Che cos'è esattamente process mining?
La sua essenza, process mining è un modo per scoprire lo stato di salute dei processi aziendali sulla base dei dati trovati con i diversi sistemi IT utilizzati da un'organizzazione. Si può pensare che sia l'uso di tecniche di data mining nel campo di Cos'è Business Process Management (BPM).
Process mining offre ai dirigenti aziendali capacità analitiche avanzate in aree ad alta intensità di conoscenza come l'audit. Sfruttando i registri degli eventi provenienti da vari sistemi IT, fornisce approfondimenti in tempo reale sui flussi di processo, aiutando a scoprire potenziali variazioni nei processi, potenziali problemi di conformità e opportunità di miglioramento.
Perché utilizzare process mining nell'auditing?
La revisione contabile è un settore che richiede un esame meticoloso delle operazioni aziendali, dei bilanci e dei registri. I metodi di revisione tradizionali, pur essendo efficaci, possono essere laboriosi e richiedere molto tempo.
Process mining Gli algoritmi entrano in gioco in questo caso, offrendo una soluzione non solo efficiente ma anche altamente affidabile. A differenza degli approcci manuali, process mining è in grado di offrire maggiore velocità e precisione nell'analisi dei dati e dei processi aziendali.
Una radiografia della salute delle imprese
Process mining non è una tecnologia nuova, ma viene applicata sempre più spesso al campo della revisione contabile basata sui dati. Secondo le stime di EY, le attività legate alla revisione e al controllo rappresentano il 19% delle opportunità comuni di utilizzo di process mining.1
La sinergia tra process mining e l'auditing è piuttosto profonda. Si può pensare a entrambi come a una sorta di scansione a raggi X della salute di un'organizzazione. Entrambi mirano a valutare, analizzare e migliorare il panorama operativo di un'azienda.
Integrando le tecniche di process mining nell'auditing, i revisori possono eseguire valutazioni più efficaci con un maggior livello di dettaglio e accuratezza.
Dove process mining può supportare il vostro team di audit interno
Con process mining, l'auditing passa da un processo prevalentemente manuale a uno ampiamente automatizzato. I revisori e gli specialisti dell'audit interno possono valutare un intero processo dall'inizio alla fine, aiutandoli a identificare le anomalie, a rilevare le frodi e a garantire la conformità alle politiche organizzative e agli standard normativi.
Scoprire più rapidamente le cause principali
Process mining può essere uno strumento prezioso per gli auditor che cercano di scoprire le cause dei problemi all'interno delle operazioni di un'organizzazione.
Mappando l'intero processo sulla base dei registri degli eventi dei sistemi IT, process mining fornisce una chiara visualizzazione dei flussi di lavoro, delle transazioni e delle sequenze operative. Ciò consente agli auditor di individuare discrepanze, colli di bottiglia e irregolarità che potrebbero indicare problemi più profondi.
Inoltre, l'analisi dei dati in tempo reale di process mining è in grado di evidenziare le anomalie nel momento stesso in cui si verificano, fornendo una visione immediata della loro origine. Pertanto, analizzando gli schemi e le deviazioni all'interno di queste mappe complete dei processi, gli auditor possono risalire in modo efficiente a qualsiasi problema operativo fino alla sua origine, migliorando l'accuratezza e l'efficacia delle loro procedure di audit.
Aumentare l'accuratezza e la trasparenza del reporting finanziario
Process mining migliora in modo significativo l'accuratezza e la trasparenza del reporting finanziario, fornendo una visione dettagliata e guidata dai dati dei processi aziendali. Utilizza algoritmi per analizzare i log degli eventi provenienti dai vari sistemi coinvolti nelle transazioni finanziarie, consentendo una revisione completa di ogni azione intrapresa.
Ciò significa che ogni transazione, flusso di lavoro o operazione finanziaria può essere ricondotta alla sua origine, riducendo il rischio di errori, frodi o discrepanze. Inoltre, garantisce che ogni processo coinvolto nel reporting finanziario sia trasparente e verificabile.
Inoltre, la natura in tempo reale di process mining aiuta a identificare e correggere tempestivamente eventuali problemi, riducendo così al minimo il loro impatto sui bilanci. Nel complesso, process mining contribuisce a una rendicontazione finanziaria più accurata, affidabile e trasparente, che porta a una maggiore fiducia tra gli stakeholder.
Verifica del controllo finanziario
Process mining aiuta i revisori a testare il controllo finanziario di un'azienda, fornendo una visione completa e guidata dai dati dei flussi di lavoro finanziari. Utilizza i dati delle transazioni e delle attività aziendali reali provenienti dai sistemi aziendali per tracciare l'intero processo finanziario, dall'avvio della transazione alla rendicontazione finale. Ciò consente ai revisori di esaminare ogni fase e di identificare eventuali deviazioni dai controlli previsti, che potrebbero indicare carenze di controllo o problemi di non conformità.
Inoltre, process mining supporta l'audit continuo fornendo approfondimenti in tempo reale, consentendo ai revisori di effettuare valutazioni continue dei controlli anziché verifiche periodiche. Questa visione completa e in tempo reale dei controlli finanziari aiuta i revisori a garantire che l'azienda si attenga alle politiche interne e alle normative esterne, rafforzando così l'integrità delle operazioni finanziarie.
Vantaggi di process mining nella revisione contabile
Process mining porta molti vantaggi al mondo dell'auditing, tra cui:
- Audit più economici e più veloci. Eliminando l'elaborazione manuale dei dati dalla conformità, process mining può rendere gli audit più economici e radicalmente più veloci.
- Maggiore efficienza e accuratezza. Esaminando l'intero processo, gli auditor possono ridurre il rischio di errori e imprecisioni. Gli auditor possono tracciare e visualizzare rapidamente i processi, risparmiando tempo e risorse.
- Migliore conformità. Process mining aiuta gli auditor a ridurre il rischio organizzativo e a garantire la conformità, identificando le deviazioni dalle procedure standard, ad esempio sotto forma di acquisti irregolari o di shadow IT.
- Processo decisionale basato sui dati. I leader aziendali possono prendere in mano le misure di controllo monitorando continuamente, reagendo più rapidamente ai rischi potenziali e garantendo la conformità dei processi.
Sfide e soluzioni nell'implementazione di process mining per l'auditing
Sebbene i vantaggi siano evidenti, l'implementazione di Process Mining per l'auditing presenta alcune sfide. Queste includono:
- Qualità dei dati: La scarsa qualità dei dati può influire sull'accuratezza dei risultati del sito process mining . Questo problema può essere affrontato implementando solidi metodi di pulizia dei dati.
- Complessità: La complessità dei processi può rendere difficile la comprensione dei risultati di process mining. La formazione e l'istruzione possono aiutare gli auditor a interpretare efficacemente questi risultati.
- Problemi di privacy: Process mining può potenzialmente esporre informazioni sensibili. È necessario adottare misure di protezione dei dati adeguate per garantire la privacy e la riservatezza.
- L'implementazione è lenta: se si vuole utilizzare process mining in un'organizzazione con molti sistemi sorgente e applicazioni aziendali, la tecnologia process mining può essere lenta da implementare.
Se siete alla ricerca di una soluzione process intelligence facile da implementare e creata appositamente per le esigenze dei revisori dei conti, cercate Work API di Workfellow.
Come process mining può aiutare i revisori esterni
Process mining può anche aiutare in modo sostanziale le società di revisione e i revisori esterni a migliorare i propri processi e le operazioni di revisione.
Identificare le inefficienze
Process mining La tecnologia offre molti degli stessi vantaggi alle società di revisione come potenziali clienti, a partire dalla completa trasparenza end-to-end delle operazioni aziendali, dei processi e dell'uso dei sistemi IT.
Process mining visualizza i principali flussi di lavoro dell'auditing, evidenziando colli di bottiglia, passaggi inutili o deviazioni dalle procedure standard. Individuando queste inefficienze, le società di revisione possono snellire le loro operazioni, migliorare l'efficienza del flusso di lavoro e risparmiare tempo e risorse.
Semplificare e migliorare le operazioni
I processi di audit richiedono competenze, tempo e risorse significative per essere eseguiti secondo gli elevati standard richiesti dai clienti. Gli strumenti di Process mining possono aiutare gli auditor a identificare le opportunità di ottimizzazione che possono ridurre i tempi di audit e i costi.
Scoprendo nuove informazioni sulle loro operazioni, le società di revisione possono anche utilizzare process mining per promuovere l'innovazione. Possono identificare le aree di avanzamento tecnologico o di reingegnerizzazione dei processi, con conseguente miglioramento dei servizi e vantaggio competitivo.
Migliorare la precisione
Grazie a process mining, le società di revisione possono risalire a ogni operazione fino alla sua origine, riducendo il rischio di errori e imprecisioni nei processi di revisione. Ciò garantisce un elevato livello di accuratezza nei risultati degli audit e migliora l'affidabilità dei servizi di audit offerti.
Grazie all'analisi dei dati in tempo reale, process mining facilita l'audit continuo. Gli auditor possono rispondere immediatamente a potenziali problemi, rendendo il processo di audit più proattivo che reattivo.
Migliorare la conformità
Process mining aiuta i revisori a garantire una maggiore conformità legale agli standard e alle normative del settore, identificando le deviazioni dalle procedure prescritte. Questo può portare a un miglioramento dei controlli interni e al rispetto dei requisiti di conformità.
Nei settori altamente regolamentati, come quello dell'auditing, la tecnologia process mining può migliorare la conformità fornendo indicazioni tempestive sui processi non seguiti o sulle aree in cui sono necessari ulteriori controlli di conformità.
I prossimi passi verso la gestione digitale della conformità
Il futuro di process mining nell'auditing sembra promettente. Con la continua digitalizzazione delle aziende, aumenterà la richiesta di soluzioni di auditing innovative. Process mining, con la sua capacità di fornire approfondimenti completi e accurati sui processi operativi, è destinato a diventare uno strumento fondamentale nella cassetta degli attrezzi del revisore.
La fusione tra il sito process mining e l'auditing rappresenta un cambiamento trasformativo nel modo in cui le aziende valutano e migliorano i loro processi operativi. Offre una maggiore efficienza, accuratezza e comprensione, aprendo così la strada a un approccio più informato e proattivo all'audit interno ed esterno.
