Qu'est-ce que l'excellence des processus ?

L'excellence des processus est un terme couramment utilisé au sein de le Gestion des Processus Métier (BPM). Il peut revêtir des significations différentes selon les personnes. Dans cet article, nous examinons différentes perspectives et résumons ce que les chefs d'entreprise doivent savoir.

Qu'est-ce que l'excellence des processus ?

L'excellence des processus est la pratique qui consiste à améliorer continuellement l'efficacité, l'efficience et la qualité des processus et des opérations de l'entreprise par le biais d'un cadre d'excellence opérationnelle. Il s'agit d'une combinaison de techniques d'amélioration, de conception et de gestion des processus qui visent à optimiser les performances de l'organisation. L'excellence des processus permet aux organisations d'obtenir de meilleurs résultats et de stimuler la croissance.

Pourquoi l'excellence des processus est-elle importante ?

L'excellence des processus est un effort continu pour améliorer le fonctionnement des entreprises et créer de la valeur pour les clients, les employés et les parties prenantes. Les organisations utilisent l'excellence des processus pour identifier les possibilités d'amélioration et créer des solutions innovantes. L'excellence des processus se concentre sur une série d'activités différentes basées sur les processus, telles que process mapping, l'automatisation des processus et la réorganisation des processus. L'excellence des processus est un outil puissant qui permet aux organisations d'améliorer la qualité, la rapidité et le coût de leurs opérations. Elle aide les organisations à identifier les faiblesses des processus et à concevoir de meilleures solutions.

Excellence des processus vs Excellence opérationnelle vs Excellence commerciale

L'excellence des processus, l'excellence opérationnelle et l'excellence commerciale sont des concepts connexes qui visent à améliorer les performances de l'organisation.

- L'excellence des processus (PEX) est la pratique qui consiste à améliorer continuellement l'efficience, l'efficacité et la qualité des processus et des opérations de l'entreprise.

- L'excellence opérationnelle (OPEX) se concentre sur la rationalisation et l'optimisation des activités et des opérations quotidiennes.

- L'excellence en affaires (BEX) se concentre sur la création de valeur pour le client et sur la réalisation d'objectifs organisationnels à long terme. Ces trois approches sont essentielles pour atteindre l'excellence organisationnelle et créer un avantage concurrentiel.

Les 10 meilleurs outils et méthodologies pour l'excellence des processus

L'excellence des processus n'est ni un art ni une science. En fait, il s'agit d'une combinaison des deux. Vous pouvez tirer parti d'un ensemble de méthodologies ou de systèmes différents pour atteindre l'excellence des processus sur le lieu de travail, mais il n'existe pas de méthode unique pour obtenir des résultats. Les dix principaux outils d'excellence des processus à prendre en considération sont les suivants :

• Six Sigma : Six Sigma est une méthodologie axée sur les données qui vise à réduire la variabilité des processus et les défauts. Elle utilise l'analyse statistique pour identifier les causes profondes des problèmes et mettre en œuvre des améliorations. La méthodologie suit deux cadres de gestion de projet : DMAIC (Définir, Mesurer, Analyser, Améliorer, Contrôler) pour les processus existants et DMADV (Définir, Mesurer, Analyser, Concevoir, Vérifier) pour les nouveaux processus.
• Lean: la méthodologie Lean vise à maximiser la valeur pour le client tout en minimisant le gaspillage. Elle cherche à créer plus de valeur avec moins de ressources en éliminant les activités ou les processus qui n'ajoutent pas de valeur. Les principes du Lean comprennent : l'amélioration continue, le respect des personnes, le travail standardisé, la production en flux tendu et la production juste à temps.
• Kaizen: Kaizen est un terme japonais qui signifie amélioration continue. Il implique de petits changements progressifs visant à optimiser les processus et à éliminer le gaspillage. Le kaizen encourage l'implication des employés et le travail d'équipe, favorisant une culture d'apprentissage et d'amélioration continus.
• Gestion de la qualité totale (GQT) : La gestion de la qualité totale est une approche de gestion qui vise à obtenir un succès à long terme grâce à la satisfaction du client. Elle met l'accent sur l'amélioration continue, la responsabilisation des employés et l'efficacité des processus. Les principes clés de la gestion de la qualité totale comprennent une approche centrée sur le client, l'engagement de la direction, l'amélioration continue et l'implication des employés.
• Réingénierie des processus d'entreprise (Business Process Reengineering - BPR) : Le BPR implique une refonte radicale des processus d'une organisation afin d'obtenir des améliorations significatives en termes de performance, telles que la réduction des coûts, la rapidité et la qualité. Elle nécessite une analyse approfondie des processus existants et le développement de nouveaux processus plus efficaces.
• Cartographie de la chaîne de valeur (VSM) : La VSM est un outil Lean utilisé pour représenter visuellement le flux de matériaux et d'informations au sein d'un processus. Elle permet d'identifier les goulets d'étranglement, les gaspillages et les possibilités d'amélioration. La VSM permet aux organisations d'optimiser leurs processus en se concentrant sur les activités qui ajoutent de la valeur et en minimisant celles qui n'en ajoutent pas.
• 5S: Le 5S est une méthode d'organisation du lieu de travail d'origine japonaise. Elle se compose de cinq étapes : Trier, Mettre en ordre, Faire briller, Normaliser et Maintenir. L'objectif est de créer un environnement de travail propre, organisé et efficace qui favorise la productivité et la sécurité.
• PDCA (Planifier-Faire-Vérifier-Agir) : Le PDCA est un cycle d'amélioration continue utilisé pour résoudre les problèmes et améliorer les processus. Il implique la planification du changement (Plan), sa mise en œuvre (Do), l'examen des résultats (Check) et les ajustements nécessaires (Act). Le cycle est ensuite répété pour assurer une amélioration continue.
• Le tableau de bord prospectif (BSC) : Le BSC est un outil de gestion stratégique qui traduit la vision et la stratégie d'une organisation en un ensemble de mesures de performance. Il fournit une vue d'ensemble des performances d'une organisation en tenant compte de quatre perspectives : les finances, les clients, les processus internes et l'apprentissage et la croissance.
• La marche Gemba : Le Gemba Walk est une pratique de gestion allégée qui consiste pour les cadres et les dirigeants à se rendre sur le lieu de travail (gemba) pour observer les processus, dialoguer avec les employés et identifier les domaines susceptibles d'être améliorés. Cette pratique favorise l'amélioration continue, l'engagement des employés et une meilleure compréhension de l'environnement de travail.

L'excellence des processus sur le lieu de travail

L'excellence des processus peut être considérée comme un élément clé du système global de gestion des performances d'une organisation.

De plus en plus d'entreprises reconnaissent que l'excellence des processus est un élément important de la réussite organisationnelle. Elle aide les organisations à aligner leurs processus sur leurs objectifs stratégiques, à améliorer le service à la clientèle et à accroître l'efficacité.

Étapes clés d'un cadre d'excellence des processus

Bien que l'excellence des processus soit un terme général qui peut revêtir des significations différentes selon les personnes, il existe huit étapes ou phases d'activité clés qui s'inscrivent dans le cadre de l'excellence des processus :

1. ‍Process mapping: Identifier les étapes, les ressources et les objectifs d'un processus.‍
2. Amélioration des processus: Identifier les possibilités de réduire les coûts et d'améliorer l'efficacité.‍
3. Conception de processus: Créer des processus 'happy path' idéaux pour répondre aux besoins des clients et aux objectifs de l'organisation.‍
4. Surveillance des processus: Contrôler les processus pour s'assurer qu'ils répondent aux objectifs et fournissent des résultats de qualité.‍
5. Optimisation des processus: L'évaluation et l'amélioration des processus pour maximiser l'efficacité et l'efficience.‍
6. Automatisation des processus: L'utilisation de logiciels ou d'autres technologies pour automatiser les tâches manuelles.‍
7. Normalisation des processus: Mise en place de processus cohérents dans l'ensemble de l'organisation.‍
8. Gouvernance des processus: Établir des normes, des politiques et des lignes directrices pour la gestion des processus.

Dans certaines entreprises, il peut y avoir un département d'excellence des processus, des responsables de l'excellence des processus ou des experts en la matière. En instaurant une culture de l'excellence des processus, les organisations peuvent stimuler l'innovation, améliorer les performances et créer un avantage concurrentiel.

Les entreprises de pointe utilisent des logiciels spécialisés pour tirer parti de la mise en œuvre de l'excellence des processus. Voir l'étude de cas sur la façon dont une société d'externalisation des processus commerciaux a trouvé 2 millions d'euros de pertes de processus grâce au logiciel process intelligence .

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Prochaine étape : lisez comment l'Object-Centric Task Mining rend l'analyse et l'optimisation des processus intelligentes et sans effort. Lire l'ebook OCTM.