Imaginez que vous puissiez jeter un coup d'œil à l'intérieur du département financier de votre entreprise et voir le réseau complexe de tâches et de processus qui régissent chaque transaction, approbation et rapport. Process intelligence est une technologie de pointe qui vous permet de faire exactement cela - et elle vient juste de devenir encore plus adaptée aux besoins des responsables financiers.
Finance process intelligence une nouvelle technique analytique qui extrait des données de diverses applications et flux de travail pour découvrir, surveiller et améliorer les processus d'entreprise. La solution combine les meilleurs éléments de la tâche et de process mining pour répondre aux besoins complexes des départements financiers numérisés d'aujourd'hui.
Avant de passer en revue les principaux cas d'utilisation du site financier process intelligence, examinons quelques principes fondamentaux.
Quels sont les principaux processus financiers ?
Au cœur de chaque entreprise se trouve un service financier essentiel, qui détient les clés de la réussite et de la stabilité financières de l'organisation. Les services financiers jouent un rôle crucial dans la santé et la croissance globales d'une entreprise. Ils ont la responsabilité de gérer les ressources financières de l'entreprise, de prendre des décisions en connaissance de cause et de fournir des informations précieuses qui contribuent à façonner l'avenir de l'organisation.
Un service financier et comptable peut assumer un large éventail de responsabilités allant de la tenue des comptes à la facturation, en passant par l'approbation des dépenses, la budgétisation et les prévisions. De manière plus générale, les équipes financières sont souvent chargées de faciliter les stratégies de mise sur le marché par le biais d'investissements CAPEX et OPEX et de gérer les risques et la responsabilité vis-à-vis des fournisseurs et des autorités fiscales.
Les processus financiers de base sont simplement les tâches et les flux de travail gérés par le service financier et comptable pour gérer les ressources financières de l'entreprise afin d'atteindre les objectifs de l'entreprise.
Six processus financiers de base
Chaque service financier est différent. Si vous demandez à six directeurs financiers de dresser la liste de leurs processus essentiels, vous obtiendrez six réponses différentes. Néanmoins, nous pouvons distiller les processus opérationnels clés de la finance dans la liste restreinte suivante.
- Achats
- Comptes créditeurs
- Facturation et comptes débiteurs
- Conformité fiscale et déclaration
- Gestion des voyages et des dépenses
- Information financière
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Qui est responsable des processus financiers ?
La responsabilité des processus financiers incombe à une équipe de professionnels, du directeur financier au gestionnaire de paie. Dans certaines grandes organisations, il peut s'agir de départements dédiés à des fonctions particulières, telles que la comptabilité, les comptes fournisseurs et les comptes clients, tandis que dans les petites organisations, il peut s'agir simplement d'une équipe de directeurs financiers et de contrôleurs qui assument la responsabilité d'un large éventail de tâches, de flux de travail et de processus.
Plus généralement, chacun devrait s'approprier les opérations financières et les contrôles de son organisation. Pratiquement chaque employé interagit d'une manière ou d'une autre avec l'équipe financière, que ce soit par le biais de la budgétisation des opérations commerciales, de la paie ou simplement de l'approbation des demandes de remboursement des frais de voyage. Si les ressources ou les capacités de l'équipe financière posent problème, tout le monde risque de le ressentir. Les processus manuels ou les étapes inefficaces du processus d'approbation s'additionnent rapidement et prennent du temps et des ressources précieuses à l'ensemble de l'organisation.
Qu'est-ce qui ne va pas dans les processus financiers de base ?
Bien que la réalité fiscale des entreprises diffère, la santé des transactions financières n'est généralement pas un problème central du processus financier. La plupart des entreprises sont en mesure de remplir les états financiers en bon ordre, d'enregistrer les recettes de l'entreprise de manière appropriée et de gérer les flux de trésorerie.
Le plus grand défi pour les processus des équipes financières réside généralement dans la gestion de la capacité de l'équipe financière à travers un grand nombre de contrôles de processus financiers et de flux de travail, où les processus clés et les goulets d'étranglement des processus peuvent être difficiles à gérer à travers un grand nombre de systèmes informatiques et d'applications commerciales différents.
En moyenne, une grande entreprise utilise plus de 170 applications différentes. Les équipes financières peuvent utiliser différentes applications pour gérer les demandes de paiement, la planification stratégique, l'approbation des fournisseurs, les frais de déplacement, etc. En outre, les données financières doivent souvent être consolidées ou présentées dans différents types de tableaux de bord, ce qui entraîne un grand nombre de saisies manuelles de données et le passage d'un système à l'autre. Une étude récente menée par Workfellow a révélé qu'un employé typique d'une équipe financière passe 90 minutes par semaine à naviguer entre différentes applications et consacre 50 % de son temps de travail à des tâches répétitives.
Comment savez-vous que vous avez des défis à relever en matière de processus financiers ?
La nature des départements financiers est souvent trépidante et rapide. Cependant, quelques symptômes communs distinguent les processus financiers sains des défaillances chroniques des processus financiers :
- Approbation retardée ou lente - si les paiements sont régulièrement retardés ou si les processus d'approbation sont inefficaces.
- Manque de clarté des rôles - lorsqu'il n'est pas clair qui est responsable des mesures ou des tâches clés dans les processus et les flux de travail.
- Difficulté à gérer la charge de travail - lorsque l'équipe financière est constamment en surcapacité et fait des heures supplémentaires pour respecter les processus de clôture mensuels ou d'autres tâches régulières.
- Manque de visibilité - lorsque les dirigeants ne sont pas en mesure de mesurer et d'influencer les processus de bout en bout qui se déroulent dans les différentes fonctions de l'entreprise et les systèmes informatiques.
Comment process intelligence peut identifier et résoudre les problèmes liés aux processus financiers
Finance process intelligence est une nouvelle solution logicielle qui combine les meilleurs éléments des solutions process mining et task mining pour donner une visibilité de bout en bout à tous les processus financiers de base et aux opérations financières. La solution a été conçue dès le départ pour répondre aux besoins exigeants des professionnels des opérations commerciales qui ont pour objectif d'éradiquer les processus inefficaces, de rationaliser les tâches redondantes et d'automatiser le travail manuel.
Finance process intelligence offre une visibilité immédiate sur l'état des processus existants et fournit des informations exploitables sur les possibilités d'amélioration de l'efficacité, de remplacement des systèmes obsolètes et de suppression des tâches manuelles grâce à un logiciel d'automatisation. Il s'agit d'un logiciel prêt à l'emploi qui vous aide à prendre de meilleures décisions commerciales et à optimiser les opérations financières grâce à des données fiables.
Comment process intelligence profite à six processus financiers de base
Achats
Process intelligence donne un nouveau souffle à la fonction achats en rationalisant les flux de travail et en automatisant les tâches routinières. Il permet aux équipes financières de prendre des décisions éclairées sur la base de données précises et actualisées, ce qui favorise un sentiment de confiance et de contrôle sur les processus d'achat. En éliminant les inefficacités et en réduisant le risque d'erreurs, le logiciel process intelligence contribue à une fonction d'achat plus rentable et plus réactive, ce qui a un impact émotionnel positif sur la santé financière globale de l'organisation.
Comptes créditeurs
La gestion des comptes fournisseurs peut être un processus difficile et chargé d'émotions, car elle implique de maintenir de bonnes relations avec les fournisseurs et d'assurer des paiements précis et en temps voulu. Le logiciel Process intelligence simplifie cette fonction en automatisant le traitement des paiements et en offrant une visibilité en temps réel sur les factures en suspens. Cette surveillance accrue réduit non seulement le risque de retards de paiement et de pénalités, mais favorise également un sentiment de confiance et de fiabilité chez les fournisseurs, contribuant ainsi à des relations commerciales plus harmonieuses.
Facturation et comptes débiteurs
Process intelligence révolutionne la fonction de facturation et de gestion des comptes clients en identifiant les goulots d'étranglement, en réduisant les erreurs et en rationalisant le traitement des paiements. Il permet aux équipes financières de gérer de manière proactive les factures impayées et d'améliorer les flux de trésorerie, en réduisant le stress émotionnel associé à la gestion des ressources financières de l'organisation. En améliorant l'efficacité et l'efficience de cette fonction essentielle, le logiciel process intelligence contribue à rendre l'entreprise plus stable et plus sûre sur le plan financier.
Conformité fiscale et déclaration
Naviguer dans le monde complexe de la conformité fiscale et du reporting peut être une tâche décourageante et chargée d'émotion. Le logiciel Process intelligence simplifie cette fonction en automatisant la collecte des données, en suivant les lois et réglementations fiscales pertinentes et en veillant à ce que l'organisation reste en conformité. En réduisant le risque de non-conformité et de pénalités potentielles, le logiciel process intelligence procure aux équipes financières un sentiment de sécurité et de tranquillité d'esprit, leur permettant de se concentrer sur les initiatives stratégiques qui stimulent la croissance de l'entreprise.
Gestion des voyages et des dépenses
La gestion des voyages et des dépenses des employés peut être un processus long et émotionnel, car il faut trouver un équilibre entre le contrôle des coûts et la satisfaction des employés. Le logiciel Process intelligence rationalise cette fonction en automatisant les rapports de dépenses, en contrôlant la conformité avec les politiques de l'entreprise et en fournissant une visibilité en temps réel sur les dépenses pLes rapports financiers sont un processus émotionnel, car ils fournissent aux parties prenantes un aperçu de la santé financière de l'organisation et influencent les décisions critiques de l'entreprise.
Information financière
Process intelligence soutient cette fonction essentielle en automatisant la collecte des données, en garantissant l'exactitude et la cohérence des rapports financiers et en fournissant des informations en temps réel sur les performances financières. Cette visibilité et ce contrôle accrus permettent aux équipes financières de produire des rapports précis en temps voulu, ce qui favorise la confiance entre les parties prenantes et contribue au succès global de l'entreprise.
En bref
En conclusion, le logiciel process intelligence est un outil puissant qui peut révolutionner les fonctions financières de base, en rationalisant les flux de travail, en améliorant la visibilité des données et en améliorant la prise de décision. En abordant les aspects émotionnels de ces fonctions, les entreprises peuvent cultiver un département financier plus efficace, plus résilient et plus équilibré sur le plan émotionnel, qui contribue à la réussite financière de l'organisation. Cette supervision améliorée permet aux équipes financières de prendre des décisions fondées sur des données qui contribuent à une gestion plus efficace et plus rentable des voyages et des frais, favorisant ainsi un environnement de travail positif et le bien-être des employés.
Prochaine étape : découvrir comment améliorer les processus financiers avec le logiciel Object-centric Task Mining (OCTM). Lisez le nouvel ebook OCTM.
