Les meilleurs logiciels Task Mining à comparer en 2024

Selon le groupe Everest, task mining est l'un des domaines de l'automatisation intelligente qui connaît la croissance la plus rapide, avec une augmentation annuelle de 75 à 85 % au cours des dernières années.¹ Mais de nombreux dirigeants d'entreprise se demandent encore ce qu'est task mining et ce qu'il peut apporter à leur entreprise. 

Décortiquons cette opportunité et examinons quelques-unes des meilleures options pour le logiciel task mining .

Qu'est-ce que le logiciel task mining ?

Task mining aide les entreprises à analyser automatiquement la façon dont le travail est effectué dans le cadre des différentes tâches réalisées par les employés et les équipes. Il fonctionne généralement en collectant des données telles que les frappes au clavier, les clics, les captures d'écran ou les enregistrements d'écran à partir des ordinateurs de bureau ou des postes de travail de différents utilisateurs.

L'objectif du logiciel task mining est d'améliorer l'efficacité opérationnelle, par exemple en rationalisant les processus clés, en identifiant des moyens de réduire le temps de traitement ou d'automatiser des tâches clés. En ce sens, son fonctionnement est très similaire à celui du logicielprocess mining . La principale différence réside dans le fait que task mining offre une perspective sur les flux de travail qui se produisent dans différentes applications commerciales et fournit un niveau de détail beaucoup plus approfondi que process mining.

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À quoi servent les outils task mining ?

Task mining consiste à analyser les tâches au sein des processus d'entreprise afin d'augmenter la productivité et de gérer le travail numérisé de manière plus efficace. Il s'agit de l'ingénierie inverse de chaque détail des flux de travail numériques les plus performants, en examinant la rapidité, la précision et l'efficacité avec lesquelles les tâches peuvent être exécutées grâce aux méthodes de la science des données.

Les processus et sous-processus sont constitués d'une multitude de petites phases, mais, bien que nous vivions à l'ère du numérique, de nombreux employés perdent encore du temps à effectuer des tâches manuelles. En fait, un employé de bureau moyen effectue aujourd'hui plus de 1000 copier-coller par semaine et consacre la moitié de son temps à des tâches répétitives. Heureusement, task mining augmente la transparence générale et identifie les tâches qui peuvent être automatisées. 

Task mining n'est pas, comme certains le craignent, un outil de surveillance ou d'espionnage des employés. La technologie examine l'activité des employés afin d'éliminer les goulets d'étranglement et les flux de travail inefficaces. Dans certains cas, task mining fournit des rapports individuels qui peuvent aider à équilibrer la charge de travail de la gestion des cas et à réduire l'épuisement professionnel. Dans d'autres cas, les informations sont rendues anonymes et partagées au niveau de l'équipe afin de s'assurer qu'elles sont utilisées pour optimiser les processus plutôt que pour suivre les performances individuelles des employés.

Le fonctionnement du logiciel task mining en quelques mots 🌰

Task mining Les outils de suivi des comportements des utilisateurs permettent de savoir comment les employés effectuent leur travail. Cela se fait soit par le biais d'une technologie de capture des tâches telle qu'un logiciel d'enregistrement de bureau, soit par le biais de différentes formes d'intelligence artificielle.

• Le logiciel Legacy task mining recueille des informations sur les clics, les défilements et d'autres actions, ainsi que des captures d'écran et des horodatages. Parfois, ces enregistreurs doivent être activés et mis en pause lorsque le site task mining est consulté.
• Le logiciel avancé task mining utilise des technologies d'intelligence artificielle telles que la reconnaissance des caractères (OCR) ou des agents de bureau avancés pour analyser l'activité du poste de travail afin de détecter les activités clés au sein des applications professionnelles.

Les données saisies sur les tâches sont harmonisées, traitées et visualisées dans des tableaux de bord de veille stratégique selon une méthode similaire à celle des algorithmes deprocess mining , en ce sens que les données sont affichées en fonction du temps et du mouvement, montrant dans l'ordre chronologique comment les activités clés se sont déroulées au sein d'un processus d'entreprise. Contrairement à process mining, task mining peut atteindre un niveau de détail en identifiant les activités de travail qui ne produisent pas de journaux d'événements, par exemple, il peut suivre les bascules entre différentes applications ou le temps de traitement d'un dossier même lorsque les événements ne sont pas spécifiquement enregistrés dans le logiciel de flux de travail.

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Qu'est-ce qui fait un bon outil task mining ? 

Chaque entreprise aura des besoins, des cas d'utilisation et des avantages différents en ce qui concerne le logiciel task mining . Par exemple, les besoins des grandes entreprises et des PME peuvent être très différents.

Selon Gartner²un outil task mining devrait prendre en charge les capacités suivantes : 

• Préparation des données - Exploration, combinaison, nettoyage et transformation des données brutes en un ensemble de données à l'échelle.
• Visualisation des données - Représentation graphique de l'information qui permet de mieux comprendre la situation en mettant en évidence les schémas et les tendances.
• Sécurité des données - Protection des informations sensibles grâce au cryptage, au masquage, à l'effacement, à la résilience et à la protection de la vie privée de l'utilisateur final.
• OCR - Les données sont automatiquement extraites du texte imprimé ou manuscrit d'un document scanné ou d'un fichier image à l'aide de la technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR). Cette technologie transforme le texte en un format lisible par la machine afin qu'il puisse être utilisé pour des tâches de traitement de données telles que l'édition ou la recherche. Elle est également utile pour déchiffrer l'interaction avec les objets au niveau de l'interface utilisateur.
• Perspectives automatisées - fournit aux équipes des indications sur la nature automatisable des tâches et des sous-processus. Cela permet d'obtenir des recommandations importantes concernant la difficulté d'exécution des tâches, ainsi que des simulations et des visualisations spécifiques qui donnent des indications importantes aux décideurs.
• Vision par ordinateur - La vision par ordinateur utilise des photos ou des films numériques pour en tirer des connaissances approfondies. D'un point de vue technique, elle vise à comprendre et à automatiser des opérations dont le système visuel humain est capable. 

La liste ci-dessus décrit certaines caractéristiques techniques. Il est important de se rappeler qu'un bon outil task mining est un outil facile à mettre en œuvre et qui permet de capturer des tâches et d'obtenir des informations de manière efficace dans le cadre de l'utilisation de votre entreprise. À cet égard, il existe de nombreuses solutions différentes qui répondent aux besoins des grandes, moyennes et petites organisations.

Nous présentons ci-dessous quelques-unes des options les plus populaires.

Les meilleurs outils task mining à considérer pour votre entreprise

1. Workfellow Process Intelligence

Une nouvelle solution émergente pour l'analyse automatisée des tâches s'appelle Workfellow Process Intelligence . Elle fonctionne comme la solution task mining mais fournit des informations supplémentaires sur les processus de bout en bout grâce à une nouvelle méthode basée sur l'IA appelée Work API.

Work API analyse les processus de tous les systèmes informatiques et applications d'entreprise plus rapidement et plus facilement, sans avoir recours à des ressources informatiques ou d'intégration. Il fournit des informations sur les tâches, les processus et les systèmes afin d'offrir une vue à 360 degrés de l'excellence opérationnelle. Pour plus d'informations, consultez le livre blanc Work API.

La technologie plug-and-play unique fournit des informations détaillées sur les tâches pour aider à trouver des opportunités d'amélioration et recommande automatiquement la manière de les réaliser. De plus, Workfellow ne recueille aucune donnée personnelle, ce qui évite aux employés de se préoccuper du GDPR.

Workfellow travaille avec des entreprises de différents secteurs, mais se concentre particulièrement sur les activités numériques à forte intensité de connaissances, telles que les opérations financières, l'assurance et la banque. Pour plus d'informations, lisez l'étude de cas sur la façon dont une entreprise moyenne d'externalisation des processus d'affaires (BPO) a découvert plus de 2 millions d'euros (2,17 millions de dollars) de gaspillage de processus.

Principales caractéristiques de Workfellow:

• Mise en œuvre "plug-and-play" ne nécessitant aucune intégration,
• L'API de travail personnalisable vous permet d'établir une liste blanche des applications et des applications web à suivre,
• Technologie sans GDPR qui ne traite pas de données personnelles identifiables,
• Obtenez des informations exploitables dans les 30 jours en combinant des informations sur les tâches et les processus.

2. Capture des tâches UIPath

Une autre solution majeure task mining est proposée par UiPath, le principal fournisseur de Automatisation des processus par la robotique .

UiPath Task Mining utilise une méthodologie axée sur les données pour mieux comprendre les tâches effectuées par les employés sur leurs ordinateurs de bureau afin de découvrir les domaines potentiels d'amélioration des processus et les candidats à l'automatisation.

La technologie repère les variations de certaines tâches et les combine pour fournir une vue d'ensemble, ou utilise l'analyse alimentée par l'IA pour explorer les zones inexplorées afin de trouver les tâches répétées.

Principales caractéristiques d'UiPath Task Mining:

• Capture des tâches pour l'enregistrement des actions des employés
• Intégration avec la plateforme RPA d'UiPath
• Analyse et visualisation avancées
• Fonctionnalités de collaboration pour les équipes

3. Celonis Task Mining 

Celonis est le leader du marché sur process mining et, en tant que tel, il a également développé des capacités sur task mining .

Celonis Task Mining fonctionne en arrière-plan des ordinateurs de bureau et détecte de nombreuses actions, telles que les clics et les raccourcis clavier. Conçue dans le respect de la vie privée, cette technologie n'est activée que lorsque les employés utilisent une application figurant sur la liste blanche.  

Avec Celonis, un journal d'événements brut des clics, des défilements et de diverses autres actions est généré par une application de bureau à l'aide de l'API Windows. Les utilisateurs ont la possibilité d'enregistrer des captures d'écran au format PNG. Les analystes peuvent consulter les messages d'état et les erreurs dans le panneau d'administration.

Principales caractéristiques de Celonis Task Mining:

• Client Windows de minage de tâches qui s'exécute en arrière-plan et sur les applications répertoriées,
• Capture les clics, les raccourcis clavier et d'autres activités de l'utilisateur,
• Visualisation en temps réel des tâches et des processus en lien avec le modèle de processus Celonis,
• Peut capturer des informations supplémentaires telles que des métadonnées d'événements et des captures d'écran.

4. ABBYY Task Mining

Une autre suite d'automatisation intelligente, ABBYY, est connue pour ses capacités sur task mining dans le cadre de l'offre de solutions ABBYY Timeline.

ABBYY Task Mining peut être décomposé en trois étapes : enregistrement, analyse et recommandations. La technologie capture les variations dans la façon dont les tâches sont effectuées sur une longue période de temps pour permettre à de grandes équipes d'utilisateurs de bureau de voir les variations dans les chemins d'interaction de l'utilisateur. 

ABBYY Task Mining protège également la vie privée grâce à la technologie OCR qui supprime les informations sensibles. Après avoir recueilli et analysé les informations, la technologie recommande des tâches à automatiser en fonction de la durée, de la répétition et de la complexité. ABBYY Timeline aide ainsi les entreprises à étendre l'automatisation à forte valeur ajoutée et à élaborer des plans de transformation.

Principales caractéristiques d'ABBYY Task Mining / Timeline:

• Capture des tâches basée sur l'enregistrement d'écran par la technologie OCR,
• Visualisation des tâches et des processus,
• Intégration de la technologie OCR pour le traitement des documents,
• Tableaux de bord et rapports personnalisables.

5. ActiveOps 

ActiveOps est un outil de gestion des effectifs utilisé en particulier pour la gestion des dossiers et l'analyse de la productivité des employés. Il offre trois solutions complémentaires : Controliq pour la gestion des effectifs, WorkQ pour l'analyse de la productivité des employés et CaseworkQ pour la gestion active des dossiers.

ActiveOps est capable de suivre les activités des postes de travail et des machines virtuelles (Citrix) - fournissant des tendances historiques et en temps réel sur la performance des employés et des équipes.

Principales caractéristiques d'ActiveOps :

• Suivi des postes de travail pour les employés, les machines virtuelles et les ordinateurs centraux,
• Une attention particulière est accordée à l'optimisation de la gestion des dossiers,
• Fonctionnalité d'automatisation des processus de la couche de gestion,
• Fonctionnalité d'analyse comparative des effectifs.

6. IBM Task Mining 

IBM Task Mining est un outil d'analyse de l'activité à l'écran pour les ordinateurs de bureau. Il suit, examine et produit des informations sur les interactions de l'utilisateur et s'intègre à IBM Process Mining.

Pour capturer, rassembler, stocker et traiter les données, l'architecture IBM Task Mining comporte quatre composants : TM Web, TM Agent, TM Backend et Persistency Layer. L'architecture garantit le cryptage des clés sur 256 bits et la sécurité des données de la couche de persistance. Afin d'assurer une interopérabilité transparente entre les deux programmes, elle traduit et charge également les données d'IBM Task Mining dans IBM Process Mining. 

Principales caractéristiques d'IBM Task Mining:

• Mesure du temps, y compris la capacité de suivre les temps morts et les retards résultant de changements de contexte ou de reprises.
• Identification des causes profondes des inefficacités et amélioration de la productivité des employés,
• Estimations et comparaisons des coûts en vue d'identifier les possibilités d'automatisation,
• Simulation de modèles de travail pour identifier le potentiel d'automatisation et les avantages en termes de coûts.

6. ActivTrak

ActivTrak est un logiciel d'analyse de la main-d'œuvre et de productivité basé sur le cloud. ActivTrak aide les organisations à surveiller et à analyser les activités de leurs employés afin de mieux comprendre comment ils passent leur temps, d'améliorer la productivité et d'optimiser le lieu de travail.

ActivTrak est capable d'analyser les effectifs à distance et au bureau et aide à évaluer la capacité à équilibrer les charges de travail. Il fonctionne avec un agent de collecte de données de bureau qui analyse les tendances de travail et la productivité des employés. Il fournit des tableaux de bord permettant aux responsables de mesurer et d'accompagner les employés en matière d'efficacité et d'amélioration de la productivité.

Caractéristiques principales d'ActivTrak:

• Suivi de l'agent de bureau Windows qui n'examine pas les frappes au clavier et n'enregistre pas l'activité du bureau,
• Fonctionnalité de coaching pour les directeurs d'exploitation afin de réduire l'épuisement professionnel et d'améliorer la productivité,
• Capacité à mesurer et à gérer la productivité de la main-d'œuvre au bureau, à distance ou hybride,
• Tableaux de bord de productivité pour les managers et les employés afin de suivre la productivité.

7. Ultimate.suite

Ultimate.suite est une solution sur site task mining utilisée pour la gestion des performances et l'amélioration continue, ainsi que pour l'identification des opportunités d'automatisation. La solution est utilisée pour la gestion des performances dans les tâches clés, par exemple le traitement des factures, et identifie les goulets d'étranglement et les problèmes de productivité.

Bien qu'Ultimate.suite n'offre pas la fonctionnalité process mining , elle a conclu un partenariat avec Apromore pour une offre combinée.

Principales caractéristiques de Ultimate.suite:

• Couverture des différents types de cas d'utilisation de task mining ,
• Déploiement simple et rapide,
• Plus de vie privée grâce à l'anonymisation des données,
• Possibilité d'installation sur place.

8. Mimica

Mimica est une solution task mining qui se concentre sur process discovery et soutient les initiatives d'automatisation. Ses principales solutions, Mimica Miner et Mimica Mapper, associent la fonctionnalité process mining à la technologie de capture des tâches de bureau. L'objectif principal de Mimica est d'identifier et d'aider les opportunités d'automatisation, par exemple, par le biais de RPA.

Mimica a conclu un partenariat avec UiPath pour faciliter l'identification des possibilités d'automatisation et le partage des modèles de processus BPMN entre les deux systèmes.

Caractéristiques principales de Mimica :

• Fonctionnalité du site task mining qui permet d'obtenir des résultats en 1 à 2 semaines,
• Peut créer des documents de conception de procédures (PDD) afin de fournir des détails pour l'automatisation,
• Intégration directe avec UiPath pour la gestion du projet RPA ,
• L'accent est mis sur les cas d'utilisation de RPA et de l'automatisation.

9. Sapience Analytics

Sapience est une société d'analyse de la main-d'œuvre qui se concentre sur la transformation des opérations commerciales. Elle est en mesure de suivre l'activité des travailleurs au bureau et des travailleurs à distance ou occasionnels.

Sapience propose deux solutions complémentaires d'analyse de la main-d'œuvre. La solution Enterprise Workforce permet de gérer la capacité des services à forte intensité de travail pour les employés. La solution Contingent Workforce est utilisée pour gérer les fournisseurs, fournir des estimations de temps pour le travail et des analyses sur la productivité du travail contingent.

• Fonctionnalité unique de correspondance tripartite transparente pour le suivi et l'approbation des dépenses de personnel d'urgence,
• Il ne suit que les applications liées au travail et n'utilise pas le keylogging, le screen scraping ou la capture d'images,
• Fournit des analyses d'utilisation pour suivre la productivité et les pertes de temps dans l'ensemble de l'organisation,
• Fournit des tableaux de bord pour le suivi et la gestion de la productivité des employés.

10. StereoLOGIC

Avec StereoLOGIC, vous avez accès à tous les outils dont vous avez besoin pour examiner et améliorer vos opérations commerciales. Vous pouvez rapidement utiliser toutes les capacités analytiques, y compris l'Intelligence Opérationnelle, Process Mining, et Task Mining, sans faire de travail supplémentaire dans une plate-forme de modélisation automatisée.

La technologie extrait et cartographie précisément les tâches des employés sans nécessiter d'installation sur le poste de travail. Même si les employés interrompent régulièrement ces tâches en passant de l'une à l'autre, StereoLOGIC fournira une documentation précise et des données analytiques pour chaque tâche.

Principales caractéristiques de StereoLogic

• Détails précis de chaque tâche
• Élimination du bruit, y compris les interruptions et les détournements de la part des employés, qui faussent souvent les résultats de l'enquête. task mining
• Identification des inefficacités et des activités sans valeur ajoutée
• Suppression des données confidentielles relatives aux clients et au personnel

11. Microsoft Process Advisor 

Microsoft dispose d'une vaste gamme de solutions le Gestion des Processus Métier (BPM) et d'automatisation. Cette offre de services comprend à la fois la solution Process Mining acquise auprès de Minit et les capacités task mining .

Task mining dans Microsoft Process Advisor vous permet de capturer des étapes précises pour n'importe quel processus dans votre organisation afin de mieux comprendre où rationaliser les flux de travail. Vous pouvez réaliser cette activité seul ou avec la collaboration de collègues. 

Un diagramme de processus décrivant la procédure d'enregistrement est généré automatiquement par Process Advisor. Vous pouvez observer les actions qui prennent le plus de temps, le nombre de façons différentes dont le processus d'enregistrement est mis en œuvre et le nombre de façons différentes dont il est mis en œuvre.

Fonctionnalité de Key Process Advisor task mining :

• Capture et analyse de l'activité du bureau de Microsoft Windows,
• Analyser les processus et visualiser les cartes de processus d'une manière similaire au logiciel process mining ,
• Possibilité d'analyser l'utilisation des applications sur la base d'un enregistreur d'activités,
• Des recommandations d'automatisation qui indiquent les connecteurs à utiliser en fonction de vos flux de travail.