Come si misurano le prestazioni del processo?

I processi sono la linfa vitale di qualsiasi organizzazione, ma spesso la loro efficacia non viene esaminata. Comprendere l'entità delle prestazioni dei processi è indispensabile per il successo aziendale complessivo. Approfondiamo l'argomento.

Importanza della misurazione delle prestazioni dei processi

Le prestazioni dei processi si riferiscono all'efficacia con cui un processo aziendale svolge la funzione prevista. È un aspetto integrante dell'efficienza operativa, legato indissolubilmente alla redditività e alla crescita di un'azienda.

La misurazione delle prestazioni dei processi illumina il percorso di miglioramento continuo, offrendo visibilità sulle aree di inefficienza o sottoperformance. Aiuta a realizzare gli obiettivi e le strategie organizzative, a promuovere un migliore processo decisionale e a guidare la crescita.

Metriche chiave per la valutazione delle prestazioni del processo

Nell'ambito dell'analisi dei processi aziendali, le prestazioni dei processi sono spesso misurate all'interno di un quadro di metriche di processo o di indicatori chiave di prestazione (KPI).

Alcune delle principali metriche di performance includono:

1. Efficienza. L'efficienza è il rapporto tra output e input in un processo. Un'elevata efficienza indica un utilizzo ottimale delle risorse.

2. Efficacia. L'efficacia misura se il processo sta producendo i risultati previsti o se sta raggiungendo gli obiettivi predefiniti.

3. Tempo di ciclo. Il tempo di ciclo si riferisce al tempo totale dall'inizio alla fine di un processo. Un tempo di ciclo più breve è indice di un processo ben ottimizzato.‍

4. Rendimento del processo. Il rendimento del processo calcola il numero di uscite corrette diviso per il numero di uscite totali. Un rendimento più elevato indica un processo di maggior successo.

Tecniche di misurazione delle prestazioni dei processi

Come si misurano queste metriche? Le seguenti tecniche sono ampiamente utilizzate.

Process Mapping

Process Mapping comporta la creazione di una rappresentazione visiva del processo, che offra una visione olistica dell'intero flusso del processo.

Controllo statistico del processo (SPC)

L'SPC impiega metodi statistici per monitorare e controllare un processo, facilitando il processo decisionale basato sui dati.

Metodologia Six Sigma

La metodologia Six Sigma mira a ridurre la variazione dei processi e a migliorare la qualità, con conseguente aumento della soddisfazione dei clienti e riduzione dei costi.

Benchmarking

Benchmarking consiste nel confrontare le prestazioni di un'azienda con le migliori pratiche del settore o con quelle dei concorrenti per identificare le aree di miglioramento.

Process Mining e/o Task Mining

Sempre più spesso, le prestazioni dei processi vengono misurate attraverso strumenti di analisi automatica dei processi, come il softwareprocess mining e gli strumentitask mining .

Implementazione della misurazione delle prestazioni dei processi

Illustriamo brevemente le fasi di implementazione della misurazione delle prestazioni dei processi in un'organizzazione.

1. Definire gli obiettivi: Iniziare a stabilire obiettivi chiari e misurabili, allineati alla strategia dell'organizzazione.
2. Identificare i processi chiave: Determinare i processi che influenzano in modo significativo il raggiungimento degli obiettivi.
3. Stabilire le metriche: Scegliere metriche appropriate che possano misurare efficacemente le prestazioni del processo.
4. Raccogliere i dati: Assicurare metodi di raccolta dei dati coerenti e che i dati siano accurati e tempestivi.
5. Analizzare e agire: Utilizzare i dati raccolti per identificare le tendenze, prendere decisioni informate e implementare i miglioramenti dei processi.

In conclusione, capire come misurare le prestazioni dei processi è fondamentale per l'efficienza operativa e il successo di un'organizzazione. Si tratta di un processo continuo che richiede il monitoraggio e la revisione costante delle metriche, l'implementazione di miglioramenti e l'adozione di una cultura di apprendimento continuo.

Tenere presente una scorecard bilanciata per le prestazioni dei processi

La Balanced Scorecard è un sistema di pianificazione e gestione strategica ampiamente utilizzato nelle aziende e nell'industria di tutto il mondo. Traduce la missione e la visione di un'organizzazione in azioni operative effettive, che abbracciano quattro prospettive principali: Finanziario, Cliente, Processo interno e Apprendimento e crescita.

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Ora, come si collega la Balanced Scorecard alla misurazione delle prestazioni dei processi? Ecco perché è fondamentale:

1. Visione olistica: La Balanced Scorecard offre una visione completa dell'azienda considerando quattro prospettive critiche. Questo approccio olistico garantisce che le prestazioni dei processi non siano giudicate solo in base all'efficienza o alla produzione, ma tenga conto della soddisfazione dei clienti, dei risultati finanziari e delle iniziative di apprendimento e crescita.
2. Allineamento strategico: Collegando le metriche di performance dei processi agli obiettivi strategici, la Balanced Scorecard assicura che ogni processo sia in linea con gli obiettivi più ampi dell'organizzazione. Aiuta a dare priorità ai processi che contribuiscono in modo più significativo agli obiettivi strategici.
3. Comprensione di causa ed effetto: La Balanced Scorecard traccia il rapporto di causa-effetto tra le diverse misure di performance. In questo modo, aiuta a identificare quali processi hanno l'impatto più considerevole sulle prestazioni dell'organizzazione e, di conseguenza, necessitano di maggiore attenzione.
4. Focus sul miglioramento continuo: La Balanced Scorecard consente alle organizzazioni di monitorare i progressi nel tempo e di adeguare le strategie in base alle necessità, promuovendo una cultura del miglioramento continuo.
5. Bilanciare gli obiettivi a breve e lungo termine: Offrendo una visione equilibrata delle prestazioni, la scorecard aiuta a bilanciare gli obiettivi operativi a breve termine con quelli strategici a lungo termine. Aiuta le aziende a comprendere i compromessi che possono essere necessari e garantisce la sostenibilità.

Ricordate che la performance è la base su cui si costruiscono le aziende. Per questo motivo, fare della misurazione delle prestazioni dei processi una parte del vostro DNA organizzativo è imperativo per una crescita e un successo sostenibili.