L'automatisation intelligente modifie le mode de fonctionnement des entreprises en augmentant la productivité, l'efficacité et la précision. Cependant, elle n'est pas sans poser de problèmes. La mise en œuvre de solutions d'automatisation peut s'avérer complexe et plusieurs obstacles doivent être surmontés pour en tirer tous les bénéfices. Dans cet article, nous allons explorer quelques-uns des principaux défis auxquels les entreprises sont confrontées en matière d'automatisation des processus et fournir des solutions pratiques pour les surmonter.
Qu'est-ce que l'automatisation des processus ?
L'automatisation des processus implique l'utilisation de la technologie pour exécuter automatiquement des tâches et des processus répétitifs, réduisant ainsi la nécessité d'une intervention humaine. L'automatisation peut être appliquée à divers processus d'entreprise, tels que la finance, les ressources humaines, la chaîne d'approvisionnement et le service à la clientèle.
Les trois principales raisons de l'échec des projets d'automatisation des processus
Tout aurait pu être parfait si les entreprises savaient exactement pourquoi elles ont besoin de l'automatisation sur le lieu de travail, quels sont les résultats finaux qu'elles souhaitent et attendent, et quel chemin emprunter pour y parvenir. Bien sûr, la réalité est loin de là, et d'autres facteurs exogènes influencent le processus de transformation d'une organisation.
1. Fatigue du changement organisationnel
La première et principale raison qui ralentit les efforts de transformation numérique des entreprises est la bonne vieille lassitude du changement. La peur du changement est inhérente à l'être humain, mais si l'on y ajoute les expériences passées "infructueuses" des changements de direction, elle peut se transformer en véritable cauchemar.
Ce qui effraie le plus les gens, c'est l'incertitude associée à cette phase de transition. Une façon d'y faire face pourrait être de communiquer tous les changements à venir aux employés. Il est essentiel que tous les membres de l'entreprise reconnaissent la valeur que les changements apportent à l'organisation. Lorsque les gens ne savent pas "pourquoi" ils font quelque chose, ils ne sont pas prêts à le faire, n'est-ce pas ?
Que peuvent faire les dirigeants pour faciliter ce processus ? Ils pourraient introduire correctement tous les grands événements à l'avance, en impliquant chaque personne concernée par le changement. Planifier les changements à venir, guider les personnes à chaque étape, leur demander leur avis et assurer une sécurité mentale générale peut sembler élémentaire, mais cela contribue grandement à faciliter les initiatives d'automatisation.
2. Des processus d'entreprise décousus
Un autre obstacle majeur qui rend les tentatives d'automatisation moins efficaces est la fragmentation des processus. Lorsque les entreprises pilotent et même mettent en œuvre des idées d'automatisation, les départements et les unités agissent comme des entités distinctes. Bien que cela soit raisonnable lorsqu'il s'agit d'apporter des changements spécifiques à un département, l'absence d'unification des processus à l'échelle de l'organisation transforme l'ensemble du processus d'automatisation en un énorme gâchis. L'utilisation d'outils totalement aléatoires et l'automatisation "ici et là" risquent de créer des failles encore plus importantes dans le système.
En guise de solution de haut niveau, les entreprises devraient d'abord découvrir comment le travail est réellement effectué à l'heure actuelle. Il est plus facile de choisir une direction lorsqu'on sait au moins où l'on se trouve ! Une fois que l'on dispose d'une image claire de toutes les opérations existantes et que l'on a détecté les problèmes les plus importants, il est plus facile de voir quels changements doivent être priorisés en fonction de l'impact le plus élevé.
3. Manque de préparation à une nouvelle réalité professionnelle
Le manque de préparation aux changements est un facteur assez évident, mais un peu plus difficile à gérer. Le nouvel environnement de travail, où les gens travaillent avec des robots et l'IA, exige une approche et un état d'esprit différents de la part des dirigeants et des employés. Très bientôt, chaque équipe ou unité moderne disposera d'une main-d'œuvre à la fois traditionnelle et numérique, travaillant ensemble sur des projets et complétant leurs capacités respectives. Cela signifie que les employés devront s'adapter et apprendre rapidement, mais aussi que les nouvelles recrues pour les projets d'automatisation seront lentes et difficiles à acquérir.
Il est très important de noter que les robots ne remplacent pas les humains, du moins dans un avenir prévisible, mais qu'ils les aident et les assistent. Les machines et les robots effectueraient des tâches transactionnelles de bas niveau, qui ne requièrent pas l'intelligence humaine. Cela signifie que les gens auront plus de temps à consacrer à des tâches non manuelles et plus créatives.
Il est évident que cela exige un ensemble de compétences légèrement différent de la part des employés, de sorte que le perfectionnement des travailleurs serait une étape nécessaire pour les préparer à des changements aussi importants sur le lieu de travail. En outre, de nombreuses applications logicielles requièrent certaines qualifications et des programmes de formation approfondis, de sorte que l'ouverture d'esprit, l'agilité et une grande tolérance à l'ambiguïté seraient très appréciées chez les employés.
Surmonter les défis de l'automatisation des processus
Pour relever les défis de l'automatisation des processus, il faut adopter une approche holistique, en abordant les différents aspects du processus de mise en œuvre. Voici quelques solutions pratiques :
Communication et collaboration
Une communication et une collaboration efficaces sont essentielles à la réussite des projets d'automatisation. Les entreprises doivent s'engager auprès des principales parties prenantes et des employés afin d'obtenir un consensus et de réduire la résistance au changement. En outre, des équipes interfonctionnelles doivent être formées pour assurer la collaboration et l'alignement entre les départements.
Une planification et une exécution adéquates
Une planification et une exécution correctes sont essentielles à la réussite des projets d'automatisation. Les entreprises doivent élaborer une feuille de route et un calendrier clairs, en identifiant les risques et les défis potentiels. En outre, elles doivent hiérarchiser les initiatives d'automatisation en fonction de leur impact potentiel et de leur retour sur investissement. Le logicielProcess intelligence peut vous aider à identifier les opportunités d'automatisation des processus et à suivre les progrès réalisés tout au long de vos initiatives.
Adopter la gestion du changement
Un troisième aspect crucial pour surmonter la lassitude liée à l'automatisation des processus est un effort persistant de gestion du changement. De nombreuses personnes peuvent se sentir menacées ou frustrées par l'automatisation qui leur enlève des tâches. Il est important de communiquer les avantages de l'automatisation des processus, ainsi que d'éduquer et d'informer les employés sur la manière dont l'automatisation peut libérer du temps et des ressources pour un travail plus utile.
Le changement est inévitable, mais la résilience et l'agilité sont indispensables
Quels que soient le secteur d'activité et la zone géographique, toute entreprise dont les employés effectuent un travail intellectuel devra se tourner vers l'automatisation des processus d'entreprise dans les années à venir. Il ne s'agit plus seulement d'un bien à posséder. Il s'agit d'un outil extraordinaire qui facilite le travail des employés et rend les entreprises plus compétitives s'il est mis en œuvre correctement. L'automatisation est bien plus que de simples robots qui assistent les gens ; c'est une toute nouvelle façon de travailler qui garantit de meilleurs systèmes et des flux de travail automatisés.
Toutefois, le facteur clé est la rapidité. Il est essentiel d'avoir un plan stratégique et une vision claire des résultats attendus, afin que l'entreprise poursuive l'automatisation avec un objectif, et non parce que tout le monde le fait. Cependant, les choses étant incertaines et changeant si rapidement, la vitesse serait nécessaire non seulement pour être à l'avant-garde des concurrents de l'entreprise, mais aussi pour simplement soutenir sa croissance.
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