Le suivi des processus est important dans l' analyse des processus car il aide les entreprises à suivre les performances et l'amélioration continue. Le suivi des processus peut également aider les entreprises à identifier les risques et les problèmes de conformité et à s'assurer que les tâches, les processus et les flux de travail atteignent leurs objectifs.
Qu'est-ce que la surveillance des processus d'affaires ?
Le contrôle des processus d'entreprise est l'examen et l'analyse proactifs des performances des processus afin d'identifier les goulets d'étranglement potentiels, de vérifier la conformité et de trouver des possibilités d'amélioration. Un suivi diligent vous permet de vérifier si tout se déroule comme prévu, d'identifier les erreurs et d'apporter les changements nécessaires en cours de route.
Les avantages de la surveillance des processus d'entreprise
Identifier et éviter les goulets d'étranglement potentiels
Même les processus les mieux planifiés sont susceptibles de présenter quelques goulets d'étranglement dans le monde réel. Bien que quelques obstacles puissent être gérés, de nombreux points d'achoppement et des problèmes imprévus peuvent être préjudiciables.
Mesurer et assurer la conformité des processus
Vous pouvez avoir un plan de processus parfaitement conçu, mais il arrive que les choses prennent une tournure inattendue. La surveillance active des processus permet de repérer les domaines potentiels dans lesquels vous vous écartez du plan happy path.
Gagner du temps et de l'argent grâce à la rationalisation des tâches
Après avoir passé un certain temps à contrôler vos processus, vous pourriez repérer certaines tâches qui pourraient être légèrement révisées afin de gagner du temps et d'économiser des ressources. Certaines tâches pourraient nécessiter moins de personnel et d'autres pourraient même être complètement automatisées.
Améliorer l'alignement entre les fonctions
Les processus sont souvent partagés entre différentes équipes et organisations. Un contrôle efficace aide les différentes parties prenantes à suivre les performances, ce qui permet d'améliorer les processus d'entreprise en collaboration.
Même les nouveaux processus d'entreprise les mieux planifiés et mis en œuvre peuvent s'avérer inefficaces, voire dommageables, s'ils ne font pas l'objet d'un suivi attentif. Le suivi des processus d'entreprise est un peu comme une visite chez le médecin pour un bilan de santé. Vous êtes peut-être en forme et en bonne santé, mais le médecin peut constater que votre tension artérielle est légèrement élevée. Il vous prescrira alors des médicaments pour lutter contre ce problème avant qu'il n'ait un impact négatif sur votre santé.
N'oubliez donc pas vos nouveaux processus une fois qu'ils ont été mis en œuvre. Si quelques petits problèmes ne sont pas traités ici et là, ils se transforment en problèmes plus importants, dont certains ont des conséquences négatives à long terme.
Composantes du suivi des processus d'entreprise
Pour surveiller efficacement les processus métier, les organisations s'appuient sur divers composants et techniques. Examinons les principaux éléments de la surveillance des processus métier :
1. Collecte et agrégation des données
Les données sont au cœur de la surveillance des processus métier. Les organisations collectent et agrègent des données pertinentes provenant de diverses sources, telles que les systèmes transactionnels, les appareils IoT et les interactions avec les clients. Ces données fournissent des indications précieuses sur les performances des processus et permettent d'identifier les domaines à améliorer.
2. Contrôle en temps réel
La surveillance en temps réel permet aux organisations de suivre en permanence les activités et les performances des processus d'entreprise. En utilisant des technologies et des analyses avancées, les entreprises peuvent surveiller les paramètres des processus, détecter les anomalies et prendre des mesures immédiates pour atténuer les risques ou résoudre les problèmes.
3. Visualisation et analyse des processus
Les outils de visualisation des processus fournissent des représentations visuelles des flux de travail, permettant aux parties prenantes de comprendre les flux, les dépendances et les goulots d'étranglement au sein d'un processus. Ces outils permettent aux organisations d'analyser et d'optimiser les processus sur la base de données. Process mining, task mining, et process intelligence sont des exemples de technologies efficaces de visualisation des processus.
4. Mécanismes d'alerte et de notification
Les mécanismes d'alerte et de notification garantissent que les parties prenantes sont rapidement informées des événements critiques ou des écarts par rapport au comportement attendu des processus métier. Les alertes peuvent être configurées pour avertir les personnes ou les équipes concernées lorsque des seuils ou des conditions prédéfinis sont atteints, ce qui permet une réaction et une résolution rapides.
Les défis du suivi des processus d'entreprise
La mise en œuvre de la surveillance des processus d'affaires peut poser certains défis. Voici quelques défis courants auxquels les organisations peuvent être confrontées :
- Qualité et disponibilité limitées des données : Des données inadéquates ou de mauvaise qualité peuvent nuire à l'efficacité des efforts de surveillance. Des données inexactes ou incomplètes peuvent conduire à des interprétations erronées et à des mesures de performance peu fiables.
- Résistance au changement : Les employés et les parties prenantes peuvent résister à l'adoption de nouveaux processus et de nouvelles technologies de surveillance. Pour surmonter cette résistance au changement, il faut une communication efficace, une formation et la mise en évidence des avantages du contrôle pour les individus et l'organisation dans son ensemble.
- Complexité et évolutivité : Les organisations dotées de processus opérationnels complexes ou de systèmes multiples peuvent être confrontées à des difficultés dans la conception de cadres de surveillance qui capturent toutes les données pertinentes et fournissent des informations utiles. L'évolutivité devient cruciale lorsqu'il s'agit d'étendre les efforts de surveillance à différents départements ou unités commerciales.
- Assurer une amélioration continue : Le suivi ne doit pas se limiter à l'identification des problèmes, mais également à l'amélioration continue. Le maintien d'une culture de l'amélioration et la mise en œuvre efficace de changements fondés sur les résultats du suivi peuvent constituer un défi.
En relevant ces défis à l'aide de stratégies appropriées et de meilleures pratiques, les organisations peuvent surmonter les obstacles et exploiter pleinement le potentiel de la surveillance des processus d'entreprise.
Conseils pour un suivi réussi des processus d'entreprise
Fixer un objectif final clair
Avant de contrôler les processus de votre entreprise, assurez-vous de bien comprendre ce que vous voulez obtenir. Peut-être gérez-vous une boutique en ligne et voulez-vous éviter d'être en rupture de stock d'un certain produit pendant une période de forte activité.
Un objectif vague, tel que le soutien aux équipes de distribution pendant les périodes de forte activité, n'est pas suffisamment clair. Fixer des objectifs précis, comme l'automatisation du processus de commande de l'iPhone 13 pendant la période des achats de Noël, permet d'assurer le bon déroulement du processus.
Comparer les processus avec les KPI
La mise en place d'indicateurs de performance clés (IPC) vous aide à comprendre quels objectifs sont atteints et à détecter les problèmes éventuels dans votre processus.
Les ICP mis en place pendant la phase de mise en œuvre peuvent être utilisés par les employés pour définir des objectifs personnels. La définition d'ICP à court et à long terme aide les employés à suivre les progrès réalisés, à se faire une idée de la situation et à apporter des améliorations. N'oubliez pas qu'il est important d'utiliser des ICP quantitatifs et qualitatifs pour obtenir des informations équilibrées.
Tirez le meilleur parti de vos outils de surveillance
Un bon outil de suivi des processus métier vous aidera à découvrir des opportunités cachées et à prévenir les goulets d'étranglement en analysant vos processus métier. Tous les outils de suivi des processus métier sont efficaces parce qu'ils remarquent des choses auxquelles les humains ne pensent généralement pas. Cependant, Workfellow's Work API est la seule technologie qui perçoit le travail manuel impliqué dans la fourniture d'un service.
Imaginez un aéroport typique lors d'un événement imprévisible tel qu'une pénurie de main-d'œuvre. En raison du manque de personnel, les files d'attente à l'aéroport s'allongent, de nombreuses personnes manquent leur vol et l'heure de décollage est retardée. Tous ces goulets d'étranglement se traduisent par de mauvaises relations avec les clients, voire par une véritable crise de relations publiques.
Mais en comprenant le travail manuel nécessaire pour traiter les nouveaux billets pendant les périodes de pointe et les événements imprévus, l'aéroport peut mettre en place un système. Le suivi des processus montre l'accumulation de travail supplémentaire lors de ces événements, ce qui vous permet de maîtriser la situation et de réagir immédiatement et conformément au plan.
Mettre en œuvre des méthodologies et un état d'esprit d'amélioration continue
Une fois que votre système de surveillance des processus est en place, il ne s'agit pas simplement de le mettre en place et de l'oublier. Mettez en œuvre des méthodologies d'amélioration continue, telles que le cycle Planifier-Faire-Vérifier-Agir (PDCA), afin d'examiner et d'affiner régulièrement vos pratiques de suivi des processus. Cette approche itérative garantit que le processus de suivi reste pertinent, souple et aligné sur l'évolution des objectifs de l'entreprise. En outre, la promotion d'une culture de retour d'information ouvert permet aux membres de l'équipe de donner leur avis sur les améliorations potentielles, ce qui garantit que le système de suivi des processus est robuste et efficace pour favoriser l'excellence opérationnelle.
Le bilan
Un suivi efficace de vos processus nécessite un excellent outil de suivi ainsi qu'une observation, une planification et un rapport diligents de la part des acteurs du processus. En identifiant et en corrigeant les goulets d'étranglement potentiels et en comprenant le travail manuel lié à la fourniture d'un service, vous garantirez le bon déroulement de vos processus. De plus, vous découvrirez des opportunités cachées en cours de route.
FAQ
En quoi la surveillance des processus d'affaires diffère-t-elle de le Gestion des Processus Métier (BPM)?
Le contrôle des processus d'affaires se concentre sur le suivi et l'analyse en temps réel de la performance des processus, tandis que le Gestion des Processus Métier (BPM) implique la conception, la modélisation et l'optimisation des processus afin d'en améliorer l'efficacité et l'efficience. Le suivi est une composante du processus de gestion au sens large.
Quels sont les indicateurs clés de performance les plus couramment utilisés dans le cadre du suivi des processus d'entreprise ?
Les indicateurs clés de performance les plus courants sont le temps de cycle, le taux d'erreur, le débit, le taux de satisfaction de la clientèle, le respect des délais de livraison, le coût des processus et l'utilisation des ressources.
La surveillance des processus d'affaires peut-elle contribuer à la détection de la fraude ?
Oui, la surveillance des processus opérationnels peut aider à détecter des schémas inhabituels ou des écarts par rapport au comportement attendu, qui peuvent être révélateurs d'activités frauduleuses potentielles. En surveillant les mesures des processus clés et en analysant les données, les entreprises peuvent identifier les transactions suspectes, les anomalies ou les activités non autorisées qui peuvent nécessiter une enquête plus approfondie afin de réduire les risques de fraude. Le contrôle des processus d'entreprise fournit une couche supplémentaire de sécurité et aide les organisations à maintenir l'intégrité de leurs opérations.
