Principales herramientas y tecnologías de automatización de procesos financieros (2024)

Imagina un final de mes en el equipo financiero en el que todo va según lo previsto y la automatización se encarga del trabajo manual más repetitivo. Sin notificaciones urgentes de Slack, sin estrés, solo procesos fluidos. 😅

En la mayoría de las empresas, el final de mes no es así. Muchos equipos financieros están sobrecargados con el peso de unas expectativas cada vez mayores y unos flujos de trabajo, herramientas y procesos ineficaces. Según un estudio reciente de Workfellow , un empleado medio de un departamento financiero hace más de 1.000 copia-pega a la semana y dedica el 50% de su tiempo a tareas repetitivas.

En respuesta a este reto, la automatización de los procesos financieros viene al rescate. En este artículo compartiremos los aspectos clave que los responsables financieros deben conocer, incluidas las ventajas, las oportunidades y los retos de la automatización en finanzas.

¿Qué es la automatización de procesos?

La automatización de procesos es el uso de la tecnología para automatizar tareas repetitivas o manuales con el fin de aumentar la eficiencia y ahorrar tiempo. En la función financiera, la automatización de procesos permite agilizar las operaciones, ahorrar costes y mejorar la toma de decisiones.

En términos sencillos, la automatización de los procesos financieros consiste en eliminar el trabajo desperdiciado en los procesos financieros, pero ¿qué tienen de malo los procesos financieros en primer lugar?

Algunos de los retos reconocidos sistemáticamente son:

Procesos ineficaces. Muchas tareas financieras siguen realizándose manualmente, lo que genera enormes costes hundidos y dificultades para mantener procesos eficientes.

Demasiado trabajo repetitivo. Las operaciones financieras siguen incluyendo muchas tareas y procesos repetitivos. Los equipos financieros pierden aproximadamente el 10% de su tiempo en procesos de silla giratoria iniciando sesión y copiando información de un sistema a otro.

Aprobaciones lentas. Muchos procesos financieros dependen de intervenciones manuales, como las aprobaciones de los gestores, lo que dificulta el tiempo de procesamiento y el cumplimiento de los plazos.

Datos e informes poco fiables. Cuando gran parte de los informes financieros aún se elaboran en hojas de cálculo compiladas con datos de distintos sistemas fuente.

Ventajas de la automatización de los procesos financieros

La automatización ofrece numerosas ventajas a empresas y particulares en la gestión de sus actividades financieras. Estas son algunas de las principales razones por las que la automatización es esencial en finanzas:

• Mejorar la velocidad y la eficacia. La automatización agiliza y acelera diversos procesos financieros, reduciendo el tiempo y el esfuerzo necesarios para completar las tareas. Esto permite a las empresas operar de forma más eficiente y asignar los recursos con mayor eficacia.
• Mejorar la precisión y el detalle. La automatización reduce la probabilidad de que se produzcan errores humanos en las tareas financieras, como la introducción de datos, los cálculos y la elaboración de informes. Esto permite obtener datos financieros más precisos y tomar mejores decisiones.
• Reducir costes. Al automatizar las tareas repetitivas y manuales, las empresas pueden reducir los costes de mano de obra y minimizar la necesidad de personal adicional. La automatización también ayuda a reducir el riesgo de errores costosos, lo que contribuye aún más al ahorro de costes.
• Rápida ampliación. Los sistemas automatizados pueden gestionar fácilmente el aumento de la carga de trabajo a medida que crecen las empresas, sin necesidad de personal adicional. Esto permite a las empresas ampliar sus operaciones financieras de forma más eficaz, adaptándose al crecimiento y la expansión.
• Ahorro de tiempo. Al automatizar las tareas financieras rutinarias, las empresas pueden liberar a sus equipos financieros para que se centren en actividades más estratégicas, como la planificación financiera, la gestión de riesgos y el desarrollo empresarial. Esto ayuda a impulsar la innovación y la ventaja competitiva.

¿Cuáles son los principales procesos financieros que puede automatizar?

Por regla general, cualquier proceso financiero que requiera un trabajo manual y repetitivo puede automatizarse. Ejemplos notables son las cuentas por pagar, las cuentas por cobrar, las conciliaciones, las aprobaciones de gastos, las nóminas, las previsiones financieras y los informes.

Estos son algunos de los principales procesos financieros que pueden automatizarse:

1. Cuentas por pagar (AP) y cuentas por cobrar (AR): La automatización puede agilizar el procesamiento de facturas, la aprobación de pagos y la gestión de proveedores, reduciendo la introducción manual de datos y mejorando la gestión del flujo de caja. También puede automatizar la facturación a clientes, el procesamiento de pagos y los cobros, garantizando transacciones puntuales y precisas.
2. Conciliación bancaria: Las herramientas automatizadas de conciliación bancaria pueden cotejar las transacciones registradas en el sistema contable con las de los extractos bancarios, lo que reduce significativamente el tiempo y el esfuerzo necesarios para esta tarea. Esto también ayuda a identificar discrepancias y posibles fraudes con mayor rapidez.
3. Gestión de gastos: La automatización puede ayudar a las empresas a controlar y gestionar los gastos de los empleados, como viajes, comidas y material de oficina. Mediante el uso de software de gestión de gastos, las empresas pueden automatizar la creación de informes de gastos, los flujos de trabajo de aprobación y los procesos de reembolso.
4. Procesamiento de nóminas: La automatización del procesamiento de nóminas puede ayudar a las empresas a calcular los salarios, las deducciones y los impuestos de los empleados de forma más precisa y eficiente. Esto incluye el seguimiento de las horas de trabajo, la gestión de las solicitudes de días libres y la garantía del cumplimiento de la legislación laboral y fiscal local.
5. Informes financieros: Las herramientas automatizadas de elaboración de informes financieros pueden generar estados financieros, informes presupuestarios y otros documentos financieros con una intervención humana mínima. Esto ayuda a las empresas a ahorrar tiempo, mejorar la precisión y mantener la coherencia de sus informes.
6. Presupuestos y previsiones: Las herramientas de automatización pueden ayudar a las empresas a crear presupuestos, realizar un seguimiento de los gastos y prever los ingresos con mayor precisión mediante el uso de datos históricos y algoritmos avanzados. Esto permite mejorar la planificación financiera y la toma de decisiones.
7. Cumplimiento y gestión de riesgos: La automatización de los procesos de cumplimiento y gestión de riesgos puede ayudar a las empresas a controlar y abordar riesgos potenciales, como el fraude y el incumplimiento de la normativa. Esto incluye la automatización de las auditorías internas, el seguimiento de los cambios normativos y la gestión de la documentación.

La automatización de los procesos financieros clave puede mejorar significativamente la eficiencia, la precisión y la rentabilidad de las empresas. Al aprovechar las herramientas y tecnologías de automatización, las empresas pueden liberar a sus equipos financieros para que se centren en tareas más estratégicas, lo que en última instancia se traduce en mejores resultados financieros y crecimiento.

Herramientas de automatización de procesos financieros

Existen numerosas soluciones de software que permiten automatizar los procesos financieros, ayudando a las empresas a agilizar sus operaciones y mejorar la eficiencia. He aquí seis soluciones de software populares:

1. Spendesk: Spendesk es una solución de software de gestión de gastos que ayuda a las empresas a controlar y realizar un seguimiento de los gastos de los empleados. Ofrece funciones como tarjetas de pago virtuales y físicas, información sobre el gasto en tiempo real y políticas de gasto personalizables. La plataforma simplifica los flujos de trabajo de aprobación de gastos, gestión de recibos e informes de gastos, agilizando el proceso general de gestión de gastos.
2. Snowfox.ai: Snowfox.ai es un software de previsión y presupuestación financiera impulsado por IA que ayuda a las empresas a crear planes financieros basados en datos. Mediante el análisis de datos históricos y el uso de algoritmos de aprendizaje automático, proporciona previsiones precisas de ingresos y gastos, ayudando a las organizaciones a tomar decisiones financieras informadas y mejorar sus procesos presupuestarios.
3. Basware: Basware es una completa solución de software de facturación electrónica y gestión de compras que agiliza los procesos financieros, de compras y de cuentas a pagar. Ofrece funciones como la gestión de proveedores, la contratación electrónica, la automatización de facturas y el procesamiento de pagos. La plataforma ayuda a las empresas a mejorar la visibilidad de sus operaciones financieras, lo que permite tomar mejores decisiones y ahorrar costes.
4. SolveXia: SolveXia es un software de automatización de procesos empresariales y análisis de datos que automatiza las tareas manuales repetitivas en finanzas y otros departamentos. Ofrece funciones como la transformación de datos, la automatización de flujos de trabajo y la generación de informes, lo que ayuda a las empresas a mejorar la eficiencia y la precisión de sus procesos y a reducir los costes operativos.
5. Aico.ai: Aico.ai es un software inteligente de automatización financiera que se centra en agilizar los procesos de cierre de mes, conciliaciones e informes financieros. Al aprovechar la inteligencia artificial y el aprendizaje automático, la plataforma automatiza las tareas repetitivas, mejora la precisión de los datos y proporciona información financiera en tiempo real para ayudar a las empresas a acelerar su cierre financiero y mejorar la toma de decisiones.
6. Frevvo: Frevvo es un software de automatización de flujos de trabajo que simplifica la creación y gestión de formularios dinámicos y flujos de trabajo de aprobación. Ofrece funciones como creadores de formularios de arrastrar y soltar, plantillas personalizables e integración con varios sistemas, incluidas aplicaciones financieras y ERP. Frevvo ayuda a las empresas a automatizar procesos, reducir el trabajo manual y mejorar la eficiencia general en varios departamentos, incluido el financiero.

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Por lo general, los clientes empresariales descubren un ahorro de ~20% a los 30 días de la instalación plug-and-play de Workfellow. Lea el estudio de caso sobre cómo una empresa mediana de externalización de procesos empresariales (BPO) descubrió más de 2 millones de euros (2,17 millones de dólares) en residuos de procesos.