Die wichtigsten Tools und Technologien zur Automatisierung von Finanzprozessen (2024)

Stellen Sie sich das Monatsende im Finanzteam vor, wenn alles nach Plan läuft und die Automatisierung die meisten sich wiederholenden, manuellen Arbeiten übernimmt. Keine dringenden Slack-Benachrichtigungen, kein Stress, nur reibungslose Prozesse. 😅

In den meisten Unternehmen ist das Monatsende nicht so. Viele Finanzteams sind mit der Last steigender Erwartungen und ineffizienter Arbeitsabläufe, Werkzeuge und Prozesse überfordert. Jüngste Untersuchungen von Workfellow haben ergeben, dass ein durchschnittlicher Angestellter in einer Finanzabteilung über 1000 Kopiervorgänge pro Woche durch führt und 50 % seiner Zeit mit sich wiederholenden Aufgaben verbringt.

Als Antwort auf diese Herausforderung kommt die Automatisierung von Finanzprozessen zur Rettung. In diesem Artikel erfahren Sie, was Finanzverantwortliche wissen müssen, einschließlich der Vorteile, Möglichkeiten und Herausforderungen der Automatisierung im Finanzwesen.

Was ist Prozessautomatisierung?

Prozessautomatisierung ist der Einsatz von Technologie zur Automatisierung sich wiederholender oder manueller Aufgaben, um die Effizienz zu steigern und Zeit zu sparen. In der Finanzfunktion führt die Prozessautomatisierung zu rationalisierten Abläufen, Kosteneinsparungen und einer besseren Entscheidungsfindung.

Vereinfacht ausgedrückt geht es bei der Automatisierung von Finanzprozessen darum, unnötige Arbeit in Ihren Finanzprozessen zu eliminieren.

Einige der immer wieder erkannten Herausforderungen sind:

Ineffiziente Prozesse. Viele Finanzaufgaben werden immer noch manuell erledigt, was zu enormen Kosten und Schwierigkeiten bei der Aufrechterhaltung effizienter Prozesse führt.

Zu viel sich wiederholende Arbeit. Im Finanzwesen gibt es immer noch viele sich wiederholende Aufgaben und Prozesse. Finanzteams verschwenden etwa 10 % ihrer Zeit mit Drehstuhlprozessen, bei denen sie sich anmelden und Informationen von einem System in ein anderes kopieren.

Langsame Genehmigungen. Viele Finanzprozesse hängen von manuellen Eingriffen ab, wie z. B. Genehmigungen durch Manager, was zu Problemen mit der Durchlaufzeit und der Einhaltung von Fristen führt.

Unzuverlässige Daten und Berichte. Wenn ein Großteil der Finanzberichterstattung immer noch in Tabellenkalkulationen erfolgt, die mit Daten aus verschiedenen Quellsystemen zusammengestellt werden.

Vorteile der Automatisierung von Finanzprozessen

Die Automatisierung bietet Unternehmen und Privatpersonen zahlreiche Vorteile bei der Verwaltung ihrer finanziellen Aktivitäten. Im Folgenden werden einige der wichtigsten Gründe genannt, warum Automatisierung im Finanzwesen unerlässlich ist:

• Verbessern Sie Geschwindigkeit und Effizienz. Durch die Automatisierung werden verschiedene Finanzprozesse rationalisiert und beschleunigt, wodurch sich der Zeit- und Arbeitsaufwand für die Erledigung von Aufgaben verringert. Dadurch können Unternehmen effizienter arbeiten und Ressourcen effektiver zuweisen.
• Verbesserte Genauigkeit und Detailgenauigkeit. Die Automatisierung verringert die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler bei Finanzaufgaben wie Dateneingabe, Berechnungen und Berichterstattung. Dies führt zu genaueren Finanzdaten und einer besseren Entscheidungsfindung.
• Kosten senken. Durch die Automatisierung sich wiederholender und manueller Aufgaben können Unternehmen die Arbeitskosten senken und den Bedarf an zusätzlichen Mitarbeitern minimieren. Die Automatisierung trägt auch dazu bei, das Risiko kostspieliger Fehler zu verringern, was wiederum zu Kosteneinsparungen beiträgt.
• Schnell skalierbar. Automatisierte Systeme können bei wachsendem Unternehmen problemlos eine höhere Arbeitslast bewältigen, ohne dass zusätzliches Personal erforderlich ist. So können Unternehmen ihre Finanzoperationen effektiver skalieren und Wachstum und Expansion unterstützen.
• Sparen Sie Zeit. Durch die Automatisierung von Routineaufgaben im Finanzbereich können Unternehmen ihre Finanzteams entlasten und sich auf strategischere Aktivitäten wie Finanzplanung, Risikomanagement und Geschäftsentwicklung konzentrieren. Dies trägt zur Förderung von Innovation und Wettbewerbsvorteilen bei.

Welches sind die wichtigsten Finanzprozesse, die Sie automatisieren können?

Als Faustregel gilt, dass alle Finanzprozesse, die manuelle und sich wiederholende Arbeiten erfordern, automatisiert werden können. Beispiele hierfür sind die Kreditorenbuchhaltung, die Rechnungslegung, Abstimmungen, Ausgabengenehmigungen, Gehaltsabrechnungen, Finanzprognosen und Berichte.

Hier sind einige der wichtigsten Finanzprozesse, die automatisiert werden können:

1. Kreditorenbuchhaltung (AP) und Debitorenbuchhaltung (AR): Die Automatisierung kann die Rechnungsverarbeitung, die Zahlungsfreigabe und das Lieferantenmanagement rationalisieren, die manuelle Dateneingabe reduzieren und das Cashflow-Management verbessern. Sie kann auch die Kundenabrechnung, die Zahlungsverarbeitung und das Inkasso automatisieren und so zeitnahe und genaue Transaktionen sicherstellen.
2. Bankabstimmung: Automatisierte Tools für den Bankabgleich können die im Buchhaltungssystem erfassten Transaktionen mit denen auf den Kontoauszügen abgleichen, wodurch sich der Zeit- und Arbeitsaufwand für diese Aufgabe erheblich verringert. Dies hilft auch, Unstimmigkeiten und möglichen Betrug schneller zu erkennen.
3. Spesenmanagement: Automatisierung kann Unternehmen dabei helfen, die Ausgaben ihrer Mitarbeiter zu verfolgen und zu verwalten, z. B. für Reisen, Mahlzeiten und Büromaterial. Durch den Einsatz von Spesenmanagement-Software können Unternehmen die Erstellung von Spesenabrechnungen, Genehmigungsworkflows und Erstattungsprozesse automatisieren.
4. Gehaltsabrechnung: Die Automatisierung der Lohn- und Gehaltsabrechnung kann Unternehmen dabei helfen, die Gehälter, Abzüge und Steuern ihrer Mitarbeiter genauer und effizienter zu berechnen. Dazu gehören die Nachverfolgung von Arbeitszeiten, die Verwaltung von Urlaubsanträgen und die Einhaltung lokaler Arbeitsgesetze und Steuervorschriften.
5. Finanzielle Berichterstattung: Automatisierte Tools für die Finanzberichterstattung können Jahresabschlüsse, Budgetberichte und andere Finanzdokumente mit minimalem menschlichem Aufwand erstellen. Dies hilft Unternehmen, Zeit zu sparen, die Genauigkeit zu verbessern und die Konsistenz ihrer Berichterstattung zu wahren.
6. Budgetierung und Prognosen: Automatisierungswerkzeuge können Unternehmen dabei helfen, Budgets zu erstellen, Ausgaben zu verfolgen und Einnahmen genauer vorherzusagen, indem sie historische Daten und fortschrittliche Algorithmen nutzen. Dies ermöglicht eine bessere Finanzplanung und Entscheidungsfindung.
7. Einhaltung von Vorschriften und Risikomanagement: Die Automatisierung von Compliance- und Risikomanagementprozessen kann Unternehmen dabei helfen, potenzielle Risiken wie Betrug und Nichteinhaltung von Vorschriften zu überwachen und zu bekämpfen. Dazu gehören die Automatisierung interner Audits, die Verfolgung von Änderungen der Vorschriften und die Verwaltung der Dokumentation.

Die Automatisierung wichtiger Finanzprozesse kann die Effizienz, Genauigkeit und Kosteneffizienz von Unternehmen erheblich verbessern. Durch den Einsatz von Automatisierungstools und -technologien können Unternehmen ihre Finanzteams entlasten, damit sie sich auf strategischere Aufgaben konzentrieren können, was letztlich zu einer besseren finanziellen Leistung und mehr Wachstum führt.

Zu berücksichtigende Tools zur Automatisierung von Finanzprozessen

Es gibt zahlreiche Softwarelösungen, die die Automatisierung von Finanzprozessen ermöglichen und Unternehmen dabei helfen, ihre Abläufe zu rationalisieren und ihre Effizienz zu steigern. Hier sind sechs beliebte Softwarelösungen:

1. Spendesk: Spendesk ist eine Softwarelösung für das Ausgabenmanagement, mit der Unternehmen die Ausgaben ihrer Mitarbeiter kontrollieren und verfolgen können. Sie bietet Funktionen wie virtuelle und physische Zahlungskarten, Echtzeit-Einblicke in die Ausgaben und anpassbare Ausgabenrichtlinien. Die Plattform vereinfacht die Arbeitsabläufe für die Genehmigung von Ausgaben, die Verwaltung von Belegen und die Erstellung von Ausgabenberichten und rationalisiert so den gesamten Prozess der Ausgabenverwaltung.
2. Snowfox.ai: Snowfox.ai ist eine KI-gestützte Finanzprognose- und Budgetierungssoftware, die Unternehmen bei der Erstellung datengesteuerter Finanzpläne unterstützt. Durch die Analyse historischer Daten und den Einsatz von Algorithmen des maschinellen Lernens liefert sie genaue Prognosen für Einnahmen und Ausgaben und hilft Unternehmen, fundierte finanzielle Entscheidungen zu treffen und ihre Budgetierungsprozesse zu verbessern.
3. Basware: Basware ist eine umfassende Procure-to-Pay- und E-Invoicing-Softwarelösung, die Beschaffungs-, Kreditoren- und Finanzprozesse rationalisiert. Sie bietet Funktionen wie Lieferantenmanagement, E-Procurement, Rechnungsautomatisierung und Zahlungsabwicklung. Die Plattform hilft Unternehmen, die Transparenz ihrer Finanzvorgänge zu verbessern und ermöglicht so bessere Entscheidungen und Kosteneinsparungen.
4. SolveXia: SolveXia ist eine Software zur Automatisierung von Geschäftsprozessen und Datenanalyse, die sich wiederholende, manuelle Aufgaben im Finanzwesen und anderen Abteilungen automatisiert. Sie bietet Funktionen wie Datenumwandlung, Workflow-Automatisierung und Berichterstellung und hilft Unternehmen, die Effizienz und Genauigkeit ihrer Prozesse zu verbessern und gleichzeitig die Betriebskosten zu senken.
5. Aico.ai: Aico.ai ist eine intelligente Finanzautomatisierungssoftware, die sich auf die Rationalisierung von Monatsabschlüssen, Abstimmungen und Finanzberichterstattungsprozessen konzentriert. Durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen automatisiert die Plattform sich wiederholende Aufgaben, verbessert die Datengenauigkeit und bietet finanzielle Einblicke in Echtzeit, um Unternehmen dabei zu helfen, ihren Finanzabschluss zu beschleunigen und die Entscheidungsfindung zu verbessern.
6. Frevvo: Frevvo ist eine Workflow-Automatisierungssoftware, die die Erstellung und Verwaltung von dynamischen Formularen und Genehmigungsworkflows vereinfacht. Es bietet Funktionen wie Drag-and-Drop-Formularerstellung, anpassbare Vorlagen und Integration mit verschiedenen Systemen, einschließlich Finanz- und ERP-Anwendungen. Frevvo hilft Unternehmen, Prozesse zu automatisieren, manuelle Arbeit zu reduzieren und die Gesamteffizienz in verschiedenen Abteilungen, einschließlich der Finanzabteilung, zu verbessern.

Abbildung Ihrer Automatisierungsmöglichkeiten mit process intelligence

Immer mehr führende Finanzteams nutzen die Software vonprocess intelligence , um ihre wichtigsten Möglichkeiten zur Prozessautomatisierung zu identifizieren und abzubilden. Während Process Mining in der Fertigung und im Einzelhandel beliebt war, sind Softwarelösungen wie Finance Process Intelligence von Workfellow nun speziell auf die Bedürfnisse von Finanzteams und -betrieben ausgerichtet.

In der Regel erzielen Unternehmenskunden innerhalb von 30 Tagen nach der Plug-and-Play-Installation von Workfellow Einsparungen von ~20 %. Lesen Sie eine Fallstudie darüber, wie ein mittelständisches Unternehmen, das Geschäftsprozesse auslagert (BPO), über 2 Millionen Euro (2,17 Millionen Dollar) an Prozessverschwendung aufdeckte.