Dans le contexte actuel de volatilité et d'incertitude des marchés, les entreprises du monde entier sont soumises à une pression sans précédent pour accroître leur efficacité opérationnelle. Dans le même temps, les organisations d'approvisionnement doivent relever le défi de la numérisation des processus complexes de la source au paiement, ce qui laisse peu de place à l'erreur. Face à ces défis complexes, les responsables des achats se tournent de plus en plus vers le logicielprocess mining pour transformer les performances de leurs organisations d'achat.
Dans cet article, nous examinons les opportunités sur process mining avec des définitions, des exemples et les meilleures pratiques que tous les CPO et responsables des achats doivent connaître.
Qu'est-ce que process mining?
Process mining est une technique permettant d'extraire des données des journaux d'événements des systèmes d'information afin de localiser, de surveiller et d'améliorer les processus commerciaux du monde réel. Process mining est une technique qui peut être utilisée pour localiser les goulets d'étranglement ou les inefficacités des processus, fournir un aperçu de la façon dont les processus sont exécutés et, finalement, améliorer les performances des processus.
Process mining peut être considéré comme un outil automatique et avancé pour l'analyse des processus d'entreprise. De cette manière, les organisations d'approvisionnement bénéficient de cinq domaines clés d'analyse et d'optimisation des processus :
- Process discovery - d'identifier l'état réel "tel quel" de vos processus de procurement-to-pay ou source-to-pay.
- Process mapping - définir et communiquer l'état souhaité des processus dans l'ensemble de l'organisation et avec les principales parties prenantes.
- Suivi des processus - suivi de la conformité aux processus convenus et aux étapes d'approbation au sein des équipes ou de l'organisation.
- Réingénierie des processus - la refonte systématique des processus clés pour en accroître l'efficacité.
- Transformation numérique - les processus d'approvisionnement sont souvent manuels et chronophages, process mining peut être utilisé pour accélérer la numérisation ou la transformation numérique.
Questions clés auxquelles process mining peut répondre dans le domaine du P2P
Une fois l'analyse des processus appliquée à l'approvisionnement jusqu'au paiement, vous pouvez commencer à répondre aux questions clés qui ont un impact sur les performances de votre organisation. Ces questions peuvent être les suivantes
- Quel est le délai de traitement des demandes de marchés publics ?
- Quelle est la précision du traitement des commandes par les équipes ou les unités opérationnelles ?
- Quelles sont les étapes du processus permettant d'augmenter le délai d'exécution des achats ?
- Quels sont les domaines dans lesquels les achats doivent comporter davantage d'erreurs ou de retouches ?
- Dans quelle mesure votre organisation respecte-t-elle le modèle P2P convenu ?
- Quelle est la part de vos dépenses gérée par les achats ?
Cas d'utilisation typiques de process mining pour les achats
Les processus de passation de marchés peuvent être parmi les plus complexes et les plus manuels des opérations commerciales. Ils impliquent généralement de nombreux services et de nombreuses étapes d'approbation entre les différentes parties prenantes. Les processus d'approvisionnement peuvent impliquer de grandes quantités de transactions où même des experts confirmés sont sujets à l'erreur humaine.
Chaque organisation d'achat aura des défis spécifiques à relever et des domaines à améliorer. Dans l'ensemble, les cas d'utilisation typiques de process mining dans le domaine des achats sont les suivants :
- Identifier les goulets d'étranglement grâce à une visibilité du processus de bout en bout. En règle générale, 80 % des problèmes liés aux processus d'approvisionnement proviennent de 20 % des cas. Le problème est qu'il est difficile de résoudre les problèmes sans les mesurer au préalable.
- Harmoniser les processus entre les équipes et les unités opérationnelles. Une fois que vous avez dressé la carte de l'état réel de vos processus d'approvisionnement au sein des différentes équipes, vous pouvez comparer, harmoniser et aligner les processus sur la base des meilleures pratiques souhaitées.
- Réduire les délais d'exécution et le besoin de processus de base. Réduire le besoin de travail manuel dans les bons de commande, par exemple en réduisant les demandes de texte libre ou les approbations nécessaires.
- Améliorer le niveau de numérisation et d'automatisation. Réduisez le temps consacré à l'examen manuel et aux approbations, par exemple en augmentant les taux de commandes sans contact ou les approbations automatisées.
- Maximiser le fonds de roulement. Process mining peut être utilisé pour mesurer et harmoniser les conditions de paiement, en veillant à ce que les paiements soient effectués aux dates d'échéance optimales, ou en négociant de meilleures conditions de paiement.
L'analyse de rentabilité de process mining dans le domaine des marchés publics
Vous pouvez adopter un processus en cinq étapes pour élaborer un argumentaire crédible en faveur de process mining dans le domaine de la passation de marchés.
1. Déterminer les domaines où les améliorations sont les plus importantes. Analyser les données et mener des recherches pour trouver les domaines dans lesquels le processus d'achat doit être amélioré et où les étapes inutiles peuvent être éliminées.
2. Calculer les économies de coûts. Décrivez les économies possibles en supprimant les processus manuels, en réduisant les dépenses et en rationalisant les opérations.
3. Explorer d'autres avantages mesurables. Étudiez les autres mesures de performance qui peuvent être influencées, par exemple la réduction des délais, la suppression des retouches, le taux de paiement dans les délais, la réduction du nombre d'erreurs, la réduction des dépenses inconsidérées, etc.
4. Estimer le coût total de possession et le retour sur investissement éventuel. Pour créer une analyse de rentabilité pour process mining, déterminez le coût total de la mise en œuvre et le retour sur investissement (ROI) possible des changements de processus, y compris les économies de coûts et autres avantages mesurables.
5. Présentez votre argumentaire de manière réaliste et à long terme. Pour obtenir l'approbation, présentez à la direction et aux principales parties prenantes l'analyse de rentabilité du site process mining , avec des avantages concrets et des délais réalistes.
Process mining meilleures pratiques pour les organisations d'achat
Avec une analyse de rentabilité efficace, vous avez pris un bon départ. Voici quelques bonnes pratiques pour que vos initiatives process mining aient un impact à long terme.
- Commencer par un objectif et une stratégie clairs. Avant de vous lancer dans une initiative process mining , définissez une stratégie et veillez à ce que les objectifs du projet process mining soient alignés sur les objectifs généraux de l'entreprise.
- Définir des paramètres de réussite clairs. Établir des moyens clairs et mesurables d'évaluer le succès en fonction d'indicateurs qui présentent des avantages concrets pour l'entreprise.
- Identifier le logiciel le mieux adapté. Il existe plus de 30 solutions logicielles process intelligence sur le marché - y compris process mining, task mining et des options hybrides avancées. Explorez et identifiez les outils qui répondent à vos besoins par le biais d'une validation de principe ou d'un appel d'offres process intelligence .
- Inclure les parties prenantes concernées. Identifier et constituer l'équipe gagnante pour la mise en œuvre de process mining à l'intérieur et à l'extérieur de l'organisation des achats.
- Élaborer un programme de formation solide. N'oubliez pas que process mining n'est pas une solution miracle, il faudra apprendre et former les principales parties prenantes.
- Viser des gains à long terme. Process mining peut apporter des avantages à court et à long terme, mais il s'agit rarement d'une solution ponctuelle. Établissez une feuille de route d'initiatives qui apportent des améliorations opérationnelles progressives.
Exemple d'utilisation du site process mining dans le cadre de la passation de marchés
Process mining est un catalyseur de l'amélioration des processus. Pour les équipes chargées des achats, trois types d'optimisations peuvent résulter de process mining et de l'analyse à l'aide du cadre ESA :
Éliminer - la suppression des étapes d'approbation ou de contrôle des achats afin de rationaliser les principaux flux de travail.
Normaliser - aligner les différentes équipes sur le modèle P2P convenu, en garantissant le contrôle des risques et en réduisant les achats inconsidérés.
Automatiser - utiliser Automatisation des processus par la robotique (RPA) et d'autres techniques d'automatisation pour supprimer complètement l'intervention humaine dans les tâches répétitives de passation de marchés.
Limites du site process mining pour la passation de marchés
- Impossibilité d'évaluer le coût total du travail. Une équipe d'approvisionnement typique doit avoir accès à plus de 25 applications commerciales différentes, à des rapports Excel, à des portails tiers et à d'autres systèmes de données. Process mining ne donne pas une visibilité complète de l'effort manuel requis pour le traitement.
- Manque de données (de qualité). Étant donné que les techniques process mining dépendent des fichiers journaux d'événements, elles sont limitées aux données disponibles, de sorte qu'elles peuvent ne pas être en mesure de découvrir toutes les informations sur le processus de passation des marchés qui se déroulent en dehors des systèmes de ressources de l'entreprise (ERP).
- Coût total de la mise en œuvre. Process mining peut être coûteux à mettre en place, car il nécessite la collecte et le stockage de données sur une certaine période à partir de différents systèmes de sources de données - en outre, la maintenance des ressources process mining augmente le coût total de la propriété.
- Les informations automatisées ne sont pas sans faille. Process mining n'est pas toujours en mesure de détecter les inefficacités des processus et ne peut donc pas identifier tous les problèmes potentiels.
- Manque d'agilité. Les solutions Process mining peuvent être longues à mettre en place au sein d'une organisation d'approvisionnement ou de nombreuses unités commerciales.
Envisager une alternative : l'hybride process intelligence
Si vous avez déjà utilisé process mining ou si vous êtes encore en train de réfléchir à vos options, les logiciels hybrides peuvent être une solution à envisager. process intelligence peut être une solution à envisager. Avec cette nouvelle méthode, vous disposez du niveau de détail du logiciel task mining et de l'étendue de la couverture du logiciel process mining . En outre, elle peut être mise en œuvre dix fois plus rapidement que la solution bien connue process mining .
