Dans un monde de plus en plus volatil et complexe, les défis, les exigences et les risques auxquels sont confrontées les entreprises ne cessent de croître. Pour de nombreuses opérations commerciales, l'amélioration continue est une source d'efficacité opérationnelle - et les responsables financiers se tournent de plus en plus vers le logicielprocess mining pour obtenir un avantage concurrentiel.
Dans cet article, nous examinons les opportunités, les défis et les meilleures pratiques pour process mining dans les opérations financières.
Qu'est-ce que process mining?
Process mining est une méthode d'analyse, de surveillance et d'amélioration des processus d'entreprise par l'extraction d'informations à partir des systèmes de données de l'entreprise, généralement sous la forme de journaux d'événements. L'objectif de process mining dans les opérations financières est de trouver et d'éliminer les goulets d'étranglement ou les inefficacités, ainsi que d'identifier les domaines d'amélioration et d'automatisation.
Process mining peut être considéré comme une radiographie de votre entreprise ou comme une forme avancée d'analyse des processus d'entreprise. Pour les professionnels de le Gestion des Processus Métier (BPM) , cela offre des opportunités bien connues :
- Process discovery - de l'identification de l'état réel de vos processus financiers.
- Process mapping - définir et communiquer l'état souhaité des processus dans l'ensemble de vos opérations financières.
- Contrôle des processus - suivi de la conformité aux processus convenus et aux étapes d'approbation au sein des différentes équipes et unités opérationnelles.
- Réingénierie des processus - analyse systématique et reconception des processus clés afin d'en accroître l'efficacité.
- Transformation numérique - la numérisation des processus et la transition vers des solutions avancées basées sur le cloud.
Questions courantes sur la finance auxquelles process mining peut répondre
Process mining n'est pas la solution miracle à toutes les inefficacités des opérations financières, mais elle permet généralement de répondre à certaines questions clés :
- Combien de temps faut-il pour traiter les différents types de transactions financières ?
- Nos processus financiers varient-ils d'une équipe ou d'une unité opérationnelle à l'autre ?
- Quelles sont les raisons typiques des retouches ou des goulots d'étranglement dans nos principaux flux de travail financiers ?
- Utilisons-nous nos systèmes informatiques, tels que l'ERP, de manière efficace dans les différents processus ?
- Quelles sont les plus grandes opportunités d'automatisation dans nos opérations financières ?
- Quels sont les risques potentiels ou les défis en matière de conformité auxquels nous sommes confrontés aujourd'hui ou à l'avenir ?
Principaux avantages de process mining dans les opérations financières
- Délais plus courts - pour de nombreuses opérations financières, le temps, c'est de l'argent. process mining vous permet d'analyser et d'améliorer les délais et de réduire les goulets d'étranglement qui ralentissent les processus financiers.
- Amélioration de la productivité - process mining vous permet d'analyser et de réduire le travail manuel, par exemple en réduisant ou en rationalisant les étapes d'approbation des factures ou la nécessité de retravailler les bons de commande incorrects.
- Gérer les risques et la conformité - process mining peut vous aider à identifier les risques potentiels dans les opérations financières, par exemple les achats irréguliers ou les erreurs potentielles dans les paiements.
- Optimiser le fonds de roulement - dans la plupart des opérations commerciales, il est possible d'améliorer les conditions de paiement, lorsque vous payez trop tôt ou que vous êtes payé trop tard.
- Découvrir les opportunités d'automatisation - process mining aide à identifier et à quantifier le potentiel d'automatisation intelligente dans les opérations financières numérisées.
- Améliorer la satisfaction des clients et des fournisseurs - la suppression de la pénibilité des transactions peut favoriser les relations avec les clients et les fournisseurs.
Les cas d'utilisation typiques de process mining dans la finance
Les rôles assumés par les opérations financières sont variés et complexes, c'est pourquoi process mining peut apporter des avantages dans une longue liste de cas d'utilisation :
- Comptes créditeurs - améliorer le nombre de factures payées à temps et harmoniser et améliorer les conditions de paiement entre les différents fournisseurs.
- Comptes clients - réduire le délai de recouvrement des créances (DSO) ou optimiser le fonds de roulement disponible.
- Approvisionnement-paiement - réduire le coût opérationnel par bon de commande en rationalisant ou en automatisant les étapes.
- De la commande à l'encaissement - réduire le nombre d'étapes nécessaires dans O2C, par exemple dans la gestion des commandes.
- Comptabilité et rapports - analyse et exploration des points de rupture des processus mensuels ou des sources de goulots d'étranglement dans les rapports réglementaires ou financiers.
- Gestion des voyages et des dépenses - s'assurer de la transparence des reçus déposés et des processus d'approbation.
Process mining meilleures pratiques pour les opérations financières
1. Commencez par process discovery. En comprenant le processus actuel, vous obtiendrez une radiographie réaliste de l'état réel de vos flux de travail au sein de votre ERP.
2. Voir au-delà de l'ERP. Identifiez les principales sources de données nécessaires à l'exécution de process mining. Il peut s'agir de données relatives aux transactions financières, aux clients et aux opérations.
3. Fixer des objectifs clairs. Définissez des objectifs clairs et mesurables pour les exercices process mining . Il peut s'agir d'identifier les domaines d'inefficacité, d'optimiser les coûts opérationnels ou d'augmenter le taux de numérisation.
4. Évaluer le temps nécessaire à la réalisation de l'exercice. Établissez un calendrier réaliste pour mener à bien l'exercice process mining . Ce calendrier doit inclure un plan d'intégration et d'analyse des données, ainsi que toute étape supplémentaire nécessaire à l'identification et à la réalisation de la valeur.
5. Investissez dans la formation et la communication. N'oubliez pas que process mining est un exercice de gestion du changement auquel les principales parties prenantes doivent être associées, formées et informées des progrès réalisés.
6. Visez des résultats cumulatifs et non immédiats. Process mining est rarement une solution rapide ou un remède miracle. Cherchez à équilibrer les récompenses immédiates et à long terme en augmentant la maturité de vos opérations financières.
Limites de process mining pour le financement
- Qualité des données sources. Le logiciel Process mining n'est précis que dans la mesure où les données utilisées pour créer le modèle de processus le sont. Si vous ne faites pas confiance à vos données financières de base, vous risquez de ne pas faire confiance à vos informations sur les processus.
- Manque de visibilité en l'absence de journaux d'événements. Le logiciel Process mining n'offre pas toujours une visibilité complète du processus, en particulier dans les processus ou les logiciels pour lesquels vous ne disposez pas de journaux d'événements.
- Manque de compréhension du temps et des mouvements. Process mining est un excellent outil pour mesurer les séquences d'événements dans un processus, mais il ne peut pas donner une image complète des fournisseurs ou des clients qui sont les plus coûteux en temps et en travail manuel.
- Voir le problème, pas la cause. Process mining est un bon logiciel pour identifier en détail les défis, mais il n'est pas toujours capable de découvrir les causes profondes des anomalies, des variations ou des erreurs dans les processus.
- Suivi de flux de travail complexes. Une opération financière moyenne doit utiliser plus de 25 applications commerciales, outils bureautiques, portails tiers et outils gouvernementaux. Il est rare que ces processus de bout en bout puissent tous être suivis efficacement à l'aide de process mining.
Envisager une alternative : l'hybride process intelligence
Pour de nombreuses opérations financières, la nécessité d'améliorer les processus est évidente, mais la mise en œuvre du logiciel process mining est un défi. Si vous avez déjà essayé process mining ou si vous êtes encore en train de réfléchir à vos options, vous voudrez peut-être explorer le logiciel hybride process intelligence . Cette nouvelle approche vous offre le niveau de détail d'un logiciel task mining tout en vous permettant de bénéficier de la profondeur de couverture d'un logiciel process mining . De plus, sa mise en œuvre est 10 fois plus rapide que celle de la solution bien connue process mining .
