travaillent en parfait équilibre pour atteindre le même objectif.
Dans cette organisation, chacun travaille sur les aspects les plus importants sans avoir à mener des projets de transformation tous les deux ans. Il n'y a pas de place pour les systèmes hérités ou les structures cloisonnées. Au contraire, l'organisation est transparente et ouverte aux évolutions. Avant de devenir plus poétique, allons plus loin.
Il y a plus à optimiser que vous ne le pensez...
La question est de savoir s'il existe de telles organisations auxquelles nous pourrions penser. Même les entreprises les plus axées sur les données et les plus agiles présentent certaines imperfections, et c'est tout à fait raisonnable - plus l'entreprise est grande, plus ses modèles opérationnels, ses applications commerciales et son paysage de processus sont complexes. Cependant, les organisations s'efforcent de le devenir pour être productives et compétitives sur le marché. Dans cet article, nous allons montrer comment Workfellow peut vous rapprocher d'une entreprise parfaitement optimisée.
Qu'est-ce que Workfellow?
Workfellow est une plateforme plug-and-play process intelligence qui montre comment les équipes utilisent différentes applications, outils et systèmes pour exécuter des tâches et des processus grâce à une approche innovante. Work API innovante. En d'autres termes, Workfellow permet de voir comment le travail est effectué sous la forme d'empreintes numériques, puis de formuler automatiquement des recommandations sur les changements de technologie ou de processus susceptibles d'améliorer le travail et les opérations.
Quels sont les objectifs des entreprises avec Workfellow?
Il y a certaines choses que les entreprises aimeraient et peuvent réaliser dans leur parcours de numérisation. Sur Workfellow, nous pensons que tout se résume à ces trois critères qui, s'ils sont améliorés, peuvent faire de l'entreprise une entreprise réellement optimisée.
Taux de numérisation
Ce ratio indique la part du travail effectué dans les applications professionnelles préférées. Plus l'entreprise est optimisée et numérisée, plus le taux de numérisation est élevé, ce qui signifie que l'entreprise fonctionne plus rapidement et plus efficacement.
Pourquoi est-ce important ? Dans le passé, les entreprises cherchaient à passer du papier aux documents électroniques - Word, Excel, facturation électronique, tout. Ce dont les entreprises ont besoin aujourd'hui pour devenir véritablement numérisées, c'est d'un bureau "sans documents".
Lorsqu'Excel est arrivé dans les bureaux, il a représenté un énorme bond en avant en termes de productivité par rapport au papier et au crayon. Cependant, maintenant qu'il existe de nombreux systèmes efficaces et des milliers d'outils SaaS plus adaptés, les feuilles de calcul et les documents qui étaient autrefois nouveaux sont devenus des ennemis de l'efficacité. D'innombrables feuilles de calcul et documents circulant au sein des équipes et entre les unités ont rendu notre vie plus difficile et notre travail plus complexe. Les gens doivent passer des heures à naviguer parmi toutes les informations, à trouver ce dont ils ont besoin et à mettre à jour ces fichus fichiers, ce qui empêche les données de circuler et réduit donc la visibilité.
*Par applications professionnelles privilégiées, nous entendons ici les outils, technologies et applications les plus optimaux pour une tâche ou un processus particulier au sein d'une organisation donnée. Par exemple, la création de rapports BI en temps réel ou le remplacement d'Excel par Fetch API améliorerait la productivité et constituerait donc une application privilégiée dans ce cas précis.
Débit
Ce ratio montre à quel point notre travail est "propre".
L'élaboration de rapports manuels en tapant les données, les réponses répétitives aux mêmes questions et le fait de remplir chaque semaine le même rapport pour les parties prenantes sont des tâches qui empêchent le bon déroulement du travail. Les équipes pourraient gagner beaucoup de temps en éliminant ces tâches et en se concentrant sur des travaux plus critiques et à plus forte valeur ajoutée.
La solution consiste à faire appel à des scripts d'automatisation en cas de besoin ou à optimiser les flux de travail, ce qui rendrait le travail plus facile et plus intuitif, et le rendrait littéralement fluide.
L'heure
Le troisième ratio est très lié aux deux premiers et est le résultat direct de ce qui a été fait précédemment pour améliorer et automatiser les flux de travail. Comme son nom l'indique, il montre comment les changements apportés tout au long de l'utilisation du logiciel ont contribué à réduire le temps. Nous pouvons voir l'impact réel de ce que nous faisons - combien de temps nous pouvons gagner en améliorant le travail et en nous débarrassant des activités manuelles, banales et répétitives.
Le temps gagné est une mesure essentielle si l'entreprise veut être plus efficace et plus productive.
Ces trois critères sont décrits et mesurés automatiquement sur notre logiciel, ce qui permet aux utilisateurs de suivre leurs réalisations en matière de numérisation. De nombreuses entreprises tentent de fournir ces indicateurs, mais ils sont souvent basés sur des estimations et ne fournissent pas une vision holistique de la numérisation sous tous les angles. Workfellow est la première plateforme qui mesure ces indicateurs sur la base de données et de faits en temps réel.
Quelles seraient les conséquences d'une modification de ces mesures pour une entreprise ?
Dès que ces mesures s'améliorent au sein de l'organisation, le travail devient plus fluide, sans friction et transparent. Cela a également un impact direct sur la productivité des employés, qui trouveront le travail plus agréable et moins manuel. En outre, les processus sont davantage numérisés, optimisés et automatisés, et la technologie s'ajoute aux personnes pour donner plus de sens au travail.
Comment devenir optimisé ?
Pour être véritablement optimisé, il est essentiel de comprendre quelles sont les parties du travail qui ne le sont pas et/ou qui pourraient être améliorées.
- Ne pas s'encombrer de documents.
Nous l'avons déjà mentionné, mais il n'est pas inutile de le rappeler. Le passage du papier aux documents électroniques a bouleversé le mode de fonctionnement des entreprises. Cependant, une fois le passage effectué, les gens sont devenus trop dépendants des documents électroniques et ont commencé à les créer et à les utiliser pour tout et n'importe quoi.
Vous souvenez-vous de la dernière fois où vous avez navigué dans le dossier partagé rempli de documents Word et de feuilles de calcul en essayant de trouver une petite information ? Exactement, nous connaissons cette douleur ! Soudain, nous sommes devenus trop dépendants des documents et avons pris l'habitude de créer des documents pour chaque chose.
Il est peut-être difficile de l'admettre, mais il est possible de réduire le nombre de documents dans notre travail. En fait, il existe de nombreux outils et logiciels complets à des fins spécifiques qui aident à organiser les différents éléments d'information en un seul endroit, de manière organisée et ordonnée, au lieu de devoir les regrouper dans plusieurs documents. En conclusion, tout comme nous sommes devenus sans papier à l'époque, nous avons la possibilité de devenir sans documents et d'entamer une nouvelle ère dans le traitement de l'information.
- Voir la réalité du travail.
Il est essentiel de comprendre exactement ce qui empêche le travail de se dérouler sans heurts ou qui risque de l'interrompre avant de lancer des activités et des projets de numérisation/automatisation. Si une entreprise veut être optimisée (lire : réussie), elle doit d'abord connaître l'état actuel de ses opérations. Sans une connaissance suffisante du point A, il est pratiquement impossible d'atteindre le point B, c'est-à-dire l'objectif final.
Que faire alors ? Collecter les bonnes données qui reflètent exactement le fonctionnement de l'entreprise, afin que les décisions ultérieures puissent être basées sur ces données. Il existe un nombre illimité de possibilités et de choses que nous pouvons faire avec les bonnes données. Ce que nous, à Workfellow, voyons le plus souvent dans les organisations comme la cause principale des problèmes de flux de travail sont principalement des activités manuelles qui empêchent les gens de travailler efficacement.
- Comprendre où la technologie peut vous aider
Toutes les technologies, tous les outils et tous les logiciels existent. Pensez à une tâche commerciale ou à un processus qui doit être optimisé - il y a de fortes chances qu'il y ait des dizaines d'outils qui aident à relever le même défi.
La question est de savoir lequel choisir pour un problème particulier. La technologie est le meilleur stimulant de la productivité et vous ne voulez pas passer à côté de tout ce qu'elle peut vous apporter. En attendant, le choix de la bonne technologie doit être très minutieux et reposer sur des données fiables. Elle doit correspondre à vos besoins spécifiques, apporter des améliorations mesurables et avoir un impact vérifiable sur vos activités.
Comment Workfellow optimise-t-il le travail ?
Workfellow est un logiciel qui permet de voir comment le travail est effectué dans votre organisation. Il permet de surveiller en temps réel tous les processus et activités liés au travail. En outre, il suggère des actions prioritaires instantanées pour optimiser les opérations commerciales et les technologies afin de maximiser l'excellence opérationnelle. De cette manière, Workfellow garantit que chaque rôle et chaque équipe peuvent se concentrer sur les choses les plus critiques tout en étant assurés que tout est fait de la manière la plus sûre.
Une chose est sûre : les entreprises sont confrontées à des changements à une vitesse accélérée, subissant des chocs de la part des clients, des fournisseurs, des marchés, etc. Les entreprises doivent donc s'adapter rapidement pour rester compétitives. La seule façon d'y parvenir est d'obtenir une compréhension claire de la réalité du travail dans l'ensemble de l'organisation. En ce moment même. Et en cela, Workfellow peut certainement aider.
