Was ist eine Ursachenanalyse?

Die Ursachenanalyse ist ein wirksames Problemlösungsinstrument, das dabei hilft, die Hauptursache eines Problems zu ermitteln. In der Datenwissenschaft und -technik wird sie eingesetzt, um die Ursache eines Problems zu ermitteln und eine effektive Lösung zu finden. In diesem einfach erklärten Leitfaden werden die Schritte der Ursachenanalyse erläutert, Beispiele gegeben und häufige Fallstricke diskutiert.

Was ist eine Ursachenanalyse?

Bei der Ursachenanalyse geht es darum, die Hauptursachen von Problemen zu ermitteln, um geeignete Lösungen zu finden. Sie wird häufig in der IT und im Geschäftsbetrieb, in der Fertigung und unter Process Mining eingesetzt .

Die Bedeutung der Ursachenanalyse bei BPM

Die Ursachenanalyse ist eine Schlüsselkomponente von Geschäftsprozessmanagement (BPM) (BPM), weil sie Unternehmen dabei hilft, die zugrunde liegenden Probleme in ihren Prozessen zu erkennen und zu beheben. Durch das Aufspüren dieser Ursachen können Unternehmen dauerhafte Verbesserungen vornehmen, die zu mehr Effizienz, Effektivität und Rentabilität führen.

Hier sind einige Gründe, warum RCA auf BPM wichtig ist:

• Identifizierung und Behebung von Kernproblemen. RCA hilft bei der Identifizierung der Kernprobleme, die einen Geschäftsprozess beeinträchtigen können, anstatt sich auf die Symptome oder oberflächlichen Probleme zu konzentrieren. Dies ermöglicht ein gründlicheres Verständnis der Situation und der Faktoren, die zu dem Problem beitragen.
• Verhinderung von Ausfällen und Engpässen. Durch die Ermittlung der Grundursachen von Problemen können Unternehmen Korrekturmaßnahmen einführen, die das Wiederauftreten ähnlicher Probleme in der Zukunft verhindern. Dieser proaktive Ansatz trägt dazu bei, die allgemeine Stabilität und Effizienz von Geschäftsprozessen zu verbessern.
• Kontinuierliche Verbesserung. RCA ist ein wesentlicher Aspekt der kontinuierlichen Verbesserung, die ein Schlüsselprinzip von BPM ist. Durch die ständige Analyse von Prozessen auf Problemursachen können Organisationen schrittweise Änderungen vornehmen, die langfristig zu erheblichen Leistungs- und Produktivitätssteigerungen führen.
• Kosten reduzieren. Die Beseitigung der Grundursachen von Problemen führt häufig zu Kosteneinsparungen, da der Bedarf an temporären Lösungen, Nacharbeiten oder zusätzlichen Ressourcen zur Bewältigung laufender Probleme sinkt. Durch die Optimierung von Prozessen und die Beseitigung von Verschwendung können Unternehmen mit weniger mehr erreichen.
• Verbessern Sie die Kundenzufriedenheit. Die Verbesserung von Geschäftsprozessen durch Beseitigung der Ursachen kann zu einer besseren Kundenzufriedenheit führen. Effiziente Prozesse führen zu einer fristgerechten Lieferung von Produkten und Dienstleistungen, weniger Fehlern und besserer Qualität, was alles zu einer höheren Kundenzufriedenheit beiträgt.
• Quellen für Wettbewerbsvorteile identifizieren. Unternehmen, die konsequent Ursachenanalysen durchführen und die zugrundeliegenden Probleme angehen, sind besser positioniert, um ihren Konkurrenten voraus zu sein. Durch die kontinuierliche Verbesserung von Prozessen und die Lösung von Problemen können sich Unternehmen schneller an veränderte Marktbedingungen anpassen und sich einen Wettbewerbsvorteil verschaffen.
• Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit. Wenn die Mitarbeiter die Bedeutung von RCA verstehen und sich an dem Prozess beteiligen, fühlen sie sich eher engagiert und dem Erfolg des Unternehmens verpflichtet. Die Einbeziehung der Mitarbeiter in Problemlösungsaktivitäten kann eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung und der gemeinsamen Verantwortlichkeit fördern.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Ursachenanalyse ein wesentlicher Aspekt von Geschäftsprozessmanagement (BPM)Sie hilft Unternehmen, die zugrunde liegenden Probleme, die ihre Prozesse beeinträchtigen, zu erkennen und zu lösen. Dies führt zu verbesserter Effizienz, Kosteneinsparungen, höherer Kundenzufriedenheit und einem Wettbewerbsvorteil auf dem Markt.

Schritte der Ursachenanalyse

Die Ursachenanalyse kann in sechs Schritte unterteilt werden.

1. Identifizierung des Problems: Der erste Schritt besteht darin, das Problem klar zu definieren. Dies sollte in einer prägnanten Weise geschehen, die das Problem klar umreißt.

2. Sammeln von Daten: Der nächste Schritt ist das Sammeln von Daten über das Problem. Dazu können Dokumente, Interviews oder andere Daten gehören, die helfen können, die Ursache zu ermitteln.

3. Analyse der Daten: Sobald die Daten gesammelt wurden, sollten sie analysiert werden, um Muster oder Trends zu erkennen, die mit dem Problem in Verbindung stehen könnten.

4. Ermittlung der Grundursachen: Sobald die Daten analysiert wurden, können die Grundursachen ermittelt werden. Dies ist der wichtigste Schritt des Prozesses, denn es ist die Grundursache, die angegangen werden muss, um das Problem zu lösen.

5. Entwicklung von Lösungen: Sobald die Ursachen identifiziert sind, können Lösungen entwickelt werden, um das Problem anzugehen.

6. Umsetzung einer Lösung: Der letzte Schritt besteht darin, die Lösungen umzusetzen und sicherzustellen, dass das Problem vollständig gelöst wurde.

5-Whys-Methode für die Ursachenanalyse

Die 5-Whys-Methode ist ein einfaches und wirksames Verfahren zur Ursachenanalyse, das häufig bei Problemlösungs- und kontinuierlichen Verbesserungsinitiativen eingesetzt wird. Sie wurde von Sakichi Toyoda, dem Gründer von Toyota Industries, entwickelt und wurde später ein wesentlicher Bestandteil des Toyota-Produktionssystems. Die Technik basiert auf dem Prinzip, fünfmal "Warum?" zu fragen, um die Grundursache eines Problems zu ermitteln.

Die 5-Whys-Methode folgt diesen grundlegenden Schritten:

1. Definieren Sie das Problem: Nennen Sie klar und deutlich das Problem, das Sie zu lösen versuchen. Es ist wichtig, eine klar definierte Problemstellung zu haben, um sicherzustellen, dass jeder, der an der Analyse beteiligt ist, den Umfang der Untersuchung versteht.
2. Fragen Sie "Warum?": Sobald das Problem definiert ist, fragen Sie "Warum ist das passiert?", um die unmittelbare Ursache des Problems zu ermitteln. Diese erste "Warum?"-Frage sollte sich darauf konzentrieren, die direkte Ursache des Problems zu verstehen.
3. Fragen Sie weiter "Warum?": Nachdem Sie die unmittelbare Ursache ermittelt haben, fragen Sie erneut nach dem "Warum", um die zugrunde liegenden Ursachen aufzudecken. Setzen Sie diesen Prozess des Fragens "Warum?" und der Suche nach Antworten fort, bis Sie die eigentliche Ursache des Problems gefunden haben. Dies geschieht in der Regel innerhalb von fünf Iterationen, es können aber auch mehr oder weniger sein, je nach Komplexität des Problems.
4. Ermitteln Sie die Grundursache: Die Grundursache ist der fundamentale Grund für das Problem, und ihre Behebung wird verhindern, dass das Problem erneut auftritt. Denken Sie daran, dass es je nach Komplexität des Problems mehrere Grundursachen geben kann.
5. Umsetzung von Abhilfemaßnahmen: Sobald die Grundursache(n) ermittelt wurde(n), entwickeln und implementieren Sie Korrekturmaßnahmen, um das Problem zu beheben und zu verhindern, dass es erneut auftritt. Überwachen Sie die Wirksamkeit dieser Abhilfemaßnahmen und passen Sie sie gegebenenfalls an, um sicherzustellen, dass das Problem vollständig gelöst ist.

Die 5-Whys-Methode ist ein unkomplizierter Ansatz für die Ursachenanalyse, der auf ein breites Spektrum von Problemen angewendet werden kann. Sie ist besonders nützlich für relativ einfache Probleme, kann aber auch als Ausgangspunkt für komplexere Untersuchungen verwendet werden. Durch wiederholtes Fragen nach dem "Warum?" und die Suche nach Antworten hilft die Methode Unternehmen, die Ursachen von Problemen zu ermitteln und dauerhafte Lösungen zu implementieren.

Beispiele für eine Ursachenanalyse

Die Ursachenanalyse kann in einer Vielzahl von Branchen und Kontexten eingesetzt werden. Hier sind ein paar Beispiele:

• Gesundheitswesen: Die Ursachenanalyse kann im Gesundheitswesen eingesetzt werden, um die Ursache medizinischer Fehler zu ermitteln und Lösungen zu ihrer Vermeidung zu entwickeln.
• Fertigung: Die Ursachenanalyse kann dazu beitragen, die Ursache von Produktionsproblemen zu ermitteln und Lösungen zur Steigerung der Effizienz zu entwickeln.
• Dienstleistungen: Mit Hilfe der Ursachenanalyse lassen sich Probleme im Zusammenhang mit IT-Diensten, z. B. Software- oder Hardwareprobleme, ermitteln und lösen.

Häufige Fallstricke der Ursachenanalyse

Die Ursachenanalyse ist zwar ein leistungsfähiges Problemlösungsinstrument, aber es gibt auch ein paar häufige Fallstricke, die man beachten sollte.

• Konzentration auf die Symptome. Es ist wichtig, sich nicht auf die Symptome des Problems zu konzentrieren, sondern auf die eigentliche Ursache.
• Unzureichende Datenerfassung. Es ist wichtig, genügend Daten zu sammeln, um sicherzustellen, dass die Grundursache genau ermittelt wird.
• Zu schnelle Umsetzung von Lösungen. Es ist wichtig, sich die Zeit zu nehmen, wirksame Lösungen zu entwickeln, die die Ursache angehen.
• Zu starke Konzentration auf happy path. Bei der Verbesserung von Geschäftsprozessen wird oft ein idealisiertes "happy path " verwendet, das beschreibt, wie Prozesse funktionieren sollten, und das nicht mit der Realität komplexer Unternehmensorganisationen übereinstimmt.

Schlussfolgerung

Die Ursachenanalyse ist ein leistungsfähiges Problemlösungsinstrument, mit dem Unternehmen Probleme schnell erkennen und lösen können. Durch die Untergliederung des Prozesses in sechs Schritte können Unternehmen sicherstellen, dass sie die Ursache des Problems effektiv ermitteln und angehen. Darüber hinaus ist es wichtig, sich über häufige Fallstricke im Klaren zu sein, wie z. B. die Konzentration auf die Symptome, die unzureichende Erfassung von Daten und die zu schnelle Umsetzung von Lösungen. Wenn Unternehmen diese Schritte befolgen und häufige Fallstricke vermeiden, können sie sicherstellen, dass sie die Ursachenanalyse effektiv zur Problemlösung einsetzen.

Nächster Schritt: Lesen Sie, wie objektzentrierte task mining (OCTM) einen mühelosen Weg zur Ursachenanalyse eröffnet. OCTM ebook lesen.