Prozess-Exzellenz ist ein häufig verwendeter Begriff in der Geschäftsprozessmanagement (BPM). Er kann für verschiedene Personen unterschiedliche Bedeutungen haben. In diesem Artikel gehen wir auf die verschiedenen Perspektiven ein und fassen zusammen, was Unternehmensleiter wissen müssen.
Was ist Prozess-Exzellenz?
Prozess-Exzellenz ist die Praxis der kontinuierlichen Verbesserung der Effizienz, Effektivität und Qualität von Geschäftsprozessen und Abläufen durch einen Rahmen für operative Exzellenz. Es handelt sich um eine Kombination aus Prozessverbesserung, Prozessdesign und Prozessmanagementtechniken, die darauf abzielen, die Unternehmensleistung zu optimieren. Process Excellence ermöglicht es Unternehmen, bessere Ergebnisse zu erzielen und ihr Wachstum zu fördern.
Warum ist hervorragende Prozessqualität wichtig?
Prozess-Exzellenz ist ein ständiges Bestreben, die Arbeitsweise von Unternehmen zu verbessern und einen Mehrwert für Kunden, Mitarbeiter und Interessengruppen zu schaffen. Unternehmen nutzen Prozess-Exzellenz, um Verbesserungsmöglichkeiten zu ermitteln und innovative Lösungen zu schaffen. Prozess-Exzellenz konzentriert sich auf eine Reihe verschiedener prozessbasierter Aktivitäten, wie process mapping, Prozessautomatisierung und Prozess-Reengineering. Process Excellence ist ein leistungsfähiges Instrument für Unternehmen, um die Qualität, die Geschwindigkeit und die Kosten ihrer Abläufe zu verbessern. Sie hilft Unternehmen, Prozessschwächen zu erkennen und bessere Lösungen zu entwickeln.
Prozess-Exzellenz vs. Operative Exzellenz vs. Business Excellence
Process Excellence, Operational Excellence und Business Excellence sind verwandte Konzepte, die sich auf die Verbesserung der Unternehmensleistung konzentrieren.
- Process Excellence (PEX) ist die Praxis der kontinuierlichen Verbesserung der Effizienz, Effektivität und Qualität von Geschäftsprozessen und -abläufen.
- Operational Excellence (OpEX) konzentriert sich auf die Rationalisierung und Optimierung der täglichen Aktivitäten und Abläufe.
- Business Excellence (BEX) konzentriert sich auf die Schaffung von Kundennutzen und das Erreichen langfristiger Unternehmensziele. Alle drei Ansätze sind wichtig, um organisatorische Exzellenz zu erreichen und einen Wettbewerbsvorteil zu schaffen.
Die 10 wichtigsten Tools und Methoden für die Prozessoptimierung
Hervorragende Prozesse sind weder eine Kunst noch eine Wissenschaft. Vielmehr ist es eine Kombination aus beidem. Sie können eine Reihe verschiedener Methoden oder Systeme einsetzen, um Prozess-Exzellenz am Arbeitsplatz zu erreichen, aber es gibt nicht den einen Standardweg, um Ergebnisse zu erzielen. Zu den 10 wichtigsten Werkzeugen für Prozess-Exzellenz, die Sie in Betracht ziehen sollten, gehören
- Six Sigma: Six Sigma ist eine datengesteuerte Methodik, die sich auf die Verringerung von Prozessschwankungen und -fehlern konzentriert. Sie nutzt statistische Analysen, um die Grundursachen von Problemen zu ermitteln und Verbesserungen umzusetzen. Die Methodik folgt zwei Projektmanagement-Rahmenwerken: DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control) für bestehende Prozesse und DMADV (Define, Measure, Analyze, Design, Verify) für neue Prozesse.
- Lean: Die Lean-Methode zielt darauf ab, den Kundennutzen zu maximieren und gleichzeitig die Verschwendung zu minimieren. Sie zielt darauf ab, mit weniger Ressourcen mehr Wert zu schaffen, indem nicht wertschöpfende Aktivitäten oder Prozesse eliminiert werden. Zu den Lean-Prinzipien gehören: kontinuierliche Verbesserung, Respekt vor den Menschen, standardisierte Arbeit, Pull-basierte Produktion und Just-in-Time-Produktion.
- Kaizen: Kaizen ist ein japanischer Begriff und bedeutet kontinuierliche Verbesserung. Es beinhaltet kleine, schrittweise Änderungen, die darauf abzielen, Prozesse zu optimieren und Verschwendung zu vermeiden. Kaizen fördert die Beteiligung der Mitarbeiter und die Teamarbeit, wodurch eine Kultur des kontinuierlichen Lernens und der Verbesserung gefördert wird.
- Totales Qualitätsmanagement (TQM): TQM ist ein Managementansatz, der darauf abzielt, durch Kundenzufriedenheit langfristigen Erfolg zu erzielen. Es konzentriert sich auf kontinuierliche Verbesserung, die Befähigung der Mitarbeiter und effiziente Prozesse. Zu den wichtigsten TQM-Grundsätzen gehören ein kundenorientierter Ansatz, das Engagement des Managements, kontinuierliche Verbesserung und die Einbeziehung der Mitarbeiter.
- Business Process Reengineering (BPR): BPR beinhaltet eine radikale Neugestaltung der Prozesse eines Unternehmens, um erhebliche Leistungsverbesserungen wie Kostensenkung, Schnelligkeit und Qualität zu erreichen. Es erfordert eine gründliche Analyse der bestehenden Prozesse und die Entwicklung neuer, effizienterer Prozesse.
- Wertstrom-Mapping (VSM): VSM ist ein Lean-Tool zur visuellen Darstellung des Material- und Informationsflusses innerhalb eines Prozesses. Es hilft bei der Identifizierung von Engpässen, Verschwendung und Verbesserungsmöglichkeiten. VSM ermöglicht es Unternehmen, ihre Prozesse zu optimieren, indem sie sich auf wertschöpfende Aktivitäten konzentrieren und nicht wertschöpfende Aktivitäten minimieren.
- 5S: 5S ist eine Methode zur Arbeitsplatzorganisation, die ihren Ursprung in Japan hat. Sie besteht aus fünf Schritten: Sortieren, In Ordnung bringen, Glänzen, Standardisieren und Erhalten. Ziel ist es, eine saubere, organisierte und effiziente Arbeitsumgebung zu schaffen, die die Produktivität und Sicherheit fördert.
- PDCA (Plan-Do-Check-Act): PDCA ist ein kontinuierlicher Verbesserungszyklus, der zur Problemlösung und Prozessverbesserung eingesetzt wird. Er umfasst die Planung der Veränderung (Plan), die Umsetzung der Veränderung (Do), die Überprüfung der Ergebnisse (Check) und die Vornahme notwendiger Anpassungen (Act). Der Zyklus wird dann wiederholt, um eine kontinuierliche Verbesserung zu gewährleisten.
- Balanced Scorecard (BSC): Die BSC ist ein strategisches Managementinstrument, das die Vision und Strategie eines Unternehmens in eine Reihe von Leistungskennzahlen umsetzt. Sie bietet einen umfassenden Überblick über die Leistung einer Organisation, indem sie vier Perspektiven berücksichtigt: Finanzen, Kunden, interne Prozesse sowie Lernen und Wachstum.
- Gemba-Walk: Gemba Walk ist eine Lean-Management-Praxis, bei der Manager und Führungskräfte den Arbeitsplatz (Gemba) besuchen, um Prozesse zu beobachten, mit den Mitarbeitern ins Gespräch zu kommen und Verbesserungsmöglichkeiten zu ermitteln. Es fördert die kontinuierliche Verbesserung, das Engagement der Mitarbeiter und ein besseres Verständnis des Arbeitsumfelds.
Exzellente Prozesse am Arbeitsplatz
Hervorragende Prozesse können als wesentlicher Bestandteil des gesamten Leistungsmanagementsystems einer Organisation angesehen werden.
Immer mehr Unternehmen erkennen, dass exzellente Prozesse ein wichtiges Element des Unternehmenserfolgs sind. Sie hilft den Organisationen, ihre Prozesse an ihren strategischen Zielen auszurichten, den Kundenservice zu verbessern und die Effizienz zu steigern.
Die wichtigsten Schritte eines Rahmens für Prozess-Exzellenz
Obwohl Prozess-Exzellenz ein weit gefasster Begriff ist, der für jeden etwas anderes bedeuten kann, gibt es acht wichtige Aktivitätsphasen oder Schritte, die in den Rahmen der Prozess-Exzellenz fallen:
- Process mapping: Identifizieren der Schritte, Ressourcen und Ziele eines Prozesses.
- Prozessverbesserung: Identifizierung von Möglichkeiten zur Kostensenkung und Effizienzsteigerung.
- Prozessgestaltung: Schaffung idealer 'happy path' Prozesse, um Kundenbedürfnisse und Unternehmensziele zu erfüllen.
- Prozessüberwachung: Überwachung von Prozessen, um sicherzustellen, dass sie die Ziele erfüllen und qualitativ hochwertige Ergebnisse liefern.
- Prozessoptimierung: Bewertung und Verbesserung von Prozessen zur Maximierung von Effizienz und Effektivität.
- Prozessautomatisierung: Einsatz von Software oder anderen Technologien zur Automatisierung manueller Aufgaben.
- Standardisierung von Prozessen: Etablierung einheitlicher Prozesse im gesamten Unternehmen.
- Prozesssteuerung: Festlegung von Standards, Richtlinien und Leitlinien für das Prozessmanagement.
In manchen Unternehmen gibt es eine Abteilung für Prozessoptimierung oder spezielle Prozessoptimierungsmanager oder Fachexperten. Durch den Aufbau einer Kultur der Prozessqualität können Unternehmen Innovationen vorantreiben, die Leistung verbessern und einen Wettbewerbsvorteil schaffen.
Fortgeschrittene Unternehmen setzen spezielle Software ein, um die Implementierung von Prozessoptimierung voranzutreiben. Sehen Sie in der Fallstudie, wie ein Unternehmen, das Geschäftsprozesse auslagert, mit der Software von process intelligence 2 Millionen Euro an Prozessverschwendung gefunden hat.
Nächster Schritt: Lesen Sie, wie Object-Centric Task Mining Prozessanalyse und -optimierung mühelos intelligent macht. Lesen Sie das OCTM ebook.
Andere Artikel, die den Fachjargon beseitigen
Prozess-Exzellenz Q&A
Das Erreichen von Prozess-Exzellenz bedeutet, die Prozesse eines Unternehmens zu identifizieren, zu analysieren und zu optimieren, um Effizienz, Qualität und Kundenzufriedenheit zu verbessern. Dies kann durch die Umsetzung verschiedener Methoden zur Prozessoptimierung geschehen, wie z. B. Six Sigma, Lean und Kaizen, um nur einige zu nennen. Um Prozess-Exzellenz zu erreichen, sollten Unternehmen eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung etablieren, Mitarbeiter auf allen Ebenen einbeziehen, datengestützte Entscheidungsfindung nutzen und ihre Prozesse regelmäßig überprüfen und verfeinern.
Hervorragende Prozesse sind wichtig, weil sie Unternehmen dabei helfen, Kosten zu senken, Verschwendung zu minimieren, die Effizienz zu verbessern und qualitativ hochwertige Produkte und Dienstleistungen zu liefern. Durch das Erreichen von Prozess-Exzellenz können Unternehmen die Kundenzufriedenheit erhöhen, einen Wettbewerbsvorteil erzielen und ihren langfristigen Erfolg sichern. Darüber hinaus trägt die Prozessqualität zu einem besseren Arbeitsumfeld, einem höheren Engagement der Mitarbeiter und einer Kultur des kontinuierlichen Lernens und der Verbesserung bei.
Es gibt keine allgemein anerkannte Reihe von vier Stufen der Prozess-Exzellenz. Ein allgemeiner Rahmen könnte jedoch die folgenden Stufen umfassen:
a. Bewertung: Bewertung des aktuellen Zustands der Prozesse einer Organisation, Ermittlung verbesserungswürdiger Bereiche und Festlegung von Zielen.
b. Umsetzung: Anwendung von Methoden und Werkzeugen zur Prozessoptimierung, wie Lean oder Six Sigma, um Prozesse zu optimieren, Verschwendung zu beseitigen und die Effizienz zu verbessern.
c. Überwachung: Kontinuierliche Überwachung der Leistung optimierter Prozesse anhand von Leistungsindikatoren (Key Performance Indicators, KPIs), um sicherzustellen, dass die Verbesserungen nachhaltig sind und die gewünschten Ergebnisse erzielt werden.
d. Kontinuierliche Verbesserung: Regelmäßige Überprüfung und Verfeinerung der Prozesse auf der Grundlage der Ergebnisse der Überwachungsphase, um eine Kultur des kontinuierlichen Lernens und der Verbesserung zu fördern.
Ein Process-Excellence-Team oder eine Abteilung ist dafür verantwortlich, die Einführung von Process-Excellence-Methoden und -Tools im gesamten Unternehmen zu erleichtern und zu fördern. Zu ihren Aufgaben gehören die Bereitstellung von Schulungen und Ressourcen für Mitarbeiter, die Leitung von Projekten zur Prozessverbesserung, die Analyse und Überwachung der Prozessleistung und die Förderung einer Kultur der kontinuierlichen Verbesserung. Darüber hinaus kann die Abteilung eng mit anderen Funktionsbereichen zusammenarbeiten, um Verbesserungsmöglichkeiten zu ermitteln, an funktionsübergreifenden Initiativen mitzuwirken und sicherzustellen, dass die Ziele der Prozessoptimierung mit der Gesamtstrategie des Unternehmens in Einklang stehen.
