¿Qué es exactamente minería de procesos?
En esencia, minería de procesos es una forma de descubrir la salud de los procesos empresariales a partir de los datos encontrados en los distintos sistemas informáticos que utiliza una organización. Se puede considerar como el uso de técnicas de minería de datos en el ámbito de la Gestión de Procesos Empresariales (BPM).
minería de procesos aporta capacidades analíticas avanzadas a los ejecutivos de las empresas en áreas intensivas en conocimiento, como la auditoría. Al aprovechar los registros de eventos de varios sistemas informáticos, proporciona información en tiempo real sobre los flujos de procesos, lo que ayuda a descubrir posibles variaciones en los procesos, posibles problemas de cumplimiento y oportunidades de mejora.
¿Por qué utilizar minería de procesos en la auditoría?
La auditoría es un campo que requiere un examen meticuloso de las operaciones empresariales, los estados financieros y los registros. Los métodos tradicionales de auditoría, aunque eficaces, pueden ser laboriosos y llevar mucho tiempo.
minería de procesos que ofrecen una solución no sólo eficaz, sino también muy fiable. En contraste con los enfoques manuales, minería de procesos puede ofrecer mayor velocidad y precisión para analizar los datos y procesos de la empresa.
Una radiografía de la salud de la empresa
minería de procesos no es una tecnología nueva, pero se aplica cada vez más al campo de la auditoría basada en datos. EY calcula que las actividades relacionadas con la auditoría y el control representan el 19% de las oportunidades habituales de utilizar minería de procesos.1
La sinergia entre minería de procesos y la auditoría es bastante profunda. Se puede pensar en ambas como una especie de escáner de rayos X de la salud de una organización. Ambas pretenden evaluar, analizar y mejorar el panorama operativo de una empresa.
Al integrar las técnicas de minería de procesos en la auditoría, los auditores pueden realizar evaluaciones más eficaces con un mayor nivel de detalle y precisión.
Dónde puede ayudar minería de procesos a su equipo de auditoría interna
Con minería de procesos, la auditoría pasa de ser un proceso predominantemente manual a uno en gran medida automatizado. Los auditores y especialistas en auditoría interna pueden evaluar un proceso completo de principio a fin, lo que les ayuda a identificar anomalías, detectar fraudes y garantizar el cumplimiento de las políticas organizativas y las normas reglamentarias.
Descubra más rápidamente las causas profundas
minería de procesos puede ser una herramienta inestimable para los auditores que tratan de descubrir las causas profundas de los problemas en las operaciones de una organización.
Al trazar un mapa de todo el proceso basado en los registros de eventos de los sistemas informáticos, minería de procesos proporciona una visualización clara de los flujos de trabajo, las transacciones y las secuencias operativas. Esto permite a los auditores detectar discrepancias, cuellos de botella e irregularidades que podrían indicar problemas más profundos.
Además, el análisis de datos en tiempo real de minería de procesos puede poner de relieve las anomalías en el momento en que se producen, proporcionando información inmediata sobre su origen. Por lo tanto, al analizar los patrones y las desviaciones en estos completos mapas de procesos, los auditores pueden rastrear eficazmente cualquier problema operativo hasta sus causas profundas, mejorando la precisión y la eficacia de sus procedimientos de auditoría.
Aumentar la precisión y transparencia de los informes financieros
minería de procesos mejora significativamente la precisión y transparencia de los informes financieros al proporcionar una visión detallada y basada en datos de los procesos empresariales. Emplea algoritmos para analizar los registros de eventos de los distintos sistemas que intervienen en las transacciones financieras, lo que permite una revisión exhaustiva de cada acción realizada.
Esto significa que cada transacción, flujo de trabajo u operación financiera puede rastrearse hasta su origen, lo que reduce el riesgo de errores, fraudes o discrepancias. También garantiza que todos los procesos relacionados con la información financiera sean transparentes y verificables.
Además, la naturaleza en tiempo real de minería de procesos ayuda a identificar y rectificar rápidamente cualquier problema, minimizando así su impacto en los estados financieros. En general, minería de procesos contribuye a que los informes financieros sean más precisos, fiables y transparentes, lo que genera una mayor confianza entre las partes interesadas.
Comprobar el control financiero
minería de procesos ayuda a los auditores a comprobar el control financiero de una empresa proporcionando una visión completa y basada en datos de los flujos de trabajo financieros. Utiliza datos reales de transacciones y actividades de los sistemas de la empresa para trazar todo el proceso financiero, desde el inicio de la transacción hasta el informe final. Esto permite a los auditores examinar cada paso e identificar cualquier desviación de los controles previstos, lo que podría indicar deficiencias de control o problemas de incumplimiento.
Además, minería de procesos facilita la auditoría continua proporcionando información en tiempo real, lo que permite a los auditores realizar evaluaciones continuas de los controles en lugar de comprobaciones periódicas. Esta visión completa y en tiempo real de los controles financieros ayuda a los auditores a garantizar que la empresa cumple las políticas internas y las normativas externas, reforzando así la integridad de las operaciones financieras.
Ventajas de minería de procesos en auditoría
minería de procesos aporta muchas ventajas al ámbito de la auditoría, entre ellas:
- Auditorías más baratas y rápidas. Al eliminar el procesamiento manual de datos del cumplimiento normativo, minería de procesos puede hacer que las auditorías sean más rentables y radicalmente más rápidas.
- Mayor eficacia y precisión. Al examinar todo el proceso, los auditores pueden reducir el riesgo de errores e imprecisiones. Los auditores pueden trazar y visualizar rápidamente los procesos, ahorrando tiempo y recursos.
- Mejor cumplimiento. minería de procesos ayuda a los auditores a reducir el riesgo organizativo y garantizar el cumplimiento identificando desviaciones de los procedimientos estándar, por ejemplo, en forma de compras inconformistas o TI en la sombra.
- Toma de decisiones basada en datos. Los responsables de las empresas pueden tomar las medidas de control en sus manos mediante una supervisión continua, reaccionando más rápidamente ante los posibles riesgos y garantizando el cumplimiento de los procesos.
Retos y soluciones en la implantación de minería de procesos para la auditoría
Aunque las ventajas son evidentes, la implantación de minería de procesos para la auditoría presenta ciertos retos. Entre ellos cabe citar los siguientes:
- Calidad de los datos: La mala calidad de los datos puede afectar a la precisión de los resultados de minería de procesos . Esto puede solucionarse aplicando métodos sólidos de limpieza de datos.
- Complejidad: La complejidad de los procesos puede dificultar la comprensión de los resultados de minería de procesos. La formación y la educación pueden ayudar a los auditores a interpretar eficazmente estos resultados.
- Preocupación por la privacidad: minería de procesos puede exponer potencialmente información sensible. Deben emplearse medidas adecuadas de protección de datos para garantizar la privacidad y la confidencialidad.
- Implantación lenta: si desea utilizar minería de procesos en una organización con muchos sistemas fuente y aplicaciones empresariales, la tecnología minería de procesos puede ser lenta de implantar.
Si está buscando una solución fácil de implementar process intelligence creada específicamente para las necesidades de los auditores, eche un vistazo a Work API de Workfellow.
Cómo puede ayudar minería de procesos a los auditores externos
minería de procesos también puede ayudar sustancialmente a las empresas de auditoría y a los auditores externos a mejorar sus propios procesos y operaciones de auditoría.
Identificación de ineficiencias
minería de procesos ofrece muchas de las mismas ventajas a las empresas auditoras que a los clientes potenciales, empezando por la total transparencia de principio a fin de las operaciones empresariales, los procesos y el uso de los sistemas informáticos.
minería de procesos visualiza los principales flujos de trabajo de auditoría, sacando a la luz los cuellos de botella, los pasos innecesarios o las desviaciones de los procedimientos estándar. Al detectar estas ineficiencias, las empresas de auditoría pueden racionalizar sus operaciones, mejorar la eficiencia del flujo de trabajo y ahorrar tiempo y recursos.
Racionalizar y mejorar las operaciones
Los procesos de auditoría exigen una experiencia, un tiempo y unos recursos considerables para ejecutarlos con el alto nivel de exigencia de los clientes. Las herramientas de minería de procesos pueden ayudar a los auditores a identificar oportunidades de racionalización que pueden reducir tanto el tiempo de auditoría como los costes.
Al descubrir nuevas perspectivas sobre sus operaciones, las empresas de auditoría también pueden utilizar minería de procesos para impulsar la innovación. Pueden identificar áreas para el avance tecnológico o la reingeniería de procesos, con la consiguiente mejora de los servicios y la ventaja competitiva.
Mejorar la precisión
A través de minería de procesos, las empresas de auditoría pueden rastrear cada operación hasta su origen, reduciendo el riesgo de errores e imprecisiones en los procesos de auditoría. Esto garantiza un alto nivel de precisión en los resultados de las auditorías y mejora la fiabilidad de los servicios de auditoría que ofrecen.
Gracias al análisis de datos en tiempo real, minería de procesos facilita la auditoría continua. Los auditores pueden responder inmediatamente a posibles problemas, lo que hace que el proceso de auditoría sea más proactivo que reactivo.
Mejorar el cumplimiento
minería de procesos ayuda a los auditores a garantizar un mejor cumplimiento de las normas y reglamentos del sector mediante la identificación de desviaciones de los procedimientos prescritos. Esto puede dar lugar a una mejora de los controles internos y del cumplimiento de los requisitos de conformidad.
En sectores muy regulados, como el de las auditorías, la tecnología minería de procesos puede mejorar el cumplimiento de las normas al dar indicaciones tempranas de cuándo no se siguen los procesos o de las áreas en las que se necesitan comprobaciones de conformidad adicionales.
Próximos pasos hacia la gestión digital del cumplimiento
El futuro de minería de procesos en auditoría parece prometedor. A medida que las empresas sigan digitalizando sus operaciones, aumentará la demanda de soluciones de auditoría innovadoras. minería de procesos La tecnología de la información, con su capacidad para ofrecer una visión completa y precisa de los procesos operativos, está llamada a convertirse en una herramienta vital para los auditores.
La fusión de minería de procesos y Auditoría representa un cambio transformador en la forma en que las empresas evalúan y mejoran sus procesos operativos. Ofrece una mayor eficiencia, precisión y conocimiento, allanando así el camino para un enfoque más informado y proactivo de la auditoría interna y externa.
