La automatización se ha convertido en una parte esencial de las operaciones de muchas empresas y se ha abierto camino en diversos sectores, desde la fabricación a la sanidad, pasando por los servicios financieros y la banca. Las organizaciones están automatizando tanto las pequeñas tareas administrativas como los procesos de toma de decisiones más complejos.
Dicho esto, esto no es el final del viaje, sino sólo el principio. Según un estudio de Goldman Sachs, el 25% de todo el trabajo podría automatizarse con la ayuda de la IA generativa. En este artículo hablaremos de la automatización empresarial y su impacto en la racionalización de las operaciones de la empresa y la mejora de la productividad.
¿Qué es la automatización empresarial?
La automatización empresarial puede describirse como el uso de software y tecnologías como Automatización Robótica de Procesos (RPA), inteligencia artificial (IA), aprendizaje automático (ML), etc. para automatizar de forma integral los procesos empresariales. Dichas tecnologías pueden ayudar a mejorar la toma de decisiones estratégicas, reducir el trabajo manual, disminuir los errores y aumentar la eficiencia del trabajo. La automatización empresarial puede aprovecharse en cualquier unidad y función y no se limita a un sector específico.
¿Cómo crear una estrategia de automatización empresarial?
La trayectoria de la automatización empresarial puede variar de una empresa a otra en función de su tamaño, estructura informática y nivel de automatización. Sin embargo, la estrategia general sigue siendo la misma y puede resumirse como sigue:
- Revisar y descubrir de forma holística los procesos empresariales de la organización.
- Identifique las partes de la empresa que pueden automatizarse.
- Encontrar tecnologías de automatización adecuadas para cada proceso.
- Elaborar una hoja de ruta para la implantación de actividades de automatización.
- Gestionar las iniciativas de automatización a nivel de empleado.
- Seguimiento de las actividades de automatización y evaluación de su eficacia.
Tipos de automatización empresarial
La automatización empresarial incluye diferentes tipos de técnicas, herramientas y tecnologías que, en conjunto, ayudan a automatizar las organizaciones de forma integral. Como tal, el viaje de automatización empresarial difiere de una empresa a otra en función del nivel de automatización que tengan.
Automatización de procesos empresariales (BPA)
La BPA incluye la automatización de cualquier cosa, desde tareas sencillas hasta flujos de trabajo más complejos de varios pasos. Por lo general, se trata de automatizaciones básicas de bajo o ningún código y simples soluciones introducidas por los empleados para satisfacer sus propias necesidades. Un ejemplo de la automatización más sencilla para el marketing podría ser utilizar el software para programar y publicar automáticamente mensajes en las redes sociales en momentos determinados. La automatización de flujos de trabajo en varios pasos para el equipo de ventas podría incluir la captación automática de clientes potenciales a través de varios puntos de contacto.
Automatización Robótica de Procesos (RPA)
RPA es una tecnología de automatización empresarial que ayuda a automatizar tareas manuales repetitivas. Ha ido ganando popularidad en la última década con la entrada en el mercado de varios grandes proveedores como UIPath. RPA utiliza robots de software para imitar acciones humanas mediante guiones preprogramados. Suele emplearse en unidades como atención al cliente, introducción de datos y otras tareas similares de gran volumen.
Automatización inteligente (AI)
La automatización inteligente es un enfoque holístico para automatizar las tareas y procesos dentro de la organización utilizando el poder de la IA y herramientas como RPA, y el Procesamiento Inteligente de Documentos (PID) para automatizar tareas mundanas. A veces se denomina hiperautomatización, término acuñado por Gartner.
Ventajas de la automatización empresarial.
La automatización empresarial conlleva una serie de ventajas, y éstas son sólo algunas de ellas:
- Mayor satisfacción de los empleados. Al eliminar el trabajo mundano y repetitivo, las personas pueden hacer un trabajo más interesante y tener menos actividades aburridas y rutinarias.
- Mejor servicio al cliente. La automatización empresarial puede ayudar a mejorar el servicio al cliente mejorando los tiempos de respuesta, aumentando la coherencia y la precisión en la prestación de servicios.
- Mejora de la productividad y la eficacia del trabajo. Cuando las tareas de poco valor las realiza el software, las personas disponen de más tiempo para actividades de mayor valor.
- Reducción de errores y mejora de la precisión. La automatización empresarial ayuda a ejecutar tareas sin riesgo de error humano.
- Rentabilidad. La automatización de determinadas actividades puede suponer un ahorro de tiempo, ya que las personas se centran más en iniciativas estratégicas y dedican menos tiempo a tareas que requieren mucho tiempo.
Tecnologías emergentes que impulsan la automatización empresarial
El mundo de la automatización empresarial está en continuo cambio, con tecnologías emergentes que agilizan y facilitan la automatización incluso de los flujos de trabajo más complejos. Algunas de las tecnologías o métodos más destacados son:
- Process intelligence. Un enfoque holístico para comprender los procesos, flujos de trabajo y tareas dentro de la organización. Uno de los enfoques notables en process intelligence es utilizar la herramienta híbrida Work API para conseguir transparencia en las operaciones. Combina las capacidades de minería de procesos y task mining.
- minería de procesos. Una herramienta process mapping que ayuda a identificar áreas de mejora y automatización.
- Task mining. Una herramienta de supervisión de tareas que permite conocer cómo utilizan los empleados los sistemas y herramientas.
- RPA. Los robots informáticos ayudan a automatizar los procesos manuales simulando las actividades repetitivas que, de otro modo, realizarían los propios empleados.
- Chatbots y asistentes de voz: Tecnologías basadas en PNL que pueden automatizar las interacciones de atención al cliente.
Ejemplos de éxito en la automatización de empresas
Existen miles de ejemplos de éxito de pequeñas y grandes empresas que han sido capaces de obtener valor empresarial de las iniciativas de automatización empresarial. Por ejemplo:
Coca-Cola. La empresa utilizó soluciones de automatización para automatizar el proceso de revisión de las solicitudes de los clientes, lo que redujo el tiempo de validación de los pedidos de medio día a segundos.
Deutsche Bank. Este banco de inversión multinacional utilizó soluciones de automatización para mejorar su proceso de incorporación de clientes, reduciendo el tiempo de tramitación de días a horas.
El futuro de la automatización empresarial
Las organizaciones siguen implantando soluciones de automatización, por lo que el futuro de la automatización empresarial parece prometedor. Podemos esperar que más herramientas y tecnologías innovadoras entren en el mercado, lo que puede reforzar colectivamente el impacto que la automatización empresarial puede tener en las empresas. Dicho esto, la automatización empresarial ha sido una parte integral de la mayoría de las actividades de transformación digital, permitiendo a las empresas mejorar la eficiencia, reducir los costes y fortalecer las capacidades de toma de decisiones.
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Preguntas y respuestas sobre automatización empresarial
La automatización de la empresa se refiere a la revisión holística de los procesos y flujos de trabajo de una organización para encontrar oportunidades de automatización que puedan sustituir a los procesos manuales repetitivos. El objetivo de la automatización empresarial es mejorar la eficacia y productividad generales, reducir costes y aumentar la satisfacción de los empleados.
Uno de los principales retos que experimentan las empresas cuando comienzan con iniciativas de automatización empresarial de cualquier tipo es la resistencia al cambio. Para garantizar una transición fluida, deben aplicarse con antelación políticas y prácticas eficaces de gestión del cambio. Otro obstáculo de la automatización empresarial son los complicados sistemas heredados que no siempre son compatibles con el software de automatización o requieren fuertes integraciones. Por último, aunque la automatización empresarial reduce los costes sustancialmente a largo plazo, es una gran inversión a corto plazo, y hay que evaluar cuidadosamente qué tecnologías utilizar para obtener el mayor rendimiento de la inversión.
La automatización inteligente es el uso de tecnologías como la inteligencia artificial (IA) y Automatización Robótica de Procesos (RPA) para automatizar tareas mundanas y repetitivas. La automatización inteligente agiliza los procesos, reduce los costes y mejora la eficiencia de las operaciones empresariales.
RPA es el uso de robots informáticos para automatizar tareas repetitivas basadas en reglas. Aprovecha la inteligencia artificial y las tecnologías de aprendizaje automático para agilizar las operaciones empresariales y aumentar la eficiencia.
