Ein Drehstuhl ist ein drehbarer Stuhl, der in vielen Büros und an vielen Arbeitsplätzen zu finden ist. Er ist auch eine Möglichkeit, ineffiziente Prozesse und Möglichkeiten zur Automatisierung in Geschäftsprozessmanagement (BPM). In diesem kurzen Artikel gehen wir darauf ein, was ein Drehstuhl im Kontext eines Unternehmens ist.
Was ist ein Drehstuhlverfahren?
Ein Drehstuhlprozess beschreibt einen Geschäftsablauf oder eine Aufgabe, bei der Sie dieselben Daten manuell in verschiedene Systeme eingeben müssen. Die Beseitigung von Drehstuhl-Aktivitäten aus Ihren Geschäftsprozessen reduziert die manuelle Arbeit, schafft Effizienz und verbessert die betriebliche Qualität.
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Die Metapher des Drehstuhls stammt aus dem Büro, wo man sich vorstellen kann, wie man sich in seinem Drehstuhl von einer Tätigkeit zur nächsten dreht, während man manuelle Aufgaben wiederholt. Jüngste Untersuchungen von Workfellow gehen davon aus, dass 10 % der Zeit eines durchschnittlichen Betriebsteams mit Drehstuhltätigkeiten verbracht werden.
Gründe für einen Drehstuhl
Drehstuhlprozesse sind in der Arbeitswelt recht häufig anzutreffen, lassen sich aber oft nur schwer messen. In der Regel handelt es sich um veraltete Arbeitsabläufe oder IT-Systeme, die einen hohen Anteil an manuellen Dateneingaben oder Aufgaben erfordern.
Häufig entstehen Drehstuhltätigkeiten im Laufe der Zeit, wenn Menschen mehrere Tätigkeiten in einen Arbeitsablauf oder eine Aufgabe einbauen. Dies kann in Bereichen wie der Finanzberichterstattung oder dem Kundendienst üblich sein, wo man zwischen verschiedenen Arten von Geschäftsanwendungen hin- und herwechseln muss, um sich wiederholende Aufgaben zu erledigen. In vielen Shared-Services-Funktionen kann beispielsweise die Pflege von Kundendatensätzen zwischen verschiedenen ERP- und CRM-Systemen das manuelle Kopieren und Einfügen erfordern, wenn keine Integrationen zwischen den verschiedenen Systemen bestehen.
Warum Sie den Drehstuhl aus Ihren Prozessen entfernen sollten
- Eliminieren Sie menschliches Versagen - typischerweise handelt es sich bei Drehstuhltätigkeiten um manuelle Kopier- und Einfügearbeiten, bei denen menschliches Versagen nicht unüblich ist.
- Verkürzen Sie die Durchlaufzeit - die Tätigkeit des Drehstuhls kann Ihre Prozesse oder Arbeitsabläufe verlangsamen, wenn Sie auf manuelle Eingriffe eines Mitarbeiters angewiesen sind.
- Senkung der Betriebskosten - auch wenn es schwer zu messen ist, können sich die Kosten für manuelle, sich wiederholende Arbeiten bei Drehstuhltätigkeiten schnell summieren.
- Prozess-Reengineering - Drehstuhl-Aktivitäten sind in der Regel gute Punkte zur Verbesserung der operativen Exzellenz durch eine breitere Neugestaltung ineffizienter Prozesse.
Drehstuhl in Automation / RPA
Drehstuhltätigkeiten in Unternehmen sind oft Bereiche mit hohem Potenzial für Robotergesteuerte Prozessautomatisierung. Der Hauptanwendungsfall ist, dass sich wiederholende, manuelle Aufgaben, an denen digitale Systeme beteiligt sind, automatisiert werden können, entweder durch direkte Integrationen zwischen verschiedenen Geschäftsanwendungen - oder durch RPA Bots, die digitale Aufgaben effizienter und genauer erledigen als Menschen.
Wie man die Aktivität von Drehstühlen entdeckt und entfernt
Für viele Unternehmen, process discovery Übungen zeigen Drehstuhlprozesse auf. Zunehmend entscheiden sich wettbewerbsfähige Unternehmen für automatisierte Process Mining Software, die kontinuierlich ineffiziente Prozesse und verschwendete Arbeit über verschiedene Aufgaben, Prozesse und IT-Systeme hinweg aufdeckt.
Nächster Schritt: Lesen Sie über eine mühelos intelligente Methode zur Analyse von Drehstuhlprozessen. Lesen Sie das eBook Object-Centric Task Mining (OCTM).
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Drehstuhl Prozess Q&A
Eine Drehstuhlschnittstelle beschreibt eine Arbeitsumgebung, in der ein Bediener mit mehreren Systemen interagieren muss, um seine Arbeitsaufgabe zu erfüllen. Dies kann die Eingabe derselben Daten in mehrere Systeme oder das Abrufen und Abgleichen von Informationen zwischen verschiedenen Systemen beinhalten. Der Begriff "Drehstuhl" wird metaphorisch verwendet, um zu beschreiben, dass der Bediener physisch von einem System (oder Computerterminal) zu einem anderen wechselt, obwohl es in der Realität eher darum geht, zwischen verschiedenen Softwareanwendungen auf derselben Maschine hin und her zu schalten. Dies ist häufig in Bereichen wie dem Kundendienst der Fall, wo ein Mitarbeiter ein System für die Interaktion mit dem Kunden und ein anderes System für den Zugriff auf dessen Kontodaten verwenden muss.
Drehstuhlintegration ist ein Begriff, der sich auf einen Ansatz bezieht, bei dem eine Person manuell Daten oder Prozesse zwischen zwei oder mehr Systemen integriert, die nicht direkt miteinander verbunden sind. Es handelt sich dabei um eine Form der manuellen Integration, die häufig erfolgt, weil die beteiligten Systeme nicht über eine Anwendungsprogrammierschnittstelle (API) oder die Möglichkeit zur direkten Kommunikation miteinander verfügen. Anstatt diese Systeme automatisch zu synchronisieren, müssen die Daten manuell aus einem System exportiert, gegebenenfalls in ein geeignetes Format konvertiert und dann in ein anderes System importiert werden. Der Bediener wird sozusagen zur Brücke zwischen den Systemen.
Im Kontext der Automatisierung bezieht sich ein "Drehstuhl" auf einen manuellen Prozess, bei dem ein menschlicher Bediener mit mehreren Systemen interagieren muss, um eine Aufgabe zu erledigen. Dies kann oft mühsam und zeitaufwändig sein, da der Bediener zwischen verschiedenen Systemen "hin- und herpendeln" muss, um Daten einzugeben oder zu extrahieren und im Wesentlichen die Lücke zu überbrücken, in der diese Systeme nicht direkt miteinander kommunizieren können. Dies führt oft zu ineffizienten Prozessen, kann Fehler verursachen und stellt eine große Chance für die Automatisierung dar, um sowohl Geschwindigkeit als auch Genauigkeit zu verbessern.
Die Prozessautomatisierung kann durch die Integration getrennter Systeme und die Automatisierung der Datenübertragung und -umwandlung die Aufgaben des Drehstuhls effektiv beseitigen. Dies könnte den Aufbau von APIs beinhalten, um eine direkte Kommunikation zwischen Systemen zu ermöglichen, die Verwendung von Robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA), um die menschliche Interaktion mit Systemen zu imitieren und sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren, oder den Einsatz komplexerer Algorithmen für maschinelles Lernen, um anspruchsvollere Aufgaben zu bewältigen. Durch die Automatisierung dieser Prozesse werden nicht nur Fehler reduziert und die Effizienz gesteigert, sondern die Mitarbeiter können sich auf komplexere, höherwertige Aufgaben konzentrieren, die menschliches Urteilsvermögen und Kreativität erfordern. Dieser Ansatz kann zu erheblichen Produktivitätssteigerungen und Kosteneinsparungen führen und ist in vielen Unternehmen ein wichtiger Aspekt der Strategien zur digitalen Transformation.
