Selon une étude récente de Deloitte, la popularité des process mining est de plus en plus populaire. Pas moins de 63 % des entreprises mondiales ont commencé à l'utiliser, et la plupart d'entre elles prévoient de piloter process mining prochainement.
Mais pour introduire un nouveau logiciel dans votre organisation, il faut convaincre de nombreux services et parties prenantes que process mining vaut bien le temps, l'argent et les efforts nécessaires. De plus, process mining est un achat pour lequel les meilleures pratiques en matière de logiciels d'entreprise et d'approvisionnement informatique s'appliquent.
Qu'est-ce qui constitue une bonne analyse de rentabilité pour les logiciels d'entreprise ?
Tout d'abord, une excellente analyse de rentabilité doit.. :
- Évaluer le rapport coût-bénéfice entre la création et l'achat d'un logiciel
- Prendre en compte les risques et la sécurité de l'information
- Commencez par un résumé très détaillé et convaincant.
- Ne pas utiliser de jargon et être rapidement expliqué aux investisseurs et aux parties prenantes.
- Créer un climat de confiance au sein de l'entreprise pour que le logiciel apporte une valeur ajoutée
- Fixer un but et des objectifs clairs
- Expliquer l'objectif de la mise en œuvre du logiciel
Comment élaborer une analyse de rentabilité pour process mining
1. Commencez par des objectifs clairs. Identifiez le problème que process mining pourrait résoudre.
2. Quantifier les avantages attendus. Estimez les économies potentielles ou les améliorations de processus que process mining pourrait apporter.
3. Calculer le coût total de possession (TCO). Évaluer le coût de la mise en œuvre de process mining, y compris les coûts du logiciel, de la mise en œuvre, du conseil et du personnel.
4. Définir le retour sur investissement attendu (ROI). Comparer les bénéfices escomptés aux coûts estimés pour déterminer le retour sur investissement.
6. Élaborer un calendrier et un plan réalistes. Élaborer un plan pour la mise en œuvre de process mining, y compris le calendrier et le budget.
7. Obtenir l'adhésion des principales parties prenantes. Présenter l'analyse de rentabilité aux parties prenantes et obtenir leur approbation.
Meilleures pratiques pour une argumentation efficace
Ne le faites pas seul
La rédaction d'une excellente analyse de rentabilité nécessite la contribution de spécialistes de différents services. Par exemple, l'équipe financière peut créer une évaluation financière pour réduire les risques, vérifier les coûts et les budgets et convaincre les investisseurs que le logiciel process mining permet d'économiser de l'argent. Les RH peuvent expliquer la portée du projet et répondre à la question de savoir comment il modifiera les opérations quotidiennes, qui sera concerné et qui sera impliqué.
Si l'un de vos meilleurs collègues de travail est également une partie prenante de la direction, donnez-lui un avant-goût de votre travail pour qu'il vous donne un retour d'information honnête et bienveillant. Il se peut qu'il vous dise que le projet ne vaut pas la peine d'être poursuivi pour l'instant - ce qui est normal - ou qu'il vous aide à produire un meilleur travail. Si vous apportez des modifications, demandez à chaque partie prenante ce qu'elle en pense en cours de route.
Préparez-vous à répondre à des questions difficiles
Lors de la présentation de votre dossier, les décideurs et les autres employés vous poseront inévitablement de nombreuses questions. Vous devrez expliquer l'objectif du projet, les personnes qui y travailleront et la manière dont le projet contribuera à atteindre les buts et objectifs de l'entreprise. N'oubliez pas non plus d'estimer le temps nécessaire à la réalisation du projet et les paramètres que vous utiliserez pour en mesurer la réussite. Bien que ces informations vous soient communiquées par des services spécialisés, vous devez être en mesure de les comprendre en profondeur et de les expliquer en termes simples.
Présenter des arguments réalistes
Une bonne analyse de rentabilité ne se concentre pas uniquement sur les aspects positifs. Il doit mettre en évidence les risques éventuels et répondre aux préoccupations des parties prenantes par des réponses convaincantes et des solutions géniales. La clé du succès réside dans la production d'un dossier détaillé mais direct, étayé par des avis d'experts, des évaluations et des prédictions.
Définir votre argumentaire process mining
Une fois que vous savez quels problèmes vous voulez résoudre avec votre cas d'utilisation, vous devez le définir. Cette étape ne consiste pas à choisir un cas d'utilisation. Il s'agit de se faire une idée de son champ d'application. Il se peut même que vous vous retrouviez avec des cas d'utilisation primaires et secondaires. Par exemple, il n'est pas rare qu'une personne choisisse process discovery comme cas principal et l'optimisation des processus comme cas secondaire. Voici quelques-uns des cas d'utilisation les plus courants :
Contrôle de conformité
Process mining permet d'identifier si les processus sont conformes aux règles juridiques en constante évolution. Si un processus n'est pas conforme à la loi, votre entreprise peut se voir infliger des amendes et subir une véritable crise de relations publiques qui pourrait entraîner la fermeture de votre entreprise.
Process discovery
Process discovery permet aux entreprises de redéfinir les processus inutiles et obsolètes. C'est très utile pour ceux qui sont confrontés à des processus inconnus ou détournés.
Optimisation des ressources
Process mining met en lumière la répartition des ressources par tâche. La visualisation de la qualité de la production et du temps de cycle aide les décideurs à atteindre l'excellence opérationnelle.
Fonctionnement par temps de cycle
L'optimisation du temps de cycle consiste à faire le meilleur usage possible du temps. L'identification et le traitement des goulets d'étranglement permettent aux entreprises d'accélérer les temps d'attente et la production sans nuire à la qualité de leur service ou de leur produit.
Pour illustrer les avantages de process mining, examinons son rôle dans l'amélioration du processus d'achat-paiement. Le processus d'achat-paiement implique de nombreuses procédures, demandes, fournisseurs, etc. Plus il y a d'étapes et de personnes impliquées, plus il y a de risques d'erreurs.
- La mise en œuvre de process mining offre une meilleure visibilité des processus de bout en bout, ce qui permet de découvrir les causes profondes des problèmes de processus.
- Permet de dégager de nouvelles opportunités grâce à l'automatisation des processus.
- Identifie les comportements indésirables, les processus ignorés et les processus à l'origine de goulets d'étranglement.
- Il aide les équipes à élaborer des plans à l'aide de données visuelles.
Les entreprises peuvent ainsi identifier les domaines de développement, voir le temps nécessaire pour que les demandes se transforment en commandes, et même calculer le temps nécessaire au traitement. De plus, les tâches fastidieuses et chronophages telles que l'approbation des factures peuvent être entièrement automatisées.
Le bilan
Process mining Les entreprises, grandes ou petites, et les personnes auxquelles vous vous adressez le savent probablement déjà. Toutefois, la décision d'un investisseur d'adopter un nouveau système dépend en grande partie de votre capacité à le convaincre de vos objectifs, à vous assurer que vous pouvez résoudre les problèmes et à offrir aux équipes une méthode de travail plus simple et plus efficace.
